基建檔案管理問(wèn)題及對(duì)策

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近年來(lái)，隨著國(guó)家對(duì)計(jì)量科技事業(yè)發(fā)展的重視與支持，計(jì)量發(fā)展已經(jīng)進(jìn)入到黃金時(shí)期，計(jì)量作為當(dāng)代社會(huì)的技術(shù)基礎(chǔ)之一，又是發(fā)展國(guó)民經(jīng)濟(jì)的重要支柱，被納入國(guó)家中長(zhǎng)期發(fā)展綱要[1-2]。隨著國(guó)家對(duì)計(jì)量基礎(chǔ)設(shè)施投入的加大，高精度、多參量復(fù)雜環(huán)境計(jì)量實(shí)驗(yàn)室建設(shè)給基建工程帶來(lái)巨大的挑戰(zhàn)。基建項(xiàng)目的檔案資料管理難度及重要性也日益增強(qiáng)。基建檔案不僅是記錄整個(gè)項(xiàng)目的原始依據(jù)，更是為基建工程今后的竣工驗(yàn)收、交付使用、維護(hù)、管理、擴(kuò)建等環(huán)節(jié)提供寶貴的數(shù)據(jù)參考[3]。因此，為了不斷加強(qiáng)基建工程檔案的管理工作，國(guó)家制定了相應(yīng)的政策和法律法規(guī)[4]。同時(shí)，隨著工程項(xiàng)目管理體質(zhì)的不斷完善，互聯(lián)網(wǎng)在檔案管理工作中也起到了一定的推進(jìn)作用。面對(duì)檔案資料來(lái)源愈加復(fù)雜，形式愈加多樣等形勢(shì)[5]，一些傳統(tǒng)的管理模式不斷面臨著新的問(wèn)題與挑戰(zhàn)。基于此，本文通過(guò)分析基建檔案工作存在的不足與問(wèn)題，提出相應(yīng)的策略與方法。

一、基建檔案的定義

基建檔案是企事業(yè)單位、政府機(jī)關(guān)檔案管理中重要的組成部分。1988年，國(guó)家檔案局、國(guó)家計(jì)委4號(hào)文件對(duì)基建檔案下達(dá)了科學(xué)的定義，指出：“基本建設(shè)項(xiàng)目檔案資料是在整個(gè)建設(shè)項(xiàng)目從醞釀、決策到建成（使用）全過(guò)程中形成的。”[6]基建檔案數(shù)量龐大，涉及內(nèi)容廣泛，形式多樣，綜合性較強(qiáng)，具有原始性、周期性、完整性、專業(yè)性、現(xiàn)實(shí)性等特點(diǎn)[7]。工程建設(shè)中，按照項(xiàng)目建設(shè)工程進(jìn)度所形成的資料分類，可以分為三個(gè)階段。分別是前期管理檔案，施工管理檔案和竣工管理檔案。前期管理檔案環(huán)節(jié)會(huì)產(chǎn)生可行性研究，包括可研報(bào)告、專家建議等文件。此外，還有設(shè)計(jì)文件以及日常工作產(chǎn)生的管理文件，包括會(huì)議紀(jì)要，請(qǐng)示、征地文件、拆遷文件等材料[8-9]。施工建設(shè)環(huán)節(jié)中會(huì)產(chǎn)生圖紙、安裝、裝飾裝修、模型、報(bào)表、開工、竣工報(bào)告、竣工驗(yàn)收單等材料[10-11]。竣工管理檔案環(huán)節(jié)包括監(jiān)理檔案、單位驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等材料。

二、基建檔案在項(xiàng)目的作用

1.提供真實(shí)、客觀的全過(guò)程建設(shè)信息和依據(jù)。一個(gè)完整的建設(shè)項(xiàng)目，從立項(xiàng)初始到竣工驗(yàn)收直至交付使用這一過(guò)程，會(huì)產(chǎn)生包含文字資料、聲像資料以及圖紙資料等多種儲(chǔ)存方式載體，分別記錄項(xiàng)目立項(xiàng)開始、設(shè)計(jì)規(guī)劃、施工、竣工，以至維護(hù)、擴(kuò)建等環(huán)節(jié)的真實(shí)、可靠的數(shù)據(jù)及相關(guān)事宜。提供建設(shè)項(xiàng)目各個(gè)階段完備的各項(xiàng)指標(biāo)參數(shù)、性能標(biāo)準(zhǔn)、質(zhì)量把控體系等各項(xiàng)數(shù)據(jù)信息。這些信息為今后項(xiàng)目的管理使用維護(hù)方面提供寶貴的技術(shù)支持。2.凝結(jié)寶貴的信息資源，推動(dòng)今后可持續(xù)發(fā)展。完整的基建檔案資料不僅為項(xiàng)目后期的變更、擴(kuò)建乃至未來(lái)可能出現(xiàn)的二次建設(shè)和科學(xué)決策提供客觀、真實(shí)的信息支撐，以避免決策者作出盲目決定，造成資源浪費(fèi)。良好的基建檔案建檔后會(huì)演變成一種管理形式，通過(guò)查閱以前的資料能夠?qū)Ξ?dāng)時(shí)的項(xiàng)目所處條件、各環(huán)節(jié)出現(xiàn)的問(wèn)題以及解決方法有更清楚的認(rèn)識(shí)，使決策者能夠更明確地將對(duì)其有用的知識(shí)運(yùn)用到自己的建設(shè)管理中，取其精華，去其糟粕，提高對(duì)基建項(xiàng)目的管理能力，更好地應(yīng)用到新項(xiàng)目管理中。3.具有真實(shí)的法律效力。由于工程項(xiàng)目建設(shè)的特殊性，難免會(huì)涉及拆遷、征地等一系列復(fù)雜的社會(huì)問(wèn)題，甚至?xí)婕胺杉m紛等系列事件。因此，收集相關(guān)用地許可、規(guī)劃許可等文件可作為一種法律依據(jù)，能夠在緊急時(shí)刻避免一些不必要的法律糾紛，減少互相推諉情況的發(fā)生。

三、基建項(xiàng)目資料管理存在的問(wèn)題

1.缺乏對(duì)項(xiàng)目檔案資料管理工作的重視。在許多工程項(xiàng)目中，決策者存在著重施工把控，輕資料管理的問(wèn)題，對(duì)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不足，為建設(shè)項(xiàng)目的后期管理及科學(xué)決策，造成不必要的障礙。此外，檔案管理人員若未對(duì)相應(yīng)的管理工作給予充分重視，則會(huì)造成資料在收集、保存和歸檔的過(guò)程中出現(xiàn)紕漏。如只重視紅頭文件，對(duì)于文件的附件及修改稿件不做保存；只重視紙質(zhì)材料的收集，未重視音頻、視頻或光盤等其他載體資料的收集，甚至對(duì)于涉密文件未按規(guī)定進(jìn)行保存；同時(shí)，對(duì)于檔案的記錄工作粗心馬虎，出現(xiàn)日期不準(zhǔn)確，字跡模糊，說(shuō)明不到位等情況，易對(duì)后期的工作進(jìn)行造成非常大的困擾。2.管理機(jī)制不健全。許多單位未對(duì)工程項(xiàng)目制定完善的管理機(jī)制，也未有一套完善的制度對(duì)工程的檔案資料進(jìn)行把控，導(dǎo)致出現(xiàn)檔案缺失、破損，甚至丟失等情況發(fā)生。同時(shí)，由于思想上對(duì)檔案資料管理工作認(rèn)識(shí)不到位，造成檔案管理人員流動(dòng)性大，檔案管理人員專業(yè)能力不足，不熟悉相關(guān)法律法規(guī)，未按一定的管理標(biāo)準(zhǔn)處理日常工作中對(duì)檔案的保存、歸檔、借閱、借出等工作。此外，針對(duì)現(xiàn)有檔案形式多種多樣的情況，項(xiàng)目應(yīng)針對(duì)不同載體制定相應(yīng)的管理辦法。若只重視紙質(zhì)材料的收集工作，長(zhǎng)時(shí)間經(jīng)翻閱、挪動(dòng)等不可控的行為會(huì)造成資料褪色、破損、丟失等情況發(fā)生，會(huì)對(duì)檔案管理工作造成不小的損失。3.缺乏對(duì)工作人員的培訓(xùn)。檔案管理工作是一項(xiàng)專業(yè)性很強(qiáng)的工作，許多單位對(duì)資料保管人員的資質(zhì)要求不高，甚至有些項(xiàng)目中的施工人員是兼職的，業(yè)務(wù)水平較低，缺乏相應(yīng)的管理理念以及相應(yīng)的專業(yè)能力。因此，后期的專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)工作，就顯得非常重要。通過(guò)后期培訓(xùn)，可以提高檔案管理人員的專業(yè)能力，提高整個(gè)項(xiàng)目建設(shè)的科學(xué)管理水平。

四、提升基建項(xiàng)目資料管理的策略和方法

1.樹立科學(xué)有效的管理觀念，提高管理意識(shí)。在基建工程項(xiàng)目中，有些領(lǐng)導(dǎo)會(huì)產(chǎn)生“重建設(shè)，輕管理”的片面思想，將視線重點(diǎn)集中在工程施工環(huán)節(jié)上，對(duì)檔案管理關(guān)注較少，導(dǎo)致檔案工作在推進(jìn)過(guò)程中受阻[12]。因此，領(lǐng)導(dǎo)和主管干部應(yīng)該從思想上加強(qiáng)基建檔案的管理工作意識(shí)，定期組織學(xué)習(xí)輔導(dǎo)班，開展相關(guān)人員專業(yè)培訓(xùn)工作，提高項(xiàng)目建設(shè)管理人員的檔案管理意識(shí)，形成人人參與項(xiàng)目管理，重視檔案留存的良好建設(shè)秩序。同時(shí)，在日常辦公中，嚴(yán)格執(zhí)行管理制度，做好監(jiān)督和管理兩方面的工作。2.建立完善管理制度，提高歸檔效率。工程建設(shè)項(xiàng)目應(yīng)結(jié)合項(xiàng)目特點(diǎn)及國(guó)家對(duì)檔案規(guī)定的相應(yīng)法律法規(guī)制定完善的檔案管理制度，明確管理職責(zé)，領(lǐng)導(dǎo)組織人員，以及明確各工作人員職責(zé)內(nèi)容，確保各環(huán)節(jié)工作銜接到位。制度中要求的工作內(nèi)容，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格執(zhí)行。對(duì)于各類文件應(yīng)當(dāng)在保存完好的前提下，進(jìn)行科學(xué)的分類歸檔，使檔案管理與各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)相一致，確保各項(xiàng)工程檔案資料齊全、完整、系統(tǒng)。同時(shí)，保證檔案收集與工程進(jìn)度相一致，結(jié)合施工合同，通過(guò)制度與合同雙重手段建立工程和檔案同步實(shí)施的管理機(jī)制[13]。3.加強(qiáng)專業(yè)培訓(xùn)。檔案管理具有專業(yè)性高，綜合性強(qiáng)等特點(diǎn)，因此，應(yīng)定期組織檔案管理人員的培訓(xùn)教育，明確檔案管理要求，增強(qiáng)檔案管理人員工作意識(shí)，使人員熟知國(guó)家、行業(yè)對(duì)檔案的各項(xiàng)要求。近年來(lái)，隨著檔案管理方法逐漸走向科學(xué)化、系統(tǒng)化，作為管理檔案的工作人員應(yīng)當(dāng)時(shí)刻把握檔案學(xué)習(xí)的前沿知識(shí)，接觸先進(jìn)的管理思想，注重新技術(shù)、新方法的學(xué)習(xí)與積累。4.落實(shí)檔案資料管理責(zé)任制。檔案管理工作是一項(xiàng)細(xì)致認(rèn)真、科學(xué)務(wù)實(shí)、分類嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鳌Ｒ虼耍髾n案管理人員具有強(qiáng)烈的責(zé)任意識(shí)、科學(xué)的管理能力、甘于寂寞的奉獻(xiàn)精神，通過(guò)不斷實(shí)踐探索，重視過(guò)程管理，從而落實(shí)檔案管理工作中各環(huán)節(jié)的管理責(zé)任。此外，管理辦法也應(yīng)對(duì)工作環(huán)節(jié)中包括資料收集、分發(fā)、查閱等明確責(zé)任制，做到專人專管，責(zé)任到人。一旦出現(xiàn)問(wèn)題，能夠迅速找到源頭，解決問(wèn)題。5.提升硬件管理標(biāo)準(zhǔn)，探索先進(jìn)管理技術(shù)。對(duì)于檔案管理方面，應(yīng)適當(dāng)加大投入，優(yōu)化管理模式，提高工作的質(zhì)量與效率。具體到配備必要的辦公用品，包括檔案盒、光盤、錄音筆、信封等。引進(jìn)先進(jìn)的辦公設(shè)施，尤其對(duì)于涉密文件應(yīng)配備相應(yīng)的保密柜，并由專人專門負(fù)責(zé)。一方面，重視檔案工作的收集環(huán)節(jié)，力求覆蓋整個(gè)工程項(xiàng)目的立項(xiàng)、施工、監(jiān)理、變更洽商、竣工驗(yàn)收以至交付使用維護(hù)管理層面的資料的收集，確保檔案的完整性。一方面，提升對(duì)于檔案的整理、保存、歸檔等方面的工作水平，不斷學(xué)習(xí)和探索更加有效、科學(xué)的管理技術(shù)。現(xiàn)如今，檔案管理不再僅限于紙質(zhì)材料的保存，電子版檔案管理占比也日益提高。結(jié)合信息檢索功能，探索對(duì)電子歸檔管理系統(tǒng)的建立，使包括文字、聲像等資料傳輸網(wǎng)絡(luò)化，建立數(shù)字基建檔案，實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)化管理，樹立檔案的保障體系，使檔案管理工作變得更加高效、便捷，做到雙重保管機(jī)制，安全可靠。基建檔案作為工程項(xiàng)目規(guī)劃和管理的重要組成部分，記錄著一個(gè)項(xiàng)目從開始到結(jié)束的所有資料，對(duì)于項(xiàng)目的建設(shè)速度、成本以至未來(lái)的維護(hù)管理起到至關(guān)重要的作用。同時(shí)，對(duì)于其他項(xiàng)目也具有較大的借鑒價(jià)值和參考意義。因此，不論是項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)還是檔案管理人員都應(yīng)當(dāng)給予充分重視，認(rèn)真履行各項(xiàng)職責(zé)，不斷接觸新思想，學(xué)習(xí)新技術(shù)，將更好的方法應(yīng)用到檔案管理當(dāng)中，在收集、整理、歸檔資料的環(huán)節(jié)中充分發(fā)揮工作的積極性和主動(dòng)性。做好檔案的管理工作，力求檔案資料的完整、真實(shí)，在實(shí)踐中不斷探索基建資料管理的新模式，新方法，努力使檔案資料管理工作更科學(xué)化、規(guī)范化。

作者:王涵 張軍歌 廣浩 單位:中國(guó)計(jì)量科學(xué)研究院