高校學生檔案管理創新與變革

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【摘要】高校學生檔案管理工作需要處理眾多的事務，較為繁瑣，同時該項工作十分重要，涉及到學生的各類信息，因此必須引起高校的重視。傳統模式下管理工作耗費大量的時間精力，并且容易出現錯誤。大數據時代下，數據處理有了更好的解決方法，高校學生檔案管理也應做出工作模式的轉變，探索更為高效的工作方式，更好的服務學生。

【關鍵詞】檔案管理；高校；新時期；變革

高校學生檔案詳細記錄了每一位學生在校期間的各類信息，涉及的范圍廣，數據量也大，因此管理工作繁重。大數據時代為傳統的管理模式帶來了挑戰，為了提升工作效率，加強管理質量，各高校應做出積極轉變，合理運用技術來準確記錄學生信息，并構建存儲管理平臺。

1新時期高校檔案管理的不足

1.1信息存儲方面

高校學生均有一個記錄自己健康狀況、獎懲狀況、學習情況的檔案，這個檔案通常作為紙質材料被裝在檔案袋中，檔案管理老師集中所有學生的檔案后將其放于檔案室中。這種存儲方式使得尋找某位同學的檔案成為一件費時費力的事情，并且可能出現信息丟失的現象。表面上看這種存儲方式十分安全，不易被篡改，但是紙質資料的整理工作繁瑣，容易造成檔案的丟失，同時這些材料易受潮，繼而出現字跡模糊，影響檔案的正常使用與學生情況記錄的準確性。另外，檔案有一定的頁數限制，因此其中的信息較為籠統。為了解決上述問題，新時期需要轉變檔案存儲方式，增加檔案中的各項內容，更為詳細的記錄學生的在校生活，為學生進入社會提供良好的資料參考。

1.2信息采集方面

學生檔案中涉及的內容多，同時需要涵蓋不同種類的學生，包括普通的學生、轉學的學生、交流的學生以及部分畢業生，因此需要將檔案按照類別保存，不可將所有學生的檔案隨意的歸置。檔案信息的采集除了需要包含學生的基本情況外，還需要不斷補充他們的科研經歷、實習項目、社會實踐情況以及信用記錄等，采集范圍的擴大對管理模式提出了更高的要求。

1.3管理技術方面

高校檔案管理部門的負責人通常是由其他老師兼任，而不是專門的人才，因此他們需要花費更多的時間來完成這項工作，并且工作中難免會有失誤，也就是在管理技術方面較為欠缺。新時期改革管理技術、構建數字化平臺能夠簡化工作流程，降低對工作人員數量的要求，保障檔案記錄的準確性。

2新時期高校檔案管理的變革

2.1制定檔案管理目標

傳統的檔案管理模式存在不足，無法應對大數據時代帶來的挑戰，也不符合新時期的發展要求。當下高校檔案管理工作的側重點在于保管，記錄的信息中僅僅為學生的情況，不包含對他們的個性、心理等方面的分析，因此專業性不高，無法起到引導學生發展的作用。為此需要制定合理的檔案管理目標，推動管理方式的轉變，增強檔案管理的工作質量。根據目標要求解決管理過程中存在的問題，提升檔案管理的質量與效率。在目標的指引下，檔案管理人員將堅持嚴謹的工作態度，并發揮自己的創造性來改進管理方式，避免工作失誤的情況出現，保證檔案是高校學生學習與實踐的準確記錄，根據學生的情況及時修改相關內容，如相關處分的撤銷等，避免影響學生今后的工作生活。

2.2實現統一化管理

高校檔案規模大、數據多、內容廣，并且通常交由不同部門分類管理，而不是由一個專門的部門負責。因此學生在查閱檔案時需要去多個部門辦理多個手續，較為麻煩。為了給學生提供便利的條件，需要進行統一化管理，通過這樣的方式能夠減少學校的資金花費，便于進行數據修改與記錄。在信息采集時可以規定在某個時間段內統一進行、進行身體檢查的同時對數據進行記錄，對所有學生的檔案統一進行修改，進而提高效率，便于學生提前準備好各項事務。統一化管理還可以規范管理流程，使管理工作有序開展。運用大數據技術進行統一化管理能夠擴充信息采集的范圍，細化檔案中的信息。

2.3開發檔案管理的相關系統

新時期，為了實現學生的全面發展，高校學生檔案涉及的內容更為廣泛，包括學習方面、體育方面、誠信方面、實踐方面等，準確記錄了每一位學生的成長軌跡。并且檔案中的數據要及時進行更新，要隨著學生情況的變動而變動。而傳統的檔案管理僅僅存儲了這些數據，并沒有對這些數據進行處理，沒有合理的利用這些數據分析學生的狀況。開發檔案管理的相關系統不僅能夠為信息的錄入、修改、查詢提供便利條件，解決管理人員工作繁重的問題，而且能夠利用大數據技術對這些信息進行有效的處理，發揮數據的價值。學生的就業是高校重點要解決的問題，而檔案管理的相關系統能夠綜合分析學生的情況，基于學生的信息了解他們的能力、愛好、特長，并有針對性的推薦相關企業，為就業提供幫助。高校學生可以通過該系統更為深入的了解自己，明確就業目標，合理選擇工作單位，發揮自己的在某一方面的優勢，為社會做出一定的貢獻。另外，相關系統能夠利用技術加強檔案的安全性，通過權限設置等一系列安全措施避免非法分子獲取學生信息，進而保障學生的合法權益。

3結語

總而言之，大數據時代下數據處理工作進一步加強，高校應積極應對時代帶來的挑戰。高校學生檔案管理工作關系到學生今后的發展，必須要得到足夠的重視。新時期高校應順應時代的發展潮流，轉變檔案管理工作方式，準確記錄學生各方面的信息，通過統一化與專業化的管理引導他們加強學習，增強他們的綜合素質，為他們走入社會提供必要的幫助。傳統檔案管理模式存在不足，已經不適應新時期的發展要求，因此需要開展工作變革，制定有效的管理目標與全面的管理方案，利用新平臺提高工作效率，保證檔案中記錄的信息符合學生的實際情況，并做到安全的存儲。

參考文獻

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作者:榮響逸 單位:保定職業技術學院