完善農機電子檔案管理意義及措施

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摘要：從建立并完善農機電子檔案管理的意義入手，分析了農機電子檔案管理中存在的問題，并進一步對完善農機電子檔案管理的措施進行了具體的闡述。

關鍵詞：農機電子檔案；管理；意義；問題；措施

隨著我國農業機械化發展速度的不斷加快，我國農業機械化科學化水平不斷提高，農業機械化加快了向規范化和標準化的方向發展，這也對農機檔案的管理工作提出更高的要求。在信息化技術環境下，我國農機電子檔案快速發展起來，而且通過全面開展農業機械檔案資料的收集、整理及保管等工作，有效提高了農機檔案服務的便捷性，加快了農機檔案信息資源的共享，這對推動農業機械化的現展起到了非常重要的推動作用。

1建立并完善農機電子檔案管理的意義

1.1完善農機電子檔案管理是現代社會發展的必然。

隨著計算機技術在各行各業中的廣泛應用，檔案工作發生了較大的變化。特別是檔案資料數字化和信息化管理的實現，有效的提高了檔案檢索和查詢的效率以，而且電子檔案成為檔案發展的必然趨勢，能夠更好的滿足現代社會發展的需求，有利于為社會和經濟發展過程中提供重要的信息支持。

1.2有利于加快資源整合，實現農機檔案信息資源的共享。

農機電子檔案管理工作的不斷完善，有效的增強了檔案之間的聯系，加快了檔案信息共享的實現，為檔案查找和管理工作提供了更多的便利條件。在農機電子檔案管理工作中，由于檔案信息資源整合力度不斷增強，特別是通過建立農機電子檔案數據庫，有效的推動了檔案信息的開發利用，使其自身的價值在服務中更好的體現出來。

1.3加快推動了農機檔案電子建檔的進程。

農機電子檔案管理的不斷完善，為農機檔案電子建檔奠定了良好的基礎，而且在農機檔案發展過程中，電子檔案和紙質檔案相輔助相成的共同發展，為農機管理工作提供了重要的信息支持。特別是檔案數字化的實現，不僅能夠更好的滿足現代各項工作的需要，而且服務更加便捷，查找更方便，能夠快速進行傳輸，檔案信息實現了共享。

2完善農機電子檔案管理中存在的問題

2.1對農機檔案管理重視不足。

目前在農機管理工作中，更重視農機科研、技術和新產品推廣工作，對農機檔案管理工作普遍重視度不高，這也導致從上到下普遍存在著檔案管理意識淡薄的問題。許多地方農機部門不僅缺乏專業的農機檔案管理人員，而且分工不明確，存在著兼職管理、無人及多人管理的現象，崗位變動頻繁，從而導致農機檔案完整性較差，檔案丟失及查詢較為困難，管理混亂等局面存在，嚴重影響了農機檔案管理工作的順利開展。

2.2電子檔案規范化程度不夠，崗位職責不明確。

當前農機檔案管理部門也都購進了一些先進的科學設備，但由于缺乏完善的電子檔案管理制度，在檔案收集、整理及備份等項工作中由于缺乏制度約束，沒有有效的落實好崗位責任制，從而導致電子檔案管理工作規范性較差。

2.3檔案信息化程度不高。

目前雖然普及了檔案電子信息化管理，但是系統中仍然有很多方面不完備，甚至沒有建立、建全起農機統計信息網絡系統，不能很好的為農機檔案管理人員進行數據分析。農機檔案為農機人事工作和經濟建設服務，多數是被動提供信息，查閱的大部分內容是農業機械的自然情況、購買者信息、補貼信息等，為農機工作決策提供依據。受傳統觀念影響，提供利用檔案主要是坐等上門服務，缺乏主動參與意識。

2.4管理維護水平較低。

有的農機檔案管理人員因信息更新不及時而不全面，需要與檔案進行核對后才能確認，一旦工作不細就形成了錯誤信息，上級系統單位對農機信息應用較少，只能做一些簡單查詢。到目前為止，統計報表之類的工作還沒有成熟的參與到農機電子檔案管理中去，而與農機工作的綜合評價等工作聯系不緊密。主要原因是信息系統不夠完善，信息功能不夠強大。

3加強農機電子檔案管理的措施

3.1加強組織領導，強化責任。

按照《中華人民共和國檔案法》規定在設計歸檔范圍、分類標準、立卷要求、移交手續、工作職責及保管借閱、記錄統計等方面監理繾綣農機檔案管理制度，嚴格按照農業部“三個規范”的要求建立農機檔案室，實行“誰負責，誰簽字”的原則，確保檔案內容規范、完整。

3.2加強基礎建設，強化環境管理。

加強農機電子檔案管理的電子設備（如電腦、打印機、照相機復印機）等辦公器材的管理，確保硬件設施以及軟件提檔升級，檔案室內需具備滅火器、防蟲劑等專用檔案管理用品，切實做好防盜、防火、防水、防蛀工作，保持檔案室內的清潔，控制好檔案室內的溫度和濕度，為農機電子檔案打造一個良好的保管環境。

3.3定期開展檔案清查，確保檔案真實完整。

為了有效的提高農機電子檔案管理水平，需要從源著上下功夫，定期地農機檔案開展全面檢查、清理和整理工作，及時發現問題，在檢查中對檔案進行查漏補缺，進一步提高農機檔案的完整性和真實性。

3.4加強信息化建設，完善電子檔案臺賬。

將農機駕駛員、農機車輛轉入、過戶、變更等檔案信息全部實行系統微機化管理，不斷快速完善軟件系統建設升級改造，確保紙質檔案、電子檔案信息完整相符。

3.5強化管理，加強信息員隊伍建設。

組織信息化工作是一項專業性很強的工作，必須由個人素質高、業務精的專業人才作保障，堅持素質標準與業務標準并重，選好配強組工信息員，把個人素質好、業務精、責任心強、懂技術、會管理的工作人員選配到信息化工作崗位，組織業務工作人員要切實轉變觀念，自覺樹立信息化意識，積極學習信息技術，為農業機械化發展提供各種可靠及時的信息資料，加強信息資源的有效高效處理，充分利用信息平臺，實現信息共享、資源共用，使農機檔案管理適應于農業現代化的快速發展需要。在社會和經濟快速發展的新形勢下，電子文件作為社會進步的產物，隨著農業機械化水平的不斷提高，農機電子檔案數量不斷增加，這也為農機檔案部門對如何加強農機電子檔案的管理提出了更高要求。為了確保農機電子檔案的真實性、完整性和安全性，則需要進一步完善農機電子檔案管理系統，有效的提高農機電子檔安全資源共享的安全性和可靠性，為農機電子檔案的開發利用提供更多的便利條件，從而加快推動農業機械化的發展。

參考文獻

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[3]任惠娟.探討農業機械電子檔案管理系統的意義與現實發展情況[J].農民致富之友，2014（7）：25.

作者：王桂玲 單位：黑龍江慶安農機安全監理站