教學特點下的檔案管理工作

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一、教學檔案管理中存在的問題

（一）材料收集較困難:因部分教學人員對檔案管理工作的認識不足，認為教學科研成果是自己在教學過程中取得的，應該由自己來管理，擔心材料會遺失，或擔心檔案部門立卷歸檔后自己利用不方便。故對上交檔案材料有抵觸情緒，使的收集起來有一定困難。

（二）有的學校由于無專門的檔案管理人員，故材料的收集、整理、移交都是由教學秘書兼著，由于有些教師不配合，就會造成資料的不完整和檔案材料的不延續性。加上有些老師認為自己的主要工作是教學,對檔案材料只要用時有就可以了,，無須按什么規則整理歸檔，導致教學檔案整理、分類缺乏統一的執行標準，使得教學檔案整理、分類缺乏系統性與關聯性。

（三）資金緊缺:收集到的材料并不能馬上移交，因經費不足有些學校連一個像樣的檔案柜都沒有，故造成檔案材料收集整理后與移交前這一段時間無處可放，容易遺失而造成檔案材料的遺失。

二、幾點建議

（一）結合單位特點，有針對性地做好教學檔案管理工作學校檔案室具有專業部門的特性，工作中需要運用和掌握相關的專業知識。因此，也相應賦予了檔案管理工作一定的特殊性，對檔案管理工作提出了更高的專業要求。如：檔案室工作人員要對所有存檔的學籍、資料進行全面的核查，保證“三個一致”。要求更改標記正確，簽字及日期齊全，發現錯誤限期整改，以確保學籍的有效性。這就要求我們檔案工作人員必須具備相應的專業知識和嚴謹的工作態度，才能做到其要件齊備、完整有效。

（二）創新管理模式，進一步做好教學檔案的管理和開放利用

1.在教學檔案管理過程中，我們努力做到豐富檔案的內容，增強檔案資料的針對性和時效性，我們不但將文檔資料收編在卷，而且將其整理刻錄成光盤，翔實地記錄了教學檔案收藏的全過程，如此，既方便了工作，又保證了資料的完整性和易用性。

2.建立起電子查詢、索引系統，并在保存紙質檔案的基礎上，逐步建立完善電子版檔案。因此，降低了教學檔案的管理成本，極大地減少了檔案管理工作強度，方便了檔案的管理和利用。最大強度低開發利用教學檔案。學校檔案部門和檔案人員應改變原有的工作習慣和保守的工作觀念，把工作重心轉向提供服務這個環節。不但要在工作態度上積極主動，而且要在服務模式上有所創新，圍繞學校教學的特點，提供超前服務和跟蹤服務，努力提高服務質量和服務效果。一方面要編制多角度的檢索工具，以原件提供服務，建立起檔案信息資源共享平臺；另一方面要及時掌握工作動態，匯編各個方面的信息資源，提供綜合信息服務。

3.加強教學檔案的規范化管理。從教學檔案管理方面存在的問題出發，各學校由于檔案工作規范化程度低，管理不到位，檔案管理、存檔部門職責不明，歸檔機制不健全，導致文件材料重復歸檔、不歸檔、漏歸檔現象較為普遍，亟需在科學劃分檔案類目的基礎上，明確檔案的建檔、存檔和管理職責，加強對檔案工作的指導和對檔案管理人員的業務培訓，定期開展對檔案工作的指導與業務培訓，定期開展對檔案工作的督查，提高信息服務的針對性與實用性，加速學校檔案信息化建設。

（三）對下一步檔案管理工作的設想

1.抓好業務培訓。進一步加大學習和培訓力度，強化專業培訓，把學習檔案管理新知識與教學業務知識緊密的結合起來。加強教學檔案學習的針對性和計劃性，學以致用，知行統一。提高教學檔案業務工作的標準化、規范化水平。

2.抓好基礎性工作。教學檔案管理作為教育行業發展的基礎性、服務性工作，將嚴格按照主管部門的具體要求，進一步建立健全教學檔案歸檔制度，要嚴格按照要求規范操作，妥善保管，確保檔案資料不受損失。

3.提高教學檔案工作者的政治素質。檔案工作的政治性、服務性決定了檔案人才要具有較高的政治素質、良好的職業道德和崇高的敬業精神。檔案人才不僅要事業心強、愛崗敬業、勤奮努力，還要具有全新的服務意識，熟悉檔案工作規律，遵守檔案工作紀律，確保技術資料的安全，不泄密。

4.抓好檔案信息化建設。檔案人才應具有與時代步伐相一致的思想觀念，要有較強的創新意識、競爭意識和進取精神。隨著信息技術的廣泛應用，檔案信息存取自動化、檔案信息管理智能化和檔案信息利用網絡化已成為檔案信息化建設的發展方向。檔案人員要站在信息化建設的前列，敢于向傳統挑戰，用新的管理理念來改革和創新檔案服務思路，豐富服務手段，開拓檔案工作新途徑。

作者：張洪達單位：杜爾伯特蒙古族自治縣一心鄉中學