檔案管理流程
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檔案管理流程范文第1篇
隨著社會的發展和科學技術的進步，特別是我國社會主義市場不斷完善和人事制度改革的進一步深入，傳統的管理方式不能適應新形勢發展的需要，人事檔案的管理出現了一些混亂狀況，在不同程度上存在著許多問題，已不能適應現代社會發展的需求，亟待人們加以解決。
1.人事檔案材料內容質量不高
當前許多人的人事檔案質量不高，缺乏利用價值，其人事檔案材料空洞的、形式的多，細致的、實際性的少；反映個人經歷、學歷、工資、政治面貌等一般情況的多，反映個人道德品質、業務能力、技術專長的少；反映過去情況的多，反映當前情況的少。尤其是一些材料定性結論多，定量描述少；或者只講優點，避免缺點；內容空乏，個人總結和組織意見盡是套話，無法全面、公正的評價和反映一個人的情況。另外，由于鑒定審查不嚴、檔案管理人員責任心不強等原因，也導致了人事檔案造假問題日益嚴重，嚴重影響了人事檔案的真實性和嚴肅性，給人事工作帶來諸多麻煩，同時也使得人事檔案在對人們職業信譽維持方面的作用大大降低。
2.人事檔案的管理不規范，檔案丟失、變更、損毀嚴重
檔案在歸檔后，需要大量的反復查閱。由于檔案量巨大，當需要查詢檔案時，需花費按小時計，甚至一天的時間在檔案室查找，耗時、耗力；檔案資料沒有安全可靠的備份，一旦出現人力不可抗拒的意外事件，原始檔案極易丟失、損壞，但恢復、修補困難。長時間保存，檔案紙張、字跡也極易褪色、霉變，將會造成無法挽回的損失。由于檔案需反復查閱，不可避免地存在原件受損或遺失，給文檔的保管與利用帶來管理上的困擾；一些檔案的歷史已經很久遠，且紙質較差，已經不能適應當前查詢、翻閱的要求，而且，對這部分檔案的直接查詢，所造成的破壞將是無可補救的。
3.檔案的整理不規范，檔案管理工作者觀念上重政治輕業務
整理人事檔案是一項細致的技術性較強的工作，把個人材料歸檔成冊是人事檔案規范化的基本前提，許多單位在這個方面做得非常欠缺。材料混雜、散亂，甚至根本沒有清理，有些單位檔案雖已立卷成冊，但沒按要求的格式進行分類處理，給檔案利用帶來了諸多不便。
盡管我們對人的評價標準是從政治和業務兩個方面來全面反映一個人的基本情況。然而，由于受“左”的思想影響，我們總是會自覺不自覺地將政治作為唯一的標準來評價人，并且將政治思想與品德作風、工作表現分離開來，因此是空頭政治。在重政治輕業務觀念的影響下，人事檔案部門沒有嚴格把屬于反映個人政治思想、品德作風、業務能力、工作表現、實績貢獻等情況的人事檔案作為收集歸檔的范圍，而是側重于政治思想表現材料的收集，能反映個人業務能力的材料相對較少，即使有也是數量有限或者補充不及時。
二、防范人事檔案管理的風險
針對人事檔案管理存在的風險，結合當前管理水平與實際，通過對人事檔案的內容、管理方法、管理制度等進行改革與完善以防范管理流程中的風險。
1.努力提高人事檔案材料的質量
1.1強化各級領導的檔案意識
檔案工作中出現的諸多問題，其根源在于組織人事部門和單位領導的檔案意識淡薄，沒有從思想上真正認識人事檔案及其工作的重要性。因此，增強組織人事部門和單位領導的檔案意識，爭取領導的重視和關心，是解決當前人事工作中存在的問題，提高工作質量和水平的根本途徑。
1.2提高人事檔案工作者業務素質
隨著科學技術的飛速發展和廣泛應用，檔案工作者面臨著知識化、專業化的嚴竣挑戰，加強科學文化知識的學習，拓寬知識面，更新知識結構是檔案管理者的當務之急。此外，還應加強業務素質的培養，以適應人事檔案管理日益復雜、逐漸現代化的發展趨勢。及時掌握黨和國家最新的人才政策、人事制度以及當前人才流動規律，了解組織人事部門的現實需要，主動提供全面、準確的人事檔案，為人事管理工作服務。
1.3補充具有個性的人事檔案材料。
針對人事檔案內容陳舊和“千人一面”的狀況，有關部門應在人事檔案材料內容建設上注意補充能反映當事人個性的檔案材料。具體而言，一是反映個人全面素質的檔案材料，如反映當事人身體素質、知識素質、能力素質和心理素質等方面的材料，其中有關個人心理素質和能力素質的材料應是重點補充的內容。在反映心理素質的有關內容中，應側重反映當事人的個性、合作與團隊精神、創新意識等；二是反映個人業務考績方面的檔案材料。對不同的工作崗位而言，具體業務考績的標準應有明顯不同。
2.加快人事檔案信息化管理進程，提高檔案工作質量水平
在人事檔案管理工作中，盡可能地運用當代科學技術的新成果，先進的管理方法、先進的科技手段與工具，提高人事檔案工作的效率和水平。通過文件掃描、光盤存儲等技術，實現檔案的備份存儲和計算機管理，減少原件的 損耗，并實現檔案信息的資源共享。
3.健全各種規章制度，建立適應時代要求的人事檔案管理體制。
應遵守《檔案法》，以及上級主管部門頒布的各種規章制度，各單位還應結合本單位的特點和實際，制定本單位的人事檔案收集歸檔補充制度、檢查審核制度、交接轉遞制度、查閱借閱制度等，做到有法可依。規章制度制定以后，一定要認真貫徹執行，排除一切人情干擾，堅決按各種制度和規定手續辦事，做到有法必依，執法必嚴；對各種利用檔案進行造假或謀取私利現象，一經發現，必須嚴加處理，做到違法必究。
檔案管理流程范文第2篇
關鍵詞：培訓檔案；標準；流程；管理
作者簡介：楊穎琦（1980-），女，福建廈門人，國網福建省電力有限公司廈門供電公司，培訓管理專責，工程師。（福建 廈門 361000）
中圖分類號：G726 文獻標識碼：A 文章編號：1007-0079（2013）33-0161-02
一、背景
隨著電力企業改革，對人才培養、人才培訓的重視程度與日俱增，供電企業下大力氣加強企業內部員工培訓，伴隨培訓種類、培訓班次的增多，如何科學有效地做好培訓檔案的管理，為拓寬培訓成果的應用以及為企業的發展提供決策支持，成為了當前供電企業亟需解決的問題。
二、新形勢下供電業企業培訓檔案管理
1.供電企業培訓檔案管理概述
新形勢下供電企業不斷開拓員工培訓，努力提升員工的知識、技能、業績、素質。如何歸集種類繁多的培訓檔案，提升培訓成果應用，這對培訓檔案的管理提出了新的要求。因此科學合理地劃分培訓檔案的類別，建立標準一致的培訓檔案模板以及規范培訓檔案管理流程是做好培訓檔案管理的關鍵。
2.供電企業培訓檔案管理應用范圍
供電企業培訓檔案管理主要適用于企業內部員工參加各類崗位培訓、合作培訓、在職學歷教育以及各種以推進人才隊伍建設的各類競賽、調考、技能比武。培訓檔案主要對各類培訓項目的實施過程、培訓成果、存在問題及改進意見進行記錄，使培訓的各環節信息記錄在案，培訓項目的質量及效果有據可查，以達到培訓質量管理、持續改進、擴大培訓成果應用的目的。
3.培訓檔案管理實施
培訓檔案的管理工作是企業員工隊伍素質建設的重要組成部分，培訓檔案對于員工上崗、任用、評先、晉級、晉升是重要的憑證和依據。科學規范地做好培訓檔案管理工作具有重要的現實意義，而隨著計算機技術的迅猛發展，員工培訓檔案的信息化管理也被賦予了新的歷史使命。做好培訓檔案的管理工作應該從檔案類別的劃分、標準統一的檔案管理、規范化管理流程三個方面加強管理。
（1）科學合理地劃分培訓檔案的類別。培訓檔案的管理應按照“分門別類”進行存儲及管理，便于保存、統計及查詢。基于這一目標并結合供電企業當前開展的培訓，將其劃分培訓類、競賽類、合作培訓、學歷教育四大類別的檔案分別進行登記、編目、分類整理、保管，便于查找、統計和分析。
1）培訓類檔案：根據職工教育培訓項目的類別，建立培訓項目類檔案。主要指種類培訓班，包括持證上崗（復審）培訓班、轉崗培訓班、非持證培訓班。其具體細分為經營管理培訓、專業管理培訓、技術管理培訓、生產技能培訓、服務人員培訓以及新員工培訓等六類培訓檔案。
2）競賽類檔案：將職工崗位業務競賽、專業調考、技能比武三種類型檔案劃分為競賽類檔案。
3）合作培訓類檔案：是指職工參加國家電網管理學院合作培訓、國家電網技術學院合作培訓、國內相關院校合作培訓、參加國家電網公司系統內上級單位培訓、參加國家電網公司系統外單位培訓等五類培訓的檔案。
4）在職學歷教育培訓檔案：在職學歷教育培訓檔案主要指員工經審批參加學歷教育以及組織推薦參加的學歷教育的培訓檔案。
（2）建立標準一致培訓檔案。培訓檔案的規范統一對于培訓檔案歸檔、后繼查詢及成果應用有著極為重要的作用。建立標準一致的系統化培訓檔案模板以及培訓檔案裝訂順序對于了解培訓進度、培訓師資、培訓課時、參加人員、培訓效果及培訓評估、改進意見都具有直觀性及針對性。培訓檔案根據培訓類別分別制訂各類標準化、系統化的檔案。
1）培訓班標準檔案包括：培訓辦班通知、培訓課程表、培訓班學員簽到表、學員成績表、培訓班教師授課測評表、培訓效果評估表及改進意見書、其他資料（培訓照片、課件、報道等等）、兼職教師授課臺賬、津貼申請表等等。
2）競賽和調考比武類標準檔案包括：正式通知文件、具體實施方案、評分標準、參賽人員名單、簽到表、試卷、座位安排表、考場記錄表、競賽結果通報等。
3）合作培訓類標準檔案包括：培訓班正式通知文件、培訓參加人員、學習情況反饋表（合作單位反饋）、成績及持證情況明細表。
4）在職學歷教育類標準檔案包括：學歷教育報名通知、組織推薦人員公示、參加在職學歷教育人員名單的報告、培養服務協議書（組織推薦）、學歷證書復印件留存。
（3）規范培訓檔案管理流程。由于傳統的培訓檔案隨意不規范歸檔的模式已經不能適應當前現代企業的培訓管理機制，也不能適應信息化形式下電子檔案查詢的要求，因此供電企業要根據企業文化及企業特點在傳統的培訓檔案歸檔的基礎上引入現代檔案管理理念和標準化管理方式，使培訓檔案管理更加貼合供電企業，為供電企業各類經營、管理、技能、技術人才的培養提供堅強的信息基礎。
在供電企業內部，建立標準化的流程及歸檔時限來實現整個培訓資料歸檔的規范化管理，通過創建紙質及電子檔案兩種方式真實有效地記載員工在企業內培訓的歷史，通過信息手段推動培訓成果的擴大應用，為企業經營管理決策提供有效信息。以下從五個步驟來介紹培訓檔案管理流程。
培訓檔案流程是在培訓流程結束時啟動。培訓流程從培訓計劃—開班—培訓實施—結班后，轉入培訓檔案的管理流程。具體見培訓及培訓檔案流程圖（圖1）。以下按培訓班類檔案流程進行講解。
1）紙質檔案制作。由培訓項目部歸集培訓辦班通知、培訓課程表、培訓班學員簽到表、學員成績表；組織學員進行培訓班教師授課測評形成任課教師測評表，由培訓項目人填寫兼職教師授課臺帳、津貼申請表、培訓效果評估表及改進意見書，并收集與本次培訓相關的培訓資料，包括培訓照片、課件、報道等等。收集完成后按培訓統一模板進行培訓檔案目錄的制作。制作結束后按目錄順序裝訂成冊。
2）紙質檔案審核。培訓項目部門在培訓結束四天內向培訓中心提交完整紙質檔案，培訓中心對紙質培訓檔案的完整性、規范性及真實性進行審核，如有錯漏或不符合規范則將檔案退回項目部門重新補充完善。
3）電子檔案制作。在紙質檔案完整規范的基礎上，由培訓中心在紙質檔案提交后三天內統一進行電子檔案制作。培訓電子檔案的制作主要基于供電企業系統內部的職工教育培訓管理信息系統，將培訓班的名稱、培訓班項目編號、培訓班類型、培訓時間、授課教師名單、課程、各課程學時、參加學員、學員出勤情況、學員考試考核結果進行錄入。通過電子檔案的制作可以便捷統計各類型培訓班開班情況、學員年度總學時、各學員參加培訓情況、各兼職教師年度授課課時數等等，極大方便了數據的統計與查詢。
4）培訓檔案歸檔。電子檔案制作完成后，將紙質檔案按年度培訓計劃的項目編號進行排序，按照培訓類別分別裝入檔案盒，并對檔案盒進行編號后放入檔案室進行存檔。
5）培訓檔案查閱。培訓項目部門在需要時可通過辦理培訓檔案查閱手續向培訓中心查閱培訓檔案。
培訓檔案在培訓班結束后的七日內完成所有培訓檔案紙質資料及電子檔案的歸檔，確保培訓檔案的及時真實有效，確保培訓檔案的信息化建設與其他工作同步發展。
4.培訓檔案管理的激勵與約束機制
在企業內部通過職工培訓檔案的管理辦法實現了“鼓勵先進，鞭策落后”，進而促進培訓檔案的管理。開展培訓檔案的評先評優，通過“五個方面”進行評比，如培訓檔案的送達培訓中心的時限、培訓檔案的標準性、完整性、分類的準確性、信息的豐富性，進行年度綜合評選。對于優秀培訓進行表彰，同時作為培訓檔案范例進行公開展覽，并組織學習，促使各培訓負責部門按照培訓檔案管理規范的要求按時保量完成培訓檔案工作。同時對于未按標準、未按要求時限辦結培訓檔案的將列入全局績效考核指標，對培訓項目負責人進行考核。
三、培訓檔案管理對供電企業的意義
培訓檔案的精細化管理是供電企業不斷加強培訓過程精益化管理的一個重要環節，通過培訓檔案及時歸檔、合理分類、規范整理、安全保管、方便利用，促進各培訓項目的實施嚴謹有序，注重實效，具有很強的現實意義。
檔案是企業的無形資產，是企業在各項培訓工作中真實的歷史記錄，培訓檔案本身就是一種重要的教育資源。過往的一個個培訓案例及一份份培訓評估表及改進意見書則可以為今后的培訓提供借鑒，從而提升培訓的效率和效果。
培訓檔案記載著供電企業發展過程中各類人員的培訓情況，對管理人員研究、了解企業整體員工隊伍素質及培訓情況，為經營決策提供支持性證據數據，同時有利于確認企業取得的經營成果。
培訓檔案是員工個人成長和發展的真實記錄與見證。通過培訓檔案可以了解到員工學習成長的歷程，能夠加強員工對企業文化的認同感。
檔案管理流程范文第3篇
關鍵詞：基建檔案；存在問題；對策
2011--2013年每年我區中小河流水文監測系統建設投資金額上億元，且每年的投資金額呈上升趨勢。為此全區各地迅速掀起了中小河流水文監測系統工程建設的，但由于水文工程建設項目點多面廣，建設周期短，工程建設檔案的管理也存在著諸多問題。本文就廣西中小河流水文監測系統工程建設項目基建檔案管理存在的問題進行分析，旨在找出解決這些問題的有效對策。
1基建檔案管理存在的問題
1.1前期手續不齊的現象普遍存在
由于部分一期中小河流水文監測系統工程建設項目前期工作沒有按正常程序進行，而是采取一些超常規方式完成的，導致后期工程建設存在一些問題和不足，尤其是體現在基建檔案管理工作方面。這為后期工程項目基建檔案的整理歸檔帶來大量整改工作。這種“先上車，后補票”的行為不僅給后期基建檔案的歸檔與整改帶來了不少的麻煩，同樣也給以后我區中小河流水文監測系統工程項目的竣工驗收帶來諸多不便。
1.2建設單位和施工單位的變更造成基建檔案的管理混亂
以2011年我區中小河流水文監測系統建設工程（欽州市部分）為例，2011年我區中小河流監測系統建設項目（欽州市部分）的建設單位名稱為廣西水文水資源欽州分局，負責協調與欽州市中小河流水文監測系統建設方面的相關事宜。如立項、征地、規劃、設計、監理招標、施工招標、開工建設、工程款的支付等均由廣西水文水資源欽州分局負責運作，相關手續、資料均由廣西水文水資源欽州分局負責保管。2010年根據自治區編委《關于水文機構有關機構編制問題的批復》，經自治區事業單位登記管理局核準，廣西壯族自治區水文水資源欽州分局更名為欽州市水文水資源局（增掛廣西沿海水環境監測中心牌子）。廣西水文水資源局欽州分局更名為欽州市水文水資源局，雖是同一單位，但由于項目建設的前期工作中用的名稱與更名后的單位名稱存在不一致，極容易導致工程竣工前后名稱不一致的現象出現。2011年中小河流水文監測系統建設工程（欽州市部分）的施工單位為濮陽水電有限責任公司，由于濮陽興河公司作為承建單位對項目的施工管理力度明顯不夠，施工組織管理不力，施工經驗匱乏，資金投入不足，且對項目的重視程度不夠，導致欽州市局中小河流水文監測系統工程項目建設進度緩慢。2012年欽州市水文水資源局終止與濮陽興河公司的施工合同，另行招標施工單位，同一工程建設，前后就出現了兩個施工單位。這樣建設單位名稱的變更和施工單位的變更都為后期基建檔案的歸檔整理和有效利用帶來諸多不便。
1.3各相關單位移交的基建檔案不規范
基建檔案是一項來源多元化的檔案，它包涵了建設、勘察、設計、施工、監理、審計等各單位的檔案。它即要保證建設項目基建檔案的成套性，又要保證單項工程的成套性，整理基建檔案是一個即系統，又全面的工程。由于我區中小河流水文監測系統建設工程建設單位和施工單位普遍存在“重施工、輕管理，重外業、輕內業”的項目管理通病，以及施工中標單位經常有分包現象，導致基建檔案的移交方面出現普遍不夠重視的現象，移交給工程建設檔案管理部門的檔案經常出現不規范的問題。
2基建檔案管理存在問題的對策
2.1追本溯源，要保證基建檔案的質量就應從“源頭”抓起，加強對在建項目組檔案管理有關人員的培訓力度。
自治區水利廳和自治區水文水資源局應針對我區中小河流水文監測系統建設項目中的存在問題不定期召集施工、監理、設計、勘察及各建設業主開辦免費講座或培訓班。對一些在基建檔案審查中時常會出現的共性問題進行講解，這樣即能夠保證提高移交檔案的質量，又能提高依法治檔的自覺性和歸檔意識，達到培養基建檔案管理工作人員良好的業務素質的目的，還能避免在施工、監理、設計、勘察等一些共性的問題屢次進行整改，來來回回奔波，造成不必要的人力、物力和財力的浪費，為后期竣工檔案的移交工作奠定良好的業務基礎，如果自治區水利廳、自治區水文水資源局和各市水文水資源局從基建檔案管理工作的源頭就開始抓起，為我區中小河流水文監測系統建設工程各單位負責項目的檔案管理人員進行強化培訓，這樣工程檔案移交前就保證了移交件的合格率，同樣也保證了工程檔案審查的效率。
2.2增強意識，建設項目檔案歸檔與工程尾款的支付和單位評先評優掛鉤，以提高各單位重視歸檔的積極性，及時、有效地完成歸檔工作。
為此，建議我區中小河流水文監測系統建設上級主管部門采取的一些激勵和制約的措施。諸如：基建檔案管理的好環與工程尾款相掛鉤、基建檔案理的好環與單位評先評優掛鉤等辦法，即各單位的竣工檔案未達到上級主管部門的檢查要求，工程尾款即實行一票否決，基建檔案收集整理不合格的，建設單位年度考評不得評先評優。
中小河流水文監測系統工程建設項目是我區水文實現現代化的重要基礎設施，也是發揮水文多功能作用的關鍵，它關系到水文事業能否可持續，又在一定程度體現著一個我區水文事業發展的現代化水平。作為中小河流水文監測系統建設單位的各市水文水資源局應主動深入現場，做好對中小河流水文監測系統建設工程項目檔案的服務工作。在主動做好對重點工程業務指導、現場跟蹤服務、檔案接收工作的同時，還要對登記在冊的重點工程項目檔案進行清查、摸底，分析研究，積極探索，創出基建檔案整理的新路子。
檔案管理流程范文第4篇
一、煤炭檔案管理的相關概念分析
檔案是人們生活當中常見的名詞，與人們生活有著密切的關系。在當前的研究當中，對檔案的概念就有多種。一般研究認為檔案是直接形成的歷史紀錄。這種記錄即一切由文字、圖表、聲像等形式形成的各種材料。煤炭檔案就是煤炭企業日常管理及其歷史進行記錄，形成完善的檔案體系。煤炭檔案管理通俗的說就是對煤炭企業檔案進行科學有效的管理，通過文字、聲音、視頻等途徑將煤炭企業的各種信息完善的保持。煤炭企業的檔案有著自身特點，在日常的檔案種類當中一般包括設計檔案；支護檔案；日常技術管理檔案；部門技術創新管理檔案；防治水檔案；“一通三防”及防突管理檔案；安全管理與生產組織檔案；經濟成本檔案；勞動工資檔案；機電設備管理檔案；煤質管理檔案等等。因此煤炭企業檔案的管理是一項高強度、技術性強的工作，需要有一套完善的管理方法。
二、煤炭企業檔案管理的現狀
煤炭企業是勞動密集型產業，在企業發展中檔案管理非常重要，它能充分反映企業發展現狀，記錄企業在人員、技術、材料等各方面的信息，為企業管理層進行決策提供依據。當前，在煤炭企業檔案管理當中還存在不少問題，這主要表現在：首先是檔案管理人員工作業務不熟練？。煤礦檔案管理人員很多人都沒有專業性的檔案管理經驗，在實際的工作當中都是按照自己的思路進行檔管理，沒有專業人員進行指導和考核這樣導致檔案管理缺乏系統系和專業性。檔案人員培訓力度不夠。這主要表現在一方面企業內部對檔案管理人員的培訓重視程度不夠，沒有建立一套完善的培訓體系，另一方面由于煤炭企業人員較多，技術性強，使煤炭企業檔案管理人員工作量較大，檔案人員進行培訓的時間較少。最后檔案管理的信息化程度不強，在當前很多煤礦企業檔案管理當中很多企業都是沿用的是過去傳統的手工管理模式，都是采用紙質記錄檔案信息。計算機技術運用較少，沒有建立一套完善的內部檔案信息化管理。
三、檔案管理在煤炭企業中的發展趨勢
從以上的分析可以看出，煤炭企業檔案管理在實際的發展中還存在一系列的問題，這些問題從一個側面反映了煤炭企業檔案管理的發展方向。
（一）檔案管理專業性加強。隨著煤炭戰略地位的凸顯，煤炭企業在國民經濟發展中占有重要地位。煤炭企業管理現代化管理趨勢日益加強，因此專業管理是煤炭企業檔案發展的必然要求。煤炭企業檔案管理工作是一個細致和繁瑣的工作，煤炭企業應配備專職檔案管理人員，才能夠更高效、更專業、更及時的對檔案進行登記、收集和處理等工作。另外在檔案管理上要有一套完善的內部管理體系，對不同的檔案都有著明確的規定。如對于紙質檔案進行管理需要對檔案的種類、份數和編寫具有明確的要求需要立卷的檔案材料就要按照有關要求進分類，不需要立卷的材料則直接進行歸檔。在歸檔管理當中所以文件材料必須頁碼清晰、卷名簡潔明快，經過專職的檔案人員檢查后方可歸檔。在聲音和視頻檔案管理上也有明確的要求，聲音和視頻檔案必須在有關技術處理之后，配備必要的文字，方可保管。另外在檔案知識上注重業務知識培訓，在日常的檔案管理當中要建立一套完善的培訓體系，對檔案管理的各個流程進行詳細的講解，對容易出現的問題進行說明，保證檔案知識的體系性。只有這樣才能有效提高媒體企業檔案管理人員的知識水平，保證檔案管理的高效進行。
（二）檔案管理趨于系統化。隨著煤炭企業專業建設加強，企業內部逐步建立一套完善的管理流程，檔案管理也不列外，未來檔案管理趨于系統化，應圍繞檔案管理標準化、規范化，積極開展工作。如對重大建設項目檔案有一套完善的管理流程。首先建設項目工程招投標及設備招投標開始，注意原始資料收集，保證檔案的完整。其次工程建設過程當中，要高度重視檔案管理工作，將檔案管理列入工程日常管理和考核當中，與工程建設實行同步管理，對建設過程當中檔案管理的質量、份數和保管期限有明確的規定，確保工程建設過程中檔案的質量。最后在收集和保管檔案的過程當中，檔案人員要親自參與檔案的開箱和檢查，在歸檔過程當中要定期的召開會議，對檔案管理中存在的問題進行說明并整改，保證后期管理工作順利進行。
（三）檔案管理的外向合作性更加密切。由于煤炭企業檔案管理工作量大且繁瑣，所以檔案管理工作需要其他部門的有效配合，建立一個系統化的管理流程。應根據各部門的專業性質、職責范圍進行劃分，保證檔案管理的高效運行。如生產部門負責設計、支護、日常技術管理、防治水檔案的建立工作。機電部門負責機電設備檔案的建立工作。安監部門負責安全管理檔案的建立工作。企管部門負責經營成本檔案的建立工作。勞資部門負責勞動工資和工傷治療費用檔案的建立工作。根據分工情況，各部門建立相關檔案，最后匯總到檔案專職管理部門統一整理裝訂成冊。在具體的操作當中也有明確的規定，生產部門及掘進隊、開拓隊的工作面都要建立專間進行檔案管理。對施工的方法、施工過程進行記錄，并同時建立檔案。把工作當中的每一個操作流程詳細記錄，對遇到的問題要清楚的展現有關時間、地點和原因。對所有檔案每月定期傳遞到企業檔案管理部門，進行歸納和總結，完成檔案的流程化建設。
檔案管理流程范文第5篇
（一）重視程度不夠。目前，測繪單位普遍存在生產項目工期緊、任務重、人手少等問題，在日常工作中，人事檔案管理經常被忽視，各單位的重視程度不夠，直接導致在需要查找和利用人事檔案資料的時候，出現人事檔案資料查找不及時、更新速度慢等問題。（二）流程缺乏規范性。在當前對人事檔案進行管理，有些單位認識到人事檔案管理的重要性，但是人事檔案的管理人員缺乏對規范性流程的認識，在進行管理的過程中往往隨意性較大[2]。測繪人事檔案存在部分檔案沒有進行分類管理、缺少檔案清單、檔案查閱記錄不完整、歸檔目錄沒有專人管理等問題，使檔案管理流程不夠規范。（三）制度不夠健全。相對于快速發展的測繪地理信息技術來說，測繪人事管理制度是相對滯后的，測繪人事檔案管理制度存在漏洞，制度更新不夠及時，現有的測繪人事檔案管理制度不能滿足新時期測繪人事檔案管理的需求，人事檔案制度的不健全阻礙了測繪事業的發展。（四）測繪人事檔案資料的基礎不完善。近年來，測繪人事檔案資料的基礎工作在逐年完善中，但仍未做到通過調閱檔案各項工作可倒查可追溯，檔案管理工作可無障礙交接，測繪人事檔案資料的基礎仍然處在較低水平，導致人事工作整體管理水平下降，無法更好地為新時期測繪工作的發展提供服務。（五）信息化水平落后。目前，測繪系統尚未建立測繪人事檔案信息數據庫，人事檔案信息補充和更新速度慢，補充和更新工作花費大量的人力物力，費時費力。此外，測繪系統有大量的涉密人員，測繪人事檔案信息保密工作做的不到位，人事檔案管理存在安全隱患。
二、做好測繪人事檔案管理的建議
（一）提高管理人員對測繪人事檔案的認知。加大測繪單位管理層對人事檔案管理的重視程度，組織人事檔案管理人員參加國家、省、市檔案局組織的培訓課程，加大檔案資料管理宣傳力度，提高每一名人事檔案工作人員對干部職工人事檔案管理重要性的認識，保證每個人在工作過程中都“不亂為、不妄為”，全面提高新時期測繪人事檔案管理人員對檔案管理的認識水平。（二）規范測繪人事檔案管理流程。在新時期，要不斷提升測繪人事檔案的精細化、精準化管理水平，規范測繪人事檔案管理流程，為完善測繪人事檔案管理打好堅實的基礎。同時在進行人事檔案資料收集、歸檔、檢索、查閱的過程中也要制定配套制度，全面提高人事檔案管理的科學性，同時要提高安全性，避免人事檔案資料的泄露[3]。（三）完善測繪人事檔案管理制度。在保證檔案原始資料完整的同時，不斷完善干部職工人事檔案信息及管理制度，組織開展必要的測繪人事檔案管理制度及辦法的編制和修訂，通過學習調研、征求意見、組織研討等方式，逐步完善測繪人事檔案管理制度，并且認真按照規定的制度和程序辦事。（四）規范測繪人事檔案管理基礎。夯實測繪檔案管理基礎，打造嚴謹規范的內部測繪檔案管理體系，完整反映工作開展情況及干部職工成長歷程。根據工作內容，分別建立干部任免及批復、干部選拔任用紀實、領導干部個人有關事項報告、黨費收支及公示、組織人事規章制度等6個檔案體系，全面準確反映工作進展情況，如實記錄工作開展過程。做好鑒定類、考核類、任免類等普遍材料的收集以及職稱評定、年終表彰、干部審查、違紀處分等階段性材料收集，在收集材料的同時，注意鑒別人事檔案資料的真偽，確保測繪人事檔案資料的真實性和準確性。（五）提升測繪人事檔案管理信息化水平。對于測繪人事檔案的管理，應該更好地借助新媒體工具，借助掃描儀、信息系統、自動識別系統等工具，將現有的檔案信息數據化。應建立測繪干部職工人事檔案信息化管理制度，有效降低檔案管理過程中的物力成本和人力成本。信息化的同時，做好檔案保密工作，確保干部職工人事檔案管理工作的規范性、嚴肅性及真實性。
三、結束語
目前，測繪事業處于剛剛完成改革發展的新時期，如何做好測繪人事檔案管理顯得尤為重要，測繪工作人員應充分認識到人事檔案管理的重要性，采取更加高效的措施和辦法，完善測繪人事檔案管理，為測繪事業快速發展提供更好的服務。
參考文獻
1.胡妤.如何做好新時期事業單位人事檔案管理工作[J].人才資源開發，2019.1
2.吳啟瑞.新時期人事檔案信息化管理的思考[J].辦公室業務，2019.317
