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一、建立動物防疫檔案的目的及意義
建立動物防疫檔案是動物疫情監測工作的重要環節,是檢驗動物疫病防控效果的重要依據,是制定防控政策的重要支撐,也是降低防控風險的重要手段。在國內外動物疫情復雜,疫病防控工作形勢嚴峻的情況下,我們不僅要提高監測范圍的科學性和監測數據的準確性,科學設置疫情監測指標體系,還應進一步加強動物防疫檔案的科學化、規范化管理,提高動物防疫檔案的歸檔率和利用率,為疫情形勢的分析評估和預警預報奠定堅實基礎。
二、當前動物防疫檔案工作存在的問題
隨著黨和政府對重大動物疫情的重視,動物防疫、檢疫、動物衛生監督、疫情處理等各項工作不斷完善、規范。重大動物疫情處理工作雖然取得了較好的成果,但其最大的缺失是沒有一份完整的動物防疫檔案卷宗。在動物疫情處理的各個階段形成的各種資料,往往分散在省、市、縣(甚至鄉)各級獸醫主管部門或獸醫部門,造成這種情況的主要原因有以下幾個方面:一是重大動物疫情處理指揮系統不明確。在實際工作中,上級獸醫行政部門、獸醫部門只是負責指導、督查等工作,省市指揮部等的工作人員,領導在工作現場往往處于指揮位置。二是獸醫技術部門疫情報告不規范。疫情發生后,鄉鎮或縣級獸醫技術部門向市一級報告基本是采取電話方式,沒有完整的報告資料。三是疫病臨床診斷缺失或不規范。實際工作中,由于時間緊、場面雜,往往造成獸醫專家初診、復診的“臨床診斷書”及采集的病料化驗單據等依據缺失或程序脫節。四是政府部門之間的通報不規范。五是重疫情處理,輕監督檢查。六是缺少統一的驗收方案和規范性程序。
三、做好動物防疫檔案管理的對策
(一)設立專職檔案員
各基層畜牧站應該設立專職檔案員。檔案員必須是熱愛檔案工作,保密性強,具備檔案管理知識,熟悉動物防疫工作法律法規的專業人才。檔案員在嚴格國家和上級部門檔案管理工作政策、制度的同時要根據當地實際,開拓性的開展工作,切實做好檔案材料的保管、統計、利用、鑒定和銷毀工作;及時、主動向本單位主管領導和上級檔案主管部門反映情況,接受指導、監督和檢查。檔案工作人員應嚴格遵守《保密法》,提高政治敏感性,妥善放置不公開的文件、會議記錄、領導講話等機密材料,嚴禁無關人員出入檔案室、借閱涉及保密事項的案卷。
(二)做好歸檔材料搜集整理工作
隨著動物防疫工作的深入和細化,各基層畜牧站也形成了很多檔案材料,但是一直沒有規范整理。為此,畜牧業行政主管部門應在做好機關檔案歸檔的同時,指導各基層畜牧站對往年形成的規模場的免疫證、村級動物防疫員的《動物飼養防疫管理登記檔案》、基層站的《官方獸醫監管日志》、免疫程序、督查記錄等動物防疫檔案材料進行全面的搜集,并按照文件類、總結匯報類、表格類、責任落實類、人員管理類以及疫情監測類等進行整理。
(三)指導基層畜牧站開展歸檔工作
畜牧業行政主管部門專職檔案員在做好機關立卷歸檔的同時,還要做好基層畜牧站的立卷歸檔指導工作,指導基層畜牧站如何進行目錄編排、檔案裝訂、案卷編號和檔案臺賬建立。這樣不但方便了檔案的檢索和查詢,還確保了動物防疫檔案的規范化管理。
關鍵詞:房地產企業 檔案工作 規范管理
所謂房地產企業,是指從事房地產開發、經營、管理和服務活動,并以營利為目的進行自主經營、獨立核算的經濟組織。房地產相對于傳統的機械、電子等行業起步較晚,屬于改革開放后的新興產業,對檔案管理方面的關注與研究也相對比較少,而且由于房地產行業發展速度較快,檔案管理更是無法滿足其發展要求。然而,檔案工作是房地產企業運行和生產的參考和依據,事關群眾的基本生活,是關系國計民生的大事。因此,房地產企業檔案的規范化管理尤為重要。
一、房地產企業檔案
1.房地產企業檔案的范圍
房地產檔案一般是指房地產權屬檔案,包括權屬登記、調查、測繪、權屬轉移、變更等房地產權屬管理活動中直接形成的,保存備查的各種文字、圖表以及聲像、電子文件等歷史記錄。對于房地產企業而言,房地產權屬登記檔案只是一小部分,房地產企業檔案還涉及建設項目檔案、文書檔案、合同檔案、人事檔案、會計檔案等企業生產經營活動過程中形成的檔案,可能是房地產開發建設過程中形成的,也可能是房地產管理、使用過程中形成的。
2.房地產企業檔案的特殊性
首先,房地產企業檔案具有很強的專業性。房地產企業檔案是房地產企業在生產、管理活動中形成的權證、合同、文件、圖紙、照片、光盤等不同形式和載體的歷史記錄。它記載了房地產產權的歸屬和沿革,反映了房地產企業的經營與發展狀況,是在特殊的專業背景下按照專業要求形成的,有相對統一的格式和行文規范,并且專業術語較多,如土地界限認定、房地產面積丈量、房地產平面圖測繪等,專業性十分明顯。
其次,房地產企業管理類檔案的構成以合同為主體。從土地開發到經營、管理、服務,每一項活動的開展基本上都要簽訂合同。房地產企業的經營運作離開各種合同就不可能得以完成和推進。通過這一系列的合同,將各個相關的部門和單位聯系起來,共同推進和完成一個項目。據統計,合同在房地產企業管理類檔案中所占的比例高達百分之五十以上。因此,在進行房地產企業檔案的規范管理時,必須要認識到這一點。
最后,房地產企業檔案具有綜合性。以上分析可以看出,房地產企業的檔案與專門的房管機構不同,不僅有房地產權屬登記檔案,更多的是專業的項目檔案、合同檔案,以及企業內部行政、經營管理活動中形成的檔案。涉及內容龐雜,領域寬泛,種類繁多。這就要求在檔案規范管理的過程中,要通盤考慮,全面系統地進行分析,以防出現規范沒有涉及到的空白區。
二、房地產企業檔案規范化管理的必然性
加強檔案的規范化管理,是提高企業檔案管理工作的重要手段,也是衡量一個企業檔案整體管理水平的重要指標。加強房地產企業檔案的規范化管理,是企業發展的必然選擇。
加強檔案的規范化管理是時展的必然要求。隨著改革開放和市場經濟的發展,信息時代的深入,標準化、規范化已經成為現代企業的標志和企業發展的必然選擇。檔案工作也不例外,必須要適應現代化和辦公自動化的時代需要。推動檔案管理工作的規范化、標準化是其必由之路。
加強檔案的規范化管理是房地產企業提升管理效率的必然要求。房地產開發企業的檔案管理是房地產行業單位諸多管理工作的重要組成部分。房地產企業的開發項目由于其規模大、工期長,在執行過程中形成的材料多。特別是由于其關聯和涉及的部門和單位環節眾多,因此需要在建設項目檔案管理的過程中做到規范化、標準化,僅僅依靠傳統的手工方式已經是難以實現對其進行有效的管理了。
三、房地產企業檔案的規范化管理
1.完善管理制度,規范房地產企業檔案管理行為
加強檔案制度建設,做到依法管理檔案,這是我們做好檔案工作的依據和保障。首先,我們應該以《檔案法》、《城市房地產管理法》、《城市房地產權屬檔案管理辦法》等法律規范,結合房地產企業發展對檔案工作的要求,制定企業自己的檔案管理規范,明確檔案工作原則和管理方式,界定文件形成、積累與歸檔職責,規定檔案收集、鑒定、整理、保管、統計、利用要求等檔案管理的基本要求。其次,要制定管理制度,構建包括立卷歸檔制度、保管制度、鑒定銷毀制度、提供利用制度、統計制度、保密制度、崗位責任制等的企業檔案管理制度體系,并編印成冊加以落實執行。同時,要隨著時間、環境、事物的發展變化要適時修改、補充和完善,以適應企業和檔案事業的發展要求。
2.梳理業務流程,明確需求,規范檔案工作的各個環節
流程梳理是指圍繞企業的內、外部要素,對整個企業的業務運行情況展開深入、全面的分析、整理、提煉,明確管理或業務活動的關鍵節點、信息化管理要解決的重點問題、可能的解決方式、完成程度、實現深度等。對業務活動進行調研,明確各業務環節所要形成的檔案,這是制定歸檔范圍的首要步驟。規范、合理的流程是應用系統的基礎條件,也是提高辦公效率的必然選擇。尤其是信息化、網絡化的辦公環境下,流程梳理更為重要。按照形成、整理、鑒定、歸檔、再整理、保管、利用、銷毀等工作環節,建立科學規范的房地產企業檔案管理工作程序,保障每個環節之間能夠互相檢查、校對、制約,發現問題并且能夠及時糾正。
3.明確職責和分工,保證工作質量
所謂崗位職責是指一個崗位所要求的需要去完成的工作內容以及應當承擔的責任范圍。明確崗位職責可以最大限度地實現勞動用工的科學配置,有效地防止因職務重疊而發生的工作扯皮現象,提高內部競爭活力,更好地發現和使用人才,提高工作效率和質量,規范操作行為。房地產企業的崗位職責可以分為三個層次:一是企業層,企業應將文件形成、積累和歸檔要求納入各部門、項目及專項工作職責和有關人員崗位職責,并對分管領導、部門和項目負責人及有關人員職責履行情況進行考核;二是部門層,各職能或承辦部門及項目文件形成者應負責積累文件,并對歸檔文件的齊全、準確和形成質量負責;三是檔案人員層,專兼職檔案人員應負責收集、整理應歸檔的文件,對歸檔文件的整理質量負責。
4.加強宣傳教育培訓,優化檔案工作環境,提高隊伍素質
加強房地產企業檔案管理工作,需要一支既懂檔案管理,又精通房地產管理和熟悉計算機知識的檔案專業隊伍,同時還需要企業全員的支持和參與。因此,房地產企業要加強對專兼職檔案員的培訓,既要培訓現代化檔案管理的專業知識,加強對計算機技能的培訓,還要使其了解企業各項業務工作及其形成的文件,熟悉房地產管理活動。同時,加強檔案宣傳,使企業全員樹立檔案意識。因為無論是哪個部門或個人,在企業的生產經營過程中,都會形成一定的活動記錄,而這些記錄的一部分會對以后的活動具有查考價值,需要歸檔保存。為了保證檔案收集的及時、規范、完整,必須需要全員的參與和支持。
5.不斷評估、優化檔案管理,提升規范水平
成都市市、縣兩級社保經辦機構按照《規定》的要求,通過制定業務檔案規范化管理工作方案、檔案管理實施辦法、實施細則等措施,不僅將社會保險業務檔案的規范化管理工作納入了年度工作計劃和發展規劃之中,而且納入了目標管理。市、縣兩級社保經辦機構還成立了由局領導為組長、相關處(科)室負責人為成員的業務檔案規范化管理工作領導小組,負責領導和組織單位社會保險業務檔案的規范化管理工作。根據工作方案和管理辦法,結合社會保險業務檔案工作實際,各單位都配備了政治可靠、忠于職守、熟悉業務、相對穩定、文化水平高(大專以上學歷)的專兼職檔案管理人員,建立了檔案管理網絡和業務檔案工作流程,明確了分管領導和業務檔案人員的崗位職責,并將業務檔案工作列入社會保險業務經辦工作程序,與業務工作同布置、同落實。在實際工作中,則由領導小組辦公室主任和專職檔案管理人員對各處(科)室業務檔案工作進行監督指導,各處(科)室兼職檔案管理員負責對本部門形成的業務檔案材料進行收集、整理。此外,成都市檔案局、市社保局、市醫保局聯合成立了社會保險業務檔案規范化管理驗收工作領導小組,由雙方領導為組長,相關處室負責人為成員,指導開展全市社會保險業務檔案規范化管理工作。
二、以制度建設促進社會保險業務檔案的設施建設
成都市根據《規定》的要求,結合社會保險業務檔案收集、整理、保管和利用等工作的需要,近年來加大了對社會保險業務檔案設備設施的投入,為業務檔案的安全管理提供了良好的條件。在檔案用房配置上,市社保局業務檔案庫房250余平方米,做到了檔案庫房、檔案查閱室和辦公室三分開。大多數縣(市、區)社保經辦機構檔案庫房也達到了40平方米/萬卷的標準,能夠容納近期應接收的社會保險業務檔案。其中,龍泉驛區人社局建立了檔案管理中心,集中統一管理社會保險業務檔案,中心建筑面積達400余平方米,除做到“三室分開”外,還設置了檔案整理等業務用房。在檔案設備設施配置上,各社保經辦機構均配備了符合國家要求的檔案柜(架)和檔案裝具,并按照檔案安全管理的“九防”要求,配備了溫濕度計、空調、除濕機、滅火器、防盜門窗等設備設施;配備了計算機、打印機、刻錄機、復印機、掃描儀等現代化辦公設備。這些設備和設施,從物質上確保了社會保險業務檔案的安全保管和有效利用。
三、以制度建設促進社會保險業務檔案的業務建設
為提升社會保險業務檔案管理的專業化水平,成都市本著對歷史負責,為現實服務的宗旨,按照《規定》和四川省人社廳、四川省檔案局對社會保險業務檔案工作規范化建設的有關要求,市人社局和市檔案局聯合印發了《成都市〈社會保險業務檔案管理規定(試行)〉實施細則》,要求市、縣兩級社保經辦機構通過建立社會保險業務檔案收集、整理、保管、保密、統計、鑒定、銷毀、移交等制度,加強社會保險業務檔案管理業務建設工作。在收集方面,該《實施細則》要求各社保經辦機構定期對各種門類、載體檔案和相關資料進行收集,確保各種業務檔案材料歸檔及時、完整。在整理方面,按照《實施細則》的要求,全市統一制定了社會保險業務檔案分類整理工作方案和具有操作性的整理流程,并通過市、縣兩級檔案行政管理部門加強督促指導,嚴把業務檔案整理質量關。在保管方面,《實施細則》要求全市各社保經辦機構對各門類、載體業務檔案材料進行集中統一管理,除了按照保管期限、年度、類別排列外,還要做到業務檔案存放位置的指引標識清楚。同時,各社保經辦機構檔案管理人員還須定期對業務檔案的保管情況進行檢查,確保檔案的規范、安全管理。
四、以制度建設促進社會保險業務檔案的利用服務
為方便群眾查閱利用社會保險業務檔案,成都市市、縣兩級社保經辦機構按照《規定》的要求,修訂完善了社會保險業務檔案查閱利用制度。目前,全市社保經辦機構已全部使用統一的文檔一體化管理系統對社會保險業務檔案進行管理,都建立了業務檔案目錄數據庫,編制了規范的業務檔案檢索工具,實現了快速、準確查閱業務檔案的目的。成都市人社局還開通了社會保險業務網上經辦系統,參保單位和個人不僅可以在網上辦理參保登記、信息變更、網銀繳費等業務,還可以查詢社保信息、歷年繳費標準、業務辦理情況等。
五、以制度建設促進社會保險業務檔案的問題整改
醫院風險檔案的管理最重要的目的就是降低醫院在進行醫療活動中的風險,最大程度的保障醫療安全。醫院風險管理檔案能夠完全地記錄風險管理的過程,對其進行分析,提升其管理價值。
(一)分析醫療事故的原因。風險檔案管理中,發生了醫療事故之后,需要進行全程的追蹤和調查,從而保證事故問題得到處理,確定事故的發生原因,是解決的基礎,通過對事故資料的研究分析,可以確定事故發生的根本原因,從而確定多種解決方案并實施。
(二)提升風險管理方檔案的管理水平。當醫院進行了風險檔案管理后,醫護人員的風險意識會得到很好的提升,主動的避開自己崗位中存在的醫療風險,認識到風險所帶來的后果,使得風險得到更好的規避。其次可以保證醫療活動的質量,醫療質量是醫院業績的重要體現,而風險管理檔案就是檢驗質量的最好過程,醫院加強風險管理的宣傳,有助于在院內營造很好的管理氛圍。
(三)促進醫院決策更加科學化。檔案的一項基本功能就是為醫院的決策提供科學依據,但是現階段很多醫院的風險檔案管理缺少統一的管理模式,大多采用部門方式的管理方法,不同部門之間的管理方式也不盡相同,缺少完善的考核體系,增加了檔案管理的風險。規范化的風險檔案管理能夠有序的收集檔案,讓內容更加標準和完善。采用專業的人員進行填寫和保存,減少了檔案保存的隨意,從而更好的幫助醫院進行科學化的決策。
二、風險管理檔案的主要內容
(一)管理性文件。管理性文件指的是能夠保持風險管理的有效性,比如法律文件、醫院委員會組成、變動文件、責任授權、管理程序規定、管理目標的制定文件、事故報告、任務表等文件,這些文件使得風險管理中的活動有依據可尋查,過期文件和無效的文件被及時的清除,使得風險檔案的管理更加有效。
(二)操作性文件。第一,檔案中的資料性文件,指的是風險管理人員在醫療過程中的事件報告、風險調查資料、患者資料、安全檢測等與風險管理活動相關的數據性資料,事件包含藥品不良事件、員工傷害事件、物品丟失和暴力事件等;第二是指標檔案,比如醫院的統計、國家統計和文獻中已經確定的風險指標;第三,已經確定的風險和改進的措施,醫院的風險管理部分根據信息對以往風險的分析,確定出預期的改進目標、風險檢測和方案評估等,第四是已經實施的方案,根據資料的評估情況,實施改進措施,確保檔案修正的有效性,第五是評價風險的有效性資料,比如醫院進行評審后確定有效的資料,評審的范圍、預期目標,修正可以減少風險,保證醫療活動的安全性。第六是風險檔案培訓資料,加強培訓,從而保證醫院質量的持續改進。
(三)決策性文件。決策性文件包含風險管理部門進行的溝通和決策,在與部門進行溝通的時候,對于問題的結論、建議和有效性改進等方面進行的資料記錄,定期地向相關科室進行風險報告,呈現出改進報告和評價報告。
三、規范化管理的應用途徑
首先要明確風險檔案管理的責任人,成立以院長為主要負責人的風險管理委員會,負責各種管理制度的制定、實施和協調,定期召開風險評估會議,分析風險問題并且進行改進,確保風險管理方案可以進行規范化的管理。其次是成立專門的風險管理部門,用于負責醫院各項風險事件的管理,比如制定事故原因調查表、報告表、評估記錄和改進方法等,收集、分析、整理各項風險事件的檔案資料,形成報告,定期向風險委員會進行報告。再次是醫院各個部門之間的協調,根據科室的特點,明確其風險任務,制定出風險管理資料,并且定期向風險管理委員會提交規范化的風險檔案資料。最后是醫院全員參與,根據風險檔案中不良事故的資料,向醫院醫護人員講述風險事件,從而提升其風險意識,能夠在各項醫療活動中規避風險。對于已經發生的事件要形成事件報告,按照風險檔案管理的程序進行資料的提交,配合調查,幫助醫院完善風險檔案管理。
四、結語
【關鍵詞】 慢性病;社區;康復治療;規范化管理
慢性病(chronic disease),又稱慢性非傳染疾病,是指長期的,從發病之日起超過3個月的,且幾乎不能被治愈的一類疾病。這是對于一類疾病的總稱,主要指惡性腫瘤、心腦血管疾病、糖尿病、慢性阻塞性肺部疾病、精神疾病等疾病。這類疾病主要由職業和環境因素,一般無傳染性。慢性病具有發病率、致殘率和死亡率均很高以及治療的醫療費用昂貴等特點。因此,在社區廣泛開展有效的康復治療,并進行規范化管理有著十分重要的意義。近幾年來,由于各種原因,慢性病在世界范圍內的發病率越來越高,已成為21世紀威脅人類健康的一類疾病。慢性病不僅是發展中國家,而且也是發達國家的主要公共衛生問題。慢性病對人類的危害越來越大,單靠臨床治療已無法控制其迅速的增長趨勢,而在社區開展的康復治療卻顯示出明顯的優勢。有調查研究表明,通過加強慢性病的社區康復治療與規范化管理可以使高血壓、糖尿病以及腫瘤等疾病的發病率大幅減少,顯著延長患者生命以及提高患者生活質量。
本文分別對慢性病的發病特點以及該類疾病在社區中的康復治療和規范化管理措施進行分析和闡述,報道如下。
1 慢性病的發病特點
慢性病的發病特點為病程緩慢且呈逐漸加重之勢,引發疾病的病因復雜多樣,且常伴有不可逆的組織器官病理變化和功能障礙,長期影響患者的生活和工作,需要不間斷地進行保健和治療。目前對慢性病尚無確實有效的針對性治療措施使患者痊愈,只有找出可能引起這類疾病的這種危險因素進行分析,并通過有效地控制這些因素,對易感人群采取各種保護措施來減輕該類疾病對患者的影響。此外,慢性病最突出的一個特點是其發病方式和病理特征的復雜性,通常不是一個單一的病理問題。因此,對于這類疾病的治療不能采取簡單的對癥下藥的方法。
2 開展社區康復治療的意義
對慢性病患者開展社區康復治療,可使廣大患者都得到康復治療,節省患者的治療成本。減輕治療給患者家庭和社會的經濟負擔。同時,采取慢性病的社區康復治療措施,不僅利于疾病的控制,也可以促進我國康復事業的發展。
3 慢性病的社區康復治療
3.1 加強社區康復治療的宣傳力度:加強社區康復治療的宣傳力度,使患者和家屬能了解社區治療的優勢,而選擇這種治療方式。由于慢性病是一類長期、且一旦發生就幾乎不可能治愈的疾病。因此對于該類疾病的控制就顯得十分重要。對于這類疾病的社區康復治療可通過對引起疾病的危險因素進行有效干預來降低死亡率和致殘率。而加強社區健康教育力度和提高社區居民的保健意識是干預的重要手段,通過開展針對與各種健康問題相關的目標人群的健康知識宣傳和培訓,來提高居民的衛生知識水平和保健意識,讓其能改變不良衛生習慣和生活方式,消除危險因素,提高身體的免疫力,改善身體狀態,最終達到控制疾病的目的。
3.2 提高社區衛生服務水平:社區衛生服務是我們國家整個衛生保健體系的基礎,為廣大居民提供最便捷、有效的公共衛生服務和基本的醫療服務。社區衛生機構對社區內所有人群的健康進行維護。因此,通過社區衛生服務可以及時發現慢性疾病,并做到早發現、早診斷、早治療。
4 慢性病的社區規范化管理
4.1 建立慢性疾病管理檔案:建立慢性病患者完整的病情管理檔案是能否有效控制病情的關鍵。在慢性病的社區康復治療過程中,醫護人員應嚴格按照相關標準,進行病歷的書寫和病情和治療情況的記錄,建立完整的疾病管理檔案,并對相關文件進行規范化管理和定期查閱,以利于對患者病情的全面掌握,可以及時調整治療方案,進行進一步的治療。
4.2 對慢性病患者進行定期監測:慢性病的社區管理的重要組成部分是對慢性病患者進行定期隨訪,了解病情的發展情況。對患者的病情進行動態管理和監測,主要隨訪的內容包括患者的臨床表現、治療措施及效果,同時,預測可能發生的并發癥,及時制定有針對性的預防措施。
4.3 加強與上級醫院的病患管理聯系:社區衛生組織應及時與上級醫院進行患者情況的溝通,并與其加強病患管理聯系,這也是慢性病社區規范化管理的一個重要方面。只有這樣,一旦患者的病情惡化,需要轉入上級醫院進行進一步的治療時,上級醫院的醫生能快速了解患者的具體情況,并迅速反應,制定合理的治療方案,為患者節省寶貴的治療時間。
慢性病的主要治療策略是對其進行有效的控制。而社區衛生組織接觸的是范圍最廣的社區居民,是可以對疾病進行控制的最直接機構。對慢性病進行社區康復治療和規范化管理可通過建立慢性疾病管理檔案、對慢性疾病的高危人群進行監測以及提高居民的健康意識等手段,來控制慢性病的發展。在社區中加大對慢性非傳染性疾病的康復治療和規范化管理力度,可以有效降低致殘率和死亡率,提高患者的生活質量,同時減少醫療花費,達到控制慢性病的最終目標。
參考文獻
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