最低生活保障檔案管理規(guī)定

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第一條為了進(jìn)一步健全城鄉(xiāng)居民最低生活保障制度，規(guī)范最低生活保障檔案（以下簡稱低保檔案）的管理，促進(jìn)基層低保工作規(guī)范化建設(shè)，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《城市居民最低生活保障條例》等法律法規(guī)，結(jié)合本市實際制定本辦法。

第二條低保檔案是指在城鄉(xiāng)低保工作過程中形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像、電子數(shù)據(jù)等不同形式和載體的歷史記錄。

第三條低保檔案是國家檔案的重要組成部分，是涉及城鄉(xiāng)困難群眾切身利益的重要信息資源，各單位和公民個人都有保護(hù)低保檔案的義務(wù)。

第四條低保檔案管理實行分級管理、基層為主的原則。

各區(qū)民政部門、鎮(zhèn)人民政府（街道辦事處）（以下簡稱低保檔案管理部門）應(yīng)有專（兼）職人員負(fù)責(zé)低保文件材料的歸檔和低保檔案的管理；居（村）民委員會應(yīng)協(xié)助做好職責(zé)范圍內(nèi)的低保檔案工作。

各區(qū)民政部門的檔案機構(gòu)要高度重視低保檔案管理工作，將其納入檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)范疇；各區(qū)檔案行政管理部門要依法加強對低保檔案工作的指導(dǎo)和監(jiān)督，切實做好服務(wù)工作。

第五條低保檔案管理部門應(yīng)加強對低保檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，切實將低保檔案管理納入低保工作內(nèi)容，做到低保檔案工作與低保工作同步布置、同步管理、同步檢查，確保低保檔案的規(guī)范、安全管理。

第二章低保檔案的收集、整理與歸檔

第六條低保檔案管理部門應(yīng)根據(jù)有關(guān)規(guī)定，建立健全低保檔案文件材料的收集、整理和歸檔制度，確保低保檔案的齊全完整。

第七條低保文件材料根據(jù)其形成規(guī)律和特點原則上分為審批類和日常管理類進(jìn)行整理。

（一）低保檔案歸檔范圍

1、審批類

（1）區(qū)級人民政府民政部門批準(zhǔn)享受最低生活保障的審批表；

（2）有關(guān)部門的入戶調(diào)查表；

（3）低保對象的申請書、居民戶口簿或居民身份證復(fù)印件；

（4）低保管理機構(gòu)要求提供的材料（家庭收入證明、下崗證、離退休證、結(jié)婚證、離婚證或判決書、殘疾證、就業(yè)狀況證明、勞動能力狀況證明、失業(yè)狀況證明、下崗職工基本生活費證明等等）；

（5）其它應(yīng)歸檔的材料。

2、日常管理類

（1）區(qū)級人民政府民政部門停發(fā)、增發(fā)、減發(fā)低保金的審批表和有關(guān)審核材料；

（2）低保對象參加公益活動記錄；

（3）低保對象名冊；

（4）日常入戶調(diào)查材料；

（5）低保對象分類統(tǒng)計表、低保資金統(tǒng)計表等統(tǒng)計材料；

（6）低保資金的預(yù)算和決算、劃撥憑證、發(fā)放領(lǐng)取名冊等材料；

（7）低保工作形成的照片、錄音、錄像、實物材料；

（8）低保信息系統(tǒng)、統(tǒng)計系統(tǒng)所形成的電子數(shù)據(jù)。

（二）低保檔案歸檔要求

1、歸檔的文件材料種類、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整。

2、歸檔的文件材料應(yīng)做到字跡工整、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、圖樣清，簽字蓋章、日期等標(biāo)識完整齊備。

3、歸檔文件材料的書寫和裝訂材料應(yīng)符合檔案保護(hù)的要求。

4、歸檔的電子文件數(shù)據(jù)應(yīng)與相應(yīng)紙質(zhì)文件數(shù)據(jù)保持一致，電子文件應(yīng)物理歸檔，一式三套。

（三）低保檔案整理方法

1、日常管理類文件材料以件為歸檔單位，逐件整理歸檔。審批類文件材料以一戶為一件進(jìn)行整理編目。整理方法按照*市檔案局《關(guān)于印發(fā)〈關(guān)于實施文件材料歸檔改革的主要做法〉的通知》（佛檔〔*〕1號）。

2、審批類檔案保管期限為該低保戶停保后不少于3年；日常管理類檔案保管期限參照文書檔案定為永久、定期兩種，定期分為30年、10年。

3、審批類和日常管理文件材料分別按年度—保管期限—時間（結(jié)合問題）順序排列單份文件，每一年度分別從“1”編制流水件號，第二年重新從“1”另編。

4、低保檔案應(yīng)在每件歸檔文件首頁上端的空白位置加蓋歸檔章，歸檔章項目內(nèi)容如下：

（1）全宗號：同級檔案館給立檔單位編制的代號。

（2）年度：文件形成年度，以4位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注公元紀(jì)年，如“*”。

（3）期限：歸檔文件保管期限的簡稱或代碼（審批類暫空，日常管理類填寫“永久”或“30年”或“10年”）。

（4）件號：文件的排列順序號。一個年度的歸檔文件均從“1”開始標(biāo)注。

（5）類號：分別填寫“審批類”和“日常管理類”。

5、低保對象分類統(tǒng)計表、低保資金統(tǒng)計表等統(tǒng)計材料歸入本單位的文書檔案。

6、低保資金的預(yù)算和決算、劃撥憑證、發(fā)放領(lǐng)取名冊等材料歸入本單位的會計檔案。

7、低保信息系統(tǒng)、統(tǒng)計系統(tǒng)所形成的電子數(shù)據(jù)：錄像帶、磁盤、照片等參照《磁性載體檔案管理與保護(hù)規(guī)范》（DA/T15-95）、《電子文件歸檔與檔案管理規(guī)范》、（GB/T18894-2002）及《照片檔案管理規(guī)范》（GB/T11821-2002）等有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)整理。

（四）低保檔案應(yīng)編制歸檔文件目錄。

第三章低保檔案的保管和統(tǒng)計

第八條低保檔案原則上由各區(qū)民政部門統(tǒng)一保管，因工作需要，確需由鄉(xiāng)鎮(zhèn)人民政府（街道辦事處）或低保經(jīng)辦機構(gòu)保管的。各區(qū)民政部門、檔案行政管理部門應(yīng)加強指導(dǎo)、檢查。

第九條低保檔案原則上應(yīng)由業(yè)務(wù)部門管理，每年向本單位檔案部門移交檔案目錄，任何單位和個人不得據(jù)為己有。

第十條低保檔案管理部門應(yīng)建立健全低保檔案保管、保密、利用、鑒定銷毀、統(tǒng)計制度，確保低保檔案規(guī)范化管理。

第十一條低保檔案管理部門要配備必要的保管設(shè)備和防護(hù)設(shè)施，保證低保檔案的安全。

第十二條低保檔案部門應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查清點，確保檔案不丟失，不損壞。發(fā)現(xiàn)破損、蟲蛀、褪色或字跡模糊等現(xiàn)象時，應(yīng)及時修補、復(fù)制或進(jìn)行其它技術(shù)處理。

第十三條低保檔案管理人員調(diào)動工作時，應(yīng)在離職前辦好交接手續(xù)。

第十四條檔案部門應(yīng)對低保檔案的收集、管理、利用、鑒定銷毀、移交進(jìn)館等情況進(jìn)行準(zhǔn)確統(tǒng)計，填寫檔案工作基本情況統(tǒng)計報表，并按規(guī)定報送上級業(yè)務(wù)主管部門和同級檔案行政管理部門。

第四章低保檔案的利用

第十五條各區(qū)民政部門應(yīng)對低保檔案的利用權(quán)限做出明確規(guī)定，確定低保對象查閱低保檔案的范圍，建立檔案借閱登記簿，健全借閱檔案登記、審批手續(xù)，做好利用效果反饋登記，掌握檔案的利用情況。

第十六條低保檔案主要供低保管理部門使用。上級單位、監(jiān)察機關(guān)、審計機關(guān)、法院和檢察院因工作或辦案需要可以查閱低保檔案。各單位保存的低保檔案不得借出。參保者查閱本人低保檔案需提供有效證件，如身份證等，經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)并核實參保者身份后，可以提供查閱或復(fù)制。

第十七條低保檔案管理部門應(yīng)設(shè)立公共查閱室，或在本部門設(shè)立開放窗口，或明確低保檔案開放日，對外提供利用。

第十八條低保檔案管理部門應(yīng)當(dāng)編制、公布低保檔案利用指南和公開目錄，通過設(shè)立公開欄、網(wǎng)上公開等多種方式，方便群眾利用。

第十九條低保檔案管理部門應(yīng)向同級地方綜合檔案館提供主動公開的低保檔案信息(低保檔案電子目錄)。

第二十條低保檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真做好低保信息管理、整合工作，做好低保信息查詢服務(wù)工作。

第二十一條低保檔案管理人員和利用者應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案管理有關(guān)規(guī)章制度，任何部門、單位和個人不得抽取、篡改、損毀、偽造檔案。

第五章低保檔案的鑒定銷毀

第二十二條檔案保管期滿后，應(yīng)由業(yè)務(wù)部門提出初步存毀意見，會同檔案部門共同鑒定，編制銷毀清冊。

第二十三條單位負(fù)責(zé)人在檔案銷毀清冊上簽署意見。

第二十四條銷毀檔案應(yīng)指定兩人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，防止檔案遺失和泄密。檔案銷毀后應(yīng)寫出銷毀報告，監(jiān)銷人要在銷毀清冊上簽字。銷毀報告和銷毀清冊應(yīng)歸入全宗卷永久保管。

第二十五條銷毀的檔案應(yīng)在歸檔文件目錄備注中注明。

第六章低保檔案的移交

第二十六條屬于進(jìn)館范圍的低保檔案（包括電子文件），應(yīng)按同級檔案行政管理部門的要求，定期向同級綜合檔案館移交。

第二十七條向檔案館移交檔案，應(yīng)將打印的全宗指南、紙質(zhì)案卷目錄（一式三份）及其電子目錄和相關(guān)參考資料一并移交。