國有企業電子招投標檔案管理淺析

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【摘要】本文以國有企業電子化招投標檔案管理為研究對象，闡述了當前電子化招投標形式下檔案管理的特點，對進一步完善國有企業招投標檔案管理工作提出了意見和建議。

【關鍵詞】電子化招投標；國有企業；檔案管理

隨著時代的進步、科技的發展，招投標工作已由紙質化向全流程電子化轉變，但在推行電子化招投標過程中，檔案管理工作也出現了許多問題。本文對此進行了分析。

一、電子化招投標檔案管理特點

傳統紙質招投標形式下，一個項目招投標工作完結后，會形成招標文件、投標文件、其他相關資料等大量的紙質文件。而國有企業對招投標檔案資料的管理極其嚴格，須遵照其相應標準、流程進行檔案歸檔，招標人、招標代理機構在資料收集、搬運、整理、立卷、存檔等工作過程中需耗費大量成本。并且國有企業的招投標檔案資料須嚴格遵守存放年限，隨著時間推移，大量紙質文件占用空間，致使檔案室改擴建工作頻繁，在重復的轉運、搬運、整理過程中還存在損壞、遺失的風險。近年來，各大國有集團公司陸續建起集團內的電子化招投標平臺與系統，頒布相應的電子化招投標平臺管理規定、實行電子化招投標后，檔案管理工作具有以下特點：第一，依托電子化招投標平臺與系統，招投標過程資料均能形成電子數據檔案，儲存在電子招投標平臺中，招投標資料載體由傳統紙質轉變為電子數據，極大地減少了紙張與相關耗材的浪費。并且過程資料均已在實施階段形成，同步記錄于平臺內，招投標資料基本實現無紙化，相關負責人可以簡便快捷地完成資料的編寫、收集、統計工作，直觀了解項目進度，提高工作效率。第二，招投標系統中對數據的修改均能實現留痕，在一定程度上避免了檔案資料整理階段工作人員對招投標檔案資料“動手腳”的現象。第三，電子數據檔案無需占用過多的物理儲存空間，節省庫存空間及各類檔案存檔文具等，站在企業角度亦節約了檔案存放場所的建設或租用成本，減少了專職檔案管理人員的數量，減少了檔案架編號、搬運、來回往返于檔案館查閱等各類瑣碎工作。全流程電子化招投標形式下的檔案管理響應了國家可持續發展戰略方針，符合綠色低碳的理念，幫助企業降本增效。

二、電子化招投標檔案管理工作的現狀及存在的問題

招投標工作全過程形成的各類檔案是招投標活動的真實記錄，資料存檔方便日后招標人、招標代理機構、監督部門對招投標相關資料進行檢查、參考，從招投標檔案資料合理性、合規性、完整性等各方面反映了工作質量的高低。招投標檔案通常是由招標人、招標代理機構分別進行存檔。目前電子化招投標檔案管理工作存在一些問題。

1電子化招投標檔案存檔無具體規章制度

《電子招標投標辦法》中規定招標投標活動中的數據電文應當進行電子存檔，但是沒有明確規定電子文件的具體存檔方法和存檔要求。各國有企業電子化招投標平臺啟用后，雖然要求其各成員單位在線上平臺進行實施，但并未規定招投標結束后形成的檔案資料如何進行存檔，日后采用什么形式進行查閱。實踐中招標人、招標代理機構根據自身認識與理解，采取各式各樣的存檔方法。

2電子化招投標檔案未被全面認可

關于招投標電子數據檔案的認識，部分招標人、行政監督機構存在差異，尤其是對其地位與作用看法不一。國有企業招投標項目雖然已在電子招投標平臺操作實施，但又要求“線下須同時采用紙質化形式，電子化文件與紙質版文件不一致時，以紙質版文件為準”。許多國有企業招標人上級單位或監督部門進行檢查、審計過程中，均要求招標人、招標代理機構提供紙質版資料進行查閱，僅提供電子化文檔不予認可，招標人、招標代理機構仍需依靠人工在檔案館調閱、查找、復核，實際電子化程度并不高。究其原因，部分國有企業招標人、招標代理機構持有守舊思想，堅信存檔紙質文件更踏實，更符合流程規定。招標人、招標代理機構自己編制的資料形成紙質版文件，同時要求投標人提供紙質版投標文件，全流程以紙質版文件為準，日后也才能滿足監督、審計的需要。

3成本不減反增，耗費大量不必要的時間精力，工作效率不高

因部分國有企業的電子化招投標工作實際以紙質版為準，開評標過程也采用線下方式進行，在招投標活動結束時，招標人或招標代理機構被要求在電子招投標平臺中再操作一遍，并保持與紙質文件一致，電子系統許多設置的錄入模塊又與實際各種類型的招投標模式不一樣，導致招標人、招標代理機構耗費了大量的時間、精力。檔案整理階段，既要存檔紙質版文件，又要存檔電子化文件，而目前大多數存檔電子化文件也僅刻錄在普通的電子光盤中，難以保證電子化文件的完整性、安全性。

三、電子化招投標檔案管理工作的建議對策

1明確規章制度，規范管理方式，使電子招投標檔案管理有據可依

應建立健全電子招投標檔案管理規章制度，各地招投標行政監督部門、檔案管理部門統籌協調出臺電子招投標檔案管理的規范性文件，統一招標人、招標代理機構存檔標準。各國有企業集團總部在制定本集團內的電子檔案管理制度時以此為基礎，結合自身實際，制定出更細致具體、切實可行的電子檔案管理制度。

2優化電子招投標平臺，保證電子檔案的可用性、真實性、安全性

首先，電子招投標平臺要不斷更新完善安全技術與保護措施，利用防火墻、監控系統等技術防護病毒、防止檔案信息泄露，同時為避免信息丟失，在電子招投標平臺運行過程中，做好電子檔案二次備份工作，以防信息丟失。其次，實踐過程中不認可或不使用電子數據檔案存檔，主要的原因之一就是認為提供的電子檔案有被替換、修改的可能，缺乏真實性。電子招投標平臺應通過相應技術，留痕招投標活動各方在電子平臺上的各類操作記錄，同時完善文件加密技術，將較為重要的招標文件、投標文件、開評標過程資料轉為帶水印的、不可修改的防偽加密文檔，保證平臺電子數據檔案不可篡改、調換，能真實記錄下招投標活動，使招標人、監督審計單位敢于使用電子數據檔案，認可其真實記錄的特性。最后，各國有企業電子招投標平臺可在日后招標人上級部門、監督單位查閱、檢查審計時，對其進行授權、驗證，使其在電子平臺中更加方便迅速地檢索到所需項目檔案，大大提升工作效率。

四、結語

綜上所述，國有企業在推行全流程電子化招投標的過程中，檔案管理方面還存在著諸多問題，應積極轉變思維，適應新時期電子招投標發展需要，制定切實可行的檔案管理制度及標準，進一步完善電子化招投標形式下檔案管理工作，使電子化招投標檔案管理工作被廣泛認可，推動全流程電子化招投標活動健康發展。

參考文獻：

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[2]楊潔.招投標檔案管理電子化研究[J].辦公室業務,2020,No.344(15):89-90.

作者:陳博倫 單位:中航技國際經貿發展有限公司