檔案信息化管理創(chuàng)新研究

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摘要：互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，人們的生活及學(xué)習(xí)更加豐富且快捷，因此，針對(duì)檔案信息的管理數(shù)量增多且難度加大。“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代推進(jìn)檔案信息化管理創(chuàng)新的必要性在于資源共享與提高效率，“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代檔案信息化管理創(chuàng)新的主要途徑為制定管理目標(biāo)，完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)等，旨在促進(jìn)我國(guó)檔案管理工作的信息化發(fā)展。

關(guān)鍵詞：“互聯(lián)網(wǎng)+”；檔案；信息化管理

基于“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)得到越來(lái)越廣泛的應(yīng)用，提高檔案管理的工作效率，能夠促進(jìn)檔案信息化的創(chuàng)新發(fā)展。檔案管理工作的信息化發(fā)展能夠使信息檢索速度更快并且精確度更高，繼而促進(jìn)了檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展。

一、“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代推進(jìn)檔案信息化管理創(chuàng)新的必要性

1.資源共享的主要途徑

“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代推進(jìn)檔案信息化管理創(chuàng)新研究具有重要的價(jià)值及意義，是實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化信息資源共享的主要途徑，并且能夠提高檔案信息資源建設(shè)效率的有效途徑。網(wǎng)絡(luò)中各種各樣的檔案信息通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)能夠?qū)崿F(xiàn)信息資源的交換和共享，克服了傳統(tǒng)信息資源傳遞共享過(guò)程中復(fù)雜和繁瑣的環(huán)節(jié)，不僅節(jié)省信息資源共享的人力及物力，并且能將檔案信息資源通過(guò)類(lèi)目進(jìn)行分類(lèi)，并上傳至網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫(kù)中，繼而實(shí)現(xiàn)檔案資源的高效管理及利用。相對(duì)于傳統(tǒng)的檔案管理及利用方式而言，將互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)結(jié)合至檔案信息管理工作中，具有一定的可行性及必要性，幫助檔案管理工作實(shí)現(xiàn)跨越性的進(jìn)步發(fā)展。

2.提高檔案管理的效率

互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代背景下，信息技術(shù)及網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的普及化發(fā)展將促進(jìn)社會(huì)中各行各業(yè)的進(jìn)步發(fā)展，檔案信息資源的管理與檢索將變得更加方便且快捷。互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)具有一定的優(yōu)勢(shì)及便捷性，在檔案信息資源的檢索過(guò)程中明顯優(yōu)于人的反應(yīng)速度，因此，將互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)結(jié)合至檔案管理工作中能推動(dòng)檔案管理的信息化發(fā)展，并且能克服單體計(jì)算機(jī)在信息資源檢索中的不便，提高檔案信息資源檢索的便捷性[1]。大數(shù)據(jù)技術(shù)與云平臺(tái)是互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的主要技術(shù)，大數(shù)據(jù)技術(shù)能夠?qū)?shù)據(jù)信息進(jìn)行分析和處理，而云平臺(tái)能夠?qū)崿F(xiàn)信息資源的在線(xiàn)管理，將兩種技術(shù)結(jié)合至檔案信息資源的管理過(guò)程中能提高檔案資源管理的質(zhì)量及效率。“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代推進(jìn)檔案信息化管理創(chuàng)新將降低檔案資源管理的成本，拓寬檔案管理的范圍及效率。

3.促進(jìn)社會(huì)現(xiàn)代化發(fā)展

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)及信息技術(shù)的進(jìn)步與發(fā)展，現(xiàn)代化及信息化是社會(huì)經(jīng)濟(jì)的主要發(fā)展趨勢(shì)，檔案資源的信息化管理是社會(huì)現(xiàn)代化發(fā)展的重要內(nèi)容之一。將互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)結(jié)合至檔案資源管理之中能夠促進(jìn)檔案資源管理的信息化及現(xiàn)代化發(fā)展，實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)管理與現(xiàn)代化信息技術(shù)的接軌。基于新時(shí)期的社會(huì)背景下，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)作為推動(dòng)社會(huì)經(jīng)濟(jì)及生產(chǎn)技術(shù)進(jìn)步發(fā)展的重要手段，在我國(guó)各行各業(yè)的生產(chǎn)管理過(guò)程中起到巨大的作用及影響力。檔案管理工作作為人類(lèi)社會(huì)生產(chǎn)生活重要的內(nèi)容，是人類(lèi)發(fā)展歷史中不可缺少的重要內(nèi)容。將互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)結(jié)合至檔案管理工作中具有重要的價(jià)值及意義，能夠使互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)與現(xiàn)代信息技術(shù)更好的結(jié)合，繼而為社會(huì)生產(chǎn)生活提供更加便捷的服務(wù)管理。

二、“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代推進(jìn)檔案信息化管理創(chuàng)新的限制因素

1.檔案管理人員思想觀(guān)念滯后

“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代推進(jìn)檔案信息化管理創(chuàng)新的落實(shí)發(fā)展中，檔案管理者的思想觀(guān)念及思想認(rèn)識(shí)滯后將成為主要的限制性因素，研究檔案管理發(fā)展的主要?dú)v史可以發(fā)現(xiàn)，我國(guó)的檔案管理工作更多是為人民政府的工作提供服務(wù)，因此，檔案管理工作人員的思想意識(shí)及觀(guān)念中存在一定的封閉性及滯后性，長(zhǎng)期的固化管理觀(guān)念將限制檔案管理工作人員現(xiàn)代化及信息化管理的意識(shí)樹(shù)立。由于思想觀(guān)念的限制，在檔案管理的實(shí)際工作過(guò)程中將缺少創(chuàng)新精神及時(shí)代意識(shí)，傳統(tǒng)的檔案管理方式將限制工作人員的能力。基于意識(shí)對(duì)人類(lèi)社會(huì)生產(chǎn)生活及實(shí)踐活動(dòng)的影響，思想觀(guān)念及管理理念的滯后性將制約檔案信息化建設(shè)的進(jìn)步發(fā)展。

2.專(zhuān)業(yè)設(shè)備和技術(shù)手段的限制

專(zhuān)業(yè)化及現(xiàn)代化的信息技術(shù)和設(shè)備是實(shí)現(xiàn)高質(zhì)量檔案資源管理工作的前提和基礎(chǔ)，而現(xiàn)階段檔案信息化管理創(chuàng)新發(fā)展將面臨著專(zhuān)業(yè)設(shè)備及技術(shù)手段與發(fā)展現(xiàn)狀之間的差距。在信息化檔案資源管理中，專(zhuān)業(yè)設(shè)備中將需要大量計(jì)算機(jī)，而將計(jì)算機(jī)結(jié)合至檔案資源管理工作中存在管理程序開(kāi)發(fā)、軟件功能等方面的差異性，甚至部分地區(qū)在資源管理工作之中沿襲傳統(tǒng)的工作方式，繼而檔案管理工作中仍處于低水平運(yùn)行階段[2]。因此，現(xiàn)階段檔案管理工作中專(zhuān)業(yè)設(shè)備及信息技術(shù)的結(jié)合效果差成為限制“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代推進(jìn)檔案信息化管理創(chuàng)新的主要因素，因此，應(yīng)引起政府部門(mén)的重視，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作中統(tǒng)一配備及統(tǒng)一管理。

3.互聯(lián)網(wǎng)文件安全存在危險(xiǎn)性

“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代推進(jìn)檔案信息化管理創(chuàng)新過(guò)程中，需要重視網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的不安全性及網(wǎng)絡(luò)環(huán)境對(duì)文件管理的威脅性。檔案信息通過(guò)文件的方式進(jìn)入互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)中，在促進(jìn)檔案信息資源管理的現(xiàn)代化及信息化進(jìn)步發(fā)展的同時(shí)，也存在一定的危險(xiǎn)性及不安全性。互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)及互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)自身具有一定的危險(xiǎn)性，如網(wǎng)絡(luò)病毒、黑客攻擊等。文件信息安全問(wèn)題主要為兩個(gè)方面，即檔案信息被盜取及文件的丟失。文件信息被盜取將直接影響檔案信息的價(jià)值性及機(jī)密性，而文件的丟失或更改將嚴(yán)重降低檔案信息管理的效率。因此，基于現(xiàn)階段的檔案管理工作的現(xiàn)狀應(yīng)更加重視檔案資源的安全型建設(shè)，在提高管理人員能力及素質(zhì)的同時(shí)強(qiáng)化管理理念及管理技術(shù)，繼而確保檔案資源的安全性。

三、“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代推進(jìn)檔案信息化管理創(chuàng)新的主要途徑

1.明確檔案信息化管理的主要目標(biāo)

“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代推進(jìn)檔案信息化管理創(chuàng)新中需明確檔案資源信息化管理的主要目標(biāo)，制定網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的規(guī)劃及標(biāo)準(zhǔn)。首先，檔案資源管理工作的現(xiàn)代化及信息化建設(shè)是一項(xiàng)具有系統(tǒng)性的工程，需要明確的建設(shè)目標(biāo)作為指引繼而提高教學(xué)的質(zhì)量及效率，缺少系統(tǒng)及科學(xué)的目標(biāo)指引“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代檔案信息化建設(shè)將降低實(shí)效性。“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代推進(jìn)檔案信息化管理創(chuàng)新應(yīng)先充分了解現(xiàn)階段的互聯(lián)網(wǎng)及檔案管理工作的現(xiàn)狀，深入研究網(wǎng)絡(luò)化檔案資源管理的必要條件及現(xiàn)實(shí)目標(biāo)，通過(guò)科學(xué)定位、科學(xué)規(guī)劃及科學(xué)實(shí)施提高檔案資源管理的質(zhì)量及水平。其次，“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代推進(jìn)檔案信息化管理創(chuàng)新目標(biāo)制定重要內(nèi)容為信息化標(biāo)準(zhǔn)的制定，即對(duì)檔案資源信息化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行規(guī)范，通過(guò)信息標(biāo)準(zhǔn)化的制定及完善實(shí)現(xiàn)“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代檔案信息化的可持續(xù)性發(fā)展。

2.完善檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)

完善檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，首先，需要完善技術(shù)基礎(chǔ)及設(shè)備基礎(chǔ)，通過(guò)完善技術(shù)及設(shè)備基礎(chǔ)保證檔案資源建設(shè)的有效開(kāi)展。其中將包含檔案館中已經(jīng)存檔的數(shù)字化及信息化電子文件，在建設(shè)形式之中主要包含檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)、電子檔案完整文稿及安全防火墻等。并且應(yīng)完善網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的建設(shè)，包括檔案管理工作的內(nèi)網(wǎng)及外網(wǎng)，以及與政府辦公相聯(lián)系的政務(wù)辦公網(wǎng)。其次，“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代推進(jìn)檔案信息化管理創(chuàng)新應(yīng)保證人才基礎(chǔ)，定期對(duì)檔案管理人才進(jìn)行專(zhuān)業(yè)知識(shí)及技術(shù)的培訓(xùn)，并培養(yǎng)起現(xiàn)代化的意識(shí)及使用現(xiàn)代化信息技術(shù)的能力[3]。最后，國(guó)家相關(guān)政府部門(mén)應(yīng)建立起檔案信息化管理的相應(yīng)政策及理念，繼而保證檔案信息化改革發(fā)展的工作能夠落實(shí)到實(shí)處，實(shí)現(xiàn)“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代推進(jìn)檔案信息化管理創(chuàng)新發(fā)展。

3.保障互聯(lián)網(wǎng)背景檔案信息化安全

檔案管理是收集紙質(zhì)文件資料的重要手段，電子檔案是將紙質(zhì)檔案進(jìn)行電子化掃描而得到的文件形式，在檔案電子信息化管理的過(guò)程中由于頻繁地進(jìn)行查閱移交，檔案受損和遺失的可能性將持續(xù)增長(zhǎng)。因此，“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代推進(jìn)檔案信息化管理創(chuàng)新應(yīng)注重保障檔案資源的信息安全，同步管理紙質(zhì)檔案及電子檔案，確保電子檔案的準(zhǔn)確性及真實(shí)性出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)及時(shí)查閱原件。并且在檔案電子化的管理過(guò)程中應(yīng)通過(guò)政策及制度進(jìn)行規(guī)范化的管理，通過(guò)法律制度的完善提高檔案資源的信息化管理安全性，構(gòu)建和諧安全的互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境，推動(dòng)檔案資源的信息化建設(shè)管理。借助安全協(xié)議并提高檔案資源管理工作的保密性，提高檔案信息化的安全管理。

四、結(jié)語(yǔ)

由于我國(guó)檔案管理事業(yè)發(fā)展的重視程度較低，在技術(shù)人員、專(zhuān)業(yè)設(shè)備、資金技術(shù)等方面存在較大的差距，因此，我國(guó)的檔案管理工作存在投入少、底子薄及技術(shù)欠缺的發(fā)展問(wèn)題。“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代推進(jìn)檔案信息化管理創(chuàng)新中需要保障檔案信息資源的基礎(chǔ)建設(shè)，其中包括設(shè)備技術(shù)基礎(chǔ)、人才基礎(chǔ)及政策基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn)：

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[3]張艷菊,孫季平,徐曉瑩.淺談農(nóng)業(yè)科研檔案信息化管理與創(chuàng)新[J].山東檔案,2017(3).

作者:張晶 單位:青島酒店管理職業(yè)技術(shù)學(xué)院