高校教學檔案管理現狀及策略

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摘要：文章首先分析了高校教學檔案管理的現狀，然后提出了改善高校教學檔案管理現狀的策略，包括與時俱進，敢于創新；普及教學檔案管理知識，提高重視度；加強教學檔案管理員隊伍建設；制定教學檔案管理規章制度，明確分類，優化管理。

關鍵詞：高校；教學檔案管理；信息化

高校教學檔案是高校在教學、教學管理和教學科研等活動中形成的有保存價值的文檔、圖表、聲像等不同形式的教學材料，是學校檔案的主體，也是了解教學內容、做好教學評估、提高教學質量的重要依據和支撐材料。

一、高校教學檔案管理的現狀

（一）用于教學檔案管理的場地和設施條件不足

教學檔案的保管主要以紙質檔案和實體保管形式為主，辦公場地有限，未建設有專門的教學檔案儲存室供各教學單位存儲教學檔案。目前，學校教學檔案管理工作主要以人工檔案管理方式進行，缺乏自動化、信息化管理。在教學檔案管理過程中，各教學單位大多將教學文檔材料存放在行政人員的辦公室，如放在文件盒、檔案袋、收納盒、鐵柜等。隨著師生人數增加、時間推移，有些辦公室已經沒有足夠空間擺放柜子，使得有些材料甚至沒有封裝，就直接擺放在辦公桌周邊。

（二）重視程度不夠

從學生層面來看，教師在課程教學過程中，給學生布置的課后實踐或實驗項目，學生時常漏交實踐報告或是實驗日志，抑或是單純應付式地從網上摘抄內容，這都使教師無法對學生的實踐和實驗能力進行評估，更無法明晰學生對專業知識的掌握程度，即學生全體對教學檔案的不重視，使檔案不能發揮其最大的效用。從教師層面來看，教師因各種原因遲交或漏交教學方案計劃表、期末教學總結材料、期末考試試卷質量分析材料等，教師群體對檔案材料的上交時間缺乏重視，延誤了教學材料歸檔的時期，長此以往，使教學檔案不完整，很大程度上影響后期教學評估工作的開展。另一方面，各教學單位的領導因事務繁忙，通常易忽略對本單位教學檔案管理工作的詳細部署，未對本單位的教學檔案進行逐層分工和明確各種教學檔案管理的負責人，造成辦公室內存在不同崗位的管理人員之間相互推諉的現狀。

（三）缺乏專業的教學檔案管理員隊伍

高校普遍并未設立專人或專崗管理教學檔案，教學檔案管理人員大多由非專業人員兼任。現今，科班出身的檔案管理人員匱乏，各教學單位的教學檔案管理工作默認由教學秘書兼任，因此在管理過程中，普遍存在對教學檔案歸檔精力不足、方式方法不嚴謹、缺乏管理經驗等問題。隨著時間的推移，使教學檔案存在缺損和丟失的風險。

（四）缺少教學檔案管理規章制度

在教學檔案管理方面，學校尚未建立明確的管理規章制度，對教學檔案的歸檔范圍、分類形式、保存年限、存檔時間等鮮有作出明確的規定和指示。例如，在教學單位的評優指標或是相應管理人員的考核制度中，缺乏對教學檔案管理工作的體現。再如，每當學校下達教學檢查通知、開展教學評估或學位評估時，各教學單位才加班加點地急忙歸檔。以上現狀都反映了高校在教學檔案管理工作方面缺少規章制度約束，基本上局限于應付式的任務管理狀態。

二、改善高校教學檔案管理現狀的策略

（一）與時俱進，敢于創新

高校應加大對教學檔案管理的經濟投入，在教學檔案管理過程中，做到與時俱進，敢于創新。第一，高校應建立專門的教學檔案儲存室，配備充足檔案柜、檔案盒、目錄夾、照片檔案冊、塑料標貼、檔案裝訂夾等基礎設施，為各教學單位提供充裕的存放空間和條件。第二，本著安全、完整、科學、規范的原則，高校應創新管理手段，如引進安全系數高、容量大的電子存儲設備或軟件等，充分借助信息化管理技術，推動高校教學檔案管理方式由紙質檔案和實體保管逐步向電子檔案和數字化存儲轉變，實現系統化管理，提高管理教學檔案的效率[1]。

（二）普及教學檔案管理知識，提高重視度

第一，高校應邀請教學檔案管理專家來學校開展講座，加強教職工教學檔案管理知識和技巧方面的培訓，以提高檔案管理人員的素質和責任意識，使其充分認識教學檔案在教學評估中的重要性。第二，高校應開展教學檔案管理知識競賽，充分調動教職工和學生在教學檔案管理工作中的積極性和主觀能動性[2]。只有各教職工和學生從主觀上深刻認識教學檔案的重要性，才能在整理和歸檔教學材料的過程中，保持檔案的系統性、真實性、科學性。

（三）加強教學檔案管理員隊伍建設

第一，高校應選拔掌握良好信息技術、具有一定檔案管理知識和經驗的教職工擔任教學檔案管理員，確保其具有較強的檔案管理能力和業務水平[3]，將教學檔案管理工作真正做到精細化、規范化，達到事半功倍的效果。第二，各教學單位之間相互學習和借鑒檔案管理經驗，同時加強與其他高校的交流，學習對方優秀的教學檔案管理技術和經驗，檔案管理員再結合所在教學單位的實際情況，不斷完善和規范自身的教學檔案管理工作流程和模式。

（四）制定教學檔案管理規章制度，明確分類，優化管理

第一，教學檔案管理規章制度應對不同類型的教學檔案的規格、保存年限、分類方式和范圍等做出嚴格規定，并以《高等學校檔案工作規范》和《高等學校檔案實體分類法》為依據，遵循系統性、科學性和規范性的原則，結合高校自身的實際情況，制定和健全適合本校發展的教學檔案管理規章制度。第二，高校應結合本科教學評估指標，創建教學檔案與教學評估資料一體化的管理模式。這有助于二者內容有效銜接和融合，避免出現檔案不全面或是文檔材料重復性堆積的情況[4]。在教學檔案管理過程中，大體上可將教學檔案分為五大類：第一大類是教務學籍，主要包含教學運行、期末考試、學生學籍等相關材料；第二大類是學位類，主要包含學生獲得學位名單、學位委員會會議記錄、學位委員會表決票等；第三大類是實踐教學，主要包含實驗教學、社會實踐、專業實習、畢業論文、專業學科競賽等相關的材料；第四大類，教學評估（教學質量監控）：主要包含教學單位巡課和聽課記錄、期中教學檢查、師生網上評價、巡考記錄、期末總結、教師授課、教學研討活動等方面的材料。材料歸檔時，高校要根據以上各大類中的詳細內容，制定出二級類目錄和標簽，做到層層細化，直觀明了，方便查找。第三，高校可將教學檔案管理工作納入教學單位的評優指標里，責任到人，使各教學單位領導和相關教學檔案管理人員從思想上重視起來，充分挖掘教學檔案資源的價值。

三、結語

高校應正確認識和分析教學檔案管理面臨的現狀及問題，充分借助信息化管理技術，改進傳統的工作思路和方式，逐步實現紙質文檔信息向電子檔案信息轉變，提高教學檔案管理人員的業務水平和工作效率[5]。同時高校要加強教學檔案管理員隊伍建設、制定和健全教學檔案管理規章制度，以輔助高校教學發展和變革。

參考文獻：

[1]洪雯雯.淺談民辦高校如何規范檔案管理:基于本科教學評估[J].才智,2017(33):53.

[2]郭蓉.探究高校教學檔案管理在本科教學評估中的應用[J].遼寧科技學院學報,2019(1):61.

[3]許煥春,黃元東.高校教學評估促進教研室教學資料歸檔的規范化[J].辦公室業務,2018(8):67.

[4]瞿翠玲,徐琪,黃菊,等.教學評估視閾下教學檔案管理的創新研究[J].科技資訊,2017(35):97.

[5]馬媛媛.當前高校教學檔案管理存在的問題及對策[J].文學教育(下),2018(4):125.

作者:黃媛 單位:中山大學新華學院