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      高校檔案管理服務模式創新探析

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      高校檔案管理服務模式創新探析

      【摘要】隨著科技的發展,人類已經進入了信息化時代。信息化技術使人們在日常生活中的很多方面都收益良多。高校檔案管理服務工作是社會主人文化建設的重要組成部分之一,如何在信息化時代對其模式進行創新成為了當前高校的一項重要課題。

      【關鍵詞】高校檔案管理服務模式;信息時代;創新

      信息化技術的發展影響到了千家萬戶,人們對其帶來的變革進行著不斷的適應,同時也享受著由此帶來的便利。高校檔案管理服務工作作為我國社會主義文化建設的重要組成部分之一,也深受信息化技術的影響。高校檔案管理工作在教學中有著重要的作用,是學校進行行政和教學工作的推進劑。

      1.高校檔案管理的發展特點

      隨著時代的發展和科技的進步,互聯網在當今的生活和工作中得到了廣泛的應用,人類進入了信息化發展時代。高校檔案管理工作在這樣的背景下面臨著新的挑戰,一般來講,高校檔案管理具有如下兩個特點:一是檔案管理的智能化。受到信息化科技的影響,新的檢索工具不斷被開發和利用,高校檔案管理工作有了很多的便利,比如信息的收集和檢索等更加簡便,檔案管理越來越向著智能化的方向發展。二是檔案管理的信息化。當前,高校檔案管理中最顯著的特點就是管理的信息化。網絡中的一些先進技術比如城市云等都可以運用到高校檔案管理中,使得檔案管理工作越來越趨向于無紙化和集中化。

      2.高校檔案管理中存在的一些問題

      隨著信息化技術的發展,高校檔案管理工作進入了發展的新時期。在管理的質量和水平上有了很大的提高,同時對社會和高校的發展都發揮了積極的作用。但是仍然存在著一些問題,這些問題的存在對于高校檔案管理的發展起到了嚴重的阻礙作用,具體如下:

      2.1需要進一步加強進行檔案管理的主動服務能力。

      對于高校來講,當前的檔案管理工作能夠達到適應發展的需要,但是在服務上卻還是處于相對被動的局面。這種被動與社會的發展和高校的發展需求差距較大,從而將檔案管理工作的效力進行了嚴重的影響。如何將高校檔案管理工作中的被動局面徹底打破,是高校當前的重要課題,也是其檔案管理服務工作發展的趨勢。

      2.2慣性思維仍然存在在檔案管理中。

      傳統思維對高校的檔案管理工作影響深遠,且長期以來,我國高校檔案管理工作一直受其影響。在這樣的背景下,我國的高校檔案管理工作發展較慢,處于小步前進的狀態。所以,當前高校檔案管理工作的重點就是要將這種傳統的思維模式進行打破。

      2.3檔案管理工作無創新性。

      高校檔案管理工作大多無創新性,這也是高校檔案管理工作中存在的重要問題。通過對高校檔案管理工作的調查發現,創新力不足是大多數高校存在的問題。造成創新力不足的原因是多方面的,比如現有體制對其的束縛;高校檔案管理人員缺乏強烈的創新意識等,這些都造成了高校檔案管理工作缺乏創新。

      3.如何創新信息時代高校檔案管理服務模式

      當前,我國處于社會發展的高速時期,社會進入了發展的信息化時代,如何在這種形勢下將高校檔案管理工作的效用充分發揮出來是當前各高校的重要難題。

      3.1將檔案管理工作進行服務提升的關鍵是提高服務意識。

      對于高校的檔案管理人員來說,只有將自身的服務意識進行提高,才能更好地做好本職工作。提高檔案管理工作的服務意識,首先要求檔案管理人員能充分認識到在新形勢下進行檔案管理工作服務的必要性和重要性,只要將其重要性和必要性進行充分的認識,才能在實際工作中做到對工作高度負責,并充分重視自己的本職工作。其次,要提高檔案管理人員的工作重視度,對于高校來說,檔案管理工作與教師和學生及學校息息相關,在信息化時代,更要加大對檔案管理工作的重視度,做好自己的本職工作,從而更好地適應新形勢下工作的角色轉變。

      3.2將檔案管理的效力通過信息化手段進行提升。

      在信息化時代,檔案管理工作比傳統的管理服務具有科技化、智能化和信息化的優勢。檔案管理人員要將這種優勢充分發揮出來,將信息化的技術和手段進行靈活掌握。通過相關的信息化技術培訓,根據本校的檔案管理實際,靈活應用,使得檔案管理工作具有更加的靈活多樣性。同時還要對管理過程中的成本、時間和效能等進行考慮,使得檔案管理工作能切實發揮到效力,從而更好地為現代化社會發展做出貢獻。

      3.3提高高校檔案管理人員的綜合素質。

      要想將高校檔案管理的服務模式進行創新,首先要做的就是將檔案管理人員的綜合素質進行提高。檔案管理人員的素質高低對創新力的提高具有決定性的作用。要想對檔案管理人員的綜合素質進行提高,首先要讓他們充分樹立起積極進行服務的理念,做到努力“走出去”,提高自己的競爭意識。其次,要加強他們的專業技能培養,讓相關的檔案管理人員掌握良好的專業技能,對網絡技術、信息技術和多媒體技術進行深入學習,這樣才能在工作中做到得心應手,從而塑造出高素質的檔案管理人員。

      3.4將高校檔案管理服務手段進行創新。

      對檔案管理服務手段的創新是高校檔案管理服務模式中的重要環節,其作用不容忽視。積極創新傳統的服務管理手段,使其能適應信息化時代的發展需求。各高校將推進檔案管理信息化建設的進程作為首要任務,在具體的檔案管理中引進一些先進的高科技,形成以現代科技管理手段為主、傳統管理手段為輔的格局。隨著檔案主體的增多,還可以建立相應的數字化檔案館。數字化檔案館的優勢在于能將海量的數據進行存儲,同時保證存儲不受時間和空間的限制,從而實現資源的最大化利用。

      小結

      信息化技術的發展使人們受益良多,如何在信息化時代實現高校檔案管理服務工作的創新性是各高校當前面臨的重要課題。只有將檔案管理服務工作的效力充分發揮在教學和教育工作中,才能更好地保證高校的各項工作順利開展。

      參考文獻:

      [1]韓雪.試析信息化背景下的檔案管理工作創新[J].東方企業文化,2013,(16).

      [2]李劍虹.談對高校檔案利用服務能力提升的對策[J].科技視界,2014,(18).

      [3]趙黎霞.創新高校檔案服務機制研究[J].人力資源管理,2015,(07).

      作者:楊東梅 單位:中原工學院

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