機關檔案管理工作淺談

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一、引言

眾所周知，現在機關單位中的檔案種類已經不是過去只有一些文書類的檔案，隨著近幾年科技的快速發展，現在檔案開始變得各式各樣，包括聲像檔案、實物的檔案、科技檔案以及專業檔案等等各種信息。檔案的種類在逐漸的增加，那么查找信息的時間也就會隨之大大的增加，這就需要機關單位的管理者與員工都應該以一種全新的管理方式來代替過去的服務模式。目的是能夠滿足員工們可以快速便捷的查詢到自己所需要的信息。除此之外，機關單位在平日的工作中，不但會產生許多的紙質版的檔案，而且還會有大量的一些電子類的檔案文件，這就會造成檔案室接收的文件變得越來越多。檔案的存儲量會大量的上升。基于以上幾點可知，擴大其檔案資料的收藏與管理工作是勢在必行。

二、目前機關單位檔案管理工作中存在的不足

（一）機關檔案管理工作缺乏一定的實施力度，并不能對其進行充分的利用。

當前的機關單位對這些檔案的管理工作的作用以及意義基本上有了一個正確的認識，而領導也提出了員工要加強對檔案工作管理。但是實際的情況卻因為部門不同而存在一定的差異。很多的員工知識單純的認識到檔案管理這項工作的表面作用。認為檔案的管理是為了即在單位的日常瑣事、保管工具以及抄寫記錄。與此同時，對于已經建立的檔案資料，其管理者與員工并不能對其進行充分的利用，這就使得檔案出現了形式化的一些色彩，造成檔案管理的價值也就不能得到很好的體現。如何才能加強激光檔案的管理工作，不但是當前形勢其發展的要求，同時也是我們檔案管理工作者必須面對和解決的問題。本篇文章的筆者對機關檔案管理這項工作進行了敘述，并指出機關的檔案管理的工作中存在的一些問題，并在此基礎上提出了相對應的解決措施，進而強化其檔案管理服務性工作能夠高效的開展。

(二)檔案管理人員的素質普遍較低。

檔案管理的工作只是作為機關單位中日常工作的一部分，因此在人員的配置方面是缺乏一個專業的檔案管來人員。幾乎所有的檔案管理的工作人員他們在專業技能和素養這兩方面都有很大的不足，對于檔案資料的搜集、分類與管理等等的工作是缺乏一個專業的知識與相應的工作熱情。這就使得他們在檔案的管理隨意性相對來說大一些，會對檔案的價值產生一定的負面影響。

三、如何有效的做好機關檔案管理工作

（一）對現在的檔案資料做進一步的深入與完善。

檔案的管理人員在對檔案進行收集與整理的過程中就應該對文件做一個明確的分類，并進行準確的編號。同時要隊文件的資料做一個科學合理的分類與陳列，或者是可以依照不同的部門而對其進行分類。也可以依據不同的屬性與作用而對檔案進行分類。這樣可以在一定程度上減少了其手寫借閱信息而花費的時間，同時還能夠避免了因為借閱資料的損壞或者是丟失的情況。不但能夠提高服務的質量，而且還能夠提升檔案的工作人員的一些專業技能。

（二）引進和充分的利用信息化的技術管理與檔案保存，保證檔案能夠通過網絡而進行一個在線的服務與信息資源的共享。

首先將紙質版的檔案原件做一個掃面，將這些檔案能夠以電子圖片的形式對其做二次的保存、管理與使用。通過此種方法，不但可以對檔案進行了備份，而且還能夠避免其紙質版的檔案在保存的過程中因為天災或者是人為的事物而造成的文件丟失、損壞或者是被污染。除此之外，還能夠避免因為過多的借閱以及使用的過程中出現的檔案的損壞等等的一些現象。進行電子檔案的保存不但可以保護了一些貴重檔案的源文件，與此同時也可以為企業減少了一些沒必要的損失。其次，機關可以開展一個在線服務的系統。檔案的工作人員完全可以通過電腦將一些費隱私的、重要性不是很強的檔案的電子信息，通過使用關鍵詞或者是其他的一些搜索的條件，將電子的檔案做一個科學的分類。也可以將檔案的資料做歸類，，或者是直接將一些信息資料依照部門、屬性以及作用等進行分類。這樣可以在需要一些相關的資料做查找的時候，工作人員能夠及時有效的從大量的檔案資源中迅速的查找到正確的信息。工作人員再對檔案的資源進行歸類與整理之后，完全可以借助網絡的連接，而實現電腦上資源的共享。同時需要對檔案做實時的更新和維護，員工們可以通過自己的計算機而查找所需要的信息與資料，這樣就能夠減少了借閱資料而需要的時間，提高了查找資料與辦理手續的效率。

(三）機關領導要加強對檔案管理工作人員的執行與監督

一般情況下，員工在工作中的重點與方向幾乎都是以另外的指示與態度來作為風向標的，領導除了要加強對檔案管理這項工作的關注與投入，更重要的是要做好對員工的監督與執行的工作，真正的將其進行貫徹與落實，而不是一句口號而已。提高報關信息設備的安全可靠性。企業和事業單位的信息部一定要完善處理，保管信息的設備，提高信息管理工作需要的硬件以及軟件設備的水平。高水平的硬件，軟件設備不僅能夠提高信息利用的效率，同時還能夠提高對信息的保護層級，防治外來黑客對信息進行竊取。

四、結束語

檔案見證了各個機關單位的成長歷程，與此同時更是我們管理工作中必不可少的組成部分。隨著經濟的快速發展，面對新時代、新的挑戰。機關中的檔案管理者與工作人員應該在工作的過程中不斷的提升自己的專業技能與職業素養，積極創新、努力進取，提升機關檔案管理部們的綜合素質與服務的水平，進而為機關單位未來的發展而打下堅實的基礎。

作者：劉曉峰 單位：洮南市中小企業服務中心