事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)管窺

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一、事業(yè)單位檔案管理工作信息化建設(shè)的問題

1.沒有合理開發(fā)檔案信息資源

目前我國的事業(yè)單位沒有有效地開發(fā)利用檔案信息資源,采集檔案信息資源的內(nèi)容較少，信息資源的重復(fù)加工比較嚴(yán)重,檔案信息化資源的質(zhì)量也有待提高。到目前為止，我國檔案資料開放的比重還是處于低水平的。據(jù)不完全統(tǒng)計(jì)，2009年全國各級(jí)綜合性檔案資料館開放檔案資料共為4521萬卷,只占館藏檔案資料總數(shù)的22.7％左右。而我國現(xiàn)在已經(jīng)建設(shè)了3000多個(gè)信息化的數(shù)據(jù)庫,而且這些信息化的數(shù)據(jù)庫取得了良好的成績,但目前這些數(shù)據(jù)庫中大部分?jǐn)?shù)據(jù)資源還沒有得到充分的開發(fā)利用。

2.缺乏必要的檔案信息內(nèi)容安全的措施

事業(yè)單位中的有些檔案資料是與普通的檔案資料是不一樣的，可能會(huì)涉及到很多的國家機(jī)密信息，因此在進(jìn)行信息化處理時(shí)要注意文件資料的安全。各個(gè)事業(yè)單位在進(jìn)行信息化建設(shè)時(shí)，要首先切實(shí)保證涉密資料的安全。但是在日常工作時(shí)，有些事業(yè)單位很容易的忽視這個(gè)問題，從而威脅了涉密資料的信息安全。主要表現(xiàn)在事業(yè)單位可能對(duì)公開的信息資料審查程序不嚴(yán)，甚至在涉密計(jì)算機(jī)上使用外網(wǎng)瀏覽網(wǎng)頁等，這些很容易導(dǎo)致黑客等竊密到機(jī)密文件資料。因此事業(yè)單位要嚴(yán)格按照有關(guān)規(guī)定對(duì)事業(yè)單位的檔案進(jìn)行管理與公開，做到確保機(jī)密資料的安全。

3.檔案管理工作人員素質(zhì)低下

在社會(huì)主義市場經(jīng)濟(jì)條件下，人們可以自由選擇職業(yè)，因此都向往工作有活力的企業(yè)單位，而那些平淡無奇的工作，很難招到留得住大學(xué)畢業(yè)生，事業(yè)單位的檔案管理工作就屬于這樣的工作，所以造成現(xiàn)在事業(yè)單位的檔案管理工作缺少實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)豐富的人員與想長時(shí)間從事這個(gè)方面工作的新人。由于很多剛進(jìn)入事業(yè)單位檔案管理工作的工作人員的經(jīng)常更換，直接對(duì)事業(yè)單位的檔案整理與記錄產(chǎn)生了不利的影響，使檔案管理工作變得很混亂，有時(shí)甚至丟失事業(yè)單位重要的檔案文件等。因此事業(yè)單位要對(duì)檔案管理工作有足夠的重視，配置優(yōu)秀的工作人員，充實(shí)檔案管理工作的隊(duì)伍。

4.檔案檢索效率比較低

檔案檢索方式按照檢索方式可分為計(jì)算機(jī)檢索與手工檢索，其效率和檔案硬件設(shè)施有很大的聯(lián)系，而檢索效率依賴于檢索工具，隨著現(xiàn)代科技的發(fā)展，計(jì)算機(jī)是目前檢索速度最快的檢索工具，但還是有很多基層事業(yè)單位堅(jiān)持手工檢索。也有很多部門為了提高檔案檢索效率，對(duì)多種檢索工具研發(fā)投入了很大人力物力，錯(cuò)誤的認(rèn)為檢索工具越多檢索速率就越快，但實(shí)際上并不是這樣的，檔案檢索效率在于檢索設(shè)備是否精益求精而不是數(shù)量的多少，而且檢索工具設(shè)置過于細(xì)密或者過于繁瑣，不但不能提高檔案檢索速度，還可能造成檔案重疊出現(xiàn)的情況發(fā)生。

二、事業(yè)單位檔案管理工作信息化建設(shè)的途徑

1.制定規(guī)范的檔案管理工作的制度

在我國的基本國情下，事業(yè)單位是比較特殊的單位，而事業(yè)單位的檔案管理部門是一個(gè)處于邊緣化的機(jī)構(gòu)。法律法規(guī)對(duì)事業(yè)單位的檔案管理工作有著明確的規(guī)定，因此檔案管理工作的信息化要在法律法規(guī)的允許下進(jìn)行，也就是檔案管理的信息化在一定程度上受到了法律法規(guī)的約束，從而事業(yè)單位檔案管理信息化可以有章可循，有法可依。而不同的事業(yè)單位要根據(jù)自身的實(shí)際情況，制定本事業(yè)單位自己的檔案資料管理制度，對(duì)工作人員進(jìn)行不間斷的培訓(xùn)與內(nèi)部約束。

2.合理規(guī)劃事業(yè)單位檔案管理的信息化

事業(yè)單位要結(jié)合自身的經(jīng)濟(jì)發(fā)展目標(biāo)制定合理的檔案管理信息化的進(jìn)程。在新的歷史時(shí)期，雖然檔案管理工作信息化是必然的發(fā)展趨勢(shì)，但是不能盲目跟風(fēng)。在進(jìn)行事業(yè)單位的檔案管理信息化的建設(shè)之前，必須要深入地進(jìn)行科學(xué)規(guī)劃，有條理的推進(jìn)。規(guī)劃要充分結(jié)合實(shí)際情況，制定檔案管理信息化的近期目標(biāo)與遠(yuǎn)期目標(biāo)，這樣才能使檔案管理信息化得到順利推進(jìn)，使檔案檔案管理工作得到可持續(xù)的發(fā)展。

3.完善對(duì)事業(yè)單位的檔案信息化的監(jiān)督制度

強(qiáng)有力的監(jiān)督制度可以確保事業(yè)單位檔案管理信息化的過程得到制約與監(jiān)督，保證其過程是在法律法規(guī)規(guī)定的范圍之內(nèi)。完善的監(jiān)督制度可以促進(jìn)檔案管理工作人員的工作積極性、主動(dòng)性以及創(chuàng)新意識(shí)，也可以進(jìn)一步保障檔案資料的信息安全。事業(yè)單位要充分利用單位內(nèi)部的監(jiān)督與單位外部的監(jiān)督，使兩者相互結(jié)合，相互補(bǔ)充，相互合作，及時(shí)準(zhǔn)確地發(fā)現(xiàn)檔案管理信息化過程中存在隱患的做法，然后糾正錯(cuò)誤的做法，這樣可以確保建設(shè)一個(gè)高效、安全的檔案管理信息化的系統(tǒng)。

4.要全面提高檔案管理工作人員的素質(zhì)

隨著信息時(shí)代的到來，事業(yè)單位的檔案管理工作要實(shí)現(xiàn)信息化，首先是使檔案管理工作人員掌握信息化的檔案管理方法與技能，因此要注意培養(yǎng)檔案管理方面的人才，提高他們的綜合素質(zhì)與能力,檔案管理工作要以服務(wù)事業(yè)單位的工作人員為主要內(nèi)容，提高事業(yè)單位檔案管理人員隊(duì)伍的綜合能力。事業(yè)單位要加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作人員的培訓(xùn)，改變傳統(tǒng)的檔案管理方式與知識(shí)結(jié)構(gòu),全面提高檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)。

5.建設(shè)實(shí)用的檔案管理信息化網(wǎng)站

檔案管理信息化網(wǎng)站是事業(yè)單位的檔案部門以網(wǎng)頁的形式建立的站點(diǎn)，給相關(guān)人員提供相應(yīng)的檔案信息服務(wù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理資料的網(wǎng)上查找等信息化的使用。網(wǎng)頁式的服務(wù)是檔案管理工作信息化的重要的方式與模式，這種模式有利于信息資源的傳遞，因此這種模式將成為以后檔案管理信息化的主流模式。實(shí)用的檔案管理信息化網(wǎng)站應(yīng)該具有升級(jí)更新的能力、再次開發(fā)的能力等，能適應(yīng)這個(gè)快速發(fā)展的社會(huì)，可以充分的利用計(jì)算機(jī)的強(qiáng)大的資源。

6.加強(qiáng)建設(shè)檔案管理工作的信息化

事業(yè)單位的檔案管理工作也要跟隨信息化的發(fā)展潮流，在檔案管理工作中運(yùn)用先進(jìn)的科技手段與技術(shù)，提高檔案管理工作的效率與質(zhì)量。事業(yè)單位檔案管理工作人員在計(jì)算機(jī)的輔助下，要及時(shí)更新檔案內(nèi)容，準(zhǔn)確保存各類檔案信息，充分利用計(jì)算機(jī)與掃描儀等現(xiàn)代化設(shè)備保存圖片以及聲像等檔案資料，這樣也可以實(shí)現(xiàn)檔案資料保存的無紙化，節(jié)省檔案資料管理的資金與保存的空間。

7.逐漸實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的數(shù)字化

檔案信息資源的數(shù)字化是對(duì)檔案原文件保存的重要方式，事業(yè)單位應(yīng)該充分利用先進(jìn)的信息手段與科學(xué)技術(shù)把各種物質(zhì)化信息資源進(jìn)行數(shù)字化的保存工作，并且建立起檔案全文數(shù)據(jù)庫和檔案目錄數(shù)據(jù)庫，為事業(yè)單位的每個(gè)工作人員提供必要的服務(wù)。同時(shí)檔案管理工作的數(shù)字化要結(jié)合傳統(tǒng)的檔案管理工作的方法，使兩者相互補(bǔ)充，相互共存，共同發(fā)展。

三、總結(jié)

隨著我國的社會(huì)經(jīng)濟(jì)水平的快速發(fā)展與進(jìn)步，通過上文對(duì)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)中存在的問題以及解決方案的進(jìn)行系統(tǒng)的論述，可以了解到我國事業(yè)單位檔案管理工作進(jìn)行信息化的模式，這也符合我國社會(huì)主義市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展的規(guī)律，可以促進(jìn)事業(yè)單位的順利發(fā)展與進(jìn)步。各個(gè)事業(yè)單位檔案管理進(jìn)行信息化總體規(guī)劃時(shí)，要提前做好規(guī)劃的進(jìn)程步驟，也要做好信息安全的工作，采用新的檔案管理工作方法。另外，在目前的事業(yè)單位改革歷程中，要充分抓住這個(gè)機(jī)遇，沉著應(yīng)對(duì)挑戰(zhàn)，積極創(chuàng)新，充分結(jié)合傳統(tǒng)檔案管理方式，做到單位事業(yè)檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展與進(jìn)步。

作者：蘇紅單位：齊齊哈爾市富裕精神病人療養(yǎng)院