信息化時代下的高校檔案管理

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一、信息化時代高校檔案管理存在的問題

（一）檔案管理工作人員的整體素質(zhì)偏低

信息化時代，高校檔案管理人員必須是高素質(zhì)人才，他們不能只擁有關(guān)于檔案管理的知識，還需要會操作各種不同的計算機(jī)管理軟件，學(xué)會維護(hù)系統(tǒng)，并不斷地提高自身的安全意識。但是，我國當(dāng)前的高校檔案管理人員現(xiàn)狀是整體素質(zhì)偏低，不能有效地適應(yīng)信息時代的檔案管理需要。有些高校已經(jīng)擁有了建設(shè)檔案管理信息化的條件，但檔案管理人員的各方面都有所欠缺，專業(yè)化程度不高，精通檔案管理又會操作計算機(jī)的人才嚴(yán)重缺乏。

（二）檔案管理意識比較差

高校檔案信息化管理是高校信息化管理的基礎(chǔ)，但有很多的檔案管理工作人員對檔案管理的重要性，缺乏系統(tǒng)的認(rèn)識。有些人認(rèn)為檔案管理就是整理資料，不出錯就可以；還有些人認(rèn)為檔案管理是附加工作，無所謂好壞，這些錯誤的認(rèn)識都直接影響著檔案信息化管理。

（三）資金不足，管理手段落后

在檔案信息化管理中，所有的技術(shù)、設(shè)備都需要配套，需要足夠的硬件投入，對于系統(tǒng)的維護(hù)、更新也需要大量資金，而資金的缺乏，直接制約著高校檔案管理的信息化發(fā)展。有些學(xué)校已經(jīng)建成了檔案數(shù)據(jù)庫，各部門之間不配合；有些學(xué)校和軟件公司合理開發(fā)軟件，但由于知識面涉及的不同，開發(fā)的軟件對檔案管理不太實用；還有就是設(shè)計的軟件太過復(fù)雜，本來工作人員的素質(zhì)就比較低，導(dǎo)致數(shù)據(jù)庫的使用率較低。

（四）信息安全需要加強(qiáng)

社會信息化程度還在不斷的加深，檔案的數(shù)量急劇增加，內(nèi)容也越來越豐富。隨著各種不同的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的推廣，使得檔案的載體增多，但是檔案具有一定的保密性，我們必須處理好保密和開發(fā)的關(guān)系。檔案的信息化管理，使其與校內(nèi)外的聯(lián)系加強(qiáng)，出現(xiàn)了諸如非法訪問、電腦病毒以及黑客攻擊等問題。

二、信息化時代保證高校檔案管理安全性的措施

（一）有效提高工作人員的素質(zhì)水平

只有把工作人員的素質(zhì)水平有效提高，檔案管理信息化才可以更好的發(fā)展。隨著社會的不斷發(fā)展進(jìn)步，信息化技術(shù)將會占據(jù)著未來社會的主導(dǎo)地位，高校必須利用各種方法對檔案管理人員進(jìn)行高效的培訓(xùn)工作。必須有效的加強(qiáng)檔案管理人員的計算機(jī)應(yīng)用知識、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等，有效地提高檔案管理人員的整體素質(zhì)。對檔案管理人員進(jìn)行新技術(shù)、新方法的培訓(xùn)，提高領(lǐng)導(dǎo)干部的信息化水平，培養(yǎng)出熟悉檔案業(yè)務(wù)，又精通計算機(jī)技術(shù)的高素質(zhì)人才。此外，在招收職工時，必須充分了解應(yīng)聘人員的計算機(jī)水平和檔案管理基本知識，從根本上解決工作人員素質(zhì)偏低的問題。

（二）針對性的強(qiáng)化檔案管理意識

有效地推動高校檔案管理的信息化建設(shè)，必須改變管理人員錯誤的檔案管理信息化意識。必須充分的認(rèn)識到高校檔案管理信息化的必要性和重要性。各級的檔案管理人員對信息化建設(shè)必須充分重視。真正的認(rèn)識到檔案信息化管理對于高校教育發(fā)展和檔案管理事業(yè)進(jìn)步的重要意義。檔案管理工作人員必須有效的宣傳，根據(jù)現(xiàn)實狀況制定可行的建設(shè)計劃，有效推動高校檔案信息化管理的快速進(jìn)步。

（三）加大資金的投入力度

有效地增加資金的投入量，讓高校采用現(xiàn)代化的技術(shù)、建立信息化的檔案管理，有效的加快高校檔案管理的信息化水平。為了更好地保證高校檔案管理信息化的運行，就必須改變現(xiàn)在的管理局面，有效增加對資金和設(shè)備的投入力度。特別是必須加強(qiáng)硬件設(shè)施，主要是各種設(shè)備，滿足信息化管理的硬件條件。與此同時，還需要積極地在高校網(wǎng)站上建立數(shù)字化檔案館，促使檔案管理的信息化水平有效提升。

（四）加強(qiáng)監(jiān)督，確保信息的安全

檔案管理的信息化必須有效的處理好文件保密和開放之間的關(guān)系、知識產(chǎn)權(quán)保護(hù)和檔案使用之間的關(guān)系，隨著信息化的推進(jìn)，檔案管理既要維持好和內(nèi)外部的關(guān)系，又必須解決好檔案管理信息化建設(shè)的安全問題。高校的檔案管理部門，必須有效的提高安全意識，對計算機(jī)的檔案管理進(jìn)行有效加強(qiáng)，有效的保證檔案數(shù)據(jù)的安全性。與此同時必須確保歸檔的電子文件真實有效。檔案管理部門的局域網(wǎng)一定要確保信息能夠安全傳輸，必須遵守相關(guān)的保密安全制度，正確的處理開放和保密的尺度問題。總而言之，高校檔案管理信息化是社會發(fā)展的必然結(jié)果，所以我們現(xiàn)階段的任務(wù)就是處理好信息化時代如何保證高校檔案管理的安全性問題。這是時代給我們的挑戰(zhàn)，我們必須有效地解決該問題。

作者：黃帥單位：湖北工業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院