探討房產檔案管理的革新和趨勢

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（一）物理件和電子件的協同發展

采取兩種檔案并存管理方式，達到雙保險的目的。通過大量的實踐證明，在目前這個信息時代下，若只是依靠傳統手工方式來進行紙質檔案的收集與處理，不僅使得其工作量增大，同時還容易出現人為因素的錯誤，且滿足不了時展的要求。但是在信息時代下進行房產檔案管理時，若完全將傳統紙質管理方式拋棄掉，一味進行電子信息化管理，所引起的后果也是不容忽視的。針對這種情況，筆者認為在檔案管理中，應對紙質檔案進行合理第利用，將紙質文件作為其管理的依據，利用計算機軟件系統來收集和整理信息，通過縮微技術來保存原始紙質文件，或者通過掃描復制技術來達到異地調閱原始文件這一目的。這種方式不僅滿足社會發展的規律，同時在很大程度上還可確保檔案的安全，實現雙保險目的。在房產檔案管理創新上，實現電子信息管理具有以下優勢：首先其工作效率高，在查找資料時，只需在計算機中相應的位置進行查找與打印即可；其次準確性高，在房產檔案管理過程中，不會存在頁面受損或者歸檔差錯等問題；此外，實施電子信息化管理，可使房產檔案管理更為透明化，在管理過程中，只需輕點鼠標，所有的資料均一目了然。

（二）檔案管理數字化發展的規劃

檔案管理的數字化建設是一項服務周期長、工作量大且工作種類多的大型工程，進行該工程建設時，應該從以下三個方面來進行考慮。第一，加強房產檔案管理隊伍的建設，以此提供更為全面的檔案信息服務。在房產檔案管理過程中，其所涉及到內容有很多，而這也就要求檔案管理工人員必須要具備扎實的理論知識，不斷擴展其自身知識領域，提高其信息意識，掌握相應的基礎知識。同時，還應不斷提高其自身的業務水平和能力，掌握相應的計算機知識與操作技能，這樣才能夠更好地適應信息時代下房產檔案管理的各種需求。除此之外，檔案管理人員還應該積極參與關于房產主題的各種講座，及時了解和掌握當前房產的發展情況，提高其自身的信息素養，從而更好地解決在檔案管理過程中所遇到的問題。第二，由于房產檔案的管理和民生有著非常密切的關系，因此在管理過程中，其數據必須要準確和詳實。相關部門應制定并出臺關于房產行業檔案的數字化標準，從而使其管理工作的進行有章可循且有法可依，推動該項工作的持續發展，在制定這一標準時，應在國家的相關法律法規基礎上，結合本地區的實際情況來制定，確保其標準統一且規范。此外，在信息時代下，還有一個非常重要的特點就是信息的共享，基于這一特點，在進行房產檔案管理時，應增強各地房產檔案信息的共享和信息管理網絡環境的融合，建立一個系統且統一的房產檔案通道。第三，在實施方案管數字化建設時，還應注重其安全性。在房產檔案中，其主要包括兩個方面的內容，即檔案原件與檔案數據，其中在電子件中，其安全性又包括數據安全級別與設備運行的可靠?；诖?，在安全級別上，應設置相應的權限，在規定的權限范圍內來應用不同的數據，從而確保其數據的安全性；而在設備運行可靠性上，應該采用高性能設備，同時為了以防萬一，可構建相應的備份檔案，從而確保數據的可恢復性以及其存貯的安全性。

作者：劉雪梅單位：湖南省益陽市赫山區住房和城鄉建設局