芻論檔案管理和條碼技術的關系
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一、房地產檔案管理現狀
目前，在房地產管理部門中，由于檔案相關管理方式的落后，導致大量信息的積壓，使房地產檔案的管理面臨著一定的困難。首先，檔案入庫的環節多且速度慢，導致有些檔案容易歸錯位，存放位置的打亂，將對相關檔案的查找產生重大的影響。其次，由于管理方式的落后，隨著檔案規模的越發龐大，導致檔案出入庫的時間明顯增大。要想調出一份檔案，需按順序一步步進行查找，要是有的檔案在外調或是調出歸還時沒有進行一定的記錄，那更是需要庫房人員從頭開始尋找，這樣盲目的尋找不僅浪費時間，而且盲目沒有秩序。再次，檔案裝訂成冊后，按一定的順序排放在一點，在盤點檔案時需要庫房人員將檔案一卷卷的抽出，而有時因為檔案本身的重量或是庫房人員高位作業，從而導致了工作人員盤點的時候效率低，不能及時、準確的反映檔案存儲量地快速增長信息。這種種情況都會導致房地產檔案不能有個科學、合理的管理。因此，為了適應當前的時代和工作的需要，檔案管理的技術都要進行一個升級和改造。
條碼技術主要是將光、電、機和計算機技術結合在一起的自動識別技術，它涵蓋了一維條碼技術和二維條碼技術，主要研究的是如何將信息用條碼來表示，并且將條碼所表示出來的信息數據轉換為計算機可識別的數據。目前，條碼技術已經應用于實踐當中，成為了一項成熟的實用技術，應用與房地產檔案管理當中，為檔案管理的自動化和智能化帶來和可能性，大幅度提高了管理人員的工作效率，同時也是檔案館顯得更加美觀整齊，保證了房產檔案的安全系數。首先，條碼入庫的形式可以縮短傳統庫房人員手動分類檔案的時間，增加工作效率；其次，條碼的定位和查閱。在檔案館的每個庫房建立庫標、架標、層標來實現對檔案的定位，然后庫房人員通過對入庫檔案的條碼進行掃面獲取檔案的相關信息，在需要查找或調出某一檔案時，是要對條碼進行掃描，庫房人員就可以完成對檔案的精確定位。再次，在檔案的安全性能方面，條碼技術的應用對檔案實行實時監控，詳細記錄檔案的流動和存儲狀態，可及時查詢到檔案的實時狀態，只需利用計算機進行操作，使得檔案更加的安全、整潔、美觀。如今，條碼技術使房地產檔案管理有了質的飛躍，但是如何遠距離準確盤點房產檔案，實現對房產信息的大量存儲，還需要條碼技術的進一步發展。比如增加存儲信息的容量，提高糾錯能力，實現房地產檔案管理的動態性和專業性；確保房產信息的保密性，實現對房產檔案的價值性和法律性的追求，從而從總整體上提高信息盤點統計的速度和準確度，實現對檔案信息的遠距離、無接觸式采集功能；而這些方面功能的提高都需要條碼技術在實踐中不斷實現、提高的保證。
三、結束語
總之，條碼技術的應用是房地產檔案管理技術日趨現代化，它大大實現了檔案信息管理的電子化和科學化，呈現出巨大的發展潛力和廣闊的市場前景，對房地產的檔案管理帶來錢多為有的巨變。
作者：馬麗榮單位：吉林省和龍市房地產交易處
