新形勢下檔案管理現代化探索

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隨著現代化的電子信息技術和高新科技在全世界范圍內的迅猛發展,計算機、網絡等第三次科技革命帶來的新技術、新手段在社會生活的各個領域和部門中得到大范圍的普遍運用。自動化辦公和無紙辦公已經成為現代企業發展的一個新趨勢,而檔案管理工作作為現代企業不可缺少的一環，必須不斷進行管理方法和理念的改革，使其跟上時展的步伐,朝著實現現代企業檔案管理的現代化發展。

一、工作效率的要求

現代企業的發展越來越重視工作效率，辦公自動化正是順應這個發展趨勢而產生的，提高工作效率，節約辦公時間和辦公資源，是市場經濟時代的主流發展方向。而如果一直沿用過去傳統的檔案管理模式，就必然會出現辦公效率低下、查詢時間長、管理資源浪費過多等現象，這樣的檔案管理方式嚴重影響了企業對檔案管理的利用效率，消減了其存在的意義。檔案管理部門也很有可能成為企業的雞肋部門。從另一個角度來說，企業內部實行的辦公自動化也對檔案管理的現代化、智能化提出了不同于以前的新要求，即建立企業的電子檔案庫，這樣既方便資料查詢、提高了檔案管理工作的效率，也有利于節約檔案管理資源。

對檔案的的保護和有效利用也要求企業早日實現檔案管理的現代化。許多檔案由于存放的時間過長，再加上對檔案的防護措施不足，導致有些紙質的檔案材料由于長期因疏于保護而出現脫落、模糊等現象。此外，傳統的檔案資料保管方式非常落后，不利于其他部門的隨時查閱，在企業內部，也不利于檔案資源信息的共享，而在同一時間段，幾乎不能同時與他人同時掌握相關的檔案資料，降低了檔案信息的利用效率，不利于實現各項工作的高效性和機動性。

二、我國現階段的檔案管理現代化發展中存在的問題

（一）檔案管理工作人員的專業素質不高

伴隨著社會的進步和發展，必然要求廣大社會主義建設者和勞動者的素質也能夠得到更為全面的提高。而企業檔案管理部門的工作者作為現代企業檔案管理現代化發展的操作者必然要計算在內。企業檔案管理人員的專業素質和職業技能的高低對企業相關的檔案管理工作的現代化發展起著至關重要的作用，它是決定企業檔案管理工作好壞、成敗的關鍵因素。檔案管理的現代化是一項對相關工作人員的素質要求很高的一項工作，它除了要求檔案管理人員有較高的檔案管理方面的專業素養和職業技能外，還要求檔案管理人員具有較好的職業道德和個人修養，了解時展的特點，具有與時俱進的新精神，最重要的一點就是要掌握現代化的管理理念和技術，而且能將現代科學技術與檔案管理融為一體。只有這樣，才能讓企業的檔案管理工作跟上時展的步伐，適應企業的發展速度。但是，目前由于我國的現代企業制度尚處于探索發展階段，我國的檔案管理工作也處在初級發展階段，而相關的檔案管理的工作人員的職業技能和專業素養離現代企業檔案管理現代化發展的要求還有一定的差距，在檔案管理人才培養和訓練方面還有所欠缺。

（二）檔案管理工作的規范性較差

企業檔案管理能否順利展開的一個重要因素就是檔案管理的規范化和標準化的程度。但是，由于目前我國的經濟還處于轉軌發展時期，許多行業都存在變動，不少行業的規范性和標準化程度還不高。當然這個問題也反應在了國內企業檔案管理的問題上。現階段，我國不少企業的檔案管理工作都存在管理秩序極度混亂、內部管理人員的責任分工不到位、檔案管理、分類等工作規定不明確、檔案的保密工作沒有明確的規定等現象。而如此沒有規范性的檔案管理不僅給企業的檔案管理工作的本身帶來一些問題，妨礙了企業檔案管理的現代化，同時，也對企業的其他部門的工作造成了一定的阻礙，不利于企業的良性發展。

三、實現檔案管理現代化的基本措施

（一）大力培養優秀的現代化人才

加強對企業檔案管理崗位技術人員的培養,打造一批能夠掌握現代科學技術的優秀檔案管理人才,適應自動化辦公、無紙辦公等現代辦公方式。在培養企業的檔案管理人才時，必須要致力于培養一批具有較好的綜合素質、檔案管理的理論知識，以及能有效掌握現代電子通訊技術、網絡技術等科學技術的綜合性管理人才。走出一條科技含量高的企業檔案管理的現代化之路。而對檔案管理的人才培養和引進還要注重對工程技術人員、組織管理人員、技術操作和維修人員的分類培養。此外，企業還要定期對相關的工作人員進行在崗的專業技能和現代企業管理的理念培訓，以此來打造一支充滿活力的企業檔案管理工作的專業型人才隊伍。

（二）實現檔案管理的標準化和規范化

要實現企業檔案管理的標準化和規范化管理，首先就要建立一套標準的檔案管理工作的理論原則和技術方法，在行業內形成對檔案管理的規范化建設。而實現檔案管理的標準化和規范化對企業檔案管理的現代化發展起著很重要的作用。進行檔案管理工作，要遵循集中統一管理國家檔案、維護檔案的完整與安全、便于利用的原則。也只有按照這個原則真正實現了檔案管理工作的標準化和規范化，才能為企業的檔案管理現代化打下了堅實的基礎。

（三）使檔案管理的建筑和設備達標

從硬件設施建設方面來說，要實現檔案管理的現代化，就必須要建立高標準的檔案存放庫，對存放檔案的建筑物的要求一定要達標，要從屋子的濕度、溫度、位置等各個方面來考慮，要確保檔案存放的安全性和可靠性，還要加入一些可控溫、控制濕度的電子信息設備等，加大檔案管理的科學性，爭取早日實現對檔案管理工作的現代化目標。

作者：李海珠單位：吉林省第五地質調查所