學校中檔案管理透析

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[摘要]一所好的學校就是一個寶貴的文化庫,它演繹著該校健康發展的各個環節,學校檔案整理工作正是對這一過程進行記錄和珍藏的有效手段。因此,加強學校檔案管理工作尤為關鍵。本文對加強學校檔案管理工作需要解決的核心問題提出了自己的認識。

[關鍵詞]檔案管理制度工作職責服務價值

學校檔案是學校辦學歷史和全校師生員工的德、能、勤、績等的真實、全面的反映,是彰顯和維護學校自身權益的重要工具。因此,各類學校必須加強檔案管理工作,讓學校檔案管理工作為學校的成長發揮它特有的功效和作用。筆者認為,加強學校檔案管理工作需要解決的核心問題如下。

一、深化認識,高度重視

學校是人類文明的搖籃,是思想文化的圣地。學校的自身形象、價值觀念、學校精神、學校先進人物榜樣力量的延綿不斷地傳承,學校檔案起到了重要的載體作用。為此,學校領導要從講政治中的實踐“三個代表”和“科學發展觀”重要思想的高度,認識學校檔案管理工作的地位和作用,提升高度,以身垂范,組織學習,廣為宣傳,并把檔案管理工作納入學校發展的長效機制之中,努力讓全體教職工增強建檔意識,形成人人重視和維護學校檔案工作的良好風氣。

二、完善制度,加強管理

制定和完善檔案管理制度,是逐步規范檔案管理工作的有力措施和可靠保證。學校領導要牽頭負責,根據本校校情,針對學校檔案的收集整理、有效管理、合理利用等環節,認真制定和落實各項制度,如《檔案室工作職責》、《檔案室管理制度》、《檔案人員工作職責》、《檔案資料收集員工作職責》、《檔案保密制度》、《檔案利用制度》、《檔案鑒定、銷毀制度》等制度,并責成學校辦公室主任具體負責組織和指導資料的收集、分析、篩選、整理、立卷、歸檔等建檔工作。同時要求各處室檔案資料收集員負責本處室檔案資料收集,做到職責明確,整理有序,歸檔及時,確保學校檔案整理工作的順利開展。

三、精通業務,愛崗敬業

要提高學校檔案管理的水平和質量,不僅要有一批政治素養高、理論知識廣、業務能力強、工作作風正的檔案管理人員,而且要求他們忠于職守,遵紀守法,確保檔案的絕對安全。因此,學校必須重視檔案管理人員的綜合素質的提高。學校辦公室要至少配備一名專職檔案管理員,各處室要至少配備一名專職(或兼職)檔案資料收集員,辦公室與各處室形成工作網絡輻射,齊抓共管,團結協作,保證學校各種檔案資料整理的齊全、完整和及時。對于年輕、熟悉計算機操作且熱中于檔案管理工作的教師要選拔重用,并逐步培養成學校檔案管理工作的骨干。此外,對檔案管理人員要適時進行培訓學習,讓他們的思想意識、專業知識和專業技能等與時俱進。努力打造一支愛崗敬業、樂于奉獻的檔案管理隊伍,讓他們每個人都能在自己平凡的工作崗位上創績立功,盡快成長為檔案管理的行家里手,為學校教育事業的發展作出積極貢獻。四、設施齊備,操作規范

要搞好學校檔案管理工作,設備設施建設尤為關鍵。學校一定要把檔案設備設施建設作為校園基本建設的一項重要內容,根據學校規模和經濟狀況設置檔案管理辦公室、檔案借閱室、庫房以及管理過程中所需的防盜、防潮、防霉、防蛀、防火(消防)、調溫和通風等設施,盡可能做到“三室分開”,即檔案庫房、工作人員的辦公室與檔案借閱室分開,至少要做到檔案庫房獨立。對于音像、實物、電子材料等特殊而有長期保存價值的檔案,要設立專門庫房,確保它們的保存質量。此外,如計算機、打印機、掃描儀、數碼相機、攝象機等設施已是當今社會檔案管理工作中必備的工作工具。

在具體操作中,檔案室對已收集回來的各種檔案資料要做好以下幾項工作:(1)按學校檔案保管的規定,對各處室檔案資料收集員送回的檔案資料整理立卷,然后登記入庫。(2)檔案室要定期全面檢查,并做好檢查記錄,發現問題要及時采取補救措施,并報告分管領導,確保檔案安全。(3)重視電子文件的歸檔工作,歸檔時,還應歸檔相同的紙質文件,即“雙套歸檔制”。要求歸檔的電子文件做到:一是齊全完整;二是真實有效;三是格式規范;四是一式兩(三)套;五是經過整理,要附《歸檔電子文件登記表》。(4)認真做好檔案統計、補充、銷毀等工作。

五、挖掘潛能,保障服務

學校檔案管理的初衷和歸宿是它的服務價值,利用它來正確指導學校教育教學各方面工作的發展和進步。因此,在檔案管理過程中,切不可流于形式,整理一些毫無價值的劣質檔案,也不能將大批優質檔案資料塵封在檔案庫中。為了充分發揮檔案的服務作用,學校領導要高度重視教職工用檔意識的培養,讓大家認識到,正確用檔就是在提升自我素質和提高工作效益,就是在為學校的進步發展做貢獻。其次,為了更好地開發學校檔案的服務潛能,必須健全和完善檔案的檢索工具,如匯編《學校檔案檢索目錄》等。有條件的學?？砷_通校園網,這樣既方便了教職工對所需檔案資料的查尋,也為社會各界了解認識學校建立了“綠色窗口”。

參考文獻:

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[2]史淑琴.對遠程教育學籍檔案網絡化管理的探索[J].山西廣播電視大學學報,2009,(2).

[3]《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案實施辦法》、中央辦公廳國務院辦公廳關于《機關檔案工作條例》、國家檔案局關于《檔案專業人員職務試行條例》、國家檔案局關于《機關文件材料歸檔和不歸檔的范圍》、山西省檔案局關于《山西省電子公文歸檔管理暫行辦法》.