高校照片歸檔管理

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0引言

檔案，是指過去和現(xiàn)在的國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動(dòng)直接形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。《中華人民共和國(guó)檔案法》檔案是直接形成的歷史紀(jì)錄。“直接形成”說明檔案繼承了文件的原始性，“歷史紀(jì)錄”說明檔案在繼承文件原始性的同時(shí)，也繼承了文件的記錄性，是再現(xiàn)歷史真實(shí)面貌的原始文獻(xiàn)。正因?yàn)闄n案繼承了文件原始記錄性，具有歷史再現(xiàn)性，所以檔案才具有憑證價(jià)值的重要屬性，并以此區(qū)別于圖書情報(bào)資料和文物。在檔案管理中，照片扮演著記載各政府機(jī)關(guān)公務(wù)、企業(yè)生產(chǎn)、學(xué)術(shù)及科學(xué)研究等方面重要的輔助角色。照片檔案以直接且逼真的影像將信息傳遞給使用者，不受語言、文字的限制，讓人猶如身臨其境，故更具有感染力。

照片起始于法國(guó)，1826年法國(guó)的一個(gè)夏天，JosephNiepce拍下了世界上第一張照片。照片檔案是指國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中直接形成的，有保存價(jià)值的以感光材料為載體，以影像為主要反映方式的歷史紀(jì)錄。

在檔案管理中，照片以直接且逼真的影像將咨訊傳遞給使用者，不受語言、文字的限制，讓人猶如身臨其境，更具有感染力。由于其獨(dú)特的記錄形式，在檔案利用中發(fā)揮了重要的作用，如提供證據(jù)、舉辦展覽、編輯圖書以及畫冊(cè)等等。在河南大學(xué)建校90周年舉辦校史展和出版畫冊(cè)，琳瑯滿目的照片檔案以不同內(nèi)容分門別類展現(xiàn)了學(xué)校90年來的發(fā)展歷程，使學(xué)生通過今昔發(fā)展變化，體會(huì)到改革開放的偉大成就，激發(fā)學(xué)生愛國(guó)愛校的感情，收到良好的效果。

1照片檔案歸檔范圍

記錄本單位主要職能活動(dòng)和重要工作成果的照片領(lǐng)導(dǎo)人和著名人物，參加與本單位有關(guān)的重大公務(wù)活動(dòng)照片，本單位組織或個(gè)人參加的重要外事活動(dòng)的照片，記錄本單位重大事件、重大事故、重大自然災(zāi)害及其他異常情況和現(xiàn)象的照片，記錄本地區(qū)地理概貌、城鄉(xiāng)建設(shè)、重點(diǎn)工程、名勝古跡、自然風(fēng)光以及民間風(fēng)俗和著名人物的照片，其他具有保存價(jià)值的照片。

2照片歸檔原則

盡管照片檔案的應(yīng)用十分廣泛，但它對(duì)于事件、內(nèi)容上所反映的信息往往是影像化且不完整，所以常需要進(jìn)一步的文字說明，以便于查找和利用。由于影像本身大多不具文字說明，在歸檔過程中一定要注意及時(shí)注解說明。

2.1照片檔案的整理照片檔案卷內(nèi)目錄的項(xiàng)目包括：照片號(hào)底片號(hào)、照片題名、頁號(hào)、備注。底片經(jīng)過分類后應(yīng)編號(hào)并編制底片目錄登記簿，一張底片或一組相關(guān)的底片為一個(gè)保管單位，編一個(gè)底片號(hào)。如果是一組底片，在底片順序號(hào)后面還要編一個(gè)分號(hào)。底片號(hào)是按底片收到的先后次序編號(hào)登記的，對(duì)已經(jīng)確定類別的底片號(hào)再加分類號(hào)。照片檔案的整理應(yīng)遵循有利于保持檔案的有機(jī)聯(lián)系，有利于保管，便于提供利用的整理原則。照片檔案應(yīng)在全宗內(nèi)按年度——問題進(jìn)行分類。分類應(yīng)保持前后一致，不能隨意變動(dòng)。對(duì)于反映同一事件的一組照片可以編一個(gè)號(hào)，然后每組照片分別編小流水號(hào)。底片在全宗內(nèi)編流水號(hào)，格式為全宗號(hào)－底片號(hào)，并用鐵筆在底片乳劑面片邊處橫排刻上底片號(hào)，同時(shí)在底片袋的右上方標(biāo)明底片號(hào)。一張照片應(yīng)有一個(gè)說明，一組聯(lián)系密切的照片應(yīng)加總說明。符號(hào)說明的內(nèi)容包括照片號(hào)、底片號(hào)和參見號(hào)，其中參見號(hào)為與本張（組）照片有聯(lián)系的其他檔案的檔號(hào)。文字說明的內(nèi)容包括事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、背景、作者（攝制者）等六要素。整理完后，編制照片檔案卷內(nèi)目錄使位置固定下來。轉(zhuǎn)貼于2.2數(shù)碼照片歸檔的管理數(shù)碼照片檔案一般由數(shù)字圖像（照片）、文字說明兩部分組成。檔案工作人員要根據(jù)數(shù)碼照片檔案的特殊性，在收集、歸檔工作中堅(jiān)持前端控制并參與指導(dǎo)，保證這一新型載體檔案的完整與安全。歸檔的數(shù)碼照片格式應(yīng)為TIFF、JPEG格式。對(duì)于采用非通用文件格式的數(shù)碼照片，收集時(shí)應(yīng)將其在分辨率不變的前提下，轉(zhuǎn)換成TIFF、JPEG格式，并在備注欄中記載。如無法轉(zhuǎn)換，則應(yīng)將相關(guān)軟件一并收集。拍攝數(shù)碼照片的像素?cái)?shù)應(yīng)在500萬以上。掃描照片的線數(shù)應(yīng)不低于600dpi。用底片掃描儀對(duì)感光膠片進(jìn)行掃描時(shí)，其掃描的分辨率應(yīng)達(dá)到1200～2400dpi。對(duì)具有永久保存價(jià)值的數(shù)碼照片，歸檔時(shí)必須沖印或打印出紙質(zhì)照片，按雙套制要求保存。歸檔時(shí)應(yīng)標(biāo)明互見號(hào)，格式為：全宗號(hào)—光盤號(hào)—照片號(hào)（標(biāo)注于紙質(zhì)照片的文字說明中）或全宗號(hào)—冊(cè)號(hào)—張?zhí)枺?biāo)注于數(shù)碼照片的文字說明中）。

3照片歸檔管理注意事項(xiàng)

照片歸檔管理事關(guān)以后的查詢使用。全校上下尤其各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)干部都應(yīng)該高度重視，防范在先，未雨綢繆。

3.1提高認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)。加強(qiáng)一級(jí)歸檔，完善二級(jí)管理。可根據(jù)工作需要對(duì)歸檔照片進(jìn)行管理上的適當(dāng)調(diào)整，加強(qiáng)和完善二級(jí)照片檔案管理，建立以院系為主的二級(jí)檔案保管單位，檔案館做好二級(jí)目錄的收集工作，加強(qiáng)二級(jí)照片檔案監(jiān)督指導(dǎo)力度，使照片檔案更加齊全完整，也為教育部的再次評(píng)估打下良好的基礎(chǔ)。

3.2制定措施，落實(shí)制度。學(xué)校早就制定并下發(fā)了包括照片檔案在內(nèi)的檔案管理規(guī)章制度。各單位的日常工作活動(dòng)照片如何拍攝并及時(shí)整理移交。保證照片檔案歸檔移交工作有章可循，真正實(shí)現(xiàn)制度化、規(guī)范化、經(jīng)常化。采取多種形式，及時(shí)做好照片檔案的歸檔整理工作。檔案館還要及時(shí)進(jìn)行照片歸檔提醒、催交、篩選、剔除和編目、說明等整理工作，可采取多種方式，通過接收、征集、交換、復(fù)制、購(gòu)買等多種手段，多渠道、多途徑開展照片檔案的收集歸檔工作，并隨時(shí)進(jìn)行規(guī)范整理和保存。

3.3長(zhǎng)期重視，持之以恒。日復(fù)一日，年復(fù)一年，照片檔案歸檔移交工作貴在堅(jiān)持。不堅(jiān)持，不落實(shí)，不執(zhí)行，即使有再完善的制度，也只能流于形式，甚至成為笑談。要真正實(shí)現(xiàn)照片檔案的長(zhǎng)期保存、有效利用，只有全校上下長(zhǎng)期重視，高度重視，努力做檔案工作的有心人，不因單位領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理員職務(wù)、崗位變動(dòng)等諸多因素而忽視檔案工作才行。

隨著時(shí)代的發(fā)展，照片檔案以后可以實(shí)現(xiàn)在校網(wǎng)上傳，更加便于查詢，提供照片檔案，積極為學(xué)校各項(xiàng)工作服務(wù)。檔案的利用開發(fā)，大大促進(jìn)了檔案管理工作，有力推動(dòng)照片檔案管理上新水平。

摘要：照片歸檔工作是高校檔案管理中的一項(xiàng)重要內(nèi)容，如何發(fā)揮照片的最大價(jià)值，取決于檔案管理者對(duì)照片檔案歸檔的規(guī)范程度，紙質(zhì)照片和數(shù)碼照片都需要規(guī)范管理，需要各方面配合共同做好照片的歸檔工作，服務(wù)高效建設(shè)。

關(guān)鍵詞：照片歸檔管理

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