機關單位環境保護科技檔案管理要點

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摘要：隨著國民經濟不斷進步和發展，環境保護的重要性日益突顯，越來越多的人希望能加強環境保護，維護人們賴以生存的家園。尤其是環保局等機關單位，更應積極開展環境保護工作，通過對科技檔案的管理和使用，來對環境保護工作的效果進行記錄。本文將對環境保護科技檔案管理工作中存在的問題進行分析，并探索科技檔案管理的重點和要點。

關鍵詞：機關單位；環境保護；科技檔案管理；要點

所謂環境保護科技檔案，是指國家及其下屬的環保部門記錄的環境保護檔案，對國家和社會的環境保護工作有一定的價值和意義。機關單位的環境保護科技檔案管理內容主要包括對科技檔案的載體進行保護和對內容進行填充。對環境保護科技檔案的管理是我國機關單位的重要內容之一，見證了我國地方對環境保護工作所付出的努力，也是維護社會穩定發展的關鍵之一。

一、環境保護科技檔案管理中存在的問題

1.過分重視文件收集，不注重文件歸檔

在環境保護檔案管理工作中，很多人都非常重視檔案的收集工作，比較重視檔案本身的真實性，在收集過程中要求對原件進行驗證，防止檔案存在不真實的現象。在滿足了檔案工作真實性的同時，他們卻沒有按照一定的規范和標準來進行歸檔，甚至過分要求原件，使得一些重要的科技檔案無法收入其中，降低了檔案管理的參考價值。

2.沒有認識到資源建設的重要性

環境保護科技檔案是一種信息資源，具有非常重要的應用價值，但如果檔案管理人員沒有對其進行正確開發和建設，就很容易使科技檔案信息不完善，影響科技檔案的權威性。由于檔案管理人員缺乏相關專業知識，在歸檔工作中無法切實反應其中的技術完整性，使得環境保護工作的連續性、專業性沒有得到全面反映。

二、機關單位環境保護科技檔案管理工作要點

1.加強歸檔管理

環境保護科技檔案的歸檔管理就是資料的交接工作，為了使歸檔管理更加科學，要制定符合機關單位實際情況的歸檔管理制度，使所有部門的人員嚴格按照歸檔制度履行自身職責，從而使歸檔工作順利進行。因此，在環境保護工作開展前，應由部門負責人對項目中的內容、范圍、進度等進行密切關注和記錄，并按照國家規定的歸檔范圍、期限和密級劃分表，對文件材料進行系統整理和歸檔。在歸檔過程中，要注重對原始資料的審查，使其符合歸檔的基本眼球，并對同一項目的相關材料都統一管理，防止丟失，以便于日后查詢。對于一些不符合歸檔要求的材料，要將材料退回到原本部門，待整理合格之后才能再度接收。

2.科學對環境保護科技檔案進行分類

科技檔案分類就是指根據科技檔案的內容性質和形成特點，把一定范圍內的科技檔案劃分成不同的類別層次，從而形成具有一定從屬關系和平行關系的不同等級的科技檔案庫藏系統，包括農業科技檔案、基本建設檔案、設備檔案、自然科學研究檔案、醫藥衛生檔案和自然現象觀測檔案等。科技檔案的分類有很多種方式，具體應根據機關單位的性質和專業特征來劃分。環境保護涉及到大氣、地理、生態、植物和群落等多個專業，這就需要檔案管理人員對這些專業的性質和特征非常熟悉，根據環境保護專業的特點，并結合科技檔案的劃分規范，來對環境保護科技檔案進行分類。

3.加強對環境保護科技檔案的儲存

當科技檔案歸檔、收集之后，就應對其進行細致統計和儲存。對機關單位來說，檔案的儲存和統計是科技檔案管理的重要內容之一。在對檔案進行保管的過程中，應根據機關單位的實際情況，建立并優化檔案管理制度，設立專門的環境保護科技檔案儲存場所，按照環境保護科技檔案的數量進行存放，并選擇質量好、防潮的地點，以使科學技術檔案得到妥善保存。檔案管理人員應根據檔案的具體情況，將其進行整理，并錄入檔案管理系統中，方便其他部門的人查閱和使用。

4.在科技檔案管理中加入信息化手段

隨著科技檔案數量不斷增加和電子文獻不斷發展，在當前的科技檔案管理中，應積極采用創新技術，實現對科技檔案全方位、多層次、現代化的管理，使科技檔案在計算機與網絡技術的支持下，轉變儲存方式，打破時間和空間的限制，實現各種文件、信息、資源的遠程傳遞。例如，傳統的紙質文件可以制作成為word、excel等格式，也可以掃描成為圖片格式，儲存在計算機、光盤或網絡資源庫中，實現快速查閱、傳遞和檢索，從而使科技檔案在此基礎上獲得延續發展。電子文獻具有載體穩定性、多樣性，信息可控制性、易變性、占有體積小等特性，因此，我們應根據電子文獻的特點，改變傳統的文獻保存和管理方法，建立電子信息管理系統，將與科技檔案有關的各種資料進行整合、分類，儲存在網絡數據庫中。

三、結語

環境保護科技檔案是對國家級地區環境保護工作成果的展示，作為機關單位的工作人員，我們應認識到環境保護的重要性，并在工作中落實環境保護檔案管理工作，從而使我國整體環境保護檔案管理水平得到提升，進一步完善環境保護科技檔案管理體系，促進我國環境保護事業的良性發展。

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作者：陳慧吉 單位：吉林公主嶺市環境保護局科技科