審計采購比價管理

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采購比價審計是指企業(yè)內(nèi)部審計機構(gòu)和審計人員對企業(yè)將要購置的各類物資價格的合理性、合法性、有效性、經(jīng)濟性所作的審計監(jiān)督和評價。采購比價審計是一種事前、事中和事后審計,是管理審計的重要內(nèi)容之一。采購比價審計既拓寬了內(nèi)部審計的范圍,也豐富了內(nèi)部審計工作的理論和實踐,同時又是防止企業(yè)經(jīng)濟效益在采購環(huán)節(jié)流失的控制手段。

1開展采購比價審計的意義

1.1采購比價審計有助于企業(yè)改進經(jīng)營管理,抑制腐敗和促進廉政建設(shè)

隨著市場經(jīng)濟體制的建立和買方市場的形成,產(chǎn)品價格的放開,采購行為自由度的擴大,物資采購對企業(yè)生產(chǎn)及產(chǎn)品成本的影響越來越大。但是,由于企業(yè)采購環(huán)節(jié)經(jīng)營行為不規(guī)范,缺乏嚴(yán)格的制度約束,在采購環(huán)節(jié)吃回扣、以次充好、損公肥私、貪污腐敗的現(xiàn)象普遍存在。與生產(chǎn)環(huán)節(jié)相比,采購環(huán)節(jié)的漏洞往往更隱蔽,誘使許多人包括一些企業(yè)的主要負責(zé)人利用手中的權(quán)利,舍賤求貴、舍近求遠、舍好求次,經(jīng)企業(yè)造成了巨大損失。采購比價審計通過對采購計劃、審批、價格咨詢、招標(biāo)、簽訂合同、驗收、核算、付款和領(lǐng)用等環(huán)節(jié)和行為的監(jiān)察,防止了個人專權(quán)行為,使企業(yè)經(jīng)營活動走上規(guī)范化、制度化和法制化的軌道。科學(xué)、規(guī)范的管理制度會有效地抑制腐敗,促進企業(yè)的精神文明和廉政建設(shè)。

1.2采購比價審計有助于企業(yè)降低生產(chǎn)成本,提高產(chǎn)品的市場競爭力

工業(yè)產(chǎn)品成本的構(gòu)成絕大部分是物資消耗,而采購價格是影響物資成本的重要因素。在合理確定進貨批量,減少進貨批次,保證采購物資質(zhì)量的條件下,降低進貨價格,即降低購進的在產(chǎn)品生產(chǎn)、基本建設(shè)和專項工程中所使用的主要原材料、輔助材料、燃料、動力、工具、配件和設(shè)備等物資的價格,可以降低產(chǎn)品成本,從而增強產(chǎn)品的市場競爭力。

2開展采購比價審計的條件

2.1企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的重視是開展采購比價審計的前提

采購環(huán)節(jié)中出現(xiàn)的許多貪污腐敗案例,大多發(fā)生在企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)階層。審計部門開展采購比價審計工作,是對采購價格領(lǐng)域的過錯、舞弊現(xiàn)象進行揭露,必然要損害到某些人的利益,勢必要遭到一些勢力的反對、抵制。只有企業(yè)的高層領(lǐng)導(dǎo)人員廉潔奉公,遵紀(jì)守法,以企業(yè)的發(fā)展為己任,認識到采購比價審計的重要性,敢于在企業(yè)內(nèi)部引進價格審計機制,支持采購比價審計,這樣采購比價審計工作才能順利開展,并且能夠取得顯著成效。

2.2建立價格審計機構(gòu),配備高素質(zhì)的價格審計人員是采購比價審計取得成功的保證

在審計部門設(shè)立專門的物價科,獨立行使企業(yè)物價管理職能,對物流進行全過程監(jiān)控。采購比價審計不僅涉及財務(wù)、管理和市場等方面的知識,而且要涉及到許多相關(guān)部門、單位和個人的經(jīng)濟利益,因此價格審計人員素質(zhì)的高低直接關(guān)系到采購比價審計的成敗。高素質(zhì)的價格審計人員應(yīng)堅持原則、廉潔奉公、忠于職守、維護本企業(yè)的經(jīng)濟利益;同時必須業(yè)務(wù)熟練、責(zé)任心強,為了企業(yè)的利益敢于得罪人,具有大膽負責(zé)、一絲不茍的工作作風(fēng)和廣、博的知識面。只有這樣才能保證價格審計工作順利實施。

2.3建立健全的價格信息資料庫是開展采購比價審計的基礎(chǔ)

審計部門要開展采購比價審計,首先必須要有一套比較合理、有效的價格標(biāo)準(zhǔn),以此作為依據(jù),來確定待購物資的價格。因此,應(yīng)通過電話咨詢、市場調(diào)查、網(wǎng)上查詢、招投標(biāo)檔案、報刊雜志和企業(yè)內(nèi)部的采購資料等渠道建立企業(yè)常用物資的價格信息資料庫,為采購比價審計奠定比價基礎(chǔ)。同時價格信息庫應(yīng)當(dāng)根據(jù)企業(yè)所需物資的定點生產(chǎn)企業(yè)的情況和各種物資的市場價格動態(tài)進行更新。

2.4完善的價格審計制度是開展采購比價審計的保障

企業(yè)應(yīng)當(dāng)按照科學(xué)有效、公開公正、比質(zhì)比價、監(jiān)督制約的原則,建立健全采購管理監(jiān)督的各項制度,確保企業(yè)內(nèi)審機構(gòu)履行物資比價采購的監(jiān)督職能,如《采購比價審計制度》、《工程造價審計制度》、《經(jīng)濟合同審計制度》、《物資采購招標(biāo)投標(biāo)管理辦法》等,能夠明確比價審計的原則、程序和方法,做到價格審計有章可循、操作規(guī)范。

25嚴(yán)格的考核、獎懲制度能夠調(diào)動、激發(fā)業(yè)務(wù)人員的積極性和創(chuàng)造性

比價管理制度給業(yè)務(wù)人員和決策領(lǐng)導(dǎo)者營造了一個正常、健康的工作環(huán)境,價格信息資料庫使審計部門的價格審計工作有章可循,因此制定考核、獎懲辦法,能夠按照節(jié)約額或超支額進行獎懲。獎懲兌現(xiàn),能夠有效地調(diào)動、激發(fā)業(yè)務(wù)人員的積極性和創(chuàng)造性。

3采購比價控制制度審計

3.1采購比價控制制度審計

采購業(yè)務(wù)涉及許多環(huán)節(jié),企業(yè)只有建立一套相互制約的采購比價控制制度,才能保證采購比價活動的順利開展,獲得質(zhì)優(yōu)價廉的物資。審計的內(nèi)容主要為:檢查采購比價管理中的組織機構(gòu)、工作責(zé)任、工作內(nèi)容、工作態(tài)度和工作程序等管理制度的健全性和有效性;對供應(yīng)商是否實行按質(zhì)比價、優(yōu)勝劣汰的管理辦法;檢查選擇供貨單位的原則、條件和要求等;檢查物資采購是否有質(zhì)量檢測制度和專門的質(zhì)量檢測部門;檢查合同審批是否有越權(quán)行為和審核不嚴(yán)現(xiàn)象;有無資金使用控制制度;招標(biāo)、開標(biāo)、投標(biāo)、中標(biāo)和合同簽訂的操作規(guī)定;檢查采購過程中有關(guān)單證的管理制度。審計人員可以通過審閱資料、咨詢技術(shù)專家、實地觀察、詢問、分析性復(fù)核和穿行測試等審計方法,對采購比價控制制度的風(fēng)險進行評價。

3.2采購計劃審計

采購計劃審計是對采購計劃中所列物資價格、數(shù)量、質(zhì)量、采購方式和供應(yīng)商選擇等的真實性、合理性和有效性等進行的審計。對采購計劃,審計人員應(yīng)審查:物資采購計劃是否遵循自上而下、平衡利庫、技術(shù)先進、效益優(yōu)先相結(jié)合的原則;物資部門是否根據(jù)所需物資的數(shù)量、品種規(guī)格、質(zhì)量技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、價格供應(yīng)時間的長短等因素進行綜合分析后,制定出采購計劃;是否對市場進行調(diào)查,通過比較推薦出合格的供應(yīng)商;是否對供應(yīng)商及數(shù)量和價格方案進行判斷分析,測算出最高價格;采購計劃、供應(yīng)商名單是否經(jīng)過負責(zé)價格工作的有關(guān)人員進行研究、審核通過。

3.3采購比價過程審計

采取公開招標(biāo)競價采購的物資,如:大宗物資采購、大型設(shè)備購置等,由于其采購量大,價值高,定價差別大,供應(yīng)商競爭激烈,發(fā)生舞弊的可能性也較大。審計人員應(yīng)重點審計招標(biāo)定價過程;審查項目是否經(jīng)過立項批準(zhǔn);審查投標(biāo)單位資質(zhì)、信譽、經(jīng)營狀況等;審查中標(biāo)單位的投標(biāo)價格及中標(biāo)價格;招標(biāo)過程是否客觀公正,是否執(zhí)行公司規(guī)定等。

對臨時性采購、采購數(shù)量與金額不大,采購次數(shù)較少的項目,應(yīng)審查:業(yè)務(wù)采購部門使用的比價方法如市場調(diào)查法、成本計算法、質(zhì)價均衡法和同行詢價法等的使用范圍是否合適;是否根據(jù)三家或三家以上供應(yīng)商的報價分析確定;價格信息是否及時進行更新;最終確定的供應(yīng)商的價格、供貨期、付款方式是否合適等。

3.4采購合同審計

采購合同審計是對采購合同的合法性、完整性和有效性等所進行的審計。在采購比價審計中,審計人員應(yīng)對合同以下內(nèi)容進行審計:質(zhì)量、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)是否明確;計算單位、計量方式和折扣方式等是否準(zhǔn)確;運輸、包裝費用由誰負擔(dān)、界限是否明確;價格結(jié)算是否按招標(biāo)競價結(jié)果;未招標(biāo)物資是否進行過詢價、比價和市場調(diào)查等;價格是否含稅;付款方式是否符合公司結(jié)算規(guī)定;需要預(yù)付款的采購項目,是否按規(guī)定控制在可控范圍內(nèi),重要的采購項目是否預(yù)留一定比例的質(zhì)量保證金;簽約雙方的權(quán)利和義務(wù)是否明確并具有對等性等。

3.5合同執(zhí)行、結(jié)算情況審計

對合同執(zhí)行、結(jié)算情況的審計主要包括:合同內(nèi)容是否得到全面、嚴(yán)格地履行;若合同違約,有無違約原因及違約處理結(jié)果;物資入庫時是否經(jīng)過質(zhì)檢部門的驗收、入庫記錄是否齊全;是否建立物資數(shù)量、質(zhì)量問題信息反饋制度;出現(xiàn)數(shù)量、質(zhì)量等問題時的處理方式;對采購物資支付款項時,是否依據(jù)采購計劃、采購合同和質(zhì)檢部門提交的驗收報告等。

3.6編制審計報告和后續(xù)審計

根據(jù)審計結(jié)果,對采購比價活動進行評價,將審計中發(fā)現(xiàn)的問題、應(yīng)遵循的價格標(biāo)準(zhǔn)、存在價格差異的原因和改進的建議,以內(nèi)部審計報告的形式報告給有關(guān)部門。同時,在審計報告發(fā)出一定時間后,根據(jù)發(fā)現(xiàn)問題的重要性,進行后續(xù)審計,檢查被審計部門是否采取糾正措施,并取得了預(yù)期效果。

4目前準(zhǔn)能公司存在的問題及對策

4.1沒有一個健全的價格信息資料庫

價格信息是物資比價審計的靈魂。我公司的供應(yīng)部門,雖然在物資采購過程中也進行比價,但出于比價時沒有價格標(biāo)準(zhǔn),只是將參加比價的幾家供應(yīng)商的價格拿來進行比較,選最低價,至于選中的價格是否為真正的最低價沒有考證。

4.2建立價格信息資料庫

俗話說:“軍事情報關(guān)系千軍萬馬,企業(yè)信息涉及黃金萬兩。”能否做好采購監(jiān)督管理工作,達到降低采購成本的目的,取決于對市場信息資源及時準(zhǔn)確和全面的了解,取決于對市場信息快速采取的行動。另外,采購比價管理,比價的前提首先須有多種價格可比,只有通過比較,才能有所鑒別,才能掌握價格審批的標(biāo)準(zhǔn),才能為采購決策提供可靠依據(jù)。為掌握準(zhǔn)確的市場價格和在價格審核時具有充分的依據(jù)和權(quán)威,應(yīng)建立價格信息收集網(wǎng)絡(luò)。