會計電算化反復核管理

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在近幾年會計電算化的實踐中，不少會計軟件開發公司為了方便財會人員糾正會計電算化核算中的差錯，紛紛在會計核算軟件中設置了“反復核、反記賬、反結賬”功能。這3項功能的使用確實給財會工作帶來了諸多方便，但也產生了一些負面效應。

一、“反復核、反記賬、反結賬”的作用

會計電算化中的“反復核”，又稱“取消復核”，就是將已經復核的會計憑證取消復核標記，以便對其進行修改或增刪，根據取消復核的記賬憑證數量的多少又分為“單張取消復核”和“成批取消復核”兩種。“反記賬”又稱“倒記賬”，就是把一批已經登記到會計賬簿的記賬憑證當月的發生額從其各自賬簿中予以扣除，使各賬簿恢復到該批會計憑證登賬前各賬簿的發生額和余額的狀態。“反結賬”又稱作“倒結賬”或“環境恢復”，就是將已復核記賬并已結轉下月的會計賬簿恢復到以前月份各會計賬簿的發生額和余額的狀態。

總的來說，無論是手工記賬還是計算機記賬，都有可能會產生原始憑證錄入錯誤，記賬憑證編制中科目運用錯誤，會計賬簿設置不合理等錯誤情況。在會計電算化中的軟件中加入“反復核、反記賬、反結賬”就是為了更正會計電算化中工作差錯，減少會計賬簿中可能存在的冗余會計信息，保證會計電算化核算的準確性，提高會計基礎工作的質量，順應會計電算化核算與國際接軌的需要，是會計電算化順應改革與時俱進的重要體現。

具體地說，會計電算化中的“反復核”功能就是在己審核通過但沒有登記會計賬簿之前，發現了會計核算工作差錯，通過事先設定好的“反復核”程序取消復核標記，由原憑證編制者重新編制正確的會計憑證，這與手工記賬在處理方法和程序上沒杳任何本質的區別。“反記賬”功能就是當月在登記會計賬簿以后發現會計差錯時，使用此項功能糾錯，但其前提條件應當是會計軟件必須提供能反映更正會計事項來龍去脈的完整痕跡記錄，以便將對更改會計事項的目的和內容進行審核查驗，明確責任，防止弄虛作假行為的發生。“反結賬”功能就是在會計月結特別是年結后，發現存在會計核算差錯，修改前幾個月甚至前幾個會計年度的會計憑證、會計賬簿和財務會計報告。有些會計軟件不僅提供在當年各月的“反結賬”功能，而且還可以跨年度“反結賬”，即直接將會計賬簿恢復至指定年份、月份各賬簿未復核、未登賬前的發生額和余額的狀態，指定年月后的已經登賬的會計賬簿全部取消，只保留取消復核的工業憑證。

二、“反復核、反記賬、反結賬”存在的弊端

隨著“反復核、反記賬、反結賬”功能的廣泛使用，其弊端也日益顯現，歸納起來說主要表現在以下3個方面：

1.與現行會計法規相違背

《會計核算軟件基本功能規范》第18條、19條明確規定，“在已經輸入的原始憑證審核通過或者相應記賬憑證審核通過或者登賬后，原始憑證確需修改，會計核算軟件在留有痕跡的前提下，可以提供修改和對修改后的機內原始憑證與相應的記賬憑證是否相符進行校驗的功能”，“發現已經輸入并已審核通過或者登賬的記賬憑證有錯誤的，可以采用紅字沖銷法或者補充更正法進行更正，記賬憑證輸入時可用‘一’號或者其他標記表示”。使用“反復核、反記賬、反結賬”功能更正會計工作差錯，不僅違背了上述有關會計差錯更正方法的規定，而且在原始憑證、記賬憑證、會計賬簿等方面，大多數的會計軟件沒有或很少提供必要的痕跡記錄。

2.為做假賬、提供虛假會計信息及經濟違法犯罪打開了方便之門

由于“反復核、反記賬、反結賬”功能的使用，使得會計人員為同一單位做幾套賬、編制幾套會計報表變得輕而易舉。以前手工賬由各人分別編制憑證、記載賬簿，如果發生會計造假，通過墨跡或筆跡可以較容易地識別和鑒定。而目前大多數會計軟件對更改的會計事項沒有提供完整的、真正意義上的痕跡記錄。有的會計軟件根本不提供這類逆向會計操作的痕跡記錄，有的也只是在操作日志中記錄了何人何時使用過這些逆向操作功能，至于更正和補充了何種會計事項，其目的和來龍去脈如何則無從得知。現在，會計憑證、報表、賬冊都可以通過計算機打印出來，如果單位缺乏嚴格周密的會計電算化內部牽制手續，別有用心的人就會在會計業務發生時蓄意留下伏筆，經過一段時間后，神不知鬼不覺地篡改部分會計憑證、報表和賬冊，這樣就使得會計做假、造假和經濟違法犯罪變得更加隱蔽，給會計、審計監督工作和防范違法犯罪增加了技術難度。

3.如果軟件功能使用不當，可能會導致賬務混亂

在使用“反記賬、反結賬”功能時，由于財會人員會計電算化業務水平以及對軟件功能理解的偏差，特別是在運用跨年度反結賬功能時，不同年份會計科目的體系可能發生了變化，如果誤操作，很可能產生賬務混亂，甚至可能導致整個賬務系統的癱瘓，造成不應有的損失。

三、完善措施

通過分析不難發現，會計電算化工作中的“反復核、反記賬、反結賬”并非十全十美，也不是一無是處，對其正確的態度簡單地說就是“去偏存真，加柵防護”。

1.“去偏存真”就是去掉那些不合規的功能，保留有用且合規的功能。這是因為：在日常會計核算工作中，無論是手工操作還是會計電算化核算，存在差錯是在所難免的，其差錯必須通過規范的會計差錯更正方法來糾正。會計電算化工作可能產生的差錯，歸納起來主要有以下5種類型：一是會計科目運用錯誤；二是發生額多記或少記；三是編制記賬憑證時借貸方用錯；四是有關經濟事項沒有完整反映；五是會計摘要或原始憑證附件數量發生錄入差錯等。至于在手工會計核算中出現的諸如借貸不平衡、會計賬簿登載筆誤、跳行、隔頁等差錯，由于計算機自動記賬、結賬，已不可能再出現。在手工會計核算常用的會計差錯更正方法中，除“紅字劃線更正法”不再適用會計電算化核算外，其他如“紅字沖銷法”、“補充更正法”依然適用于會計電算化核算，以上提及的5種類型的差錯基本都可通過這兩種方法進行更正，而且在《會計核算軟件基本功能規范》中已有非常明確的規定。此外，關于冗余會計信息問題，相對于整個會計核算工作而言，發生會計差錯的數量畢竟是有限的，不會出現有的同志擔心的形成大量冗余會計信息的情況，而且通過規范的會計差錯更正方法更正以后，不會影響到會計信息的質量及其使用，會計賬簿、會計報表完全能夠做到真實、完整、準確地反映企業的財務狀況和經營成果。

2.加柵防護

當前，會計工作中普遍存在著會計信息失真和會計造假的問題，已經成為阻礙我國經濟發展的毒瘤。而利用會計電算化“反復核、反記賬、反結賬”功能做假、造假正變得越來越普遍，從一定程度上講，起到了助紂為虐的作用。國家有關會計法規對會計差錯更正方法的規定，都強調了更正會計差錯要有痕跡記錄，其目的就是要做到有案可稽，有據可查，從制度上防止會計做假造假，不給犯罪分子以可乘之機。因此，從加強會計電算化法規建設、堵塞制度漏洞和提高會計信息質量的角度講，會計電算化工作的主管機關一一財政部對會計核算軟件“反記賬、反結賬”功能要作出“加柵防護”的明確規定。對可以實施的逆向會計操作功能，會計軟件必須要提供能夠反映經濟事項來龍去脈的痕跡記錄功能；明令禁止會計軟件提供具有會計舞弊功能性質的跨年度“反結賬”功能；對會計人員利用“反記賬、反結賬”功能從事做賬、造假等違法犯罪活動，要制定相應的處罰規定。通過嚴密法規和道德制度建設，促進財會人員遵章守紀，加強規范的職業道德教育，使會計電算化真正達到朱鎊基總理提出的“誠信為本、操守為重、遵循準則、不做假賬”的要求。