電算化會計(jì)檔案管理

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一、電算化會計(jì)檔案指存儲在計(jì)算機(jī)中的會計(jì)數(shù)據(jù)（以磁性介質(zhì)或光盤存儲的會計(jì)數(shù)據(jù)）和計(jì)算機(jī)打印出來的書面形式的會計(jì)數(shù)據(jù)。

會計(jì)數(shù)據(jù)是指記帳憑證、會計(jì)帳簿、會計(jì)報(bào)表（包括報(bào)表格式和計(jì)算公式）等數(shù)據(jù)，以及會計(jì)軟件系統(tǒng)開發(fā)運(yùn)行中編制的各種文檔程序和其他會計(jì)資料。電算化會計(jì)檔案管理的主要任務(wù)是：監(jiān)督和保證按要求生成各種檔案，保證各種會計(jì)檔案的安全與保密，保證各種會計(jì)檔案得到合理和有效的利用，并安全保存。

計(jì)算機(jī)內(nèi)會計(jì)數(shù)據(jù)的打印輸出和保存是替代手工記帳單位的重要工作。采用電子計(jì)算機(jī)打印輸出的會計(jì)憑證、帳簿、報(bào)表應(yīng)當(dāng)符合國家統(tǒng)一會計(jì)制度的要求，必須采用中文或中外文對照，字跡要清晰，保存期限按《會計(jì)檔案管理辦法》的規(guī)定執(zhí)行。

二、記帳憑證的生成與管理

電算化后，記帳憑證的生成有兩種方式：

1.根據(jù)原始憑證在計(jì)算機(jī)上直接編記帳憑證，由計(jì)算機(jī)打印輸出。在這種情況下，記帳憑證上應(yīng)有錄入員、稽核人員和會計(jì)主管人員的簽名或蓋章。收付款記帳憑證還應(yīng)由出納人員簽名或蓋章。打印生成的記帳憑證視同手工填制的記帳憑證，按《規(guī)范》、《會計(jì)檔案管理辦法》的有關(guān)規(guī)定立卷歸檔保管。

2.手工事先作好記帳憑證，向計(jì)算機(jī)錄入記帳憑證，然后進(jìn)行處理。在這種情況下，保存手工記帳憑證與機(jī)制憑證皆可。

在保證記帳憑證清晰的條件下，計(jì)算機(jī)打印輸出憑證中的表格線可適當(dāng)減少。

三、會計(jì)帳簿和報(bào)表的生成與管理

對電算化后的會計(jì)帳簿和會計(jì)報(bào)表的打印和保管《規(guī)范》有明文規(guī)定，即應(yīng)當(dāng)打印出書面形式，其保存期限按《會計(jì)檔案管理辦法》的規(guī)定辦理。考慮到計(jì)算機(jī)打印的特殊情況，在《會計(jì)電算化工作規(guī)范》中對會計(jì)資料生成作了一些靈活規(guī)定，包括：

1.現(xiàn)金日記帳和銀行存款日記帳要每天登記并打印輸出，做到日清月結(jié)。現(xiàn)金日記帳和銀行存款日記帳的打印，由于受到打印機(jī)條件的限制，可采用計(jì)算機(jī)打印輸出的活頁帳頁裝訂成冊。如果每天業(yè)務(wù)較少、不能滿頁打印的，可按旬打印輸出。

2.一般帳簿可以根據(jù)實(shí)際情況和工作需要按月或按季、按年打印；發(fā)生業(yè)務(wù)少的帳簿，可滿頁打印。

3.在所有記帳憑證數(shù)據(jù)和明細(xì)分類帳數(shù)據(jù)都存儲在計(jì)算機(jī)內(nèi)的情況下，總分類帳可用“總分類帳本期發(fā)生額及余額對照表”替代。

4.在保證帳簿清晰的條件下，計(jì)算機(jī)汀印輸出的帳簿中表格線可適當(dāng)減少。

四、關(guān)于會計(jì)電算化系統(tǒng)開發(fā)的文檔資料的管理

會計(jì)電算化系統(tǒng)開發(fā)和使用的全套文檔資料及軟件程序，都應(yīng)視同會計(jì)檔案保管，保管期截至該系統(tǒng)停止使用或有重大更改之后的1—3年。

五、關(guān)于磁性介質(zhì)及其他介質(zhì)的管理

存儲計(jì)算機(jī)中的會計(jì)數(shù)據(jù)（以磁性介質(zhì)或光盤存儲的會計(jì)數(shù)據(jù)），是在會計(jì)電算化情況下新的會計(jì)檔案形式。在未打印成書面形式輸出之前，應(yīng)妥善保管并留有副本。

一般說來，為了便于利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行查詢及在電算化系統(tǒng)出現(xiàn)故障時進(jìn)行恢復(fù)，這些介質(zhì)都應(yīng)視同會計(jì)資料或檔案進(jìn)行保存。

采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等介質(zhì)存儲會計(jì)帳簿、報(bào)表，具有磁性化和不可見的特點(diǎn)。因此，必須注意以下幾點(diǎn)：

第一，采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等介質(zhì)存儲會計(jì)數(shù)據(jù)，不再定期打印輸出會計(jì)帳簿，應(yīng)征得同級財(cái)政部門的同意。

第二，保存期限同打印輸出的書面形式的會計(jì)帳簿、報(bào)表。

第三，記帳憑證、總分類帳、現(xiàn)金日記帳和銀行存款日記帳仍需要打印輸出，還要按照有關(guān)稅務(wù)、審計(jì)等管理部門的要求，及時打印輸出有關(guān)帳簿、報(bào)表。

六、安全和保密措施

1.對電算化會計(jì)檔案管理要做好防磁、防火、防潮、防塵、防盜、防蟲蛀、防霉?fàn)€和防鼠咬等工作。重要會計(jì)檔案應(yīng)準(zhǔn)備雙份，存放在兩個以上不同的地點(diǎn)，最好在兩個不同建筑物內(nèi)。

2.采用磁性介質(zhì)存貯會計(jì)檔案，要定期進(jìn)行檢查，定期進(jìn)行復(fù)制，防止由于磁性介質(zhì)損壞而使會計(jì)檔案丟失。

3.嚴(yán)格執(zhí)行安全和保密制度，會計(jì)檔案不得隨意堆放，嚴(yán)防毀損、散失和泄密。

對任何偽造、非法涂改變更、故意毀壞數(shù)據(jù)文件、帳冊、軟盤等行為，都要進(jìn)行相應(yīng)的處理。

4.各種會計(jì)資料包括打印出來的會計(jì)資料以及存儲會計(jì)資料的軟盤、硬盤、計(jì)算機(jī)設(shè)備、光盤、微縮膠片等，未經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)同意，不得外借和拿出單位。

5.借閱會計(jì)資料，應(yīng)該履行相應(yīng)的借閱手續(xù)，經(jīng)手人必須簽字記錄。存放在磁介質(zhì)上的會計(jì)資料借閱歸還時，還應(yīng)該認(rèn)真檢查，防止感染病毒。

七、建立檔案管理制度

檔案管理一般是通過制定與實(shí)施檔案管理制度來實(shí)現(xiàn)的。檔案管理制度一般包括以下內(nèi)容：

1.存檔的手續(xù)，主要是指各種審批手續(xù)，比如打印輸出的帳表，必須有會計(jì)主管、系統(tǒng)管理員的簽章才能存檔保管；

2.各種安全和保密措施；

3.檔案管理員的職責(zé)與權(quán)限；

4.檔案的分類管理辦法；

5.檔案使用的各種審批手續(xù)；

6.各類文檔的保存期限及銷毀手續(xù)。