管理信息系統在企業建設期的應用

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摘要：分析了大型工程項目在建設期的特點，提出了大型工程項目管理信息系統的構架，采用多個展現層面設計，包括企業項目管理框架體系、業務處理、流程控制、信息和數據收集及處理、信息門戶五個層面，闡述了系統的主要模塊和功能，最后指明系統的應用價值.

關鍵詞：大型工程項目；建設期；管理信息系統

大型工程項目管理信息系統是基于管理學和項目管理理論，利用現代通訊和網絡技術，為滿足項目型企事業單位和大型工程項目管理需求而研發的綜合管理信息平臺.歐陽真在《工程項目管理信息化系統現狀和發展趨勢》中提到，工程項目管理信息系統是根據工程項目的各個階段開發而產生的[1].需要項目各階段、各流程，項目參與方和政府投資項目部門等多方之間的信息進行數據共享和交換，否則將形成項目單位內部管理的“信息孤島”群以及外部管理的“信息孤島”群[2]，從而造成大量人力物力的浪費.劉永剛，宣云干在《建設工程信息化與生命周期管理》中提到，工程項目管理需要從思想上、組織上進行變革和創新，從而提高質量，降低成本[3]，信息技術正是行之有效的方法與手段.

1大型工程項目特征及能滿足的需求

（1）大型工程項目在建設過程中，時間、經費、人員、管理等因素構成一張龐大的控制網絡，制約著工程項目的建設，其特征具體表現為：（a）大型工程在建設期間，人員多來自五湖四海，對于業務流程和管理規定的理解和認識不同，各部門之間的協同需要磨合；（b）建設期投資大，對于資本支出和進度的監控要求高；（c）建設期過程中管理瑣碎、工期緊，緊急業務多，人員工作負荷大，管理難度大大超過運營期，因此管理的精細度要和實際條件能達到的水平匹配；（d）從建設期到生產期的過渡對后續生產至關重要，管理的變化越小越好.由于大型工程項目建設多面臨多項目、多管理層次協調及溝通的巨大壓力，許多非正式的溝通方式削弱了正式信息溝通方式的效用[4]，因此急需通過信息化建設來尋求解決方案，減輕管理負擔，提高管理效率和效益.大型工程項目建設過程中的風險比一般系統更為復雜，常見的一些多方合作管理模式，如伙伴關系管理模式，雖然在一定程度上可以降低成本、縮短工期[5]，但不適用于大型工程項目的建設.

（2）對于建設期的大型工程項目管理信息系統，一般需要滿足以下要求：（a）集成的系統：集成資金流、物流和信息流，提高部門間的協同；通過固化的統一的流程來進行管理；（b）完善商務管理：合同數量大，種類多，金額大，需要統一管理；采購過程需要嚴格監管；工程進度與付款嚴格匹配；庫存管理抓住重點；（c）財務預算管理：建設期的投資巨大，需要嚴格控制各子項目的預算；合理運用資金能夠大幅度降低財務費用；（d）與生產期管理銜接：盡量使用相同的管理系統平臺，管理規范與系統能夠合理延續.面向固定工藝流程和內部可控資源管理的企業經營管理系統，無法解決一次性、動態性、跨組織協作性、資源分散性、系統整體性為特征的大型項目管理業務需求.一般的MIS系統、OA系統更不能滿足需求.項目管理的組織結構是項目管理取得成效的前提和保障[6].唯有按照項目管理理念建設的項目管理信息系統，在研發和使用過程中要求各個部門將各項內容有效的聯系起來，形成一個全方位的工作環境[7]，才能滿足大型工程項目建設需求.

2大型工程項目管理系統架構

2.1大型工程項目管理信息系統的框架體系

大型工程項目管理信息系統需要建立并關聯工程項目生命周期的全過程中的各管理體系，包括項目組織分解結構體系EPS、項目工作分解結構體系WBS、組織和責任分解結構體系OBS、資源分解體系RBS、費用分解體系CBS、企業知識和文件分類體系KBS。項目組織分解結構（EnterpriseProjectStructure，EPS）是根據承發包模式、組織結構形式、項目標段劃分等對項目群進行有序分解.WBS是工程項目管理的核心，信息都集中到每一層次的WBS節點上，WBS作為管理控制單元，細化項目的綜合計劃，提供綜合衡量和評價指標.OBS反映了項目管理組織層次和結構，是對EPS、項目和WBS的責任人的分組和責任人數據查看和訪問進行嚴密的權限控制.RBS可對項目將使用的資源進行分配，按種類和形式進行劃分層次結構.CBS用于對項目群的費用控制，可統一管理和統計分析企業、多項目的費用.

2.2業務處理

大型工程項目建設期實施的項目管理信息系統，主要業務處理包括：（a）以計劃為龍頭，統籌協調各項業務，工程投資、合同支付、質量、HSE等隨著工程計劃變化動態調整.（b）工程投資和工程合同與計劃關聯實現動態投資控制和合同執行控制，并以費用工作表為中心集中管理概預算、投資計劃、合同、支付、變更，并提供時時對比分析報表，支持決策（.c）所有各項業務數據集成到WBS的各層次（.d）所有業務表單和文件能夠與計劃進度工序關聯，在統一流程體系下進行有源和有序溝通管理（.e）所有業務模塊的文件集中管理，在項目管理過程中協助進行竣工資料整理和電子檔案管理.

2.3流程控制

在大型工程項目管理信息系統中，對各個信息流程的控制主要包括：“有源”的流程控制———有關的計劃任務、記錄表單和文檔串聯審批流轉；規范企業管理行為，將企業質量管理體系規范通過系統來實現監控；具有良好的記錄臺帳、記錄關聯與狀態控制體系.

2.4信息和數據收集及處理

大型項目管理信息系統中的信息和數據收集和處理主要包括：（a）整個平臺架構在統一的框架體系下，所以能夠提供多角度集成綜合對比分析數據.有適合專業管理需求的編碼體系，業務數據即可按項目與組織體系匯總分析也可按業務管理特殊的編碼體系進行匯總分析（.b）用戶能夠針對不同模塊設置統計周期，系統進行周期數據反饋控制（.c）利用項目管理信息系統設置費用、合同、贏得值、質量、HSE等有關時間、百分比、數量等監控值，系統自動在統計周期進行監控，并將生成的問題和警示發送到指定用戶桌面.

2.5門戶展示

通過門戶展示系統，用戶獲取工作所需信息，并處理業務工作.門戶展示系統包括公共信息（天氣預報、新聞、電子公告等）、個人信息（郵件、會議通知、流轉審判責任事項等）、各種匯總分析報表、關鍵文檔、各類問題、模板與標準（標準制度、規范、規程、模版等）及其它信息.客戶能夠在平臺上提取并展現幾乎所有其權限范圍內的信息，用戶可定制其查看信息的方式和范圍.

3大型工程項目管理系統功能

大型工程項目管理信息系統包含兩個層面的功能：一是全局協調和信息協同層面，包括用于信息和溝通的協同平臺，用于整體架構和目標控制的項目與組織模塊，用于規范化和標準化管理的歷程管理模塊，用于最佳實踐積累的模板與標準模塊，用于多項目分析和監控的集成控制信息報表及問題管理系統.二是專業的模塊管理層面，包括計劃管理、進度管理、投資管理、合同管理、倉儲管理、質量管理、HSE管理、采購管理、文檔管理及綜合管理等模塊.

4大型工程項目管理信息系統的應用價值

大型工程項目管理信息系統運用項目管理的程序、流程和思維方式為信息增值.信息是一把指揮棒，它的作用完全取決于人們掌握和利用這些信息的方式.大型建設項目通過項目管理信息系統的實施，可達到系統管理、高效運作、完善體系的效果，從而取得以下系統目標價值：（1）形成一套比較完整的項目管理編碼體系（基礎數據庫），如項目工作分解結構（WBS）編碼、質量驗收評定編碼、費用科目編碼（CBS）、設備材料編碼、標準檔案編碼（ABS）、單位分類結構編碼等；（2）建立完整的合同管理體系，控制和管理合同相關文檔，并保留痕跡和日志；有效管理工程項目各個階段產生的各種技術資料和圖紙文檔，在項目完工后能實現工程檔案的電子移交；（3）實現工程物資從物資編碼、采購計劃、詢報價、招投標、計劃到貨、到貨檢查、清點、出入庫、領用、消缺補缺等全過程進行信息化管理，做到中間過程的追溯與控制；（4）建立完善的進度控制體系、適合項目質量和安全管理的體系，以及項目統一的項目費用分解結構，統一管理項目管理各階段、項目各相關方，進行合理地成本控制分析，實現公司或項目管理層對項目的進度、成本、質量、安全等方面進行跟蹤管理、統計和綜合分析，為公司領導提供輔助決策支持.

5結語

綜上所述，大型企業項目建設期存在業務復雜、溝通困難、管理繁瑣、資本與進度的監控困難等問題.實施了集多種體系于一體的項目管理信息系統后，統一了管理架構，改變了溝通方式，充分利用信息輔助決策，提供了完備的工作平臺，建立完備的項目管理體系，以計劃為龍頭，根據合同主線，重點控制費用，閉環監控投資，實現企業級專業項目管理信息平臺，為大型項目的建設提供強有力的支持.

參考文獻：

〔1〕歐陽真.工程項目管理信息化系統現狀和發展趨勢[J].有色冶金設計與研究，2011，32(1)：50-53．

〔2〕韓文．建筑工程信息化及其對策研究[J].企業科技與發展，2012(5)：1-3．

〔3〕劉永剛，宣云干.建設工程信息化與生命周期管理[C].第十屆建設行業企業信息化應用發展研討會論文集，2006.43-47.

〔4〕王丹.淺析建筑工程信息化存在的問題與改進措施[J].工程管理，2013，12(12)：56-57.

〔6〕虞澤，江新，等.工程項目管理的組織結構優化問題研究[J].建筑技術開發，2003(11)：77-79.

〔7〕樊在勇.企業信息化的影響因素[J].信息化建設，2009(8)：35-37.

作者：鄭斌 單位：福建江夏學院 電子信息科學學院