水利工程檔案管理難題及方法

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對檔案專業知識比較缺乏，對水利工程檔案就更加陌生，且身兼數職，在收集、整理、分編檔案資料時不規范。而且水利工程檔案管理人員流動性大、資料交接不規范，還有部分工作人員缺乏愛崗敬業精神，對深入收集和整理工作視而不見，導致檔案資料長期堆壓、更有甚者，在工程竣工驗收的前幾天，臨時“抱佛腳”，甚至采取寫回憶錄、資料作假等極不負責的手段對工程資料突擊整理，致使檔案管理水平普遍較差，也給日后的工程維護管理帶來很大影響。

檔案管理制度不健全隨著我國市場經濟體制的逐步發展，與工程建設有關的各個領域的制度也在逐步完善。為適應政府管理職能轉變和行政審批制度改革的要求，工程建設項目檔案的內容、形式，以及各種檔案載體都發生了相應變化，但與之相對應的各種檔案管理制度、法規卻未能及時地調整和修改。有些單位雖然建立了相關的制度，但大數是流行于形式。還有許多施工企業檔案管理體制不健全，檔案規章制度形同虛設，沒有形成有效的管理和監督機制。在工作中出現隨意查閱、把資料借出檔案室等現象，造成部分檔案不能及時歸檔，有的甚至出現丟失，致使水利工程檔案達不到標準化、制度化、規范化管理的要求。

加強水利工程檔案管理的對策

國家水利部2006年曾出臺了水利工程建設項目檔案管理的有關規定，明確要求要加強對工程檔案管理工作的組織領導，落實好崗位責任制，加強檢查指導與監督，提高工程檔案現代化管理水平。根據這些要求，針對存在的問題，筆者認為應采取以下幾點對策。

健全制度，進一步強化對水利工程檔案的管理要保證水利工程檔案的齊全、完整和規范管理，一是要高度重視水利工程檔案管理工作，從項目立項開始，就配備專職的檔案管理人員，把水利工程的檔案管理工作與抓工程進度、質量與成本控制一樣抓緊、抓好。二是要建立健全檔案管理的各種規章制度，修訂崗位責任制，并制訂相應的措施，把檔案管理工作目標分解、細化，層層加以落實，真正地把崗位責任制貫穿于從建設項目立項到工程建設結束，檔案資料管理通過驗收的全過程，做到職責分明，使檔案管理人員明確自己的管理職責。三是要對項目檔案的驗收要嚴格把關，歸檔時應對文件進行全面、認真的檢查，保證文件材料不疏漏、不散失，使檔案管理工作達到系統化、規范化、標準化。四是要充化利用計算機和網絡信息、技術，增加信息資源的存儲，提高信息的廣泛利用，充分做到資源共享，不斷提高水利工程檔案管理和利用的水平。

通過開發利用檔案信息，促進檔案管理工作上臺階檔案的生命在于利用，只有對檔案開發利用，才能正真體現它的價值。做好檔案資料的收集、整理、積累存貯是為了更好開發檔案信息。水利工程檔案的形成是水利工作者勞動和智慧的結晶，通過材料收集、整理、歸檔將它轉化為信息資源。對于檔案管理人員來說，假如某項新上的工程需要查閱相關資料時，能將檔案信息及時提供給業務部門和水利工作者利用，為水利工作者提供很大幫助的同時，使他們親身體驗到檔案信息的價值，從而激發檔案管理人員對工作的熱情，促使檔案管理工作更上一個新的臺階。

加大投入，實現檔案管理手段現代化當今社會是知識經濟和信息時代，信息已成為重要的戰略資源，檔案作為信息的重要組成部分，在管理中起著重要的作用。現代化的檔案管理也是勢在必行。要加大投入，增加新的設施設備，在保管條件、載體材料、翻拍、復印和裝訂手段等方面實現現代化，做到咨詢業務的智能化，實現檔案資料的數據化管理和網絡化報送、傳遞，可滿足水利工程建設者多方位、多區域利用檔案資料的需求，為水利工程建設和管理者提供方便、快捷、高效的檔案服務，充分做到資源共享，不斷提高水利檔案管理和利用的水平。總之，隨著社會的不斷發展，對水利工作也提出了更高的要求，這給傳統的水利工程檔案管理帶來新的挑戰，面對新形勢，我們應該轉變傳統的思想觀念，本著對歷史負責、為現實服務、替未來著想的宗旨，注意檔案管理人才的培養，不斷總結和完善檔案管理的經驗，促進水利工程檔案管理工作健康發展。

作者：閔祥玲單位：華北水利水電學院