書目數(shù)據(jù)質(zhì)量管理研究

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編者按：本論文主要從書目數(shù)據(jù)質(zhì)量控制的意義;書目數(shù)據(jù)質(zhì)量控制的內(nèi)容;加強書目數(shù)據(jù)質(zhì)量控制的措施等進行講述，包括了著錄原則是否統(tǒng)一,著錄信息是否準確齊全、編目格式的標準化、文獻標引的準確性、一致性、加強教育培訓、衡量數(shù)據(jù)庫質(zhì)量的優(yōu)劣，要通過讀者的查詢和圖書館的各項業(yè)務工作的運行來檢驗等，具體資料請見：

［摘要］加強書目數(shù)據(jù)庫建設是圖書館工作手段自動化、館藏文獻信息數(shù)字化、讀者服務網(wǎng)絡化、最終實現(xiàn)編目資源共享的基礎。鑒于此，本文對書目數(shù)據(jù)的質(zhì)量控制進行了探討。

［關鍵詞］書目數(shù)據(jù)質(zhì)量控制圖書館

一、前言

改革開放以來,我國數(shù)據(jù)庫建設成績斐然。其數(shù)量逐年增加,已達到相當規(guī)模。但同時也存在一些問題,最突出的是普遍重視數(shù)量的增長,受經(jīng)濟利益的驅(qū)動，為了多銷圖書，不管是否具備條件，每個書商似乎都能提供免費編目數(shù)據(jù)。圖書編目數(shù)據(jù)市場購買和下載混亂現(xiàn)象嚴重:有的來自在版編目;有的來自權(quán)威聯(lián)機編目中心，由具有專業(yè)知識的編目人員制作;有的來自書商，書商聘請臨時數(shù)據(jù)加工員，這些臨時數(shù)據(jù)加工員不具備專業(yè)和系統(tǒng)的編目知識，對編目規(guī)則也不了解，人員流動性大，他們制作的數(shù)據(jù)可想而知。這樣各種編目外部數(shù)據(jù)源的制作和來源都不一致，數(shù)據(jù)著錄規(guī)范和標準也不統(tǒng)一，其中難免魚龍混雜、良蕎不齊。這造成了每種外部數(shù)據(jù)源之間質(zhì)量相差很大，編目數(shù)據(jù)的質(zhì)量和標準化令人堪憂。編目數(shù)據(jù)的泛濫，無形中給圖書館書目數(shù)據(jù)質(zhì)量控制帶來了后患。

二、書目數(shù)據(jù)質(zhì)量控制的意義

1、書目數(shù)據(jù)質(zhì)量控制是有效開展各項業(yè)務工作的基礎

2、書目數(shù)據(jù)質(zhì)量控制是實現(xiàn)快速準確檢索的必要條件

3、書目數(shù)據(jù)質(zhì)量控制是實現(xiàn)文獻資源共享的前提和有力支撐

三、書目數(shù)據(jù)質(zhì)量控制的內(nèi)容

1、著錄原則是否統(tǒng)一,著錄信息是否準確齊全。

文獻的著錄是根據(jù)著錄規(guī)則對文獻的形式特征和內(nèi)容特征進行描述,書目數(shù)據(jù)的著錄應該客觀、準確、一致的反映文獻的信息。在著錄中,要注意著錄項目及各著錄單元是否齊全,著錄項目選取的信息源是否正確,錄入的文字是否規(guī)范,對以多卷或叢編形式出版的文獻要注意是采取集中著錄還是分散著錄,還應注意著錄模塊的各種對應關系。

2、編目格式的標準化。

目前編制書目數(shù)據(jù)采用的機讀目錄格式為MARC格式,中文書目記錄采用CNMARC,西文則采用USMARC。在編制書目記錄的過程中要依據(jù)不同的文種采用相應的機讀目錄格式,以詳編級加以編制。

3、文獻標引的準確性、一致性。

文獻標引是將自然語言轉(zhuǎn)化為人工語言的過程。文獻標引質(zhì)量的好壞將直接影響書目數(shù)據(jù)的質(zhì)量,影響檢索功能的發(fā)揮和檢索效率的提高。標引準確性和一致性是衡量標引質(zhì)量的重要技術指標。文獻標引包括分類標引和主題標引兩部分。分類標引是依據(jù)分類法揭示文獻內(nèi)容特征的學科系統(tǒng)。文獻分類工作要求有很強的系統(tǒng)性、連續(xù)性和一致性;主題標引是依據(jù)一定的主題詞表通過分析文獻所反映的主題內(nèi)容去揭示其內(nèi)容特征的研究對象。隨著科技的發(fā)展,新學科的不斷涌現(xiàn),多主題、內(nèi)容交叉的文獻信息日益增多,對主題的全面標引的要求也越來越高。

四、加強書目數(shù)據(jù)質(zhì)量控制的措施

1、加強教育培訓

首先是確定從事影響質(zhì)量工作的人員所必備的能力，掌握現(xiàn)有人員的水平和層次，了解編目工作當一前實際情況及發(fā)展趨勢;其次是有計劃或適時提供教育和培訓以滿足上述要求，并對其有效性進行評價;最后是要保持教育、培訓、技能和經(jīng)驗的適當記錄。教育培訓工作的重大意義在于能夠鼓勵良好的質(zhì)量行為和習慣，對不良的行為和習慣以批評、糾正，防止擴散。教育培訓內(nèi)容主要包括知識技能培訓和意識態(tài)度培訓，還有質(zhì)量管理知識教育。質(zhì)量活動離不開全體人員的參與和支持，應創(chuàng)造條件鼓勵全體人員的參與和發(fā)展，結(jié)合質(zhì)量要求和人員的具體情況提供相應的知識和技能的培訓。

2、加強監(jiān)管。

質(zhì)量監(jiān)督主要就是觀察、監(jiān)視、抽查、檢驗驗證，分析與控制一系列環(huán)節(jié)，是持續(xù)的或一定頻次的。主要方式有:監(jiān)督抽查、統(tǒng)一監(jiān)督抽查、定期監(jiān)督檢查、日常監(jiān)督檢查。程序和步驟為:制定計劃、制定抽查具體方案、抽取樣品、檢驗和判定、結(jié)果反饋、匯總、對不合格產(chǎn)品的后處理。質(zhì)量與有無監(jiān)管有著密切的關系。監(jiān)管是流于形式還是切實執(zhí)行，監(jiān)管是松懈馬虎還是一絲不茍，都對質(zhì)量責任人有不同的約束力，不同的約束力在質(zhì)量責任人身上就有引起相應的反映，就可能會導致不同的質(zhì)量成品。

3、加強反饋

衡量數(shù)據(jù)庫質(zhì)量的優(yōu)劣，要通過讀者的查詢和圖書館的各項業(yè)務工作的運行來檢驗，在數(shù)據(jù)庫的運行過程中，應經(jīng)常關注使用效果，通過反饋信息不斷優(yōu)化書目數(shù)據(jù)。圖書館應建立起編目工作質(zhì)量信息反饋制度。通過這一制度，編目人員加強與流通部門管理人員和讀者的聯(lián)絡，就排架、借閱中發(fā)現(xiàn)的編目數(shù)據(jù)質(zhì)量問題進行交流，發(fā)現(xiàn)編目數(shù)據(jù)中的錯誤及時修正，實現(xiàn)對已有數(shù)據(jù)的動態(tài)維護，定期收集、整理由讀者和流通部門工作人員對編目質(zhì)量的反饋信息，供編目人員進行分析、研究并及時解決問題，不斷提高圖書編目質(zhì)量。

4、加強激勵

激勵機制要解決一個問題，就是如何調(diào)動編目人員的工作積極性，努力提高業(yè)務水平和工作質(zhì)量。認可與獎勵是核心舉措，激勵對員工的動機和自尊心有巨大影響。在成績與回報之間創(chuàng)建直接聯(lián)系，會增強員工的質(zhì)量責任，給新的質(zhì)量改進以極大的推動力。激勵其實很簡單，總是表揚員工，發(fā)現(xiàn)員工成績，發(fā)現(xiàn)做得對做得好的方面。

5、加強宏觀領導。

設立一個統(tǒng)一全國編目工作的領導機構(gòu)，一方面負責文獻信息編目標準與規(guī)范的制定、修訂、推廣與實施工作，另一方面負責統(tǒng)籌規(guī)范、組織、協(xié)調(diào)和管理全國聯(lián)合編目工作，對聯(lián)合編目工作中出現(xiàn)的分歧做出最終的解釋。關鍵時候就需要權(quán)威的機構(gòu)做出最終裁定。要加強培訓，合作，對落后地區(qū)要多次培訓。建立健全機讀目錄數(shù)據(jù)著錄人員的資格考試制度，推行“執(zhí)證編目員”制度。

6、加強數(shù)據(jù)庫的維護

要使書目數(shù)據(jù)庫具有很強的生命力,更好地發(fā)揮其功能,就必須對書目數(shù)據(jù)庫進行經(jīng)常性的維護。雖然在數(shù)據(jù)制作過程中進行了一系列的嚴格控制,但由于其本身的復雜性,錯誤是不可避免的,因此對數(shù)據(jù)庫必須進行經(jīng)常檢查,發(fā)現(xiàn)錯誤及時修改,對數(shù)據(jù)庫進行維護。由于格式和規(guī)則的變動,也會造成數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)的前后不一致,這也要求對數(shù)據(jù)庫進行經(jīng)常的維護。對數(shù)據(jù)庫的維護是數(shù)據(jù)質(zhì)量控制的重要一環(huán)。