人事檔案保管與借閱工作

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【摘要】本文針對人事檔案的含義、人事檔案管理在保管與借閱方面存在的問題，探討了如何有效加強人事檔案的保管與借閱工作，使其更好地促進工作的展開。

【關鍵詞】人事檔案；保管；借閱要求；保管、借閱措施

一、人事檔案的含義與管理工作之間的關系

（一）人事檔案的含義。

人事檔案是指國家機關、社會組織在人事管理活動中形成的個人檔案。它具體地記敘了個人的經歷、工作成績和表現、政治面貌、品德作風等材料，并且是以個人為單位的形式集中保存，是個人身份、學歷、資歷等方面的證據，與個人工資待遇、社會勞動保障、組織關系緊密掛鉤，具有法律效用，是記載人生軌跡的重要依據，在個人轉正定級、職稱申報、辦理養老保險以及開具考研等相關證明等方面起著重要作用。

（二）人事檔案與人事檔案管理工作之間的關系。

人事檔案和人事檔案保管與借閱管理工作聯系密切，人事檔案工作則是指在人事檔案管理中的收集、補充、鑒別、整理、保管、利用等各個環節的工作。人事檔案是人事檔案管理的實際工作對象，人事檔案管理工作的好壞直接關系到人事檔案的質量。

二、目前人事檔案管理在保管與借閱方面存在的問題

（一）人事檔案的保管與借閱制度不完善。

人事檔案的保管與借閱制度還不夠完善，制度的不健全容易使工作流程不規范，不利于人事檔案管理朝著制度化、規范化發展。因為檔案管理制度不規范，各單位在歷史發展中由于管理方式的改變、領導的更替和領導地位的關系變化容易使人事檔案在保存方面遭受遺失、殘缺，導致人事檔案質量得不到保證。

（二）管理人員的保管與借閱意識觀念不強。

很多管理人員對人事檔案管理工作認識還不全面，存在一些誤區，往往認為人事檔案管理工作只是一項普普通通的事務性保管工作，因此對檔案的管理并沒有非常重視，認為只要做到不泄密，不丟失就行。另外在檔案交接工作中存在延后現象，往往是人員離了崗檔案還在原單位，檔案交接手續遲遲不辦，造成沒人擔責任、沒人及時處置等問題。

（三）人事檔案管理利用范圍有限，保管方式陳舊，借閱方式不規范。

如今很多人事檔案管理工作越來越不能適應事業單位改革的需要。如今社會發展，技術革新快，但檔案管理的保管手段卻并沒有緊跟科技的步伐，很多人事檔案管理還僅僅局限紙質化，并沒有充分利用現代化的保存技術。僅僅只把計算機當作檔案材料的錄入機器，查閱效率和發展受限制。

（四）人事檔案保管內容、材料不全。

現有的人事檔案材料中真實性不高，人事檔案部門對材料沒有進行嚴格地審核，致使人事檔案不能如實反映本人的真實情況，給檔案利用帶來困難。另一方面，人力、物力資源配置不足。由于辦公條件的限制往往會出現檔案材料損毀，影響檔案的使用、美觀和完整。

三、如何加強人事檔案的保管與借閱工作，使其更好地促進工作開展

（一）制定并完善人事檔案的保管與借閱制度。

各單位應制定查閱檔案的制度，當面對查看或者借閱人事檔案的要求時，管理人員應嚴格遵循規章制度程序，要求查閱者和自己必須嚴格遵守保密制度和閱檔規定，不能在檔案資料上自由涂改、圈劃、破損、私自抽拿甚至是撤換檔案。查閱者也應加強不泄露、不擅自向外公布檔案內容的觀念。同時對于違規者應視情節輕重予以批評教育，或追究法律責任。對于人事檔案保存管理者來說，應加強對借閱、材料收集、檢查和保密等方面的職責，確保人事檔案材料的規范化、真實性和保存完整性。

（二）加強檔案管理隊伍建設。

應該重視人事檔案的保管與管理借閱工作，重視管理隊伍的選拔、考核和培訓，同時人事檔案管理工作者也要樹立認真嚴謹的態度，重視檔案保管的重要性和保管、借閱過程中的要求，積極學習現代保存管理技術，同時也要不斷增強保密意識，秉公辦事、以人為本，遵守檔案制度和規范。

（三）加強現代科學保管手段，增強人事檔案保管的安全性。

積極改革保存模式，充分利用計算機。由單一化紙質保存轉換成紙質與網絡化并進的保存形式。利用現代信息技術建立社會化開放式的人事檔案管理模式，積極探索電子數據庫管理和聲像管理技術，同時應加強對檔案查閱過程中的監督，并且要隨時補充更新檔案，可以通過設置密碼等形式來保障檔案的保密性。

（四）加強人事檔案的保管和借閱工作應同步進行。

查閱借用中既要滿足組織、人事、勞動工作和其他方面的利用需要，發揮其應有的作用，又要貫徹執行保密法規和制度，確保人事檔案的完整和安全，防止失密和泄密。完善管理體制，搞好隊伍建設，做好基礎工作，進一步改善保管條件，努力提高科學管理水平，充分發揮人事檔案的作用，使人事檔案能夠有效地為組織、人事工作服務，為社會主義現代化建設服務。

四、小結

人事檔案的保管與借閱管理工作任重而道遠，它體現了單位人員管理的規范化和制度化，為單位選人用人提供了重要的依據。檔案管理者要采取有效措施延長檔案壽命，不斷完善人事檔案的保管與借閱工作，保證檔案的全面和真實，并且要貫徹以人為本的科學發展觀，不斷深化人事管理制度。

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作者：陶俊秀 張艷紅 單位：山東省榮成市人力資源和社會保障局 山東省榮成市圖書館