高校人事檔案管理研究

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一、高校人事檔案管理工作存在的問題

（一）人事檔案材料內容陳舊單一，信息量不足

高校人事檔案是個人的“說明書”，應能全面、詳細地反映一個人各方面的情況，做到“閱卷如見人”或“檔若其人”。而現實情況是，許多高校人事檔案內容涉及個人政治思想品德、家庭歷史及社會關系等方面的東西較多、術語性的東西較多，在對人進行評價時，形式雷同，格調一致，空洞的語言比較多，如在評價優點時經常使用的是“學習認真”、“工作態度較好”等一些籠統概括的話。在評價缺點時，則用“進取心不強”、“表現一般”等詞語一帶而過，詳細、具體的評價則很少，缺乏定量與定性的綜合性評價語句。

（二）檔案管理制度不規范，管理手段落后

高校由于經過幾次合并，其辦學規模、管理方式不同等歷史原因，導致出現檔案管理制度規范不一、質量參差不齊、人員構成復雜、管理手段落后等問題。如歸檔沒有統一的規格、收集過程中紙張大小不統一、檔案材料沒有及時進行規范整理，嚴重影響了檔案管理水平。另外在設備配備上，大多采取“因陋就簡”、“因地制宜”的原則，無其他硬軟件設施，防火、防潮等手段只是停留在較低的水平上。管理手段也較陳舊，調閱檔案采用原始的手工操作方式，由于反復調用原件，造成紙張發黃變脆、字跡褪色等現象，直接影響到檔案的完整與安全。

（三）人事檔案信息開發利用程度低，未發揮應有作用

對高校人事檔案管理者來說，無論是收集整理，還是鑒別、保管，都是為了提供檔案信息，服務于高校人事工作，為人事決策提供參考依據，其目的在于利用。就目前面言，高校人事檔案管理還存在著重保密、輕利用的現象，檔案服務開發意識差。

二、強化高校人事檔案管理工作應采取的對策

（一）領導重視，提高檔案管理人員素質

作為學校領導，尤其是主管領導，應充分樹立起檔案意識，把檔案管理職能納入到日常工作中，在機構設置和人員編制上給予充分保證；在檔案經費上落實到位，增添必要的硬件設施；給予檔案工作者必要的關心等。同時，要提高檔案管理人員素質，為做好這項工作提供重要保障。檔案管理人員的思想素質、政治素質和業務素質要高，在工作中盡職盡責、精益求精；堅持原則，不泄密、不失密；不改檔、不失檔，保持檔案管理工作高度原則性、嚴肅性。要使其掌握現代信息管理技術，成為既熟悉檔案管理業務知識，又懂得計算機管理技術的具有雙重知識結構的復合型人才，以適應新時期高教事業發展對高校人事檔案管理的新要求。

（二）拓寬收集范圍，豐富檔案內容

在工作中要采取定期和不定期相結合的方式，及時全面地收集各類材料，做到口勤、手勤、腿勤，消除收集渠道閉塞現象。與此同時，針對當前高校人事檔案管理的新發展所形成的新材料，如反映教職工個人素質和業績變化的各種培訓、訪學、留學、學歷提高的證明材料，反映教職工與學校之間變動的各種聘用合同、勞動合同及解聘、辭退、崗位變動等相關材料，都應該及時收集歸檔，做到細致鑒別，取之有據，盡可能使檔案內容更加全面完整。

（三）搞好開發利用，實現資源共享

過去，人事檔案神秘莫測，只有少數人看，供組織查證使用，老百姓是不能涉足的。其實，掀開它的神秘面紗，可以發現其大部分內容在適度的范圍內是可以公開的，可以作為一種資源供社會共享，沒有保密的必要。高校人事檔案內容分為履歷、自傳、考核、專業、證明、黨團、獎勵、錯誤、工資和其他類等十大類。其中專業即業務檔案，共內容是可以公開的，經整理后可作為人事資源信息。人事檔案中的年度考核、黨團、獎勵等也可公開。這樣，高校人事檔案就可以在作為資源共享的同時，接受群眾和輿論的監督，使之更好地為公民服務。

（四）健全檔案管理制度，提高檔案信息化管理水平

高校檔案制度建設是檔案管理中重要的工作，是一項經常性的工作，因此，要加強高校人事檔案的建立和健全，規范高校人事檔案管理，特別要重視高校人事檔案信息化管理，制定信息發展戰略，并分階段、有計劃的加以實施。應遵循“科學、實用、適用”原則，確定高校人事檔案信息化建設的長期工作目標和近期工作任務，以“收集、管理、利用”三大環節為主線，以信息集聚、整合、為原則，構筑高校人事信息化管理平臺，通過現代化手段建立人才信息收集、反饋和跟蹤服務系統。

作者：王斌單位：寧夏大學檔案館