人事檔案整理和原樣維持

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一、現(xiàn)行人事檔案整理工作有可能造成污損的工序

根據(jù)《細(xì)則》第二十一條：在材料左側(cè)豎直打上統(tǒng)一的裝訂孔。把全卷材料理齊，材料條件好的應(yīng)做到四面整齊，條件差的，以裝訂線一邊和下邊兩面為齊。材料左側(cè)三孔法，孔中心點距左頁邊1.5cm，孔間距8.3cm，最下面孔中心點距下頁邊5.4cm。實際工作中發(fā)現(xiàn)，各地各單位使用的打孔機(jī)型號各異，造成孔邊距不一，尤其是部隊的人事檔案，到地方，都要重新打孔。一份材料最多可見六個孔。這不但重復(fù)勞動，更重要的是，嚴(yán)重影響材料的原始面貌，人為造成材料的損壞。裝訂，表面上看，人事檔案非常整齊、有序、漂亮，可在使用時，極為不便。這與人事檔案整理的宗旨———方便檔案的保管與利用，是相違背的。人事檔案材料進(jìn)檔要拆裝，每年的職稱評審、教師資格評審，要復(fù)印現(xiàn)職稱資格及聘文、聘任當(dāng)年和評審年的年度考核表；財產(chǎn)的繼承與分配，要復(fù)印履歷表，等等。每年多次拆裝，不僅費時費力，影響工作效率，還會給人事檔案代來極大的磨損。人事檔案作為人事信息的重要載體，是組織人事等部門按照有關(guān)政策，在培養(yǎng)、選拔和任用干部等工作中，形成的記載干部個人經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、學(xué)識水平、工作表現(xiàn)、工作實績等內(nèi)容的文件材料；是歷史地、全面地考察了解和正確選拔使用干部的重要依據(jù)，是維護(hù)干部合法權(quán)益的重要憑證，是國家檔案的重要組成部分，是研究組織工作規(guī)律的重要資料，也是傳承后世的寶貴財富。隨著中華人民共和國行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《歸檔文件整理規(guī)則》的頒布，檔案工作的重點，由重整理、保管轉(zhuǎn)向強(qiáng)化收集、簡化整理、細(xì)化檢索、深化利用，轉(zhuǎn)向整理保管與開放利用并重，提供更多更完善的信息服務(wù)上來。

二、用《規(guī)則》完善人事檔案整理工序，保護(hù)檔案原貌

人事檔案整理是一項頭緒眾多、瑣碎繁雜、單調(diào)重復(fù)、機(jī)械枯燥的工作，人事檔案在歸檔和利用過程中，經(jīng)常反復(fù)拆裝，不但造成材料的磨損，還耗費了管理人員大量的時間和精力，人事檔案的收集與開發(fā)利用必然受到影響。為改變現(xiàn)狀，貫徹強(qiáng)化收集、保護(hù)原貌、簡化整理、細(xì)化檢索、深化利用的方針，必須對人事檔案整理工作加以調(diào)整與簡化。人事檔案整理的最終目的，就是要方便檔案的保管和開發(fā)利用，這是檔案管理學(xué)最基礎(chǔ)的理論，也是檔案整理工作必須遵循的原則。人事檔案整理必須充分保護(hù)人事檔案材料的原始面貌。

1.取消歸檔章及編頁，只編類號與順序號

類號和順序號可固定材料的位置，保持材料的穩(wěn)定性與延續(xù)性，為后人插件、編目、查找利用提供方便，為今后提取利用后還原到檔案里確定位置。順序號以材料形成時間（或內(nèi)容主次）為依據(jù)，直接在每件材料右上角空白處，鉛筆寫上類號與順序號，取消歸檔章及編頁，減少人為污損。建立以“件”為單位管理方法，界定“件”的概念時，從材料的產(chǎn)生與利用實際情況出發(fā)，合理確定。根據(jù)《細(xì)則》第十七條里“份”的概念：填寫“材料份數(shù)”，以每份完整的材料為一份（包括附件）。一份即為一“件”。

2.統(tǒng)一紙張規(guī)格，盒裝

現(xiàn)代信息技術(shù)飛速發(fā)展，社會信息化步伐加快，辦公自動化普及程度越來越高，計算機(jī)技術(shù)在檔案管理中運用越來越普及，A4紙方便易取易行，統(tǒng)一規(guī)范。打孔裝訂，不便于檔案保護(hù)與利用，不便于及時補(bǔ)充材料，而裁剪、裱寸，也損壞了人事檔案材料的原始屬性，削弱了人事檔案的憑證價值。隨著科技的發(fā)展，固體膠棒和不銹鋼訂書釘完全可以替代縫紉機(jī)，使人事檔案材料完好地保持原貌，避免人為損壞。以件為單位，按類號按順序號排列后，直接盒裝。人事檔案直接盒裝后，材料歸檔或利用時，就可直接插件或取放，不需要再拆裝。這樣既可避免反復(fù)拆卷對檔案材料造成的磨損，又有利于檔案的原貌保護(hù)；直接盒裝，不但減少簡單、重復(fù)、低效的拆裝勞動，提供方便快捷地利用，還有利于人事檔案保密與控制使用；盒裝可以節(jié)省檔案管理人員大量的時間和精力，使其廣泛深入地從事人事檔案材料收集，再進(jìn)行人事檔案信息的深加工，從而提高服務(wù)內(nèi)容、質(zhì)量和效率。

3.建立計算機(jī)輔助整理，建立數(shù)據(jù)庫

以常用的人事檔案信息為字段，建立數(shù)據(jù)庫，提供方便、快捷的檢索與利用，或?qū)⑷耸聶n案掃描，電腦儲存，利用時，直接在電腦中調(diào)取，盡可能地少翻用人事檔案原件，從而充分保護(hù)人事檔案原貌。

作者：李玉琴單位：南京醫(yī)科大學(xué)第二附屬醫(yī)院