企業(yè)干部檔案監(jiān)管不足及策略

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本文作者：呂澤萍作者單位：山西省電力公司

干部人事檔案管理不到位。一方面，新從事干部人事檔案專兼職人員越來越多，檔案管理水平參差不齊，亟待提高；另一方面，干部管理工作中主動(dòng)查閱人事檔案的意識(shí)淡漠，干部信息報(bào)送與查閱檔案環(huán)節(jié)嚴(yán)重脫離干部人事檔案記載的客觀事實(shí)，責(zé)任意識(shí)較低，往往依賴于檔案管理員或干部本人單方提供所需信息，尤其是后備干部的基本信息失真情況較多存在，干部管理工作亟需加強(qiáng)對(duì)人事檔案信息真實(shí)準(zhǔn)確性核查的力度。

對(duì)于這些問題，原因是多方面的。

制度落實(shí)不到位，管理不嚴(yán)格。干部管理基本信息核查制度在實(shí)際操作中執(zhí)行性較差，填報(bào)干部信息時(shí)，一些填報(bào)人員不按要求查閱人事檔案、不登記信息填報(bào)審核手續(xù)等。

思想認(rèn)識(shí)不到位。在干部管理工作中，對(duì)待干部人事檔案管理不同程度地存在著“用起來重要，抓起來次要，忙起來不要”的錯(cuò)誤認(rèn)識(shí)，思想認(rèn)識(shí)不夠到位。一方面領(lǐng)導(dǎo)重視不夠，對(duì)干部檔案管理工作的業(yè)務(wù)建設(shè)、機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員配備、庫(kù)房建設(shè)、資金投入不重視、不研究、不解決，當(dāng)作可有可無的工作。另一方面人員配備不到位。據(jù)調(diào)查，從事干部人事檔案管理工作的一般都是兼職人員，配備專職人員的很少。這些兼職人員素質(zhì)參差不齊，檔案管理業(yè)務(wù)不精通，處理日常雜事比較多，無法集中精力做好檔案管理工作，檔案材料收集不齊全、不按時(shí)歸檔，甚至將干部交給的歸檔材料弄丟了等現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。

檔案管理人員和干部本人責(zé)任感不強(qiáng)。責(zé)任心是做好干部檔案管理工作的本質(zhì)要求，也是對(duì)填報(bào)信息的干部本人的基本要求。有些檔案管理人員既不注重檔案材料的收集歸檔，也不按照業(yè)務(wù)規(guī)范整理檔案，工作中怕麻煩，圖簡(jiǎn)省，不嚴(yán)格執(zhí)行規(guī)章制度，個(gè)別人思想素質(zhì)較差，利用干部轉(zhuǎn)業(yè)、調(diào)動(dòng)等機(jī)會(huì)，為干部提供涂改檔案的機(jī)會(huì)。有的干部在填寫年齡時(shí)態(tài)度輕率，隨意性較大。有的為了參軍、招工、招干、農(nóng)轉(zhuǎn)非等，根據(jù)當(dāng)時(shí)的需要，更改出生年月；有的到了中老年，為了推遲離退休時(shí)間，在填表時(shí)有意降低年齡，故而出現(xiàn)出生年月前后矛盾，檔案年齡與實(shí)際年齡不相符合的情況。還有的出生年月的填寫不規(guī)范，時(shí)而按公歷填寫，時(shí)而按農(nóng)歷填寫，人為地造成出生年月不真實(shí)的情況。

堅(jiān)決杜絕和查糾涂改現(xiàn)象，強(qiáng)化干部檔案年齡管理，維護(hù)干部檔案管理工作嚴(yán)肅性。干部組織部門要進(jìn)一步加強(qiáng)自身管理，強(qiáng)化責(zé)任意識(shí)，嚴(yán)把“入口關(guān)”。嚴(yán)格執(zhí)行上級(jí)組織部門關(guān)于檔案管理的有關(guān)規(guī)定，把好最初建立干部檔案的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，對(duì)調(diào)入黨群機(jī)關(guān)和新提拔的領(lǐng)導(dǎo)干部檔案，進(jìn)行嚴(yán)格的審查核對(duì)。同時(shí)要加強(qiáng)對(duì)信息填報(bào)人員、檔案管理人員和干部本人的監(jiān)督管理，堅(jiān)決禁止涂改檔案的現(xiàn)象發(fā)生。深入貫徹《檔案法》、《干部檔案工作條例》等法律法規(guī)，強(qiáng)化責(zé)任意識(shí)。發(fā)現(xiàn)干部檔案管理中有涂改造假等情節(jié)嚴(yán)重的，有關(guān)責(zé)任人按《檔案法》和干部檔案管理的有關(guān)規(guī)定，給予相應(yīng)處分。

加強(qiáng)干部檔案的動(dòng)態(tài)管理。從學(xué)校轉(zhuǎn)遞到企業(yè)的干部檔案，是干部檔案內(nèi)容不斷增長(zhǎng)的起點(diǎn)和開端，從單純地記錄學(xué)習(xí)、社會(huì)實(shí)踐、品德等方面的情況，到記錄學(xué)歷、職級(jí)、專技、工作崗位、收入、獎(jiǎng)懲、政治面貌等方面的不斷變化，干部檔案將隨著企業(yè)活動(dòng)和人生經(jīng)歷的增多而逐漸加厚，干部檔案內(nèi)容也隨著本人的閱歷增加而不斷豐富。要及時(shí)記錄這每一點(diǎn)變化，定期更新干部履歷表，及時(shí)搜集整理任免審批表、獎(jiǎng)懲登記表、績(jī)效考核表、崗位變動(dòng)審批表、重大發(fā)明創(chuàng)造、重要管理成果等情況，凡是影響干部本人全貌并有保持價(jià)值的正式文件均應(yīng)該收集整理進(jìn)入干部檔案。

提高思想認(rèn)識(shí)，進(jìn)一步建立干部人事檔案及材料審核把關(guān)、材料接轉(zhuǎn)、干部人事檔案質(zhì)量通報(bào)登記等檔案管理機(jī)制。各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)干部要自覺增強(qiáng)遵守干部人事檔案工作紀(jì)律的自覺性，做維護(hù)和執(zhí)行干部人事政策法規(guī)的模范。人事管理部門加強(qiáng)檢查監(jiān)督，對(duì)干部檔案信息資源的信息化、規(guī)范化管理，嚴(yán)把“出口關(guān)”。抓住查閱和借閱干部檔案是兩個(gè)容易出現(xiàn)問題的環(huán)節(jié)，嚴(yán)格完善查借閱檔案審批程序，除填寫“查借閱干部檔案審批表”外，還應(yīng)制定“借閱干部檔案登記表”，說明查借閱理由，由檔案管理人員認(rèn)真核對(duì)并填寫檔案卷數(shù)及“三齡二歷”等重要信息，嚴(yán)格執(zhí)行收集、轉(zhuǎn)遞、查檔借檔等制度，嚴(yán)禁私自或者允許他人涂改、抽取、偽造或銷毀檔案材料；對(duì)擅自涂改的不真實(shí)信息不予承認(rèn)，并予以糾正。凡有涂改現(xiàn)象的干部檔案，要進(jìn)行徹底清查，盡快予以確認(rèn)，特別混亂難以認(rèn)定的，可以通過司法鑒定進(jìn)行確認(rèn)。嚴(yán)把材料歸檔關(guān)，材料歸檔必須履行嚴(yán)格的審查手續(xù)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正干部人事檔案內(nèi)容失真的問題，確保檔案內(nèi)容真實(shí)可靠，維護(hù)干部人事檔案工作的嚴(yán)肅性，建立起內(nèi)容詳實(shí)、準(zhǔn)確可靠的人員信息庫(kù)，并對(duì)干部信息適時(shí)更新，使干部信息及時(shí)得到維護(hù)，隨時(shí)為人事管理工作提供最新最實(shí)的信息，提高服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)水平。

進(jìn)一步建立健全制度，防止“假檔案年齡”問題的發(fā)生。一是完善干部任前檔案審核辦法、干部檔案接收標(biāo)準(zhǔn)、干部檔案借閱制度等制度，逐步完善管理機(jī)制，充分發(fā)揮干部人事檔案在堅(jiān)持公道正派地選人用人方面的重要作用。把好干部檔案材料入檔關(guān)、鑒別歸檔關(guān)、干部檔案查、借閱關(guān)。二是檔案管理人員要嚴(yán)格執(zhí)行干部人事檔案管理規(guī)定，堅(jiān)持原則，依法辦事，維護(hù)干部人事檔案的嚴(yán)肅性和真實(shí)性。三是定期對(duì)各單位檔案管理人員及分管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行檔案管理培訓(xùn)，傳達(dá)檔案管理的規(guī)章制度，解答檔案管理中出現(xiàn)的各類問題。