電子檔案管理系統(tǒng)基本操作淺談

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摘要：隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)及其互聯(lián)網(wǎng)的普及，檔案管理出現(xiàn)了新的發(fā)展機(jī)遇，電子檔案管理系統(tǒng)也成為了公共部門電子政務(wù)的一個(gè)重要組成部分。本文就電子檔案管理系統(tǒng)的基本操作進(jìn)行分析。

關(guān)鍵詞：電子檔案；管理系統(tǒng)；基本操作

1檔案查閱者的實(shí)踐操作

1.1選擇模擬對象。

用戶登錄電子政務(wù)模擬教學(xué)系統(tǒng)后，選擇檔案管理系統(tǒng)進(jìn)入，選中“檔案查閱者”選項(xiàng)按鈕，然后任意選擇一個(gè)模擬對象點(diǎn)擊“進(jìn)入”，在頁面的左邊將出現(xiàn)菜單樹。

1.2檔案申請歸檔。

點(diǎn)擊菜單樹的一級節(jié)點(diǎn)“檔案申請歸檔，里面有兩個(gè)子節(jié)點(diǎn)‘：申請歸檔’和申請記錄查看”。

1.2.1歸檔申請。

點(diǎn)擊“申請歸檔”后，進(jìn)入到歸檔申請頁面。用戶要先上傳要?dú)w檔的文件，點(diǎn)擊“上傳檔案文件”鏈接，跳入到上傳文件頁面(規(guī)定最多只能上傳三個(gè)文件)，上傳成功后，填入相關(guān)信息(申請時(shí)間、文檔名稱、文件格式、文件密級等)，然后點(diǎn)擊“提交”按鈕，即完成申請歸檔操作。

1.2.2查看申請記錄。

點(diǎn)擊“申請記錄查看”，進(jìn)入查看自己所有申請歸檔的記錄信息的頁面，檔案查詢者可以在“申請檔案名稱”欄目中輸入所要查詢的檔案文件名稱進(jìn)行查詢。同時(shí)，也可以在頁面下部的選項(xiàng)中選擇合適的條件進(jìn)行篩選，從而找出符合條件的檔案記錄。

1.3檔案申請查詢

1.3.1申請查詢。

點(diǎn)擊“申請查詢”，進(jìn)入查詢頁面。查詢者在查詢申請?jiān)敿?xì)表單中填入相關(guān)申請信息(如申請人、查詢方式、申請組織等)，然后點(diǎn)擊“提交申請”按鈕完成申請查詢的操作。

1.3.2申請記

錄查看。點(diǎn)擊“申請記錄查看”節(jié)點(diǎn)，進(jìn)入查看所有自己的申請查看檔案的記錄。也可以根據(jù)檔案名稱、檔案密級、文件格式、審核狀態(tài)等不同的查詢方式進(jìn)行查詢。

2檔案管理員和領(lǐng)導(dǎo)者(主管)的實(shí)踐操作

2.1選擇模擬對象。

用戶登錄電子政務(wù)模擬教學(xué)系統(tǒng)后，選擇檔案管理系統(tǒng)進(jìn)入，選中“檔案管理員”選項(xiàng)按鈕，然后任意選擇一個(gè)模擬對象點(diǎn)擊“進(jìn)入”，在頁面的左邊將出現(xiàn)菜單樹。

2.2檔案申請歸檔。

點(diǎn)擊電子檔案管理系統(tǒng)菜單樹的一級節(jié)點(diǎn)“檔案申請歸檔”，里面有兩個(gè)子節(jié)點(diǎn)：“審核歸檔”和“申請記錄查看”。

2.2.1審核歸檔。

點(diǎn)擊左邊樹節(jié)點(diǎn)“檔案申請歸檔”，進(jìn)入審核中請歸檔記錄頁面。此時(shí)，頁面加載的是所有申請記錄的詳細(xì)信息，檔案管理員可以根據(jù)檔案名稱，是否通過審核來查詢申請記錄，并進(jìn)行審核歸檔操作。以“電子公文歸檔管理暫行辦法”條例，點(diǎn)擊“審核歸檔”鏈接，進(jìn)入到審核頁面，如檔案管理員可以看到申請記錄的相關(guān)信息，如申請人、申請時(shí)間、檔案名稱、文件類別等。檔案管理員在審核結(jié)束后，可以通過點(diǎn)擊“同意”或“拒絕”按鈕進(jìn)行“通過申請”、“拒絕申請”的審核操作。

2.2.2申請記錄查看。

點(diǎn)擊樹狀菜單中的“申請記錄查看”節(jié)點(diǎn)，頁面顯示的是所有申請歸檔記錄，檔案管理員可以根據(jù)檔案名稱進(jìn)行模糊查詢，也可以根據(jù)檔案審核情況進(jìn)行查詢。點(diǎn)擊“查看”鏈接，檔案管理員可以查看檔案審核的詳細(xì)信息。

2.3檔案申請查詢。

點(diǎn)擊電子檔案管理系統(tǒng)菜單樹的一級節(jié)點(diǎn)“檔案申請查詢”，里面有兩個(gè)子節(jié)點(diǎn)：“審核查詢”和“申請記錄查看”。

2.3.1審核查詢。

點(diǎn)擊“審核查詢”菜單，頁面顯示的是所有在審核的申請查詢信息。用戶可以根據(jù)檔案名和檔案類型、檔案文件格式等進(jìn)行查詢。檔案管理員可以選擇其中一條記錄，點(diǎn)擊“審核”鏈接進(jìn)入審核查詢頁面。在審核頁面中，顯示的是當(dāng)前要審核的查詢申請的詳細(xì)信息，檔案管理員可以根據(jù)情況，選擇“通過申請”或者足“拒絕中請”進(jìn)行處理。

2.3.2申請記錄查看。

具體操作與上述“申請記錄查看”相同，檔案管理片可以查看所有的申請查閱檔案申請記錄。

2.4檔案申請銷毀。

該菜單的主要功能是檔案管理員對相關(guān)檔案進(jìn)行管理，經(jīng)過檔案主管領(lǐng)導(dǎo)審核通過后予以銷毀。點(diǎn)擊電子檔案管理系統(tǒng)菜單樹的一級節(jié)點(diǎn)“檔案申請銷毀”，里面有兩個(gè)子節(jié)點(diǎn)“：銷毀申請”和“申請記錄查看”。

2.4.1銷毀申請。

選擇“銷毀申請”菜單，點(diǎn)擊進(jìn)入有關(guān)信息申請銷毀頁面。進(jìn)入頁面后，加載的是所有檔案信息，檔案管理員可以根據(jù)檔案名稱查詢，也可以根據(jù)是否通過申請歸檔審核進(jìn)行查詢。點(diǎn)擊“申請銷毀”，進(jìn)入到申請銷毀頁面，檔案管理員填寫申請銷毀理由以后，點(diǎn)擊“剖自銷毀”按鈕即可完成申請銷毀。

2.4.2申請記錄查看。

點(diǎn)擊“申請記錄查看”菜單，進(jìn)入“申請記錄查看”頁面，該頁面顯示的是檔案管理員所有的申請銷毀記錄。

3系統(tǒng)管理員的實(shí)踐操作

首先以管理員的身份登陸電子政務(wù)實(shí)踐平臺系統(tǒng)，用戶登錄電子政務(wù)模擬教學(xué)系統(tǒng)后，選擇檔案管理系統(tǒng)進(jìn)入，點(diǎn)擊“管理員入口”鏈接。出現(xiàn)檔案系統(tǒng)管理的功能菜單。

3.1檔案信息管理。

此菜單的功能是檔案左邊的菜單樹上的“檔案信息管理”菜單，進(jìn)入“檔案信息查詢”頁面顯示的是所有的檔案信息，管理員可以根據(jù)檔案名稱和檔案類別進(jìn)行查詢。

3.1.1查看。

點(diǎn)系統(tǒng)管理員可以查看、刪除所有檔案信息。

3.1.2查詢。

點(diǎn)擊擊要查看的檔案行的“查看”鏈接，將會在負(fù)面的下分顯示一個(gè)顯示該檔案所包含文件的列窗框。系統(tǒng)管理員可以點(diǎn)擊下載文件，查看檔案的相關(guān)內(nèi)容。

3.1.3刪除：

管理員根據(jù)實(shí)際需求，刪除檔案文件。可以多條刪除文檔，首先把要刪除的檔案前的復(fù)選框選中，然后再點(diǎn)擊“刪除”按鈕，即完成檔案刪除操作。

3.2檔案申請歸檔記錄管理。

此菜單的功能是檔案系統(tǒng)管理員可以查看所有申請歸檔記錄，可以根據(jù)檔案名稱和審核狀態(tài)進(jìn)行查詢，并且可以根據(jù)需要刪除記錄。

3.2.1查看檔案申請歸檔記錄。

點(diǎn)擊左邊的菜單樹上的“檔案申請歸檔”菜單，然后再點(diǎn)擊“申請記錄管理”進(jìn)入申請記錄管理頁面，頁面顯示的是所有檔案信息。

3.2.2刪除檔案申請歸檔記錄。

選擇要刪除記錄的行起碼復(fù)選框，然后點(diǎn)擊“刪除”按鈕完成刪除操作。檔案文件也將同時(shí)被刪除掉。

3.3基礎(chǔ)信息維護(hù)。

此菜單的功能是系統(tǒng)管理員對檔案文件的基礎(chǔ)信息進(jìn)行維護(hù)，包括文件類型、檔案重要等級、檔案密級、文件格式等。也可以進(jìn)行檔案文件的添加、刪除和編輯等操作。

3.3.1文件類型管理。

點(diǎn)擊頁面左邊的菜單樹“基礎(chǔ)信息維護(hù)”下的“文件類型管理”子菜單，系統(tǒng)管理員可以對檔案文件的格式類型進(jìn)行添加、編輯和刪除等操作。

3.3.2檔案文件等級管理。

點(diǎn)擊頁面左邊菜單樹“基礎(chǔ)信息維護(hù)”下的“檔案重要等級哲理”子菜單，系統(tǒng)管理員可以對檔案文件的等級進(jìn)行添加和刪除操作。

參考文獻(xiàn)

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作者：韓黎明 單位：杜爾伯特蒙古族自治縣文廣體局文化市場