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      無紙化辦公環境下電子檔案管理

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      無紙化辦公環境下電子檔案管理

      一、無紙化辦公環境電子檔案管理的功能

      在無紙化辦公(又被稱為協同辦公系統)環境下,電子檔案管理方式具有諸多優點。除了傳統檔案管理的基本功能以外,以e-office軟件為例,可以看出還存在著以下幾項特點:具備優秀的可規劃、可擴展和可維護性;強大的文件處理能力;安全性要高度可靠;科學的解決方案與快速;功能強大的用戶自定義架構;文件修改痕跡保留功能;支持移動、異地辦公。在功能方面,其具有以下幾項功能:文件管理;發文管理;收文管理;文件督辦;文件統計;文件歸檔;流程管理;文檔管理;溝通平臺和綜合事務等。所有功能均能夠覆蓋企業管理應用各方面,提供方便靈活的工作流套件,適合在知識化、智能化管理的趨勢下,為企業提供跨平臺、移動應用、信息整合等諸方面的信息支持。

      二、電子檔案管理與傳統檔案管理的區別

      (一)歸檔管理的區別。

      與傳統檔案管理相比,電子檔案管理的差異在于歸檔方式和歸檔時間的不同。電子文件的歸檔方式為邏輯歸檔和物理歸檔。邏輯歸檔可以保證電子文件的完整性,還可以使電子文件方便檢索。物理歸檔指將電子文件備份放在檔案管理的庫房內,防止計算機發生問題而導致文件丟失。傳統紙質文件的歸檔時間為文件形成后的第二年上半年進行歸檔,或者是在項目結束后立刻歸檔。而電子文件的歸檔時間則為定期歸檔和分實歸檔,其原因在于電子檔案管理的快速性和便捷性。

      (二)保管方式的區別。

      由于電子文件受到計算機技術的不安全因素影響,因此難以進行長期保存,但是其具有操作簡單和存儲所需空間較小的優點。但是,如果缺乏硬件和軟件,則難以對電子檔案進行修改和讀取,這對其管理存在一定的影響。在紙質檔案方面,需要對其進行防霉防蛀保存,必要時進行修補和微縮等處理。總體來講,傳統檔案和電子檔案的保管方式各有優缺點。

      (三)利用方式區別。

      在傳統紙質檔案查閱方面,查閱紙質檔案需要審查相關的借閱手續,可以為客戶提供檔案原件、復印件和檔案信息加工產品。所有的檔案都是可以通過人體直接識別的。而電子檔案則可以通過檢索等方式,直接查閱,簡單快捷。用戶只需要得到一定的權限,通過賬號和密碼登入計算機平臺。電子檔案可以做到跨時間和跨區域,任何時間和地點,用戶都可以登入計算機客戶端進行檔案閱讀或者檔案下載。

      三、電子檔案管理過程中存在的問題

      (一)管理人員的計算機意識不夠。

      部分檔案管理人員的計算機檔案管理意識不夠。在電子檔案創立階段,檔案可能只是以一個草稿的形式存在,而沒有受到應有的重視。在后續過程中,對電子檔案保管不當,不為電子檔案提供一個合適的保管地點并配備相應的保管人員,任電子檔案自生自滅。

      (二)電子檔案的法律效應尚不完善。

      紙質檔案的法律效力是社會公認的的,尤其強調檔案原件才具有法律效應。而對于電子文件,由于缺少固定的載體,因此制定相應的法律條文對其進行控制則較為困難,電子文件的法律地位始終難以達到認可。如果電子檔案一直無法得到應有的法律地位,則電子檔案無法具有真正的“檔案”資格,發揮檔案的作用。

      四、電子檔案管理過程中問題的對策

      (一)聘用具有計算機意識的檔案管理人員。

      實現檔案信息化管理,必須要聘用擁有相應技能的工作人員,工作人員應該具有較高的知識層次和先進的技術水平,尤其需要有較強的學習能力。當今社會進步速度很快,軟件開發日新月異,必須有較強的學習能力才能在逐漸變化的社會中不斷掌握新知識新技能。具有計算機意識的檔案管理人員不僅對計算機操作熟練,且具有學習意識和實踐能力。

      (二)完善電子檔案的法律建設。

      對于整個社會和立法機構,應該完善電子檔案的法律建設。可從三個方面確定電子檔案的法律問題:第一,明確電子文件管理在檔案館中的地位,電子檔案也應該承擔其檔案館內保管檔案的責任。第二,明確電子檔案的制作流程、管理方法和保存方式。尤其是客戶獲取賬號和密碼的權限,應該采用與傳統檔案相似的辦法。第三,在保管方面,必須明確保管方式、位置和保管人員的聘用方式。

      五、總結

      隨著電子信息技術的發展,目前幾乎所有單位均已實現了無紙化辦公。在無紙化辦公的環境下,應該采用先進的硬件和軟件,進行電子檔案管理。

      作者:江雪青 單位:連云港市文化廣電新聞出版局

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