可靠性電子檔案管理論文

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一、電子檔案真實可靠性的屬性及特點

1.真實可靠性才應是電子檔案的本質屬性

電子檔案只有完全具備真實可靠性，才被認為其能夠滿足作為檔案或其它證據的基本要素。國外一些接受電子檔案作為證據使用的國家，他們判斷電子檔案可采信性的標準是其發生、存儲和采集程序是否符合相關規定和法律制度，即電子檔案的來源是否可靠及形成者的真實性。

2.電子檔案的真實可靠性決定其本質要素

這點與傳統檔案相同，而傳統檔案的真實可靠性主要是通過檔案載體直觀地展示出來，其真實可靠性主要是通過存儲載體形式的真實可靠度加以評判。檔案載體成為判斷檔案真實可靠性的主要佐證，因為相對于電子檔案的傳統檔案，任何更改都肯定會在載體上留下痕跡。而電子檔案載體的多樣性使得我們必須要著眼于其本質的要素。電子檔案形態的特殊性，導致了一些特殊的要素出現，但它們并不是真實可靠性的決定因素。因此，電子檔案的真實可靠性要求其本質要素始終保持不變，這一認知對于電子檔案真實可靠性管理至關重要。

3.電子檔案真實可靠性必須呈現于客戶端輸出形式特點

電子檔案是大都以計算機二進制存儲形式記錄在磁盤或光盤等載體上，在整個存儲過程始終保持著數字化形態。但是，這是不能為檔案利用者直接讀取的，只有借助于客戶端設備顯示的形態才能為人讀取和理解，電子檔案才具備實際的效力，并具有保存的價值。

4.電子檔案的真實可靠性呈現復雜性特點

電子檔案的真實可靠性遠比傳統載體檔案復雜。傳統檔案信息和特定載體是密不可分的，載體已經就是檔案的一部分，內容可以直接讀取，檔案文件的物理及邏輯結構會始終保持一致。而電子檔案具有內容與載體之間可分離性的特點，這樣電子檔案的真實可靠性評估就需要綜合考察。所以，電子檔案要比傳統檔案復雜得多，其真實可靠性便也相應呈現出更多的復雜性特點。在建立數字檔案環境下，加強電子檔案的真實可靠性更有實際意義。嚴格地講，在數字環境下，儲存檔案要真正保持原始檔案不變只是一種理想狀態，我們盡量做到的是保持復制檔案的能力。所以，電子檔案真實可靠性必須要求在檔案復制過程中本質和屬性不產生改變，與原始檔案狀態能夠最大限度保持一致性。

二、電子檔案真實可靠性面臨的威脅

1.電子檔案的信息內容極易被篡改和誤改，甚至偽造，且可以做到不留下明顯痕跡

造成虛假電子檔案原因可能是病毒入侵、黑客入侵等情況；可能是檔案管理人員自身誤操作而導致改動；可能是軟硬件系統方面的，包括系統差異性、軟件漏洞和故障等，其中系統差異性是指處理、管理、利用文件的系統和文件形成系統之間存在差別。

2.電子檔案的真實可靠性保證是陪伴其生命周期的連續過程，只有通過經常的更新和周期性的遷移，才能得以保存

然而，更新只有使文件的內容和格式要素完整的保存下來，這樣得到的電子檔案才能被認為是原始檔案真實可靠的副本。相反，遷移也可再生檔案文件的內容，但該文件的存儲格式和外觀則注定會發生變化，而且還有可能影響文件的其他組成關聯要素，所以遷移必然會意味著一定程度的丟失。

3.電子檔案與載體之間相分離，必然會使其存儲信息的原始性和內容真實可靠性的衡量準則帶有相對性

由于政治制度、司法制度和技術能力等的差異，導致各個國家和地區對電子檔案的真實可靠性鑒定標準有較大不同的認知定位，故而對電子檔案真實可靠性的確定具有相對性。

三、電子檔案真實可靠性的保障措施

1.保證電子檔案的原始性

保證電子檔案信息內容的原始性是確立真實可靠性的基礎，必須在電子檔案產生時就要嚴格管理，堅決執行對所有操作記錄的持續跟蹤制度。主要方法可包括：第一，加強身份確認、數字信息記錄、防病毒和黑客等技術保障措施；第二，詳細著錄電子檔案生命周期中的各項元數據，包括各種操作行為，有效維護元數據信息；第三，健全、貫徹配套管理制度。

2.電子檔案的日益多樣化、復雜化和大眾化，使得檔案工作者在面臨數字存儲問題時，感覺不到絲毫的輕松

針對這一問題，許多國家提出了不同的保存方案，主要分為以下五類：保存最先產生或存儲電子檔案的原始技術；效仿原始技術，使之用于新的操作平臺；對檢索、傳遞和使用電子檔案所需的軟件進行遷移；把檔案文件遷移至最新格式；將檔案文件轉化為標準格式。但是，這五種方法各有利弊，沒有一種令人完全滿意，因為距離遠視技術和數據格式越近的方法，其真實可靠性越可信，而方法卻越復雜，越不切實際。鑒于組合的持續目標管理方法一直以來都是檔案界目前所追求的唯一電子檔案存儲方法，它提供了一個連貫的、全面的框架，可以根據不同的檔案需求進行剪裁，通過對數字對象各類信息的提取，可以提供一個統一的但卻具有高度適應性的方法，同時能滿足處于不同階段電子檔案真實可靠性的保管需求。由于持續目標管理方法的種種優勢，才使得長久保存電子檔案，確保其真實可靠性，同時采用先進技術來管理、檢索、利用和傳遞檔案文件成為可能。

3.大量產生于不同年代、格式各異、互不兼容的電子檔案與最新多媒體的、復雜信息系統產生的文件同時并存

因此，建立相關制度規則化和操作規范管理是保證電子檔案真實可靠性的先決條件。主要包括：一，電子檔案的法定程序和手續的真實性保證：審定、批辦、歸檔等辦理過程控制和相關手續的流程管理。二，應用電子簽章技術，用于電子檔案的批改、簽發、辦理、署名等。開發應用電子水印技術，防錯亂、非法刪改，保證電子檔案信息的原始性。三，操作者接力管理技術，保證對電子檔案的處理過程不出現失控或中斷，以保證控制過程在時間上的連續性；四，建立以電子檔案為記錄單元的日志信息，作為電子檔案的檔案，留待真實性鑒定時調用。檔案最獨特的價值在于其既是事務處理的工具，又能夠為形成它的社會活動提供證據和喚起相關的記憶。正因如此，人們在管理電子檔案時的第一要務，必須是確保其真實可靠性。電子檔案管理是一個深層的、復雜的問題，最大程度地降低電子檔案風險等級，其核心是保障電子檔案的真實可靠性；唯有保證電子檔案的真實可靠性，電子檔案管理系統諸多環節才會有實現的意義，電子檔案才具備存在的價值。

作者：唐偉 單位：河北大學檔案館