電子檔案管理人員培育探析

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一、高速所檔案管理現(xiàn)狀

高速所科技檔案立檔四十多年來，通過不斷的發(fā)展，現(xiàn)有紙質科技檔案上千個案卷，幾萬份文件；另存聲像檔案包括底片、照片、光盤或軟盤、錄像帶及底圖。館藏數(shù)量巨大、內容十分豐富，在中國空氣動力研究發(fā)展中心的各所中名列前茅，具有十分重要的歷史價值和利用價值。檔案材料具備了門類齊全、庫藏豐富、利用率高的特點十分突出。目前入庫的科技檔案主要有以下九類：包括空氣動力研究與試驗綜合管理、空氣動力與飛行力學應用研究、試驗技術研究、空氣動力試驗與計算、試驗與計算設備、測試技術與通用設備、民品開發(fā)、底圖、營房基建檔案。目前我所的檔案管理主要還是采取的傳統(tǒng)手工管理方式，計算機管理檔案選用上級配發(fā)的《軍隊裝備科技檔案管理信息系統(tǒng)》。該系統(tǒng)主要面向檔案管理人員，對紙質檔案的條目等信息進行管理，由于系統(tǒng)功能繁瑣復雜，不能根據自身特點進行檔案全文管理等一些特色應用，無法為使用檔案的廣大科研人員提供詳實、方便的服務。目前，我中心各個單位都陸續(xù)借助于先進的網絡平臺，編制各自的管理軟件，進行檔案信息化管理的探索工作。由于我所檔案在自己制定的質量管理體系下收集、歸檔，存在著一些特色，如：在進行紙質材料歸檔的同時需進行電子文檔的歸檔；型號/軍工外協(xié)項目風洞試驗歸檔清單及歸檔完成后檔案管理人員要出具技術文件歸檔證明等，并在質量管理外審和內審的時候需要提供清單等，配發(fā)的檔案系統(tǒng)無法滿足我所的使用需求，使得電子化檔案管理方面出現(xiàn)了空白。目前存在的主要問題有：

（一）收集的電子檔案直接存儲在計算機的硬盤內，沒有其他安全措施，只要能打開電腦，就能任意通過網絡傳遞信息，此項涉及到安全保密的問題。

（二）由于各類電子檔案越來越多，而這些電子檔案的形成、積累、保存基本處于無序狀態(tài)。如借閱電子檔案，十分不方便。

（三）備份手段過時，現(xiàn)階段備份數(shù)據時，只能階段性地刻錄光盤，若刻錄不及時或硬盤臨時出現(xiàn)問題，將丟失數(shù)據無法恢復。

（四）管理采用手寫登帳，逐漸不適應現(xiàn)狀要求。

（五）統(tǒng)計上報情況時，只有人工數(shù)數(shù)，極為不人性，管理效率也低。

二、研制的目的和意義

我所通過開發(fā)、使用電子檔案管理系統(tǒng)，改進科技檔案管理模式，優(yōu)化歸檔流程、提高服務效率，顯著提高了分析利用館藏資源的能力，方便了科技人員的資料查閱和技術交流，為豐富電子館藏資料，為“殺手锏”武器型號研制提供強有力的技術儲備支持。所以通過研制電子檔案管理系統(tǒng)，設立大容量、有特色、規(guī)范化、標準化的數(shù)據庫，具有十分重要的現(xiàn)實意義：

（一）對電子檔案實現(xiàn)計算機網絡化管理，使電子檔案各環(huán)節(jié)產生的信息能全面、準確地收集、整理、借閱，防止因部分信息利用不及時、不到位、不正確影響科研試驗進度。

（二）用計算機管理手段規(guī)范各工作流程，最大限度地降低數(shù)據流失的潛在風險。

（三）建立電子檔案信息數(shù)據庫，實現(xiàn)信息檢索，為各級科研人員提供強大的查詢功能及電子檔案的網絡服務，為試驗數(shù)據的二次使用提供良好平臺，建立數(shù)據統(tǒng)計功能，增強管理工作的預見性、科學性，為持續(xù)改進快捷服務，提供依據。

（四）通過系統(tǒng)提示檔案管理人員的工作，提高服務的綜合效率。

三、高速所電子檔案管理系統(tǒng)總體設計

高速所于2005年自主開發(fā)了一個（企業(yè)知識門戶）系統(tǒng)——高速所電子檔案管理系統(tǒng)，以下簡稱“系統(tǒng)”。該系統(tǒng)具有“強勁的系統(tǒng)基礎框架、增強的安全性設計、方便安全的權限控制、對Office軟件的無縫集成、Webservices的運用、超大文件高速上傳”等特色。經過幾年的試運行和不斷完善，現(xiàn)已成為我所綜合性辦公平臺。因此，在此基礎上開發(fā)電子檔案管理系統(tǒng)，不僅可以實現(xiàn)辦公平臺的統(tǒng)一，而且可以實現(xiàn)檔案材料由產生到歸檔的“一條龍”管理。

（一）高速所電子檔案管理系統(tǒng)體系結構及開發(fā)工具的選取該系統(tǒng)基于NET框架平臺，設計出松散耦合的三層B/S結構。該系統(tǒng)由一個系統(tǒng)底層運行環(huán)境、應用系統(tǒng)、集成接口和二次開發(fā)接口組成，可以兼容現(xiàn)有的應用系統(tǒng)，實現(xiàn)數(shù)據共享，避免重復性工作和信息冗余。

（二）數(shù)據庫設計高速所電子檔案管理系統(tǒng)基于網絡進行構建，不受地點、時間的限制，由于信息量有限，數(shù)據庫管理不需要很大的管理系統(tǒng)。MicrosoftSQLServer是微軟公司在windows系列平臺上開發(fā)的數(shù)據庫，使用客戶機/服務器結構把工作負荷分解成分別在服務器上和客戶機上執(zhí)行的任務。具有易于安裝、界面友好、便于維護管理、運行效率高等特點。根據對系統(tǒng)需求的分析和基于B/S開發(fā)模式的要求，并結合我所現(xiàn)有網絡資源數(shù)據庫應用情況，本系統(tǒng)數(shù)據庫采用MicrosoftSQLServer2008，可以完全滿足系統(tǒng)需求。

（三）主要功能系統(tǒng)主要分為兩個模塊：后臺管理模塊和前臺應用模塊。系統(tǒng)后臺的應用對象是管理人員，該模塊具有以下功能：

1.實現(xiàn)電子文檔的信息管理。

2.查詢電子文檔信息。

3.實現(xiàn)對后臺管理員的管理。

4.實現(xiàn)信息的分類匯總及報表輸出。前臺應用模塊的適用對象是檔案使用人員（又稱前臺人員），該模塊包括了系統(tǒng)的用戶使用功能，前臺使用人員可以查閱現(xiàn)有電子檔案的各類詳細信息，可以根據資料名稱、作者等關鍵詞進行相關信息的查詢。

（四）開展的主要工作

1.電子文件管理制度的規(guī)范由于在紙質檔案轉化為電子文件的操作過程中，無論人員或是設備的稍有失誤都會導致檔案信息失實，甚至電子文件檔案化后，信息內容“出錯”概率和機會遠高于傳統(tǒng)檔案，其真實性在維護過程中仍需不斷確認及證明。因此，這就要求我們制定嚴格的電子文件管理制度，使電子文件這一新型檔案文件形式真正做到有法可依、有章可循，使之真實性得以確保。

2.數(shù)據表結構及命名高速所電子檔案管理系統(tǒng)設計的數(shù)據表較多，涉及人員信息、資源信息、統(tǒng)計信息等多個方面。典型的表結構如下表。

3.需求分析根據高速所電子檔案管理系統(tǒng)研究的目標，并結合我所的應用需求，我們對系統(tǒng)進行了細化。能夠實現(xiàn)電子檔案的添加、修改以及刪除，在確保安全的條件下，盡可能提供全文查詢功能；能夠對管理員、資源信息等進行權限設置，實現(xiàn)分組管理；信息檢索方便快捷，并具有多項系統(tǒng)統(tǒng)計功能；系統(tǒng)安全、可靠，操作方便、界面友好，易于維護和擴充。

4.安全防范作為電子檔案管理的平臺，在做好數(shù)據庫系統(tǒng)設計的同時，必須確保數(shù)據安全。為提高數(shù)據庫的安全性，需要采用下列手段：信息加密技術、信息認證技術、網絡安全技術，用戶權限分配等。對于十分重要的數(shù)據要進行加密存放，并建立嚴格完善的數(shù)據容錯、備份、恢復機制。四、推廣價值分析高速所電子檔案管理系統(tǒng)的研發(fā)和使用，將為高速所科技檔案電子化管理提供強有力的技術手段和保障，是軍隊信息化建設要求在高速所的具體實現(xiàn)，是對高速所現(xiàn)有電子檔案管理方式的重大調整，將在規(guī)范及優(yōu)化電子檔案歸檔流程、提高檔案數(shù)據利用上發(fā)揮重大作用。五、結束語電子檔案在檔案管理工作中的比重日益加大，也必將成為未來檔案工作的方向。因此，只有開發(fā)電子檔案管理系統(tǒng)，才能為電子檔案的有效管理提高效率。而電子文件的管理更是對檔案工作者提出了更高的要求，我們只有不斷學習理論知識，加強業(yè)務實踐，才能更好的適應檔案管理的新形勢。

作者：杜婧趙莉單位：中國空氣動力研究與發(fā)展中心高速所