電子檔案管理研究

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1傳統檔案的管理方式的落后性

1.1傳統檔案不利于修改和填寫。傳統的紙質檔案在要添加或者修改內容的時候經常會遇到紙質頁面空間不夠，由于添加過多后者修改的原因造成了頁面的凌亂不整潔等，有時候檔案管理員為了保證頁面的整潔性會一遍遍地重新抄寫檔案內容，造成了不必要的麻煩，也浪費了檔案管理員的時間。

1.2傳統檔案由于檔案的數量過多，難以翻找。傳統紙質檔案由于數量過多，分類多，占用的空間比較大，難以對一本具體的檔案進行翻找，對管理工作帶來不便。

1.3傳統檔案保存的比較繁瑣。由于在檔案的應用時會分為頻繁性的使用、一般性的使用、不經常使用、極少使用等幾種情況，但是為了保證檔案工作的完整性和嚴謹性，檔案室會對即使很少涉及到的檔案也進行保存，這就造成資源的浪費，以及空間的浪費。

2電子檔案管理的優勢

2.1電子檔案的整理也要按照不同標準例如區域、性質、時間等具體條件對檔案進行分類，還要保證有條理，容易查找，但是這只需要在電腦上操作，建立不同的分類文件夾把相應的檔案拉近文件夾即可，不用對大批的紙質檔案進行搬運和上架，在很大程度上節省了時間和體力。

2.2無需考慮自然存放條件可存放空間。電子檔案的管理是利用網絡儲存空間，把檔案的保存在優盤、光盤、磁盤等儲存的空間里，在需要時在電腦上查找打開即可，只要一個小小的小芯片就可以解決整個檔案室的檔案儲存量，并且不用當心自然環境的影響，只要不對磁盤或網絡系統進行破壞，就會一直安全地保存下去。

2.3可以多備份，提取方便。檔案的資料一旦保存到計算機網絡上，就可以根據需要拷出數據對其進行多備份，以免在網絡系統遇到破壞或癱瘓時，造成檔案的永久性丟失。并且在檔案進入到互聯網的共享環境的時候，在一個地方需要提取檔案時就可以直接上網進行搜索提取，而不需要回到儲存檔案的原單位提檔，既方便又快捷，提高辦事效率。

2.4便于多次修改。電子檔案是以電子文檔的形式保存的，在修改的時候可以直接對關鍵部分進行修改，不用涂改，重超，也不會影響頁面的美觀程度，就這一點就為檔案的整理管理工作帶來了很大的方便節省了很多時間。

2.5便于查找。在進行電子檔案的查找的時候只要在互聯網上輸入有關個人檔案的關鍵字就會出來相關的所有檔案資料，再根據進一步的搜索找到自己的檔案，整個過程只需要輸入查找條件的幾個關鍵字即可，方便快捷。

2.6資源共享，方便快捷。由于電子檔案是利用互聯網技術對檔案進行保存的，那么每一個檔案室可以不保存不經常使用的檔案，只要在需要的時候進行網上搜索，并與其他檔案室建立的網上電子檔案室進行檔案的查閱共享，也可以達到同樣的效果，減輕了理、檔案管理的工作量。

3電子檔案的科學管理措施

3.1建立網上虛擬的電子檔案室。建立網絡虛擬檔案室就是在根據實際中的檔案室的檔案資料和數據建立的網上檔案室形成一個網站，并且要嚴格限制對于這個網站即這個虛擬的電子檔案室的訪問條件，例如要有真實的身份注冊，要有驗證條件，對于可能存在的不安全信息的訪問請求不予同意等，從而保證電子檔案室的安全性。

3.2從制度上保證檔案形成以及管理部門的權威性。檔案部門的工作性質本身就是權威和嚴肅的代表，這也是檔案部門工作的價值的體現。所以在對電子檔案進行管理的時候同樣要運用和傳統的紙質檔案管理的時候利用同一個甚至高于傳統的管理標準進行檔案的管理。主要包括建立相關的制度規范部門的職責義務和權利。要規范操作程序，保證電子檔案在傳輸過程中的安全，應該落實并嚴格把關蓋子簽章制度，使其得到發到法律制度的保護。還可以利用外部群眾的監督措施來保證電子檔案的權威性。

3.3在技術上保證電子檔案的原始狀態。為建立的網站檔案室安裝病毒查殺軟件建立防火墻等安全措施防止他人的惡意攻擊造成網絡癱瘓和對檔案的損壞，以及對檔案的盜用和對內容的篡改等。還要對網站進行加密，限制訪問權限等防止無關人員的隨意進入查看，另外要對文件檔案進行備份防止在丟失和被破壞后及時回復管理。以上通過對電子檔案管理的優勢和實施的科學措施方面分析，證實了電子檔案在應用方面的可行性，但是在未來的應用過程中還有根據出現的不同問題來對這一課題進行更深刻的探討。

作者：董璇單位：鶴崗市水務局