城建檔案數字化反思

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本文作者：劉淑華作者單位：河北省建筑科學研究院

城建檔案數字化準備工作

（一）信息收集齊全。檔案信息收集要做到廣集博藏，盡可能做到檔案來源廣泛、資源豐富。檔案只有在一定量的積聚，檔案信息才有會質的提升。在收集的過程中，一定要辯認檔案信息的真偽，組織鑒定小組，鑒定檔案信息的價值和真實性，去偽存真和對信息的優化，對于有利用價值的信息要進行收錄，一定要保證信息的真實性和價值性。同時，檔案與圖書文獻領域要密切協作與共建，這樣不僅會使檔案信息資源與其他信息資源成為一體，建立綜合的數據庫系統，增強檔案信息資源共享性，還能使共享范圍更加廣泛且可彌補檔案部門自身存在例如技術力量差、信息單一等的不足。對于檔案實體轉為數字化信息，若需掃描，則掃描方式要依據材質而定，紙質檔案宜采用黑白和灰度兩種方式；分辨率宜設置為200dpi；照片如為彩色版本則彩色方式掃描；黑白的則采用灰度掃描；對于縮微膠片一般多采用黑白掃描方式，而對于音像檔案則需要專用設備進行轉換。其他材料則根據需要進行調整。

（二）整合和系統化信息。對所收集的信息與資料要采用科學的方法進行系統的加工整理，使之規范化和標準化。分類、著錄、索引、條碼等基礎信息要準確和完整；對檔案信息的著錄、標引不僅要揭示題名中反映的顯性主題，還要注意檔案內容中涉及的隱性主題，盡可能多角度、多方位、立體式反映檢索信息。

（三）信息的數字化就是為了更好地提供服務，基礎性的要做好數據存儲技術、條碼識別技術、數據加密技術、影像自動處理技術等。

（四）對于新模式下大量新技術、新設備的應用，及檔案信息與信息系統開發，對人員素質的要求較高，應優化人員結構，引進高素質、高學歷、具有檔案管理能力，又有檔案專業知識，還懂得軟件的簡單編制的復合型人才。同時要加強對管理人員的培訓力度，提高專業技能和理論水平，使檔案管理力量不斷得到補充和拓展。

城建數字化信息系統體系建設

數字化信息系統建設，首先要加強電子檔案中心、電子政務、數字檔案館和檔案網絡的建設，進行軟件的開發和應用，建立功能完備、技術先進的檔案信息綜合管理系統、檢索系統和服務系統，而檔案數字化信息系統的體系結構是任何信息系統建設之初首先需要確定的任務之一，系統的搭建要做到上下兼顧、配套和全面。下面針對系統的體系結構構建進行論述：系統功能設置：主要包括系統運行的軟硬件支撐環境、系統運行結構、系統功能模塊和檔案目錄的增加、修改、刪除以及目錄信息與掃描后圖像信息的對應與關聯等；管理系統的基本信息，如用戶管理、用戶授權以及數字化加工過程中工作人員的工作范圍的限定，系統內部數據庫及文件存貯規則的設置等；計算機在不斷地更新升級，其操作系統也在不斷地升級，在系統設置中還要考慮到信息系統相應的升級和將來信息的順利讀取。數據的安全：數據安全是數字化建設資源共享的核心問題，數字化后的信息通過網絡來實現數據共享，安全是檔案數據化的最重要的基礎保障。隨著檔案信息數據化建設的推進，信息資源的豐富，社會更加依賴數字檔案，對網絡的安全要求就更加嚴格。這就要求必須要建立一套完整的能夠保證數據安全的防范體系、風險評估體系和保障體系。只有數據安全了，數字化建設才得以順暢和持續，才能達到利用服務水平的提高。除了做好應用網絡安全新技術，同時還要提升管理人員的安全意識，檔案數字化信息在軟件和硬件上都做好安全措施。為了防止數據的丟失、信息的不可恢復，可采用光盤、外攜硬盤等方式將現行運行的數據庫與圖像信息進行備份，存放在異地，以確保數據的安全，萬一系統出現故障和數據丟失，數據也會有個恢復保障。同時，將數據庫賴以操作的系統文件也一并備份。

城建數字化信息利用存在的問題

數字化建設中數據格式、數據庫形式、開發平臺及數字接口沒有統一標準；現檔案管理軟件沒有統一的數據庫設計標準，沒有統一的著錄格式、數據輸入輸出接口標準；異構數據庫存在制約信息的共享，數據交互存在壁壘。實現城建檔案信息的數字化，檔案工作才能適應新形勢的需要。轉變檔案工作思維與模式，加強檔案管理設施配備和人力資源，引進現代化的設備和技術，將一些紙質的、聲像等檔案轉化為電子信息，不僅減少外界條件對檔案原件造成的損害和提高了檢索速度，而且提供信息在深度和廣度上都非常寬泛。數字化檔案館室，在整合檔案信息，優化信息源，實現業務工作標準化、規范化，對檔案信息資源的開發利用都具有不可比擬的優勢。且在提供服務方面可以通過通訊技術網絡技術、多媒體技術等快捷方式，更加適應市場需求，能夠實現資源共享的最大化，這也是檔案工作的發展趨勢。