工程檔案管理體系
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工程檔案管理體系范文第1篇
中圖分類號：K206文獻標識碼： A
一、工程檔案管理的重要性及特點
一個建設項目通常劃分為六個階段，即可行性研究階段、策劃與設計階段、報建報批階段、建設施工階段、銷售階段與物業管理階段。每個階段都會涉及到大量的文件材料，細微的疏忽都有可能為日后的工作帶來很大的影響。例如在報建報批過程中，許多政府批件都是相互關聯的，如丟失損壞，補辦周期少則三天，多則一個月甚至更長。由此可能導致下一個環節的審批延遲、工程整體施工周期延長，造成施工費用、管理費用的增加，給企業帶來的經濟損失難以估量。因此，要做好工程檔案管理，建立詳細的存檔記錄尤為重要。可以說工程檔案是建設單位開發策劃的前提，文明施工的保障，后續管理服務的依據。
單一獨立性，即一個單項工程竣工檔案的整體性。這是工程檔案最突出、最重要的特點。真實性，工程檔案是該項工程實體的一面鏡子似的真實寫照。因為工程檔案材料是與該工程建設同步形成的，是該工程報批、施工、竣工過程的原始記錄，與工程實體完全一致，單從檔案材料就可以求和工程質量標準，是建筑工程質量監督部門進行竣工驗收的重要依據。實用性，工程檔案是該工程最原始的記錄，所以有很大的使用價值，即實際性。通過檔案，可以全面考核工程建設工作，檢查工程是否符合設計要求。
二、工程檔案資料的內容
1、工程準備階段文件
綜合性立項文件：項目建議書、項目建議書審批意見及前期工作通知書、可行性研究報告及附件、可行性研究報告審批意見、調查資料及項目評估研究等材料；項目的方案設計與策劃文件資料：工程地質勘察報告、水文地質勘察報告自然條件地震調查、建設用地釘樁通知單、地形測量和撥地測量成果報告、申報的規劃設計條件和規劃設計條件通知書、設計圖紙和說明、審定設計方案通知書及審查意見，規劃、消防、環保、衛生等政府部門的審批文件等資料；報建報批資料：建設項目列入年度計劃的申報文件、建設項目列入年度計劃的批復文件或年度計劃項目表、規劃審批申報表及報送的文件和圖紙、建設工程開工審查表、建設工程施工許可證、工程質量監督手續等資料；還有工程有關的照片、錄像、錄音、光盤等。
2、施工文件
土建工程：主要包括施工組織設計、施工技術交底、施工日志、圖紙會審記錄、設計變更、材料代用單、經濟簽證、工程定位測量記錄等。施工用原材料、構配件、半成品、成品及零部件的質量證明文件、檢驗報告及試驗資料；混凝土、砂漿等配合比及試驗報告；土工試驗；商品混凝土質量證明書、配合比及技術交底；建筑結構安全和功能檢驗抽查、檢測記錄?；A、主體結構混凝土工程；砌體工程；裝飾裝修工程；屋面工程；防水工程；隱蔽工程驗收記錄。技術復核、建筑物沉降觀測記錄；新材料、新工藝、新設備的運用、事故處理記錄?；A、主體工程結構驗收記錄；分部、分項、檢驗批工程質量驗收記錄；給排水、消防、通風、空調等設備安裝工程：圖紙會審、設計變更、技術交底記錄及材料代用單等文件。施工方案：建筑工程用材料證質量明文件、進場驗收記錄；管道、閥門強度測試、隱蔽工程驗收記錄；相關試驗、質量事故處理記錄；分部、分項、檢驗批質量驗收記錄。
3、竣工驗收文件
竣工總結、竣工驗收：單位工程竣工驗收、單位工程質量控制資料核查記錄；單位工程安全和使用功能抽查、施工現場管理檢查記錄；竣工驗收移交證明書；竣工驗收監督通知意見書；竣工報告；竣工驗收報告及質量保修書；竣工備案表、決算書。
4、竣工圖
總平面布置竣工圖；建筑工程竣工圖；結構工程竣工圖；裝飾工程竣工圖；給水、排水工程竣工圖；強電弱電工程竣工圖；室外各種管線竣工圖；通風、空調工程竣工圖等。
三、工程檔案管理存在的問題
工程檔案管理過程中涉及到的環節眾多，建設單位、施工單位在工程檔案管理中普遍存在對檔案管理重視程度不夠、缺乏專業性管理等突出問題，主要有：
1、意識不到位。工程檔案是建設項目的歷史記錄，是對建設項目進行稽查、審計、監督、管理、驗收以及維護的重要依據。每一個建設項目都是一個系統工程，涉及的環節較多，因此產生的檔案數量與載體類型也多。如何做好工程檔案管理工作，確保工程檔案的完整、準確、系統，對整個建設項目來說舉足輕重。
2、能力不到位。受市場經濟的影響，建筑行業競爭異常激烈，有的建設單位將利潤點低的項目進行多重轉包；很多建筑公司為降低人工成本，根據自身業務需求臨時雇人。由此，造成檔案文件材料損毀或遺失，難以補救。普遍存在檔案管理薄弱、檔案管理人員知識缺乏、知識結構單一等問題，檔案管理人員素質不能適應需要，懂工程的不懂檔案、懂檔案的又不懂工程，管理水平參差不齊，甚至有的建設單位根本就不配備檔案管理人員。
3、管理模式不到位。缺乏先進的、嚴謹的管理模式，沒有將工程檔案管理納入整個項目建設管理中，職責分工不明確。雖然很多建設單位配備了檔案管理人員，設立了檔案室，但仍然采用原始、單一的管理模式。從計算機設備、檔案管理軟件以及管理模式上遠遠達不到檔案現代化管理的要求，檔案信息化管理明顯落后。
四、加強工程檔案管理的建議
基于工程檔案管理的重要性以及當前建設單位檔案管理中存在的突出問題，加強建設單位檔案管理工作尤為重要。
1、提高管理意識，建立健全制度。采取多渠道、多種形式加強檔案宣傳力度。明確檔案管理在公司管理工作中的重要性，針對項目特點將工程前期策劃、建設過程以及竣工驗收階段均納入檔案管理范疇。制定切實可行的檔案收集積累、保存利用以及移交歸檔制度，責任落實到人，實行專人專責。對于缺漏的重要文件材料要件要及時補救，做到不漏掉一個細節，發現問題及時上報并積極處理。檔案交接過程中要做好記錄，同時完善借閱和歸還制度，跟
蹤建設工程的全過程。
2、提高檔案管理人員業務水平。基于工程檔案管理的復雜性及行業的特殊性，需要建立一支高素質的檔案管理人員隊伍，實行專人負責制。在項目審批、施工、驗收階段均有專人監督，定期對檔案管理人員進行業務培訓和技能考核，提升綜合管理水平，對考核優秀的人員適當給予獎勵，穩定檔案管理人員隊伍，保證檔案管理工作的延續性。
3、提高現代化管理水平。充分利用現代化辦公設備及檔案管理系統軟件實施工程檔案的現代化管理，提高檔案管理效率。重要的審批件和圖紙既要進行紙質檔案歸檔保管，又要實行電子檔案歸檔保管機制，同時保證紙質檔案與電子檔案編號的對應統一，部分工程檔案還需要保存視頻和影音資料。檔案管理人員要積極探索新的管理方式，創新工作方法，拓寬工程檔案管理工作領域。
4、建立統籌管理體系。由于工程檔案涉及的范圍比較廣，業務環節比較復雜，要求在檔案管理過程中要做到統籌安排，實行網絡化管理。項目立項后首先要考慮文件材料的編制工作，要有明確的檔案管理制度；項目開工后，要明確文件編制的有關要求，并提供給施工單位，在管理過程中要做到檔案的跟蹤收集和及時歸檔，建立檔案室、項目檔案科、施工檔案管理人員三級檔案管理體系；在項目驗收時，要做好檔案的交接和驗收，不能有缺項、漏項，真正做到：工程立項、開工與文件編制工作同步，施工進度與文件材料形成同步，項目竣工與文件材料整理歸檔同步；項目驗收與檔案接收同步。
5、做好收尾階段檔案文件材料的備案和審核工作。工程收尾并不等于檔案管理工作的結束，要及時對工程各階段的文件材件進行整理、備案和審核，該移交的移交，該歸檔的歸檔，做好短期、長期和永久檔案的分類和整理工作，方便相關后續工作的開展，同時也為工程建設積累必要的資料和經驗。
結語
建筑市場面臨激烈的競爭，管理體制必將漸進改革，建筑工程檔案管理也會涌現新情況，同時也存有較大的發展機遇和空間。應以積極學習和借鑒國外先進建筑工程檔案管理經驗的態度，充分發揚已有的優勢，部門和企業應重視加強建筑工程檔案人才的培養和激勵機制的完善，不斷總結建筑工程檔案管理的經驗，使建筑工程檔案更好地為企業服務。
參考文獻
工程檔案管理體系范文第2篇
關鍵詞：檔案 工作者 信息化 素質
有人曾說：一個國家如果沒有檔案，它將失去歷史而變成傳說。從夏商時期開始，檔案就一直忠實地記錄著洪纖巨細的社會實踐活動和綿亙不斷的中華民族文化，發揮著豐富知識、提供參考、支持決策的重要作用。
檔案工作與社會生產力發展密切相關。在3500年前的夏朝，最早的檔案管理是代表著奴隸制社會生產力水平的甲骨。今天，隨著信息技術的躍進式發展，文件產生和傳遞的方法不斷創新，檔案管理由以實體為重心進入以信息為重心的信息化階段，迫切要求檔案工作者快速提高檔案業務水平和信息技術能力。
一、檔案管理信息化的涵義
所謂檔案管理信息化是指運用信息技術提高檔案工作現代化水平，重新思考檔案管理的新情況、新原則與新理論，確立網絡環境中檔案管理與檔案服務的基本框架與基本方法，實現檔案信息的社會化服務。準確把握檔案管理信息化的涵義，應辨證看待“檔案管理”與“信息化”之間的關系。檔案是檔案管理的基礎內容，信息化是檔案管理科學有效的重要途徑。檔案管理信息化的目標就是在現代化的技術條件下，一方面促進檔案信息進入社會交流系統，另一方面促進檔案信息與其他社會信息融合使用，廣泛地服務于社會。
二、檔案管理信息化的挑戰
隨著信息化的發展，傳統的檔案管理模式已不能適應數字化檔案管理的需要，隨著電子檔案在檔案管理工作中得到廣泛的應用，這種發展趨勢給檔案管理工作提出了新的挑戰，
1．檔案管理方式的挑戰
傳統檔案管理的載體是紙質、照片、錄音、錄像等實物，管理的方式是以手工完成檔案收集、整理、編目、鑒定、保管、編研、統計和提供利用等工作。其優勢是操作技術要求低，劣勢是實物保存的環境要求高、檔案資源的利用率低。
隨著計算機、網絡、光盤、縮微、多媒體等現代信息技術的推廣應用，檔案的載體由過去以實物為載體，變為以電子文件為載體。載體的變化，極大的規避了傳統檔案管理的弊端，但也提出了新的挑戰。一是檔案分類的變化。隨著社會的發展，傳統檔案分類逐漸被打破。取而代之以信息集成系統中各個管理模塊、流程的設置來劃分。一份完整的檔案信息分散在幾個管理系統中,計算機依照規定指令根據工作目標隨時設立和調整類目。這就突破了原有分類上的局限，使檔案工作人員從繁雜的整理事務中解脫出來，把更多的精力放到收集、深化檢索、開發利用、編研等工作上來。二是檔案保管上的變化。在信息化電子環境中,檔案的載體由紙質介質為主發展到聲、光、電、磁等多種形式。這一方面，提高了檔案的利用效率，方便了檔案的利用，并在網絡技術的依托下，利用網絡連接、多媒體等傳播途徑使檔案的傳播形式更加多樣化、生動，使檔案在檢索的速度和精準性上有了很大提高。但另一方面，信息化環境中互聯網具有公開性，因此電子檔案容易被非法竊取、復制、篡改，檔案的安全問題日顯突出，并且電子檔案載體受存儲介質的影響，使得電子檔案載體具有不確定性。
2．知識結構挑戰
隨著電子傳輸技術、多媒體技術、數據庫技術、語音識別技術等的迅速發展。在新的信息技術環境下，檔案管理人員的原有的知識結構也受到信息技術的嚴峻的挑戰。新的科學技術已在檔案的收集、存儲、分類、查詢等工作環節運用。檔案管理人員的工作具有了很強的專業性和技術性。這就需要檔案管理人員能夠與時俱進的掌握好信息化的技術知識和手段，要有針對性地加強電子計算機、電子網絡、電子信息加工與存續、紙質文件與電子文件配套管理等方面的知識、技能。
三、提高檔案工作者素質的意義
信息技術在檔案工作中的發展和運用，使檔案工作發生了根本性的變革，徹底拋棄了原有的傳統觀念。從傳統手工作坊式的實體管理模式向現代檔案的信息管理模式轉變。檔案信息化是依賴于通訊和網絡的全新工作。檔案工作者要承擔檔案資源信息化、網絡化、數字化的開發、傳播、利用的重要角色。檔案工作者不再是檔案被動的“管理人員”，而是要具有一定現代科學技術能力的檔案專業人才。
據資料統計，我國檔案工作者整體文化水平、技術程度距信息時代的要求還存在不小的距離，在檔案專業技術程度上，初級職稱占據了絕大多數比例；在信息工具運用能力上由于受各種因素影響，程度也不很高；在思想觀念上還沒有跟上信息時代的發展。這種狀況勢必影響檔案信息化建設，所以我們大力開展檔案資源信息化的同時，更要加強提高檔案工作者素質。
四、提高檔案工作者素質的途徑
全面提高檔案工作者的素質,不僅是檔案建設和檔案發展的客觀要求，也是形勢發展和社會發展的根本要求。要提高檔案工作者的素質，應從以下幾個方面著手。
（一）加強思想政治建設
檔案工作是一項政治性很強的工作，要加強思想政治建設,主要從兩方面著手。首先是政治素質，檔案管理人員必須具有明確的政治方向和堅定的理想信念，對黨和國家必須具備較高的忠誠度。檔案管理人員應該加強馬恩列斯理論、經典著作、中國特色社會主義理論和重大方針政策的學習和理解，切實提高自身的政治素養。其次是工作態度。西方成人培訓理念認為，態度、能力和知識的改變是提升成人素質的三條必然途徑。態度是前提條件。檔案管理人員要端正心態，樹立吃苦耐勞、默默無聞的奉獻精神。
（二）提升職業道德水平
檔案工作者在社會分工中擔任著特殊職責，發揮著特殊的作用。檔案工作者應保持嚴謹的工作態度，具備維護安全的職業責任感和遵紀守法的職業紀律。
要提高檔案職業道德認識，使檔案工作者正確認識自己職業的意義和地位，增強檔案職業道德情感，深入進行檔案職業道德教育。
（三）樹立現代化的檔案管理理念
在提高認識的基礎上，樹立起與時代相適應的檔案管理觀念，是實現檔案現代化的核心。樹立現代化檔案管理理念，首先，就是管理思想現代化。這就要求檔案從業人員要有一顆開放的心態，打破固有的思維定勢，去學習、吸收不同的管理思想。其次，針對熱點難點，開展課題調研。進一步解放思想、開拓創新，認真研究和探索檔案工作的新思路、新途徑。第三，積極學習先進的檔案管理理論。
（四）優化知識結構，提高檔案管理者的綜合素質
檔案管理人員知識結構優化是檔案管理現代化發展的客觀要求。檔案管理是一門綜合性的邊緣科學，涉及的知識面廣。檔案管理人員要處理好專業知識與相關知識的關系。檔案管理人員應該努力擴充三個方面的知識。一是檔案知識，如檔案學、文書學、目錄學、檔案自動化管理以及檔案著錄、標引、檢索、編研、復制、修裱等有關檔案專業知識和基本技能。二是綜合知識，如計算機、文學、數學、生物學、歷史、地理等學科的知識，他們對檔案科學管理具有重要意義。三是信息技術，檔案工作人員必須具備掌握檔案管理現代化技術、進行檔案信息分析與研究、提供高層次檔案信息服務與咨詢等方面的能力。
（五）掌握現代化檔案管理手段
管理手段現代化是檔案管理現代化水平的具體體現。掌握現代化檔案管理手段，提高檔案管理效率和質量，是實現檔案管理現代化的重要途徑。
檔案管理人員要掌握現代化的檔案管理手段。首先，學習檔案現代管理方法和理論。通過學習和借鑒當代管理學中的科學理論和方法，并在實踐中加以運用。其次，掌握先進的檔案技術手段。學習并掌握現代化的檔案技術手段，并引入檔案管理中，以實現檔案管理的專業化、信息化。
（六）強化服務意識，拓寬服務領域
檔案管理工作者要轉變強化服務意識，適應社會需求的變化，從“重管理，輕利用”的傳統模式中解脫出來，把檔案工作的重心轉到為社會發展提供優質服務的軌道上來。變“封閉型”為“開放型”；轉變工作理念，從傳統的“保管”提升到“服務”的理念。在工作中，要加強并提高檔案工作的服務主動性、針對性和及時性；要重視和加強對檔案利用者的研究，不僅研究當前的利用者，還要研究潛在的利用者，不僅研究利用者當前的需要，還要研究利用者潛在的需求，以便最大限度地滿足利用者利用檔案的需要。
參考文獻：
1.連成葉.關于提高檔案學研究水平的幾點思考[J],檔案學通訊,2003(6)
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4.李宗春. 論檔案學研究的思維方式[J].湖南檔案,1995(6)
工程檔案管理體系范文第3篇
關鍵詞：地鐵 檔案 問題 對策
一、地鐵工程檔案管理的現狀
由于地鐵工程復雜， 投資大，涉及面廣， 而檔案工作不被重視，從而造成地鐵工程檔案資料收集不全， 管理不善， 不能很好的為工程建設提供高效服務。
存在的問題主要包括：
1.工程檔案內容不完善：（ 1） 很多單位只注重施工所需的圖紙備案， 而忽略了很多可研階段的調查資料的存儲， 例如報批依據 文 件 的 缺 乏 ， 項 目 的 附 屬 設 施（ 如停車場、綠化用地等） 資料的不重視， 引進設備文件資料的忽略；其次， 人們往往注重階段性檔案資料的收集， 而忽視了全過程的資料歸檔， 特別是工程后期的驗收， 財務的決算等等， 使得最后造成檔案的不完善； 再次， 受傳統觀念的影響而忽略了很多非紙質載體資料的收集和歸檔如照片、電子資料等等。
（ 2） 工程檔案真實性、完整性不好， 資料質量不高
由于建設單位不注重平時資料的積累， 使得很多資料的可信度降低， 例如一些隱含工程的檢查、材料質量的檢驗， 這些資料往往需要時才補辦， 使得資料與實際的情況存在出入， 為工程施工質量埋下了隱患， 同時也為將來地鐵運營過程的檢修和日常維護帶來了困難， 造成不必要的浪費和損失。
（ 3） 工程檔案管理人員素質差別大， 流動性強
地鐵工程系統大， 涉及范圍廣，經常是多家施工單位同時進行， 各單位素質參次不齊， 而且施工單位通 常 對 工 程 檔 案 管 理 不 夠 重 視 ，“重生產、輕檔案”的現象很普遍，缺乏受過專業訓練的專職檔案員，因此一旦項目完工， 人員撤離， 工程資料的整理和歸檔工作就草草了事， 嚴重失真。
2.地鐵工程檔案管理質量問題原因分析
隨著國家經濟建設的發展， 經濟利益成為市場經濟條件下企業的主要追求目標， 而工程檔案管理需要投入大量的人力、物力和財力，因此不能給企業帶來明顯的利益，因此， 市場經濟的求利性和檔案管理效益的滯后性的矛盾使工程檔案管理建設落后、管理機制差。其次，由于地鐵建設工程龐大， 涉及施工單位多， 企業之間檔案共享程度低，使工程資料銜接脫節； 同時各企業內部檔案管理人員專業技能差， 流動性大， 從而給工程檔案管理帶來諸多不便。
二、地鐵工程檔案管理研究
1、完善各項管理標準和管理辦法
為了真正實現從量變到質變的飛躍， 使地鐵工程檔案更加符合標準和規范要求， 因該明確建設單位、勘察、設計單位、監理單位、施工單位、地鐵公司本部及其所屬二級單位等各單位在工程檔案資料的記錄、整理、歸類過程所需要完成的工作，使最后形成的工程檔案完整， 科學，規范。
（1） 制定各單位歸檔內容
在工程資料管理上， 除執行國家標準和西安市建筑工程、市政工程資料管理規程外， 還應結合地鐵專業的特點細化管理模式， 尤其是制定各子項單位的歸檔范圍。只有明確各自職責， 專業技術人員和資料管理人員才能有章可， 才能從工程建設初期就開始收集相應的檔案資料， 確保檔案資料的完整性。通過組織各專業的檔案管理人員進行討論、協商，進行修改補充， 從而制定覆蓋所有專業的歸檔范圍， 最大限度地滿足實際需求， 使專業人員能夠有一個清晰的思路和模式， 以提高工作效率和歸檔質量。
（2） 細化分類編號
科技檔案的分類編號既要體現檔案專業的特色， 還要體現各個專業的專業特點。在分類科學合理的前提下， 編寫的檔案號不能是案卷題名的簡單的羅列。檔案的分類編號方法應該充分體現地鐵線別和專業的特點， 應滿足信息時代的快速檢索和數字化的需要。特別是地鐵在建設和維護過程中新增的許多資料，必須及時進行收集、歸檔， 這樣各級檔案管理人員才能在編號工作中對號入座?？萍紮n案的編號應由種類號、項目號、屬類號及案卷順序號組成，為使編號合理科學有效， 應避免過多出現案卷流水號。這樣可以保證資料歸類合理， 檢索快捷， 減少重復勞動。以工程檔案為例， 在項目號中用地鐵的標段代號加以區分，這樣地鐵工程在各個施工標段的竣工檔案就能完整地體現出來。這就要求編制者不僅要熟知地鐵總的專業劃分， 更要了解每個專業特點及其相關信息，及時更新補充專業代號， 比如在工程檔案的項目專業中， 我們及時添加了市政、地面綠化等項目代號。（3） 提高竣工檔案的質量竣工圖是竣工檔案的主體部分，是工程建設完成后的真實寫照， 是工程維修管理改建擴建的憑證及依據。因此， 竣工圖必須真實反映工程實際， 然而真正做到竣工圖真實準確并非易事， 它需要施工單位、監理單位和建設以及設計單位的共同努力。
（4） 工程檔案管理的信息化
地鐵工程檔案是城市現代化建設和發展的見證， 它反映了社會活動的原始信息資源， 在社會經濟發展中的重要地位已經越來越引起人們的高度重視。因此， 地鐵工程檔案管理工作的現代化也日趨緊迫。采用信息化手段， 實現檔案整理、歸類、編目和檢索等工作的自動化， 推動傳統的檔案管理技術和方法的變革，使之能更好的服務與工程建設：一方面， 利用計算機將工程檔案的信息電子化。把工程項目檔案的整理內容及卷內目錄輸入電腦， 使紙質檔案成為信息檔案， 更具有可讀性和實用性， 易于利用者準確查詢相關材料， 提高提供利用效果。另一方面， 通過計算機的文字處理功能，可以采用多種形式的存儲方式 如年代、內容、項目名稱、項目類別等等。加強工程檔案的搜索功能， 為用戶提供更快、更方便、更完整的服務。
2、建立約束體制， 促進工程檔案的完善
要確保地鐵工程檔案的完整、準確，必須從管理機制、企業行為上予以約束。運用經濟手段進行制約，例如： 在合同中明確約束內容， 當施工單位移交完整、準確、系統的工程檔案， 建設單位接收檔案的主管部門在驗收竣工結算時簽署結論及意見后， 才對此工程進行決算， 以確保施工單位重視檔案工作， 保證地鐵工程檔案整理、歸檔的質量。
3、建立完善的管理制度和監管體系
建立完善的地鐵工程檔案管理制度， 對各個環節、各道工序檔案資料的形成作出明確規定。將檔案管理工作形成要約， 列入相關合同， 使檔案收集工作提前介入， 對檔案材料實行超前控制。檔案職能部門應加強對地鐵工程檔案工作過程的監督和指導。明確各參建單位工程檔案管理部門的職責， 抓好地鐵參見單位檔案人員的培訓， 培養專業檔案管理人才， 對檔案的形成過程進行全程監控、指導，嚴格落實竣工驗收制度。
結論
地鐵工程檔案管理是地鐵工程建設過程中的重要環節， 其工作內容涉及到各個專業技術部門， 只有不斷加強建設、施工和監理單位的重視程度和管理水平， 才能保證工程檔案的完整性、準確性， 為地鐵建設和今后的維護提供有力保證。地鐵工程檔案管理是地鐵工程建設過程中的重要環節， 其工作內容涉及到各個專業技術部門， 只有不斷加強建設、施工和監理單位的重視程度和管理水平， 才能保證工程檔案的完整性、準確性， 為地鐵建設和今后的維護提供有力保證。
參考文獻
〔1〕謝穎淺談地鐵工程檔案管理中存在的問題及對策。四川檔案2006. 06
工程檔案管理體系范文第4篇
關鍵詞：檔案管理 存在問題
中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：
一、我國工程檔案管理存在的問題
⒈檔案意識淡薄
由于我國尚處于現代化建設的初期階段，很多的方面都需要繼續進行完善，很多施工企業對工程檔案管理的重要性認識不到位，重“施工生產、輕檔案管理”的現象普遍存在，沒有形成既要抓好工程施工也要搞好工程檔案的責任意識。工程技術資料的收集整理，本應始于工程開工，終于工程竣工?？墒遣皇撬械氖┕て髽I都能夠遵循這一原則，有的即使將其列入工程日程，也未能與工程施工同步；有的技術人員，把資料的收集整理看作是額外負擔和份外之事，往往采取應付和湊合的態度。在一些工程項目中，平時不重視工程檔案和內業資料的收集和整理，一旦得知建設單位或城建檔案管理單位要來檢查，就搞突擊、補資料，臨時抱“佛腳”；有的施工單位對檔案管理人員反映的問題未能引起重視，對其工作的支持力度不夠，使工程檔案的收集、整理和日常管理工作處于被動局面。
⒉人員設備不足
這是一個普遍存在的問題?，F在施工企業工程檔案的管理體制一般分為三個層次，一是集團公司檔案管理部門，二是子公司檔案管理部門，三是工程項目資料室。就前兩個層次來講，目前的問題是人員較少，庫房擁擠，設備陳舊。有的單位甚至因為檔案無庫房存放，不得不堆放在地上，影響了檔案的安全。有的檔案部門使用的計算機是“退役”的，運行速度慢，不利于工作的開展。對工程項目部來說，一般都未配備專職人員管理工程檔案，而是由項目經理臨時指派缺少檔案管理知識的人員兼職，更沒有專門的資料室與相應的設備，往往使應該歸檔的資料分散在技術人員手中。由于工作繁忙，人員調動，個人保管不善等多種原因，有時寶貴的原始資料也就隨之丟失或毀損，比較突出的是一些聲像資料散失較多，非?？上А?/p>
3.歸檔時間滯后
對一個工程項目而言，工程竣工以及工程檔案資料的移交，一般分為三個部分，一是工程項目部把在施工過程中形成的竣工資料向本單位（子公司）的檔案管理部門移交，移交內容按事先規定的范圍辦理；二是工程項目部（指揮部）將施工過程中形成竣工資料向建設單位（發包單位、業主）移交，再由建設單位移交城建檔案管理部門，移交內容按國家有關歸檔范圍進行；三是工程項目部（指揮部）按歸檔范圍，將一部分工程檔案移交給集團公司檔案管理部門。《城鄉規劃法》規定：建設單位應當在竣工驗收后六個月內向城鄉規劃主管部門報送有關竣工驗收資料。現在的問題是檔案移交工作普遍滯后，向建設單位（發包單位、業主）的工程檔案移交相對較好，而向城建檔案管理部門的移交工作則嚴重拖后。有的工程甚至竣工已經數年，工程檔案仍未能移交。城建檔案部門雖然千呼萬喚，但由于缺乏有效的措施和手段，歸檔難的問題始終沒有得到解決。這種狀況使企業不能即時有效地利用寶貴的信息資源，不利于推進技術進步和提高競爭能力，不利于維護企業的合法權益。
4.檔案質量欠佳
按規定，檔案資料應做到圖物相符、數據準確，填寫、審批、簽章手續要完備，不得擅自修改、偽造和后補，應達到完整、準確、系統符合歸檔要求?？赡壳肮こ虣n案管理的實際情況相對于有關規定的要求尚有相當大的差距，主要表現在：原始資料填寫得不完整、不及時；對竣工資料不按規定進行整理；部份歸檔資料不具有完備的法律手續，應該提供原件，但只有復印件；個別項目還有弄虛作假現象，等等。
二、強化工程檔案管理的工作對策
1.提高認識，加強對檔案工作的管理
要搞好工程檔案工作，必須充分認識工程檔案的作用，尤其是要強化企業領導和廣大技術人員的檔案意識，使他們認識到，工程檔案是國家基本建設項目檔案和科技檔案的組成部份，是建設經驗的積累和寶貴的技術儲備，是國家和地方進行建設規劃的基礎和實施有效管理的重要依據，也是一切建(構)筑物進行維修、改建、擴建和進行防災、抗災、減災以及戰爭破壞后恢復重建的重要依據。充分利用工程檔案這個寶貴的信息資源，也可以促進施工企業的技術進步和經濟效益，維護企業的合法權益。
2.增加投入，配備必要的人員和設備
為了保證工程檔案工作的正常開展，應按照《中華人民共和國檔案法》、《科學技術檔案工作條例》等有關法律法規的規定，配備能夠保證檔案資料安全的庫房和設備；庫房內應當保持適當的溫度和濕度，并有防盜、防火、防曬、防蟲、防塵等安全措施。
要設置與工程檔案資料工作任務相適應的機構，配備檔案管理人員，形成一個從上到下的檔案管理網絡。對檔案人員不能臨時指派、隨意調動。如要變動，要做好交接工作，以便前后銜接。
針對大中型項目工程量大，資料數量多，施工時間相對較長的特點，要配備經培訓合格的專職檔案人員，并做到“三參加”，即檔案人員應參加生產調度會或工程例會，參加工程安全質量檢查，參加工程驗收，使檔案人員了解工程動態，及時收集、整理原始資料，保證檔案資料的收集整理與工程施工同步進行。
3.采取措施，提升檔案人員素質
工程檔案人員的工作是一項集工程建設管理、檔案管理知識為一體的復合專業工作，除必須具備良好的政治思想素質外，還應具備一定的土木工程專業和檔案專業知識，如應熟悉檔案工作法律、法規，城建檔案規定、標準；能看懂土木工程施工圖；了解各種建筑結構施工技術和方法；熟悉工程建設檔案的內容、范圍，掌握工程檔案收集、編制和整理的方法；了解文秘知識，熟練使用計算機等等。因此，對從事工程檔案工作的人員，必須選用適當，進行嚴格培訓，經考核、考試審查合格，取得上崗證后才能上崗工作。不能隨意抽調無崗位合格證的人員從事檔案資料工作。
同時，還要加強對檔案人員進行責任心、事業心和檔案技能教育，為他們創造業務學習、培訓交流、觀摩討論的機會，提高業務水平，提升檔案人員素質。
4.規范管理，進一步建立和健全相關制度
隨著建筑市場的發展，工程建設活動的增加，國家先后制定和了一系列檔案和與工程檔案有關的法律、法規，初步形成了建設檔案管理法規體系，覆蓋了工程檔案工作的主要方面和主要環節，使檔案工作有法可依，有章可循。
但就施工企業內部來講，雖對工程檔案工作有了一些具體的規定，但不系統、不完善、不精細，例如，有的企業對內部各層次檔案部門的管理范圍不夠明晰；歸檔內容、時間和流程不甚明確；考核體系和辦法不具體，等等，影響了檔案工作的開展。因此，施工企業應進一步建立健全工程檔案及內部資料的形成、積累、整理歸檔制度，明確“分級管理、科學收集、統一歸口、定向移交”的具體操作程序，出臺工程檔案的考核與獎懲辦法，使施工企業的檔案管理工作真正做到有章可循，有序進行。
5.嚴格要求，加強對檔案工作的指導與監督
工程檔案管理是一項非常具有專業性的工作，必須具有較強的專業技能才能勝任，而且在工作中難免會遇到這樣或那樣的問題，因此，城建檔案管理部門應定期或不定期地對施工企業檔案工作進行檢查與指導。在工程開始時，要提出形成檔案文件的技術標準與要求；在工程施工階段要進行檢查，對出現的技術性問題，要及時進行回答和示范，并提出整改意見；在竣工驗收階段，要指導企業按照工程檔案分類、質量和整理規范，進行歸檔立卷，并督促企業按時移交工程檔案。對于企業內部存在的檔案整理時間相對滯后及檔案質量不合格等的問題，要通過建立檔案管理責任制，做到“三納入”，即將檔案及內業資料的形成、積累、整理、歸檔工作，納入到工程計劃安排中；納入到有關部門、工程項目部的職責范圍和相關人員的崗位責任制中；納入到有關人員的績效考核和職務評聘辦法中，形成職責明確、獎懲分明的檔案管理激勵約束機制，把施工企業的工程檔案管理工作提高到一個新的水平。
參考文獻：
何淑芳;關于穩定施工企業檔案人才隊伍的思考[A];齊魯檔案論壇——山東省檔案學會2008年學術年會會刊[C];2008年
工程檔案管理體系范文第5篇
關鍵詞：檔案管理；大集團企業；管理體系
中圖分類號：F270 文獻標識碼：A 文章編號：1006-8937（2014）2-0072-02
F集團有限公司成立于1980年，是與特區同齡的總部經濟企業，是某市目前僅有的兩家總部經濟企業之一。從成立之初的3 000元起家，最初的5人房地產經理部開始，到2010年底，F集團以房地產開發為主，以住宅地產、商用地產、物業管理服務、國際化教育配套、公益性生態環境建設、汽車貿易銷售、創意文化傳播等多元化全面發展的全價值鏈，形成房地產開發、金融投資業務、文教旅游業務、城市綜合服務業四大業務板塊，發展成為一家多元化控股企業集團，擁有資產總額550億元，凈資產250億，員工總數超過5 000人。
隨著資產規模不斷發展壯大，市場上多元化的戰略機遇層出不窮，F集團下屬企業數量日益增多，到2013年止，擁有超過80家控股或全資子公司。但是由于發展迅猛、組織架構過快膨脹，內部來不及配備像樣的檔案管理工作隊伍，仍停留在相對隨意性和粗放化管理，導致了盡管集團總體上步入高速發展成熟期，而在檔案管理方面則相去甚遠。在現代企業管理下集團公司檔案管理工作指的是集團公司檔案的宏觀管理和檔案業務的內部微觀管理。本文著重于構建集團公司的宏觀管理體系。
1 F集團檔案管理體系構建的總體目標和管理架構
1.1 F集團檔案管理體系的總體目標
根據不同企業所在行業特點及發展程度不同，通過對F集團檔案管理現存問題的綜合分析，借鑒先進企業檔案管理經驗，結合F集團未來發展規劃，我們提出了檔案管理的總體目標：建立F檔案信息中心，高效安全利用信息資源，力爭一級甲等管理標準。
1.2 F集團檔案管理體系的架構及主要內容
根據已經制定的檔案管理體系的總體目標，結合F集團檔案管理現狀和特點，在綜合評估適應未來管理需要的各項管理制度的基礎上，提出了檔案管理體系的架構及其相關內容。
1.2.1 體系組織架構
集團下屬各分公司設專門檔案管理員，每個管理員負責不同的管理工作。
1.2.2 管理職責定位
集團檔案管理員：以編章定規、監督檢查、指導服務為主，分類整理以集團名義發文呈文的所有資料及被委托檔案。
下屬公司檔案管理員：分類整理檔案，統籌指導分支資料員，參照集團規范編制細則，接受集團檔案室監督指導。
分支兼職資料員：收集、簡單整理資料，登記臺帳，定期移交檔案室審核入庫。
1.2.3 管理模式與主要業務流程
①管理模式：統一領導、分級管理、統一方式、定期報備?！敖y一領導”是指集團檔案室負責履行集團檔案工作的宏觀管控職能?！胺旨壒芾怼笔侵敢怨緸閱挝粚嵭袡n案集中統一管理；由于公司的所有制、規模、管理形態及經營范圍的不同， 可以建立自己的檔案管理機構， 也可以委托集團公司檔案室集中統一管理。“統一方式”是指“集中統一管理”的形式統一化；即由集團統一制定檔案管理制度和相關標準，各子公司根據本單位實際情況，制定檔案管理辦法或細則；參照集團的檔案分類方案示范文本，編制檔案分類方案；與集團統一管理方式，如統一呈批文件臺帳，或購買同一檔案管理系統進行數字化管理等。“定期報備”是指定期將本公司檔案管理信息上報集團備案。
②檔案宏觀管理流程如圖1所示。流程描述了文件資料從收集、整理直至審核、入庫的歸檔過程。
③F集團檔案管理相關配套管理政策。為保證體系順利運行，還需要一系列配套的制度支持和完善該體系，包括檔案工作責任追究制度、文書檔案管理制度、基建管理制度、專業檔案管理制度、聲像檔案管理制度、檔案歸檔制度、檔案保管制度、檔案保密制度、檔案查閱、借用制度、檔案鑒定銷毀制度、檔案統計制度、檔案利用制度、電子檔案管理制度、檔案管理系統操作制度、檔案庫房管理制度等，還要編寫業務規范，如文件檔案整理規范、檔案分類方案、文件歸檔范圍和保管期限表、特殊載體檔案管理規范、檔案管理應急預案等。
2 F集團檔案管理實施方法和步驟
①摸底調查，目的掌握企業檔案的具體情況。包括檔案載體的基本構成和通常流向、常規業務檔案、行政管理類檔案及涉及商業機密的技術檔案等門類，以及相關管理人員的流動頻率等基本情況。
②考察學習，借鑒經驗。由集團領導帶隊，檔案相關人員參加，到檔案管理水平先進的企業學習。
③召開集團檔案知識普及培訓，著重增強全公司特別是高管的檔案意識?？蓛扔?，也可邀請外聘老師。
④成立集團檔案工作領導小組，隸屬于集團檔案室管理，小組配備滿足需要的專兼職檔案人員，并及時根據人員變動情況進行調整。明確專兼職檔案管理人員的職責，細化管理程序，為各公司檔案人員提供一個經驗交流的平臺和機會，每年開展經驗總結、學習交流、外出學習等活動，增進檔案同行的互相了解、溝通，共同提高管理技能和水平。
⑤編制“檔案管理體系人員名單”臺賬，并根據人員變化情況隨時調整，不間斷地保持與各單位有關人員的業務聯系，隨時解決他們遇到的各種難題，使檔案在所有的企業中能夠有人管，確保日后與集團總體發展同步、不滯后，及時準確記錄集團發展的每一個足跡。
⑥定期召開檔案工作例會，搭建溝通信息、互相協調的平臺，及時發現、提出問題，展開討論，商定對策。
⑦完善的檔案管理制度和業務規范，編寫集團檔案管理工作指南。結合檔案工作實際，根據《廣東省企業檔案工作規范測評標準》要求，參考檔案局的《房屋建筑工程竣工檔案驗收整理指南》、《市政工程竣工檔案驗收整理指南》、《機關文書檔案歸檔范圍和保管期限表》等業務指南，建立一系列相應的檔案管理制度，從制度上明確規定文書、基建、設備、聲像等檔案的歸檔范圍和要求。同時把集團公司文件的形成、積累、歸檔納入工作程序中，納入工作計劃管理中，納入有關人員的崗位責任制中。完善動態管理，落實獎懲工作，確保集團公司檔案材料的完整，更好地為集團各項業務開展服務。
⑧根據新規范標準，選取時間節點，回溯調整歷史文檔，嚴格要求新生文檔。
⑨進行檔案軟件需求調查、分析評價確定功能、篩選所需檔案軟件；選取試點實施檔案軟件信息化，逐步推廣。在系統中，文檔通過協同辦公自動化模塊實現電子文件的及時歸檔、保管、利用；工程、設備檔案通過在線系統、離線客戶端進行多個項目、設備的收集、編目等工作，滿足工程檔案利用現代化工具進行收集、整理、編目、打印、移交、借閱和利用等一整套功能。集團檔案管理人員對歸檔文件進行明晰化、系統化的梳理，在做好集團文件分類的基礎上，實現以某個知識為主題，分析與其他知識在橫向上縱向上的關系，將歸屬于不同分類的檔案在邏輯上組織和聯系起來，充分實現檔案資源的共享。
⑩主動邀請檔案局領導視察，為集團檔案室申請評級做準備。
3 實施保障措施
①加強教育與宣傳力度，做好全面動員工作。推進集團公司檔案管理是涉及集團全局的系統工作，是貫穿從管理層、到各職能部門和業務部門、直至相關一、二級子公司的全員性的工作，需要全員參與，所以在集團內部加強全面檔案管理的宣傳力度，對檔案管理的重要性、必要性進行大力宣傳，強化全體員工的檔案知識教育和培訓工作。
②集思廣益，廣納良言，保障信息暢通，不斷完善檔案管理的過程。檔案管理是一個持續，不斷反饋，不斷完善的過程，是一個動態的循環機制，只有開始，沒有結束，在實際工作中會隨集團業務的變化而接觸到不同的行業，因此需要良好的溝通渠道，上下通達，及時調整或編制新的檔案管理規定和要求。
③加強檔案管理專業人才隊伍建設，不斷提高檔案管理的專業化水平。由于集團業務繁雜，涉及行業廣泛，所以不僅要求檔案人員是檔案管理的專業人才，還應是了解企業多方面知識的通才。只有掌握了相關行業知識，檔案人員才可嚴把質量關。
④嚴格責任、強化執行，加大考核力度，建立考核問責機制。為確保檔案管理各項制度落到實處，將檔案管理績效與崗位職責、責任追究制度相結合，將工作考評與檔案管理掛鉤，建立一套科學有效的評價和激勵機制，以保證在員工內承受度下順利實現。
⑤強化檔案管理與其他業務管理體系的有機協同。檔案管理體系并不是孤立的管理體系，很難將它單獨模塊化，它是一項涉及各項管理活動的系統工程。因此，這項工作雖然由集團檔案室負責統籌推進，但是要將其滲透到各個管理層級、各業務管理崗位的具體業務管理者工作中去，融入到集團的整個管理系統中去。作為集團檔案管理者，必須擴寬管理視野，及時更新知識結構，扎根集團各行業檔案工作中，努力探索完善檔案管理體系結構，實現集團檔案信息價值的最大化。
參考文獻：
[1] 王偉新.檔案工作基本理論與方法[M].北京：檔案出版社，2004.
