人事檔案電子化管理

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人事檔案電子化管理范文第1篇

關鍵詞：事業單位；人事；檔案管理；電子化建設

檔案管理工作屬于企業及事業單位工作之中十分重要的組成部分，其中，人事檔案記錄了人才流動情況，記錄人員工作履歷，學業以及和人才相關的內容，這些信息對于事業單位進行人事調動，以及員工職位升遷工作都有重要意義。因此，本文從檔案管理的角度，分析檔案管理工作存在的問題，并且在此基礎上探索未來的事業單位進行人事檔案管理電子化建設有效路徑。

一、事業單位中人事檔案管理存在的問題

(一)檔案管理電子化程度低

檔案的電子化管理不僅能夠簡化檔案保管工作的流程，還能夠提高檔案管理工作的工作質量，但是現階段大部分行政事業單位并沒有實現人事檔案的電子化管理，這類問題主要集中表現在檔案管理軟件以及硬件設施較為落后上。人事檔案的電子化管理工作不僅需要事業單位相關領導的足夠重視，還需要事業單位其他部門的主動配合以及相關軟硬件配套設施的支持，只有獲得相應的設施以及人員的配合支持，檔案電子化管理工作才能夠順利開展。但是目前很多行政事業單位缺乏對檔案電子化管理工作的足夠重視，與此同時對于檔案管理的建設工作也缺乏足夠的人員和資金支持，另外，事業單位并沒有針對檔案電子化管理建設工作建立獨立的部門管理體系，用于檔案建設的資金無法支持正常的建設工作，即便是有足夠的資金支持，許多事業單位并沒有將資金的使用效率發揮到最大，這些問題都在一定程度上限制了電子化檔案工作的建設發展效果。

(二)檔案電子化管理工作人員不足

任何集體要想實現長久的發展都離不開相關人才的支持，同樣事業單位要想提高電子檔案管理效率，建立電子化檔案管理工作體系就必須要有足夠的人員配備。目前，在很多事業單位內部不僅缺少對檔案電子化工作的資金支持更缺少相關的專業人才儲備，缺乏具備理論和實踐經驗的專業檔案管理人才。現階段很多事業單位內部負責檔案管理工作的人員年齡普遍偏大，創新能力和接受新事物的能力明顯不足，甚至在一些事業單位中并沒有專門的檔案管理部門，主要由人力資源部門負責相關的檔案管理工作，由于人力資源管工作者往往缺乏專業的檔案管理知識，更缺乏專業的檔案管理培訓經驗，在檔案管理工作上認識不足，這樣無疑降低了檔案管理工作的工作效率和質量。因此，檔案管理人才的缺乏已經成為制約事業單位檔案電子化管理工作的關鍵因素。

(三)檔案資源開發與利用不足

隨著互聯網信息技術的不斷發展，電子化管理工作涉及的范圍也越來越廣泛。在事業單位的檔案管理工作中，檔案工作者需要擁有一定的權限并且對單位內部員工的相關資料信息有一定的了解，基于這樣的需求導向，檔案管理工作的流動性需求也隨之明顯提升。現階段要想破解檔案管理工作的流動性需求就必須要加快推進檔案管理電子化建設工作，以此提高對檔案資源的利用效率。然而根據目前事業單位發展的普遍情況來看，在電子化建設過程中往往會出現難以滿足檔案管理工作流動性需求的問題，檔案資源共享程度不足，整體利用效率低下，因此檔案管理工作質量必然提高，促使檔案資源的共享程度不斷提高，促進檔案管理的發展。

二、事業單位人事檔案管理的電子化建設

事業單位在人事檔案管理的過程中，需要注重電子化的建設，電子化能夠大大提高檔案管理的效率，降低人力物力以及資金的投入，在保證檔案管理質量的基礎上，能夠有效的提高檔案管理效率，以下從三個方面進行了分析：

(一)提高檔案管理系統電子化建設速度

事業單位要想加快檔案管理的建設工作就必須要提高對檔案管理系統的重視，對此單位內部必須要提供足夠的資金和人力支持，了解當前檔案管理工作的主要建設方向，重視檔案管理工作的針對性和具體性建設內容。事業單位要在充分調查研究的基礎上，加快檔案管理系統的智能化和先進化建設，提高系統和檔案管理工作的融合度。另外事業單位還要對檔案管理系統進行加密處理，防止人員信息的泄露。

(二)重視檔案管理工作的軟硬件建設

為了確保檔案管理工作的可持續發展，事業單位必須要重視檔案管理的軟硬件設施建設，加強對電子化管理工作的宣傳力度，獲取單位內部各方人員對軟硬件設施建設的支持，提高檔案管理電子化設備的配備水平。同時，單位內部還要安排專門的機構和人員負責相關的檔案管理工作，推動檔案管理部門的層次化以及細致化建設，規范案管理工作流程，確保單位用于檔案管理建設工作的資金能夠用在實處，發揮其應有價值，從整體上提高檔案管理工作的實力。

(三)引進檔案管理電子化專業人才

根據目前事業單位檔案管理工作存在的主要問題，吸收和培養專業的檔案管理人才已經成為目前提高檔案管理工作質量的重要手段之一。對此事業單位內部要建立完善的人才培養機制，對檔案管理人員進行定期和不定期的培訓，還要建立相應的考核制度，考查其相關的專業知識和實踐技能。另外事業單位還可以通過人才引進的方式，提高單位檔案管理工作者的整體素質，推進檔案管理工作的快速發展。

三、結語

綜上所述，在事業單位的人事檔案管理之中存在諸多問題，主要包括檔案管理電子化程度低、檔案電子化管理工作人員不足、檔案資源開發與利用不足。因此，應當提高檔案管理系統電子化建設速度、重視檔案管理工作的軟硬件建設以及引進檔案管理電子化專業人才。

參考文獻：

[1]蔣榮蓉.對加強事業單位人事檔案管理工作的幾點思考[J].辦公室業務,2013(19):182.

[2]劉麗峰.淺析事業單位人事檔案管理存在的問題及對策[J].檔案天地,2014(S1):131-133.

[3]馮向陽.事業單位人事檔案管理面臨機遇與挑戰[J].檔案管理,2014(3):86-87.

[4]王靜.淺談做好事業單位人事檔案管理工作的幾點思考[J].辦公室業務,2014(17):81-82.

人事檔案電子化管理范文第2篇

關鍵詞：醫院 人事檔案管理 電子信息化

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

文章編號：1004-4914（2012）09-277-02

近年來，隨著計算機網絡技術和現代通信傳輸技術的發展與進步，各種載體形式大量增加，對檔案系統發生了深刻的影響，傳統形式的紙質檔案正在被電子檔案所代替。為適應這一未來檔案工作發展的基本趨向，提高檔案的管理水平，必須加強健全與完善醫院人事檔案信息管理系統，全面推進檔案現代化，實現人事檔案信息化、數字化，促進醫院人事檔案事業健康發展。

一、電子信息化是醫院人事檔案管理現代化的標志

醫院人事檔案是醫院檔案的重要組成部分，是人事工作全面、歷史地考察一個人的依據。醫院人事檔案管理信息化是人事檔案管理建設與發展的必然趨勢，也是人事檔案管理現代化的主要標志。然而，長期以來，醫院人事檔案管理創新滯后于經濟改革。特別是基礎設施差，管理手段落后的問題一直得不到解決。不少醫院沒有單獨的人事檔案室，常和人事辦公室擠在一起。人事檔案存放以紙質文件材料為主要載體。距離無紙化、電子化、網絡化還有一定距離。因為沒有單獨的計算機和檔案管理軟件，檔案管理人員的收集、整理、歸類、編目、檢索等工作還一直停留在手工操作階段，以至影響人事檔案材料歸檔整理的及時性與完整性。檔案工作人員由于缺乏電子檔案的管理經驗，嚴重影響了案卷質量和收集效率及檔案利用率。案卷中缺乏反映個人工作能力和實績的動態信息資料，一些職務、職稱晉升、工資變動等連續性信息甚至出現斷檔現象。

實現人事檔案信息化、數字化可以通過數據庫、數據壓縮、高速掃描等技術手段的利用，有效彌補以上問題和不足，提高人事檔案信息的管理與利用水平，更好地發揮檔案信息資源作用，為醫院領導及人事部門準確提供各類人才信息和用人依據，繼而告別傳統的人事檔案信息的管理與利用的手工方式，實現現代化層面的轉變。

1.完整的保存效果。作為新生事物的電子文件，與計算機技術和通信技術有著密不可分的聯系。與紙質文件相比，其具有容量龐大、利用率高、信息傳遞快、利用價值大的特點。撰寫工具為計算機，存貯方式是磁盤，可以將形成的信息資料原始地、完美無缺地保存下來。醫院應建立以現有人事檔案管理人員為主，各科室輔助配合的電子文檔歸檔制度。充分利用醫院內部互聯網，創建和完善醫院人事檔案管理系統.并利用電子信息管理醫院人事檔案。

電子信息化人事檔案管理，最大的優點就是有利于材料的完整保存，除了在信息輸入時需要用檔案原件外，很少再接觸原件，有利于檔案壽命的延長，實現長時期的完整保存。

2.快捷的檢索速度。加強醫院人事檔案信息化建設，是實現醫療事業管理及辦公自動化標準化的基礎，是信息化和現代化的需要。傳統的醫院人事檔案手工操作的管理模式查找不便，既影響檔案資料的準確性和完整性，還浪費人力和時間。實現檔案信息化管理后，從電子人事檔案的生成、采集、驗證、歸檔、入數據庫到檢索查找等一條龍服務可以全部實現自動化操作，完成了人事檔案管理工作向智能化的轉變。同手工操作相比，計算機的數字化管理系統信息存儲量大，運算速度快，計算精度高，可以有足夠的信息基礎實現高效、精確的檢索，可以應對各種復雜條件的精確查詢。既減輕檔案工作人員的重復性勞動，又節省大量人力和時間，有效推動了檔案現代化管理水平的提升。

3.高效的信息流動。要實現醫院人事檔案管理的微機化、網絡化，以檔案的原始材料為依據，運用信息維護系統，將人事檔案的信息錄入微機，建立完整、準確的醫院人事檔案信息通用數據庫。將信息數據庫進行分類，盡可能地實現人事檔案的數據化。通過數據庫建設可以進行人員信息的查詢、統計、整理、分析等，實現人事信息和公務公文的電子郵件交換和遠程數據交換，實現資源共享，進而實現信息的高效率流動,為眾多檔案人員、管理人員及技術人員所共享。

二、電子信息化管理有助管理效能的提高

醫院人事檔案的儲存管理之效能與其管理方式密切相關。不同的管理方式，可以有不同的管理效能。電子信息化管理具有快捷、嚴密的特點，有助管理效能的提高。

1.一方收集，多方共享。人力資源信息的收集旨在信息資源的共享，取得一方收集，多方共享的效果。醫院人事檔案信息化建設就是通過先進的檔案管理軟件和現有的辦公網絡相連，以人事檔案信息系統為中心，建立計算機網絡分系統，從而實現檔案信息的網上檢索和電子文件信息共享，使檔案管理趨于規范。以考核系統為例，在完成與人事信息系統的連接后，人力資源部可以直接通過網絡系統將考核結果傳發給各個科室，醫療保險系統可以直接從人事信息上讀取職工基本信息，醫務、科研、教學及黨、政、工、團系統也可以直接從人事信息系統中收益，從中得到諸多的信息和幫助。

2.服務決策，準確快速。醫院人事檔案材料所具有的專業性、機密性、政治性三大特點決定了它可以為決策者提供有價值的信息參考。譬如，人才的培養和提拔，可以從人事檔案電子版材料迅速提取當事人的學歷、專業、經歷、成果等人事資料，通過準確、全面的相關信息的了解，使決策者作出正確抉擇。

3.節約資源，經濟實惠。人事檔案的電子信息化建設還具有一定經濟意義和節約價值。傳統的管理模式，要想全面完整地保存好檔案資料，需要較大的檔案館庫和設備，需要投入大量的費用和人員，而且需要購置大量防霉、防蟲、防鼠，以及防氧化藥物。利用計算機管理醫院人事檔案，可以把大量的檔案材料存放在軟盤、光存儲介質及硬盤上，一是可以節約場地和紙張，二是可以節約費用和人員，提高工作效率，使檔案人員從繁重的勞動中解放出來。

三、電子信息化管理需要適應性跟進

醫院的電子信息化管理是一項系統工程，設施、人員及機制必須適應性跟進，在短期內形成一個完整而規范的運作體系。

1.硬件設施的跟進。醫院人事檔案管理信息化建設的加強，首先需要硬件設施的跟進。醫院在建設醫院信息系統時，應把人事檔案管理信息化一并考慮，統籌安排，進行整體設計；并購置檔案管理硬件設備，建設專用場館，購買空調、檔案密集架和電腦等附屬設施，設置防火、防盜的自動監控系統；還有計算機管理軟件的引進，人事檔案的信息存儲和檢索系統的建立，為人事檔案資源的合理配置和利用、優秀人才的選拔培植創造良好條件。特別是通過高效的科技檔案管理系統的建立，實現醫院人事檔案功能與作用的大幅擴展。

2.人員素質的跟進。醫院人事檔案管理信息化建設還需要人員素質的跟進。要注重人事檔案管理人員的知識更新，加大對檔案人員教育培訓的力度，鼓勵支持檔案管理人員參加學歷教育、業務學習和業務培訓。采取在職學習、短期培訓等多種形式，有計劃、有針對性地對檔案管理人員進行全面系統的業務培訓，不斷提高檔案人員的業務素質，彌補在職人員現代科學知識和管理科學知識不足的弱點。或引人競爭機制，擇優錄用，把真正優秀的檔案專業人員選拔到檔案管理崗位上來。醫院要將檔案人員的培養納入醫院人才培養計劃，關心他們的職稱晉升和工作業績，形成一支懂管理、懂技術的復合型人事檔案管理隊伍。

3.維護機制的完善。隨著醫院人事檔案管理信息化的建設和電子文件人事檔案資料的產生，加之多媒體集成性及其組成和結構的復雜性，難免給人事檔案的建設與管理帶來一系列新的問題，諸如原始性的鑒定、保密方式的創新、設備的維修，以及故障的處理等，都需要妥善處理，以確保其安全可靠運行。

參考文獻：

孫中華.醫院人事檔案管理工作的體會.中醫藥管理,[2009，17（2）：148-149.

人事檔案電子化管理范文第3篇

隨著計算機技術的飛速發展，計算機在企事業單位管理中應用的普及，利用計算機實現企事業單位人事管理勢在必行。人事檔案是企事業單位人事管理制度的一項重要工作，它是個人身份、學歷、資歷等方面的資料留檔，與個人工資待遇、社會勞動保障、組織關系緊密掛鉤，具有法律效用，是記載人生軌跡的重要依據，針對其重要性，開發了《人事檔案管理系統》，實現了關于檔案的借閱、查詢、歸還等一系列工作的電子化管理。

【關鍵詞】人事檔案 管理制度 電子化 紙質檔案

1 人事檔案管理的目的和意義

進入二十一世紀，社會生產力迅速發展，科學技術突飛猛進，人們對信息的認識不斷提高，各種管理的信息量日益增長，對信息的處理要求越來越高，致使傳統的紙質、手工等信息處理手段和方法，遠遠滿足不了現代管理的需要。

為切實減輕人資部工作壓力，人資部要求對全局約9000人員的檔案信息實現檔案無紙化管理，自動記錄各種查閱、借閱、歸還、專遞信息。借助現代信息技術和管理理論，建立企業信息管理系統是每個企業的重要趨勢，在企業管理中，人力資源是企業最寶貴的資源，也是企業的“生命線”，因此人事管理是企業計算機信息系統的重要組成部分，而人事檔案管理又是人事管理的重要工作，實現電子化的人事檔案管理，可以讓人力資源管理人員從繁重瑣碎的案頭工作中解脫出來，去完成更重要的工作，人事檔案管理系統的實現可以減輕比較繁瑣的手工人事檔案管理工作。

2 人事檔案管理的實際功能

2.1 功能結構圖

如圖1所示。

2.2 用戶登錄

功能：用戶登錄人事檔案管理系統。系統啟動后，首先要做的就是用戶登錄。用戶在登錄系統后，根據分配好的權限，可以進行一定的操作。

操作：系統啟動后，要求輸入用戶的登錄名及口令，只有登錄名和口令完全正確，才能登錄人事檔案管理系統。系統會根據為用戶分配的權限，顯示對應的功能菜單，用戶可以操作該功能。

2.3 檔案管理

檔案管理模塊中有5個子模塊，包括人員建檔、檔案查閱、檔案借閱、檔案歸還以及借閱延期等功能。這些功能因管理員的權限不同所表示出的功能使用也不同，普通管理員沒有數據修改及刪除的權利。在這些功能里詳細的記錄了所有單位員工的資料。

檔案的電子化查閱，去年省公司已經組織將在職人員檔案進行了電子化掃描，本次制作系統時計劃將系統與掃描件進行關聯，對于簡單的檔案查閱可無需調用檔案，直接在系統中查閱復印件。

2.3.1 人員建檔

建立及維護人員檔案信息，包括增加、刪除、修改及導入檔案信息的功能。系統可以上傳掃描件，一個人員的檔案信息可以關聯多個掃描件。

2.3.2 檔案查閱

將所有人員建檔后，可以進行檔案查閱；提供靈活方便的查詢方式，實現在系統中查看掃描件的功能（可以上下翻頁查看各種電子檔案），記錄查詢人員信息，包括查詢人、查詢時間、備注信息等。

2.3.3 檔案借閱

檔案借閱與檔案查閱不同，用戶可以在電腦上查看檔案的掃描件（查閱），也可以把紙質檔案借出使用（借閱），需要記錄借閱信息，包括借閱人，借閱時間，預計歸還時間，借閱人聯系電話等。

檔案借閱除管理員賬號權限外，還需輸入借閱密碼方可進行操作。

2.3.4 檔案歸還

管理員拿到歸還的紙質檔案后，需要在系統中進行檔案歸還。先根據ERP編號，檔案號，姓名等信息查詢出借閱記錄，選中記錄進行歸還操作。需要記錄歸還時間、歸還人、備注等歸還信息，并更新檔案狀態

檔案歸還除管理員賬號權限外，還需輸入歸還密碼方可進行操作。

2.3.5 借閱延期

借出檔案逾期未還時，系統可以進行借閱延期，延期需要有負責人審批。

2.4 檔案查詢

檔案查詢模塊中有5個子模塊，包括檔案查詢、查閱記錄查詢、借閱記錄查詢、歸還記錄查詢以及借閱延期查詢等功能，分別對應檔案管理中的各個模塊。

2.4.1 檔案查詢

功能：人員檔案的快速檢索，通過姓名及編號等信息進行快速查詢。

在查詢框中輸入規定的范圍即可查到相關的人事信息，當查詢的條件填寫完畢，點擊查詢按鈕，頁面會顯示用戶所要查詢的符合條件的所有員工的資料。查出的記錄默認為員工檔案基礎信息列表方式瀏覽，雙擊表格可以顯示該員工的檔案卡片、個人簡歷等掃描資料。

2.4.2 查閱記錄查詢

功能：檔案查閱記錄的快速檢索，通過姓名、編號及查閱時間等信息進行快速查詢。

在查詢框中輸入查詢條件，點擊查詢按鈕，頁面會顯示符合條件的查閱記錄，雙擊查閱記錄可以進入人員檔案的詳細信息頁面，顯示被查閱的員工的詳細資料。

2.4.3 借閱記錄查詢

功能：檔案借閱記錄的快速檢索，通過姓名、編號及借閱時間等信息進行快速查詢。

2.4.4 歸還記錄查詢

功能：檔案歸還記錄的快速檢索，通過姓名、編號及歸還時間等信息進行快速查詢。

2.4.5 借閱延期查詢

功能：檔案借閱延期記錄的快速檢索，通過姓名、編號及延期時間等信息進行快速查詢。

3 結語

通過開展人事檔案管理系統的研究與應用，建立了一套科學的、先進的人事檔案管理系統，此軟件將公司約9000多名員工檔案信息納入其中，實現了以個人檔案為管理單位的電子化檔案查詢、檔案借閱、檔案歸還等功能，并在查詢、借閱、歸還等過程中自動形成記錄信息。該軟件的推廣應用簡化了工作流程，提高了工作效率和精益化管理水平。

人事檔案電子化管理范文第4篇

無論是人事檔案的電子化管理，還是網絡數字信息化管理，其所應用的都是專用的人事檔案管理系統。那么，人事檔案管理系統的開發以及數據庫的建立，都決定了人事檔案管理的完善性。這也就意味著，隨著人事檔案管理模式的變更，相關的軟件管理系統也要不斷地更新，同時還要將統一的標準和通用的規范建立起來。然而，隨著人事檔案管理的不斷細化，功能的增多，諸如社會醫療保障、社會養老保險等等，都需要提取人事檔案作為憑證，那么對于人事檔案管理體提出了更高的要求。隨著人事檔案的應用性越來越強，那么，采用計算機技術進行管理，哪怕字符輸入的失誤，也會改變檔案信息。對于人事檔案進行網絡信息化管理，主要是對于不同地區、不同部門的人事檔案進行整合，通過共享接口進入到綠色通道當中，輸入正確的密碼，就可以對于有關人事信息進行查詢。然而，人事檔案的信息化管理卻存在著安全隱患。無論是人事檔案的電子化管理，還是信息化管理，都會存在著由計算機技術所帶來的各種威脅，諸如計算機出現故障、信息網絡癱瘓，或者是各種病毒的傳播，都會導致數據庫遭到破壞而導致人事信息丟失。特別是網絡信息系統，如果沒有建立必要的安全保障措施，甚至于會造成人事檔案信息被盜取的可能。

二、運用云計算優化人事檔案管理

（一）云計算

“云”是計算機群的一種形象表達，其是建立在計算機互聯網基礎上的一種計算方式，對于網絡上所呈現出來的較為分散的布局建立起來一種新型的基礎架構。通過云對于本地計算機資源進行整理，是通過互聯網將本地計算機的瀏覽器以及操作系統接入到云中，采用云計算方式展開各種服務項目。這種網絡連接模式不會受到時空的限制，只要需要調用云中的信息資料，可以隨之使用個人電腦或者手機接入到云上面，而所有的操作并不需要掌握專業性技術，就可以在網絡上完成。

（二）云計算在人事檔案管理中的應用

從網絡技術上來講，使用云計算進行人事檔案管理，依賴于云計算的優勢，能夠解決現代信息化管理的各種弊端。人事檔案管理通過互聯網絡進行信息化管理，是對于分散的人事檔案重新整合到指定的數據庫中。但是，隨著人事檔案管理的覆蓋面擴大，功能性也逐漸增強，導致數據庫的存儲功能存在著局限性，很難實現集成化管理模式。云計算，是對于計算機網絡建立一個統一的入口，本地計算機通過這一入口就可以接入到云中，而在本地計算機的人事檔案管理工作也轉向了云端完成。人事檔案信息在轉入云端之前，要進行數字化處理，隨著各項服務，諸如信息檢索等等也隨著轉移到云端。有關人員要查詢有關人事檔案的信息，只要使用可以接入網絡的移動設備，諸如智能手機等等，就可以接受與人事檔案有關的服務。如果此時需要調用檔案信息，或者是提取檔案，則可以通過網絡提出調用請求，經過驗證之后，就可以將相關的業務處理完畢。可見，采用云計算進行人事檔案管理工作，不但降低了成本，而且提高了服務效率。

三、人事檔案在網絡管理中的前景

人事檔案電子化管理范文第5篇

醫院人事檔案是記錄個人學習、工作、科研等相關經歷的重要文件，是醫院人才引進、學科建設、科研立項的重要參考依據。新時期，進一步加快醫院人事檔案信息化管理水平，不僅有利于提高醫院的管理水平，而且可以充分發揮檔案價值。所以，現階段正視醫院人事檔案信息化管理過程中存在的問題，并提出切實可行的解決策略，促進醫院持續健康快速發展十分必要。

【關鍵詞】

醫院人事檔案；信息化管理；策略

一、加強醫院人事檔案信息化管理的重要意義

（一）有利于提高醫院管理水平。

醫院人事檔案管理是醫院管理的重要組成部分，加強醫院檔案管理，提高醫院檔案管理的信息化水平，可以方便醫院領導在短時間內了解醫院、科室發展歷史，對資料進行對比分析，從而做出科學決策，推動醫院快速發展。

（二）有利于醫院人才選拔聘用。

醫院人事檔案是記錄醫院工作人員學習、工作、進修、考核、科研等各方面的重要資料，是醫院干部提拔、任免的重要依據。傳統的紙質檔案在調閱資料、橫向對比資料、資料更新等方面存在短板。所以，現階段提高醫院人事檔案管理的信息化水平，可以及時更新檔案資料、快速查詢，還可以運用現代技術對于人員資料進行全方位數據分析，以獲取更準確的數據，為醫院人事干部的任免提供科學依據。

（三）有利于提高檔案管理人員的工作效率。

醫院檔案涉及內容廣泛，導致檔案管理人員工作量大且內容瑣碎，加快實現醫院人事檔案管理的信息化，可以方便檔案管理人員及時對檔案資料進行補充完善，快速調閱相關檔案資料，在提高工作效率的同時，更加充分地發揮檔案資料在科研、管理決策、人才選拔等方面的價值。

二、醫院人事檔案信息化管理瓶頸

部分醫院已經認識到人事檔案信息化管理的重要性，更新了人事檔案管理的硬件設施，已經初步實現醫院人事檔案管理的信息化，但整體水平不高，仍有一些問題亟待解決。如下：

（一）醫院領導重視程度不夠。

醫療水平的高低是醫院在新一輪競爭中取勝的關鍵，所以醫院領導往往將更多的資金投入到醫療設施更新、醫護人員的進修培養上，對于醫院人事檔案管理往往關注較少，導致檔案管理工作人員積極性不高，更談不上主動更新知識、工作方法創新了。而且醫院尚未制定科學合理的檔案管理制度，導致人事檔案資料混亂，丟失、斷檔、失真檔案資料時有出現，給人事檔案信息化管理帶來很多難題。

（二）檔案管理軟硬件有待升級。

醫院人事檔案管理的信息化并不是簡單地將紙質檔案資料電子化，而是要在實現檔案資料電子化的基礎上，完善檔案管理快速查詢、對比分析、信息更新等功能，并且實現人事檔案資料聯網，最大限度地發揮其價值。但是現階段，由于醫院領導重視不夠、資金不足等問題，導致醫院人事檔案管理的計算機設備比較陳舊，在軟件上依然采用通用的人事檔案軟件，并未開發應用適合醫院人事檔案管理的專門軟件，導致醫院人事檔案資料無法全部實現電子化，尤其是一些凸顯行業特色的專業資料，如醫生診療記錄、醫院重大技術突破等，在現有的人事檔案管理軟件中并沒有相應的分類，導致無法電子化。

（三）檔案管理人員業務水平不高。

信息化時代的到來，對于醫院檔案管理人員的素質提出了更高的要求，由于醫院前期在檔案管理人員招聘中，對于其學歷、學科專業沒有硬性要求，導致現有檔案管理人員專業知識不足、計算機應用能力較差，不能跟上醫院人事檔案管理變革的步伐。而且由于人事檔案管理工作枯燥，工資待遇不高等多方面原因，導致檔案管理人員工作積極性不高，檔案管理隊伍不夠穩定。

三、創新醫院人事檔案信息化管理的有效策略

為幫助醫院人事檔案盡快實現信息化管理，現提出如下解決對策。

（一）給予政策、資金等方面的支持，加強對檔案管理的重視。

加強醫院人事檔案管理，提高醫院領導對人事檔案管理重要性的認識，需要做到，第一，制定科學合理的檔案管理制度，規范檔案管理流程，加強檔案審核，避免人檔分離、檔案不全、檔案失真現象出現，保證檔案的科學性、完整性。第二，給予政策上的支持，適當提高醫院檔案管理人員的工作待遇，為其提供參加檔案信息化管理學術會議機會，以提高其工作積極性。第三，加大檔案管理資金投入，改善醫院檔案管理的設施設備，如建立恒溫檔案管理室、更新軟硬件設施等，以全面提高醫院檔案信息化管理水平。

（二）更新檔案管理軟硬件，提高檔案管理信息化水平。

檔案信息化管理水平的提高，有待于檔案管理軟硬件的進一步更新。首先，需要依據醫院人事檔案管理的特點，設計專門的檔案管理軟件，方便原始檔案資料的信息化，并加強檔案信息化管理的保密分級設置，實現醫院人事檔案資料的部分共享，方便相關人員查詢與使用。其次，通過定期殺毒、升級檔案管理軟件、硬盤存檔等方式，加強檔案管理軟件的安全設置。最后，使用掃描機或相應的計算機技術，將文字、圖片、聲像等資料轉變為數據資料，加快醫院檔案資料信息化建設。

（三）引進人才與人員培訓并舉，提高檔案管理人員業務水平。

提高醫院檔案管理人員的業務水平，首先需要增強檔案管理人員的職業自豪感，通過提高工資待遇、暢通評職渠道等方式，增強其工作積極性。其次，檔案管理人員專業知識儲備不夠，可以通過培訓、進修等方式，進一步提高檔案管理人員的業務水平。最后，引進高素質的檔案管理人才，創新檔案管理方式，加快提高檔案管理的信息化水平。

作者：付靈運 單位：秦皇島市第一醫院

【參考文獻】