檔案電子化的重要性

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檔案電子化的重要性范文第1篇

社會的發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)的普及，電子化逐漸深入我們的生活與工作中。人事檔案作為一項政策性、機密性、專業(yè)性較強的工作，是各單位記錄員工信息、招收員工、選拔人才等的重要依據(jù)，是干部晉級職稱、升職加薪的主要根據(jù)。[2]在衛(wèi)生事業(yè)單位中，加強電子化人事檔案的管理是加強行政管理的重要方面。如何提高電子化人事管理的水平，加深電子化技術(shù)在人事管理中的應(yīng)用，提高檔案管理的效率，體現(xiàn)電子信息化技術(shù)的價值，值得探討。

二、衛(wèi)生事業(yè)單位人事檔案管理的重要性

在人事檔案管理的過程中，因為檔案具備一定機密性與專業(yè)性，人事部門應(yīng)重視人事檔案并加強管理，及時解決人事檔案管理工作中出現(xiàn)的問題。在衛(wèi)生事業(yè)單位中，因為人員調(diào)動較為頻繁、各種崗位輪換、人員晉級、衛(wèi)生員退休、臨時聘用等問題，人事檔案管理極為重要。[3]然而在人事檔案管理工作中，卻存在著衛(wèi)生事業(yè)單位人員的流動性較強等問題，制約了人事檔案的管理，若是不及時進行人事處理，則極易造成人事檔案資料不齊全、手續(xù)配備不齊全、手續(xù)不完備等問題。

某些醫(yī)院注重藥物管理工作，注重對醫(yī)生、護士的考評管理等，卻忽視了人事管理的重要性。醫(yī)院負責(zé)人對人事管理工作的不重視，造成了人事管理以及人事檔案管理工作中出現(xiàn)疏漏，直接導(dǎo)致了醫(yī)生升職時評判的片面性，導(dǎo)致某些優(yōu)秀醫(yī)生對醫(yī)院不滿而出現(xiàn)跳槽等現(xiàn)象，幸好醫(yī)院管理者及時認識到問題的嚴(yán)重性，加強對人事管理尤其是人事檔案管理的重視程度，為醫(yī)院的各方人事調(diào)動以及醫(yī)生升職等提供重要依據(jù)，醫(yī)院也因此而更上一層樓。

三、衛(wèi)生事業(yè)單位人事檔案管理現(xiàn)狀

（一）人員不足現(xiàn)問題突出

在我國多數(shù)地區(qū)的衛(wèi)生事業(yè)單位中，人事部門配備的人員普遍較少，多在3～5人之間，相較于衛(wèi)生事業(yè)單位內(nèi)部醫(yī)生、護士以及其他部門人員來講人數(shù)可忽略不計。在一些較小的衛(wèi)生事業(yè)單位中，多數(shù)人事部門人員除人事工作外還兼職其他工作，對人事檔案管理工作不夠?qū)Ｗⅰ６鄶?shù)人事部門的檔案材料無人整理、無人監(jiān)督，甚至出現(xiàn)人員已離職其檔案仍混于在職人員的檔案之中。

（二）人員業(yè)務(wù)技能水平普遍偏低

嚴(yán)格來講，人事檔案管理工作是一門專業(yè)性較強的工作，其對閱卷的規(guī)范、閱卷質(zhì)量等要求較高。多數(shù)衛(wèi)生事業(yè)單位因?qū)θ耸鹿芾矸矫娴牟恢匾暎瑢?dǎo)致人事部門人員變動較為頻繁，導(dǎo)致對檔案管理較為片面。除此之外，人事部門對人員招收較為簡單，人事對管理檔案的技術(shù)水平不足，后期亦未受到專業(yè)化的培訓(xùn)，造成管理檔案的人事技術(shù)水平較低，檔案材料混亂、不完整，影響了數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。

（三）管理手段滯后

隨著社會經(jīng)濟的發(fā)展，人事管理制度也在逐漸進行改革創(chuàng)新發(fā)展，電子化逐漸普及，然而，檔案管理的電子化發(fā)展卻仍顯欠缺。據(jù)調(diào)查，目前我國多數(shù)衛(wèi)生事業(yè)單位的人事檔案管理仍然是較為傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理，無論是檔案的儲存、整理還是保護，管理方式與手段較為落后，極易造成檔案的丟失與損壞，僅有個別位于發(fā)達城市的大型衛(wèi)生事業(yè)單位采用了電子化的檔案管理。近幾年，社會已經(jīng)進入信息化管理時代，電子化、科學(xué)化、規(guī)范化是人事檔案管理的必由之路，普及電子化人事檔案管理是衛(wèi)生事業(yè)單位以及各企業(yè)的當(dāng)務(wù)之急。

四、衛(wèi)生事業(yè)單位人事檔案管理電子化應(yīng)用分析

（一）在衛(wèi)生事業(yè)單位建立電子檔案的必要性

在衛(wèi)生事業(yè)單位之中，單位的衛(wèi)生系統(tǒng)是一項較為復(fù)雜的系統(tǒng)，其中存儲著大量的人事信息檔案，在管理之時非常困難，若要做好衛(wèi)生事業(yè)單位的檔案管理與保存工作，需要投入大量的人力、物力、財力等。因此建立電子化檔案管理十分必要，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子化數(shù)據(jù)，方便管理人員管理的同時節(jié)省大量的空間，且更方便快捷。就電子化的人事檔案而言，除建立龐大安全的數(shù)據(jù)庫存放檔案外，也應(yīng)對衛(wèi)生事業(yè)單位工作人員的信息進行收集整理，全面掌握各部門間的人事檔案信息，加強對各部門的掌控。

（二）電子化在人事檔案管理工作中的具體應(yīng)用

在人事檔案管理中，相關(guān)檔案管理者可以利用計算機網(wǎng)絡(luò)將人事檔案進行分門別類，如護士間可按照普通護士、高級護士等護士職位等級進行檔案分類，而醫(yī)生也可根據(jù)心腦科、骨科等從事職位進行分類，節(jié)省時間，方便查找。[4]除此外，也可在局域網(wǎng)內(nèi)部進行資源數(shù)據(jù)的共享，當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)或者工作人員想要急需了解人員檔案時可直接上網(wǎng)查找，增加檔案透明度的同時，對數(shù)據(jù)庫的原始檔案也是一種保護。在檔案管理員進行檔案管理時，降低了工作壓力，提高了工作效率。

（三）電子化在檔案管理應(yīng)用中的風(fēng)險

在電子化廣泛應(yīng)用于人事管理檔案后，為企業(yè)部門帶來便利的同時也帶來了一定的風(fēng)險。其一，網(wǎng)絡(luò)的共享增加了人事檔案的透明度，在查看信息便捷的同時大大增強了人員信息泄漏的可能。作為記錄人們成長過程的文檔，其中包含著自上學(xué)以來的成長歷程、學(xué)習(xí)經(jīng)歷、工作經(jīng)歷等，是人們求職時最重要的文件，若檔案被盜，對相關(guān)人員的人身安全會造成一定威脅。其二，電子化檔案依托于網(wǎng)絡(luò)而存在，雖然壓縮了紙質(zhì)檔案的存放空間，能更有效地保存檔案，但網(wǎng)絡(luò)也不是絕對安全的，各種病毒、黑客影響著網(wǎng)絡(luò)的安全，若電子化人事檔案被病毒入侵會造成檔案丟失，甚至造成系統(tǒng)的崩潰。事實上，有利就有弊，電子化檔案的風(fēng)險雖然不可避免，卻可以進行有效的控制，將風(fēng)險控制在一定范圍內(nèi)，增強檔案管理者的電子信息化知識，為衛(wèi)生事業(yè)單位人事檔案管理的發(fā)展提供保障。

五、結(jié)語

檔案電子化的重要性范文第2篇

關(guān)鍵詞：辦公自動化；檔案管理；電子化

一、基層檔案管理工作現(xiàn)狀及存在的問題

近幾年來，隨著電子信息技術(shù)的飛速發(fā)展，辦公自動化、標(biāo)準(zhǔn)化、網(wǎng)絡(luò)化漸趨完善，基層央行辦公自動化管理系統(tǒng)已逐步代替以往手續(xù)繁雜的辦公行文，許多來往函件，公文處理直接在計算機和網(wǎng)絡(luò)上辦結(jié)，文件從產(chǎn)生到歸檔幾乎可以不使用紙和筆，隨之產(chǎn)生了大量的諸如電子郵件、磁盤、光盤、圖片錄像及數(shù)碼聲頻視頻等電子文件資料。但由于對此類文件的重要性缺乏足夠的認識，相應(yīng)的配套管理措施和有效的技術(shù)支持不到位，使基層央行的電子文件檔案管理工作存在諸多問題和漏洞，主要表現(xiàn)在：

一是電子文件檔案管理意識不強，文件丟失問題嚴(yán)重。由于基層央行檔案管理人員存在思想認識上的誤區(qū)，認為只有書面紙張類的文件資料才是檔案，非紙化文件的管理不是自己的事，對電子文件缺乏管理意識。在工作中形成的大量電子郵件、磁盤、照片錄像及數(shù)碼聲頻視頻等電子文件資料，一般都是由制作者、使用者或收件人自行保管，認為拍攝完成、看完用完就算完成任務(wù)了，不需要歸檔保存；由于這些同志缺乏全局觀念，檔案意識不強，致使部分電子檔案長期在個人或業(yè)務(wù)部門內(nèi)部保存，特別是由于電子文件的可刪除性和電子文件信息與載體的可分離性以及機構(gòu)調(diào)整、人員變動等原因，造成電子檔案被刪除或流失，致使單位檔案不齊全完整，嚴(yán)重影響了電子檔案的長久保護和開發(fā)利用。

二是電子文件檔案管理制度不健全，操作不規(guī)范。基層央行雖然健全了相應(yīng)的檔案管理制度，然而對非紙化文件資料的管理操作卻是空白，使管理人員無章可循；有的同志對電子文件的重要性缺乏足夠的認識，在使用完之后亂丟亂放或隨意刪除，完全處于自主管理、自由處理狀態(tài)；也有的單位雖有管理制度，但落實不夠，執(zhí)行不嚴(yán)，歸檔不及時，交接無手續(xù)，保管不規(guī)范，缺乏行之有效的管理措施。

三是檔案管理工作存在"一重一輕"現(xiàn)象，基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)相對滯后。由于部分領(lǐng)導(dǎo)存在思想認識和管理理念上的偏差，認為紙張化文本檔案易管理、易操作、易出成績，且投資少、見效快、效果明顯，因此，非常注重傳統(tǒng)檔案管理的人財物投入，而對電子類文本檔案則相對忽視，存在"重傳統(tǒng)檔案管理，輕電子檔案管理"的現(xiàn)象，使檔案管理電子化建設(shè)進程發(fā)展滯后。

四是管理人員專業(yè)素質(zhì)不高，缺乏現(xiàn)代化檔案管理專業(yè)知識和技能。目前基層檔案管理人員大多都是兼職，管理水平參差不齊，檔案綜合管理能力有待提高，部分檔案管理人員對《檔案法》及有關(guān)檔案管理規(guī)定和要求知之甚少，對檔案的形成、收集、整理及歸檔等管理環(huán)節(jié)和程序也是一知半解，尤其是對檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、電子化的專業(yè)知識、技能更為缺乏，致使檔案管理水平停滯不前。

二、大力推進基層央行檔案管理電子化建設(shè)勢在必行

一是加強領(lǐng)導(dǎo)，提高認識。基層央行檔案管理工作的電子化建設(shè)是順應(yīng)潮流、適應(yīng)形勢發(fā)展的新舉措、新要求，是實現(xiàn)檔案信息資源的合理配置、科學(xué)管理，為人民銀行中心工作任務(wù)提供高效、優(yōu)質(zhì)服務(wù)的有效措施，是推進基層央行工作全面協(xié)調(diào)可持續(xù)發(fā)展的基本要求。基層央行檔案管理電子化建設(shè)要堅持以科學(xué)發(fā)展觀為指導(dǎo)，緊密結(jié)合基層央行工作實際，堅持實事求是，既要精心組織、真抓實干，又要做到統(tǒng)籌規(guī)劃、科學(xué)謀劃，為長遠發(fā)展打下良好基礎(chǔ)。

二是著力實現(xiàn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，大力提高檔案管理基礎(chǔ)工作水平。加強基礎(chǔ)工作是實現(xiàn)檔案管理電子化的前提和條件，基層央行首先要對原有檔案進行廣泛收集、分類整理，并依照檔案管理規(guī)定對歸檔范圍、保存期限，保密文件收發(fā)、銷毀等各個環(huán)節(jié)要求，全面普查案卷，去糟取精，剔除無用和過期的文件；將歷史形成的檔案資料，按照檔案裝訂歸檔要求，進行重新分類整理、裝訂和歸檔，并明確各類檔案的裝訂順序和歸檔時限，對檔案管理的收集、整理、鑒定、著錄、保管等環(huán)節(jié)認真加以規(guī)范。然后按照標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理要求，重新分類組合，歸檔立卷，編目著錄。使原有檔案全部實現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，為檔案管理電子化提供了充分準(zhǔn)備。

三是建立健全相關(guān)管理制度，保證檔案管理電子化沿著標(biāo)準(zhǔn)化、制度化、規(guī)范化的軌道發(fā)展。要依據(jù)《檔案法》、《機關(guān)檔案業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》等有關(guān)規(guī)定，結(jié)合基層央行工作實際，進一步充實完善《檔案管理制度》、《檔案保密制度》和《檔案操作規(guī)程》，建立電子化檔案管理措施，規(guī)范工作程序，從檔案資料的收集、整理、立卷、歸檔、檢索、借閱，直到最后的鑒定、銷毀，每個環(huán)節(jié)都要做到有章可循。同時進一步明確檔案管理負責(zé)人，專職、兼職檔案員的崗位職責(zé)，對歸檔范圍、保存期限、保密文件收發(fā)、存檔、銷毀等各個環(huán)節(jié)工作程序，做到定期或不定期監(jiān)督檢查和考核評價，發(fā)現(xiàn)問題，及時整改，以確保各項制度落到實處。

檔案電子化的重要性范文第3篇

關(guān)鍵詞：電子化；檔案工作；影響；益處

一、電子文件對檔案業(yè)務(wù)管理工作的影響

1.傳統(tǒng)的檔案工作以紙質(zhì)文件材料為工作對象，而應(yīng)用計算機后，電子文件取代了以往的文字材料，它是由擬稿者直接寫在磁盤上，并在磁盤上進行修改，一經(jīng)形成后，馬上存貯到辦公信息數(shù)據(jù)中，由技術(shù)人員、檔案人員所共享。這就使得檔案與文件之間不再有明顯的界限。紙質(zhì)檔案的管理工作經(jīng)過長期實踐，已總結(jié)出一套工作原則、方法及流程，如文件的立卷歸檔制度。檔案工作流程的起點是文件的歸檔立卷工作，也是檔案工作和文書工作的結(jié)合點，文件形成后，由文書部門收集立卷后，交檔案部門管理，通常一年歸檔一次。而電子文件隨時更改，隨時產(chǎn)生，存貯在計算機光盤或磁盤中。因而，其對計算機具有很強的依賴性。倘若歸檔，必須采用光盤或磁盤的形式移交，歸檔范圍也不能只是“辦理完畢，具有保存價值”的文件，還應(yīng)包括該文件的讀取軟件甚至操作系統(tǒng)。

2.由于電子文件載體與信息的可分離性，檔案實體分類也可能將被概念分類整理所取代，因為實體分類的結(jié)果只能體現(xiàn)一種屬性聯(lián)系，這種單線排列的方式是手工操作管理檔案的需要，但在當(dāng)今電子文件的環(huán)境中，文件的內(nèi)容特征和形式特征均發(fā)生了變化，電子文件可以通過計算機系統(tǒng)進行多角度、有效、迅速的整序，不再需要對它進行象紙質(zhì)文件那樣的分類整理。不同的使用者可以根據(jù)不同的需要，利用辦公自動化系統(tǒng)對電子文件進行自由組合分類。

3.由于電子文件的保存價值同時取決于其可讀性和自身價值，其鑒定的標(biāo)準(zhǔn)、內(nèi)容、方法均將發(fā)生變化，原有的檔案價值理論分析范圍也將擴大，要分析電子文件的讀取軟件甚至操作系統(tǒng)。根據(jù)傳統(tǒng)的檔案價值鑒定理論，文件應(yīng)根據(jù)其參考價值和憑證價值確定保管期限，而電子文件一方面由于用戶的需要，數(shù)據(jù)和信息不斷地補充和修改，另一方面由于制作方便，將產(chǎn)生比以往更多的文件，因此很難劃定固定的保管期限，況且目前電子文件的憑證價值尚無法律保證。因此，其管理、鑒定方法亦無定論。此外，由于電子文件信息載體的特殊性，其保管要求、方法以及對外利用和檢索等方面也與紙質(zhì)文件有許多不同之處。

二、檔案信息電子化的益處

所謂檔案信息電子化，就是以室藏檔案資料采用機讀形式做為主要物質(zhì)對象，用計算機對檔案文獻進行不同層次的加工和篩選、收集，使之轉(zhuǎn)化成為微機軟件形式的二次文獻信息供人們利用的過程。其益處有：

1.可充分發(fā)揮和利用現(xiàn)有計算機的潛能，提高利用率。目前，大多數(shù)基層檔案室對計算機的開發(fā)功能簡單，應(yīng)用單一，有的僅僅用于文件打字貯存或檔案著錄，使用的低效率造成時間、財力、物力和人力的極大？良費，使現(xiàn)代化設(shè)備不能盡其用。

2.縮短二次文獻信息的加工時間，提高檔案信息的時效性。手工信息加工工作模式是：選題一選材一編輯一出版，這條“慢工出細活”的工作方式，即從文件資料形成到開發(fā)“二次文獻信息”時間長，導(dǎo)致信息失效，嚴(yán)重影響了檔案信息的應(yīng)用價值。而檔案信息電子化，編者可直接利用機讀形式的檔案，利用電腦的功能完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文獻。

3.檔案信息電子化，可多次產(chǎn)出，一次投入，可改變信息加工工作受經(jīng)費限制的局面。手工編研信息成果出版需要較多的經(jīng)費，但目前乃至今后一個相當(dāng)長的時期內(nèi)，期望農(nóng)場給檔案部門撥較多的經(jīng)費進行信息編輯是不現(xiàn)實的，依靠自身解決也不是件容易的事，解決不好，檔案工作者的辛勤勞動成果只能“待字閨中”。

4.檔案信息電子化，信息成果可多份拷貝，將拷貝成果送到各個部門及領(lǐng)導(dǎo)，就拓寬了服務(wù)范圍，擴大了社會影響，檔案部門的地位自然也就得到了提高。

5.檔案信息電子化，可使最新技術(shù)順利地與檔案信息接軌。雖然“信息高速公路”在我國尚在建設(shè)階段，但檔案事業(yè)要注意這方面發(fā)展動向，超前拿出對策，使檔案工作適應(yīng)這一客觀形勢的要求和變化，使現(xiàn)在的檔案電子化，為將來“信息高速公路”中有一份檔案信息打下基礎(chǔ)。

檔案電子化的重要性范文第4篇

檔案信息利用者關(guān)心的是信息的內(nèi)容，這些信息可能來自不同的機讀形式的檔案中。唐山燃氣集團有很多種終端設(shè)備和遠傳設(shè)備負責(zé)收費、計量、安全預(yù)警、管網(wǎng)更新等信息收集和傳輸，把這些檔案信息綜合、系統(tǒng)地提供出來是檔案工作者義不容辭的責(zé)任。作為燃氣企業(yè)檔案管理人員，對于各種電子檔案的收集整理，不失時機地為集團公司領(lǐng)導(dǎo)提供有價值的檔案信息，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供有效信息，保障企業(yè)能夠快速發(fā)展，是檔案管理人員的必備的素質(zhì)。同時，有效信息的提取必須有一個“去粗取精”的過程，使得電子文檔的檔案信息具有系統(tǒng)性、真實性、有價值性，才能為檔案信息利用者提供更為完善的服務(wù)。在信息技術(shù)日新月異的今天，探討如何更加有效的提高其應(yīng)用水平，是勢在必得。

一、檔案信息的電子化

所謂檔案信息電子化，就是以紙質(zhì)檔案、縮微膠片影像、錄音、錄像資料等為主要物質(zhì)對象，利用計算機及其它設(shè)備對檔案文獻進行收集、篩選進行電子化加工，使之轉(zhuǎn)化成為計算機軟件形式的二次信息加工，然后再結(jié)合這些電子文件自身的特點，采用先進的軟件系統(tǒng)對電子檔案進行文件級的管理，從而實現(xiàn)安全、高效、快捷的電子檔案信息管理模式，為社會生活和經(jīng)濟生活提供安全、真實、準(zhǔn)確、快捷的檔案信息管理模式。其優(yōu)點有：

1.提高文檔的利用效率。現(xiàn)在大多數(shù)檔案部門都是應(yīng)用計算機及計算機網(wǎng)絡(luò)進行檔案管理，用于檔案著錄及文件輸入貯存等。檔案信息基礎(chǔ)硬件配置以及技術(shù)條件日益成熟，計算機已得到廣泛的應(yīng)用，形成了大量的電子文件，快速發(fā)展的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)又進一步波及到了文書檔案的運轉(zhuǎn)、傳遞過程和利用方式。一些新技術(shù)，如語音識別、文字掃描模式識別等方面的應(yīng)用已逐步進入實用領(lǐng)域。檔案信息電子化的工作效率與過去的手工操作相比，有了很大的提高。

2.明顯提高檔案信息的時效性。過去手工信息加工的工作模式就是一種“慢工出細活”的工作方式，從文件資料形成到收集、整理和歸檔，所需的時間長、任務(wù)繁鎖，且容易造成信息失效，嚴(yán)重影響了檔案信息的利用價值。檔案信息電子化以后，編者可以直接利用機讀形式的檔案，充分利用計算機及計算機網(wǎng)絡(luò)的強大功能完成信息加工工作程序，快捷地呈現(xiàn)二次文獻。

二、推進檔案信息電子化的策略

1.慎重選擇技術(shù)路線

信息技術(shù)的飛速發(fā)展成為當(dāng)代技術(shù)革命的主要特征，對檔案信息電子化影響最大的是檔案應(yīng)用軟件的開發(fā)及成熟的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換技術(shù)。在信息技術(shù)發(fā)展日新月異的條件下，選擇檔案信息電子化系統(tǒng)的技術(shù)路線尤為重要，應(yīng)從計算機信息處理技術(shù)特點和發(fā)展的角度考慮，研制開發(fā)適應(yīng)當(dāng)代檔案信息管理工作的應(yīng)用軟件，其中的管理模塊應(yīng)與各行各業(yè)的檔案管理工作緊密結(jié)合，同時利用軟件技術(shù)實現(xiàn)不同數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)間的自動轉(zhuǎn)換功能，即通過應(yīng)用軟件化繁為簡，將不同處理手段形成的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)、版式等，通過軟件自動轉(zhuǎn)化到較大范圍的統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)上來，從而最大限度地發(fā)揮計算機及網(wǎng)絡(luò)的強大功能，使得檔案信息電子化趨于完善。

2.加強檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)

檔案信息電子化的運用體現(xiàn)在檔案工作的各個方面和各個環(huán)節(jié)，其中首要的是檔案管理要規(guī)范，檔案標(biāo)準(zhǔn)要建立健全和真正實施。檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)本身也是一個系統(tǒng)工程，要推進檔案信息電子化，必須進行科學(xué)、合理、長遠的規(guī)劃，避免人力、物力、財力的浪費，抓好檔案的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，兩者是相輔相成、互相促進的辯證關(guān)系。國家檔案管理部門應(yīng)盡早制定檔案信息電子一體化技術(shù)流程標(biāo)準(zhǔn)體系和規(guī)則，實現(xiàn)檔案目錄信息、文件原文和原數(shù)據(jù)的電子化管理。通過網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，即可在一定的范圍內(nèi)進行資源共享，從而有效地避免大量的重復(fù)勞動，及日后數(shù)據(jù)匯集的重復(fù)現(xiàn)象。

3.高度重視人才管理

檔案電子化的重要性范文第5篇

【關(guān)鍵詞】醫(yī)院辦公室；文書檔案；電子化管理

文書檔案整理是醫(yī)院辦公室的重要工作之一，記錄了上級及本院政策的變更與發(fā)展、人員的交替、榮譽以及財務(wù)歷史賬單等，是醫(yī)院的寶貴財富。長期以來，辦公室文書檔案工作一直停留在手寫及手工整理階段，對計算機的應(yīng)用較少，遠遠落后于醫(yī)院臨床電子檔案的電子化應(yīng)用水平，更不符合辦公室文書檔案管理的現(xiàn)代化要求，醫(yī)院文書檔案實現(xiàn)電子化管理勢在必行。

一、醫(yī)院文書檔案管理現(xiàn)狀

（一）存檔方式單一。以本院為例，作為市級專科醫(yī)院，本院文書檔案量相對較少，一直以紙張為主要存儲方式，沒有進行電腦掃描存儲也沒有電子文檔資料，重要文件亦沒有備份，檔案原件被反復(fù)借閱、使用不可避免出現(xiàn)原件受損或遺失，而很多20年前的紙質(zhì)存檔文件則已經(jīng)出現(xiàn)發(fā)黃、破損等問題。

（二）文件缺失嚴(yán)重。醫(yī)院很多文書資料需由不同科室提供，又有很多文件歸檔之前也經(jīng)由多科室傳閱，由于沒有電腦掃描存儲，只能等各科室傳遞完畢之后歸檔，通常原件已經(jīng)出現(xiàn)污損，甚至部分文件在傳閱中丟失；存檔之后，由于都是由檔案人員結(jié)合相關(guān)檔案文件要求然后根據(jù)個人理解對檔案資料進行分類，確定是否應(yīng)該歸檔，是否屬于永久文件、30年文件或20年文件，檔案人員的專業(yè)水平?jīng)Q定檔案整理水平，不可避免出現(xiàn)文件歸檔類別有誤以及某類文件缺失。

（三）查詢困難重重。目前的查閱文件的方式費時費力，通常是：詢問年限―查找收發(fā)文登記本―逐條尋找―查找登記號―逐件翻找文件―復(fù)印，遇到缺失的檔案或年份不詳?shù)臋n案甚至要將臨近所有檔案查找一遍，極大地增加了辦公室人員的工作量。

二、醫(yī)院辦公室文書檔案實現(xiàn)電子化管理的必要性

（一）實現(xiàn)存檔方式多樣化，最大限度地保護檔案原件。應(yīng)用電腦掃描、照相等手段，實現(xiàn)檔案備份，防止檔案丟失無法彌補，改變傳統(tǒng)檔案只有紙質(zhì)化的方式，以電子方式對檔案進行收藏、管理可以有效地保護檔案原件，防止檔案原件因過多借閱查找而損壞或丟失。

（二）辦公室文書檔案電子化可以更好地體現(xiàn)醫(yī)院文書檔案的價值，實現(xiàn)檔案資源的整合和共享。辦公室文件經(jīng)院領(lǐng)導(dǎo)批示后需相關(guān)科室傳閱，文件不僅經(jīng)常拖遲歸檔而且易丟失，很多需全員知曉的政策性文件也難以傳達到全院，檔案實行電子化管理后，對于需相關(guān)科室閱讀的檔案文件及可以共享的檔案文件可以利用醫(yī)院局域網(wǎng)實現(xiàn)院內(nèi)共享，提高了檔案的時效性、應(yīng)用價值以及應(yīng)用范圍，同時也保證了文書檔案的完整性。

（三）大幅度提高辦公室工作效率，文件查找快捷。文書檔案電子化不僅使文件資料的存儲、分類以及統(tǒng)計等方便有序，而且再次查閱時即使年份不詳，只需要關(guān)鍵詞查找，然后打印即可，檔案人員也不需要再在成堆的檔案中逐一翻閱查找，節(jié)省時間，提高工作效率。

三、實現(xiàn)辦公室文書檔案管理電子化的障礙

辦公室文書檔案的電子化建設(shè)是一項長期任務(wù)，隨著醫(yī)院發(fā)展及辦公自動化水平的不斷提高，越來越需要檔案管理擺脫現(xiàn)有傳統(tǒng)方式，利用材料提交系統(tǒng)、文件管理系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)等應(yīng)用軟件及計算機自帶的關(guān)鍵詞查找功能等實現(xiàn)檔案的收集、管理、歸檔、查詢的規(guī)范化管理，建立全面的檔案數(shù)據(jù)庫，但在實現(xiàn)電子化的過程中還面臨著許多阻礙，這主要涉及到主管文書檔案人員專業(yè)素質(zhì)、人力物力財力以及檔案存儲安全等問題。

（一）主管文書檔案人員的專業(yè)素養(yǎng)與計算機應(yīng)用水平無法滿足檔案電子化后的要求。特別是年長者，他們的專業(yè)水平毋庸置疑，在長期的辦公室工作中也已形成一套自己的檔案管理方式，不過對計算機技術(shù)的應(yīng)用尚難以熟練掌握，在心理上甚至排斥，不愿改變現(xiàn)有狀態(tài)，而年輕的辦公室人員雖然可以熟練應(yīng)用計算機技術(shù)但在專業(yè)素養(yǎng)上又有所欠缺，無法將紙質(zhì)檔案與電子檔案合理地融合歸納。

（二）初始的人力物力財力支出大。在電子檔案建立之初，首先必須對辦公室人員進行相關(guān)的技術(shù)培訓(xùn)，并隨著技術(shù)的更新需要M行定期的相關(guān)知識培訓(xùn)，其次上網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)、信息管理系統(tǒng)等都需要大量的資金投入，而后期的軟件細節(jié)規(guī)范化和軟件升級等都需要相關(guān)人員跟進服務(wù)。

（三）檔案電子化后，由于存儲設(shè)備易破壞，文件安全問題必須予以重視。一旦計算機出現(xiàn)故障，就可能造成系統(tǒng)無法工作，丟失部分資料，與此同時設(shè)備的更新也為電子檔案的長久保管帶來困難，特別是有時文件在，但讀取設(shè)備損壞，便無法獲取文件。

四、實現(xiàn)辦公室文書檔案電子化的對策

辦公室電子文件檔案建設(shè)比紙質(zhì)文件整理的技術(shù)性要求更高、工作更細致。在做好紙質(zhì)檔案的整理、分類、歸檔之外，辦公室人員在進行電子檔案的建立時，必須熟練掌握電子檔案的數(shù)據(jù)化系統(tǒng)，通過不定期的培訓(xùn)與交流，取長補短，結(jié)合本醫(yī)院的實際，結(jié)合數(shù)據(jù)化系統(tǒng)與紙質(zhì)檔案的分類標(biāo)準(zhǔn)，對全部文件進行分類劃分，集中處理，此外計算機安全的維護，亦必須制定一套科學(xué)合理的管理制度，這就要求：

（一）工作中懂得思變。就以我院辦公室為例，今年以來我們以三級評審為契機，辦公室工作開始實行精細化管理、電子化辦公，堅持寫每日工作日記，以詳細記錄辦公室日常工作及明日計劃，對于上級發(fā)文與本院發(fā)文實行電子目錄登記與紙質(zhì)版登記雙管齊下，并將上級發(fā)文按QQ通知與郵箱通知分類存放以備相關(guān)科室查詢，對于本院發(fā)文按發(fā)文科室分類存放，并利用一年時間將我院建院以來的60年檔案進行了電子目錄的整理，辦公室、檔案室各存一份，從而有效地保證文件完整性、工作系統(tǒng)性，文件查詢更便捷。

（二）加快文書檔案信息化、網(wǎng)絡(luò)化的步伐，爭取領(lǐng)導(dǎo)在人力物力財力方面的最大支持。實現(xiàn)部分檔案資源在內(nèi)部局域網(wǎng)資源共享，通過建立web為基礎(chǔ)的服務(wù)體系，將分散的檔案信息資源連接起來，開發(fā)利用豐富的檔案信息資源，以快速、安全、可靠的途徑提供服務(wù)，適時與院內(nèi)外相關(guān)機構(gòu)進行交流與合作，為院內(nèi)職工提供更便捷的信息渠道，最大限度體現(xiàn)電子檔案價值；此外，還需要做好各科室的檔案歸檔意識，加強宣傳，由下而上轉(zhuǎn)變思維，爭取醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)支持，使相關(guān)科室充分認識和了解檔案的重要性，主動配合辦公室人員做好醫(yī)院檔案材料的收集歸檔工作，尤其是電子資料，及時通過掃描、照相等信息化手段，實現(xiàn)紙質(zhì)檔案和照片、實物檔案的數(shù)字化處理后，以電子文件的形式進行收藏、管理和使用，既可有效保護原件，更有利于檔案信息資源的整合和共享，讓領(lǐng)導(dǎo)看到電子檔案更規(guī)范更便捷更有利用價值，從而爭取最大限度的人力物力財力支持。

（三）實現(xiàn)辦公室工作人員隊伍年輕化，轉(zhuǎn)變舊思維觀念，樹立新的管理理念，推進辦公室工作電子化進程。辦公室人員是檔案工作的直接推動者，他們能否認可并熟練掌握電子檔案，關(guān)系檔案電子化能否順利進行，所以對辦公室工作隊伍應(yīng)該逐步年輕化，增添新血液，在職稱晉升方面建立激勵機制，實現(xiàn)文書檔案管理理念的創(chuàng)新、管理流程的規(guī)范、管理團隊的重組以及管理手段的革新，實現(xiàn)文書檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化、電子化、信息化。

（四）完善安全制度，做好辦公室電子檔案的存儲、維護工作。建立檔案信息網(wǎng)絡(luò)和信息安全管理制度，對檔案計算機要專管專用，及時修補管理軟件的安全漏洞，對防火墻和防病毒軟件實現(xiàn)全天候自動升級，對檔案上傳、下載的安全等級和訪問權(quán)限進行安全設(shè)置，對移動存儲安裝嚴(yán)格把關(guān)，定期檢測系統(tǒng)，多重加密備份，對于整理的電子文件在不同磁盤中各保存一份；對于保存文件的計算機要及時升級服務(wù)器主機和數(shù)據(jù)庫的硬件設(shè)施，確保檔案電子信息數(shù)據(jù)在保存和傳輸過程中的安全、穩(wěn)定，此外，對電子文件和計算機設(shè)備的保管設(shè)施和環(huán)境也要嚴(yán)格按照檔案保管要求選擇，預(yù)防計算機突然損害造成的電子文檔無法修護。

五、Y語

綜上所述，隨著我國醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展和醫(yī)院信息化的迅速發(fā)展，醫(yī)院辦公室文書檔案走向電子化是必然趨勢，對醫(yī)院文書檔案的電子化建設(shè)需要我們積極分析現(xiàn)階段存在的問題及困難，努力尋求解決方法，重視人的因素，亦要加快辦公室管理理念創(chuàng)新，提高對電子文書數(shù)據(jù)化系統(tǒng)的應(yīng)用能力，從而盡快實現(xiàn)醫(yī)院文書檔案管理的電子化、現(xiàn)代化。

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