工程檔案管理工作總結

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工程檔案管理工作總結范文第1篇

一．主要工作情況

1. 2014年我在南寧國雄科技有限公司主要負責的工作是原料核算、費用報銷、成本核算、稅收管理、報表編制、會計檔案管理、ERP系統管理工作。

1.1原料核算，費用報銷

我在2013年12月來到南寧公司，開始是從事原料核算方面的工作。首先，從原料的訂，購做起。對采購訂單的審核，然后是原料入庫，結算，付款一系列工作。從財務人員的角度對進場的原材料的質量，價格，數量進行審核，確保我們的原料是最優質的。

費用報銷工作過程中對照公司的各種報銷制度和發票管理辦法進行審核，在審核原始憑證時，對不真實、不合規、不合法的原始憑證敢于指出，果斷不予報銷；對記載不準確、不完整的原始憑證，予以退回重開。通過認真的審核和監督，保證了會計憑證手續齊備、規范合法，確保了會計信息的真實、合法、準確、完整，切實發揮了財務核算和監督的作用。

1.2成本核算，報表編制

2014年5月開始進行成本的核算。剛開始對月末成本核算不熟悉，很茫然。感到自己肩上的工作壓力，不能辜負領導，同事對我的信任，自己一定要做好南寧公司的成本核算工作。在蔣經理和同事們的幫助和指導下，結合理論知識和實際生產情況，經過半年的實踐和學習，對成本核算有了一定的認識和掌握。成本核算工作要求很精細，從原料，藥品，編織袋的耗用，到運費，動力成本的計提和分配，對成本造成影響的因素都必須精確。確保在月末成本核算的準確，進而使公司領導做出正確的決策。

在每月成本核算后，會進行當月財務報表的編制工作。會計報表，管理報表，經營分析表等等。在報表編制中，嚴格按照總部報表規范進行編制，同時完善金蝶報表取數設計，認真檢查。力爭在2015年的會計報表的準確性以及數據的勾稽審核上比2014年的報表工作大幅提高。

1.3稅務管理、會計檔案管理、ERP系統管理工作

每月月初完成上月稅款的納稅工作。嚴格按照國家稅法的要求計提稅款，并登錄國稅，地稅網站，按時申報上交。平時工作中，對國家稅務法律法規，加強學習。以適應日常的工作需要。

每月月中進行上月的憑證裝訂工作。做到會計憑證的規范，統一，整潔。按編碼要求對憑證編碼。日常工作中，對會計檔案進行日常歸類和整理，保證會計檔案的安全和完整。公司其他部門人員需借閱會計檔案時，應做到有相應的記錄，包括日期，時間，借閱人，借閱事由，歸還時間等。

在ERP系統管理工作中，我在總部信息處和系統管理員的幫助下，在日常工作中對南寧公司的ERP系統進行管理和維護。針對公司的老舊電腦比較多，系統老化，運行緩慢的情況，對部份電腦進行了系統重裝，提高電腦的性能。

2.工作中的不足

2.1在成本核算和平時五日測算工作中，應加強學習，認真領悟成本核算過程及原理，接受批評，總結經驗教訓，提高成本核算的準確性。

2.2 在原料核算和物資管理的工作中，下車間和到各崗位溝通不夠，造成公司內部的物資管理有不到位的情況。在今后工作中，認真檢查原始憑證，多和原料部、生產、品管同事相互溝通，多了解市場價格情況，多了解生產一線情況。

2.3在ERP系統管理工作中，有很多不明白的地方應加強學習，認真學習ERP系統管理的操作性文件，多向總部信息處和片區系統員溝通學習，提高ERP系統管理的水平。

二．2015年工作計劃

1.積極學習和規范ERP系統管理流程，保證工作質量，提作工作效率。

2.在物資管理，原料核算，費用報銷這方面，嚴格按照會計準則以及總部要求的會計核算要求處理。

3.加強細節意識，提高報表編制數據的準確性。

4.繼續學習成本核算，提高數據的準確性，真實性，以便公司做出正確的經營決策。

工程檔案管理工作總結范文第2篇

關鍵詞：自來水公司；檔案管理；問題；措施

1 對于自來水公司檔案管理的現狀的分析

自來水總公司主要經營供水業務，承擔著為城市居民供給自來水的重要任務，為城市經濟的發展提供著重要的供水保障。由于業務量巨大，要求自來水公司能對自己的業務有效地進行管理，因此自來水公司的檔案資料管理工作必須做到周全，以方便管理人員隨時核查所記錄的公司業務。公司檔案立卷的主要內容一般包括：第一，上級機關頒發的相應的法規命令、指示決定、決議通知、任免計劃、統計年報表、預決算方案以及其它規章制度等；第二，公司給上級部門的請示報告、工作計劃和對下級部門的批復；第三，公司同相應單位的業務來往信件、協議合同等；第四，公司黨政會議的實時記錄、紀要、決定以及相應的規章制度；第五，公司制定的計劃方案、統計報表、預決算記錄以及工作總結；第六，公司各種專業會議的記錄、文件、會議總結紀要以及相應的與會材料；第七，其它具有信息價值的公司材料。當前隨著自來水總公司文書檔案管理信息化建設的加快，公司檔案信息逐步實現數字化和網絡化，引入了計算機檢索，工作效率大幅度提升。

2 當前自來水總公司檔案管理存在的主要問題

2.1 檔案資料信息缺乏全面性

檔案資料必須做到嚴謹、規范和準確，然而許多基層部門并不重視檔案資料的搜集和整理，提供的檔案資料以圖方便為原則，業務記錄填寫準確度低，原始文書檔案的數據有很多缺失，檔案資料信息很不全面。

2.2 檔案管理信息化水平亟待進一步發展，缺少統一管理

自來水公司業務范圍大，完整的檔案信息能記錄下公司負責的地下管網信息、設備信息、用戶信息，為公司業務的順利展開提供準確的信息參考，所以檔案管理必須提高效率和服務水平。然而公司的檔案管理信息化水平相對較低，很多檔案管理仍然依靠傳統的紙質檔案和手工管理，檔案收集整理、檔案保管編研以及檔案的統計利用過程出現步驟繁瑣、人工失誤率高等效率低下等問題，而且許多寶貴的公司工程設計圖紙等由于保管條件有限而逐步老化遺失。這些問題都必須通過提高檔案管理信息化水平來解決。另外，許多自來水公司之間的檔案缺乏統一管理，很多檔案資料只集中于行政部門，工程文件主要在施工部門，這些部門之間檔案信息的共享處于閉塞狀態，公司需要對檔案信息進行統一集中管理，形成生產、運行、收費以及用戶服務一體的專業系統。

3 如何進一步提高自來水公司檔案管理水平

3.1 加強對自來水公司檔案管理工作的重視程度

自來水公司管理層要高度重視檔案管理工作。檔案管理要實現責任制，管理有明確的步驟、有清晰的任務劃分、有合理的責任分配。檔案管理的軟硬件投入也需要得到保障，軟件的保障主要是檔案管理的電子檔案管理系統的建設要得到保障，硬件的保障主要是公司檔案管理設備要及時更新換代，配備掃描儀、計算機、防磁柜等先進的管理設備。檔案管理的安全工作也要做好，做好防火、防水和防潮的工作。檔案載體要及時更新換代，引入先進的檔案載體，如檔案盒、光盤檔案、優質紙等。

3.2 提高檔案管理信息化水平

信息化時代要求公司的檔案管理工作要提高信息化水平。自來水公司檔案管理系統要引入先進的信息化管理系統，設計思路先進、管理功能齊全、管理性能穩定、管理界面友好、管理操作方便，實現檔案資料的數字化和網絡化，從而提高檔案管理的信息化水平和工作效率。如自來水總公司可為每一臺供水機電設備設立相應的電子檔案，其運行中的各個參數都能通過電子檔案實時查詢核對，公司對該設備的運行情況就有全面的了解。

3.3 提高檔案管理的使用效率

隨著城市供水規模的不斷擴大，自來水公司的檔案管理所記錄的信息可以為城市供水規模擴大再生產提供信息參考，例如某些供水工程積累下了相對全面的施工設計檔案資料，這些可靠的技術參數檔案能為再次供水工程的施工設計提供準確參考，從而節約設計工期，提高工效，從而提高了檔案管理的使用效率。

3.4 加強自來水公司的檔案安全管理

由于自來水公司開始加快了文書檔案管理的信息化建設，在這個過程中需要我們注意提高檔案網絡管理的安全性。在信息化管理過程中，涉及的公司設備參數、方案信息、預決算、流程圖、用戶信息等數據都必須按照內部文件信息進行權限歸檔，公司涉及的業務相關信息部的在移交清理后不能泄露給第三方，引進先關計算機安全技術保障檔案信息系統的安全性，提高檔案管理的安全性。

4 結語

隨著時代的不斷發展，檔案管理工作也應當跟上時展要求，進一步提高自來水公司檔案管理水平，高度重視自來水公司的檔案管理工作，使自來水公司檔案管理信息化水平再上一個新的臺階，提高檔案管理的使用效率，加強自來水公司的檔案安全管理。在國家的高度重視，在行業人士的不斷努力下，自來水公司檔案管理工作必定會與時俱進、不斷創新，卓有成效，更好地服務于經濟建設和歷史文化研究，這也是信息時代自來水公司檔案人所努力的方向。

參考文獻

[1]陳素軍.試談學校檔案管理與工作效率的提高[J].高教論壇，2011，32.（11）：801-802.

[2]唐寶蓮，吳建華.檔案信息化、數字化、網絡化及三者的關系[J].科技檔案，2012，15.（03）：505-506.

[3] 孫靖靖，馮瑜，馬亮.高校檔案管理系統的網絡安全設計與實現[J].遼寧醫學院學報：社會科學版，2014，23.（02）：137-138.

工程檔案管理工作總結范文第3篇

關鍵詞：公路檔案；管理制度；檔案管理

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1001-828X（2014）06-00-01

一是公路檔案管理思想認識不能適應新時期要求。當前，很多單位的公路檔案管理思想不開放，思路不開闊，在檔案收集、整理的范圍中還只停留在上級文件、人事任免、會議記要、工作總結、工程竣工報告等一般性材料上，而對于新時期為適應公路系統改革而出現的新領域，如養護中心、產業開發等部門的檔案資料卻收集得很少，對于在現代化工程施工中產生的新材料、新工藝、新方法等高科技檔案資料的整理、歸檔也很欠缺。

二是公路檔案管理人員不能適應新時期要求。目前，很多單位的檔案管理工作人員年齡老化，檔案專業知識貧乏，特別是檔案現代化知識掌握極少，遠不能適應時代要求；部分年輕檔案管理人員工作能力差，專業水平低，綜合素質不高，不能完全駕馭和適應當前的公路檔案管理工作；檔案人員更換頻繁，同樣也是制約檔案發展的因素，為什么文化素質不高的同志任檔案人員而且還時常更換呢？這主要是領導頭腦中有一種思想上認識偏差，認為做檔案工作量小、要求低，不需要太高素質的工作人員，認為差不多就可以了。

三是公路檔案管理設施不能適應新時期要求。隨著公路事業的發展，公路檔案的門類、載體也日趨多樣，由原先單一的紙質，發展到現在的電子文件磁性載體，檔案資料日趨豐富起來。而目前不少公路單位的檔案管理設備還停留在七八十年代的水平上，缺少現代化辦公設備對這些新型檔案材質進行整理、歸檔、保管；有些單位雖然配備了微機等設備，也發揮不出真正的檔案保管實質性作用。

其實這樣認識是非常不正確的。公路檔案的收集、整理、歸檔、管理和檔案室與時俱進的發展，有著十分重要的作用和意義。公路檔案是公路部門現代化、科學化發展的歷史記錄，是促進全面工作、開創新局面的幕后保障，是領導科學、正確決策的參考依據，是生產建設的查考憑證，是科學研究的可靠資料、宣傳教育的生動素材。公路檔案管理工作還是創建文明行業的重要內容，是衡量一個單位綜合文明程度的重要標志。因此，我們必須重視公路檔案管理工作的發展。

那么怎樣做好新時期的檔案管理工作呢？

第一，提高認識，加強領導。單位主要領導要充分認識公路檔案管理工作的重要性，將其納入發展規劃，列入工作議事日程，加強學習，定期召開會議，安排研究部署落實。建立健全檔案管理網絡體系，明確各部門職責，形成黨政工青婦團齊抓共管，使檔案管理工作成為“聚焦點”，為各項公路業務工作目標管理提供可靠的全方位服務。

第二，提高公路檔案工作隊伍的綜合素質。提高公路檔案管理工作人員的綜合素質，是提高檔案管理水平的“關鍵點”。檔案人員應該熱愛自己的本職工作，刻苦鉆研，不斷提高自己的專業知識和業務素質，適應新形勢下檔案工作的需要，有的放矢做好檔案工作。要及時調整充實檔案管理隊伍，推動隊伍年青化，提高隊伍專業水平，及時舉辦公路檔案現代化專業知識培訓班，不斷加強檔案人員的職業道德，提升管理技能，培養一批政治信念強、專業水平高、愛崗敬業的新時期公路檔案管理人才。

第三，更新觀念，開拓創新。當今社會從計劃經濟轉化為市場經濟，而市場經濟就意味著效益經濟、法制經濟。公路檔案工作人員要從指令性經濟思維方式的桎梏中解脫出來，跟上新形勢，樹立起效益觀念和法制觀念，配合單位的經濟活動，積極開發檔案中的有用信息，采取一切可以采取的方式為公路的建設服務，這樣就一定受到領導的重視和支持，檔案室在單位中就會有影響，有地位，就能得到發展。

第四，加大資金投入，增強基礎建設。在推動檔案管理人員年青化、專業化的同時，要積極投入資金，加強基礎設施的建設，購置現代化檔案管理設備，實現電子文件信息化管理程序辦公，使公路檔案管理在硬件跟上時展步伐，在軟件上適應新時期要求。

第五，確立目標管理，狠抓制度建設。實行目標化管理是保證檔案材料齊全完整，提高管理水平，為公路現代化建設服務的一項重要工作。規范化目標管理分為詳實的短期目標和可持續的長遠目標，只有確立規范化目標管理，公路檔案管理才“有奔頭”。目標管理確立后，要參照檔案管理法規，結合單位實際，建立健全崗位責任制，各種檔案的收集、立卷、歸檔、統計、編目、保管、保密、借閱等配套制度。在工作中對照執行，規范運行，任務到口，責任到人，各司其責，分頭把關，使公路檔案管理工作有序開展。

第六，倡導學習之風

學習是干好檔案的基礎。一方面，當今的社會，知識更新的速度越來越快，特別是以現代科技知識為基礎和核心的知識經濟即將到來，向我們提出了更高的要求，更嚴峻的挑戰；另一方面，知識沒有窮盡，學習永無止境。面對日益變化的社會，我們不能落伍。我們原有的知識結構、知識層面、知識寬度與深度以及我們對新舊事物的理解、認識等等都要發生深刻的變化，要不斷“充電”，不斷補充“能量”，以求適應。如果說，檔案在建國以來有了很大的發展，是因為我們努力學習和掌握了專業和相關的豐富知識與理論，善于總結和升華了檔案事業的發展規律；當然，學習的內容和范圍是很豐富的，要不斷學習各項法律、法規、規章、制度和標準；要不斷學習檔案學專業知識和技能；要不斷學習現代科學的新知識、新觀點和新理論。同時，除了書本知識之外，還要虛心向老同志學習，虛心向實踐學習。這樣，在我們積極倡導的學習之風蔚然興起之時，檔案的發展在跨世紀的歷史時刻才會有一個新的突破與飛躍。

第七，加快人才培養

工程檔案管理工作總結范文第4篇

項目辦公室年終工作總結一

20xx年，項目辦緊緊圍繞全局中心工作，按照上級有關部門的工作部署，全辦人員團結協作，共同努力，順利的完成了年初確定的各項工作任務。

一、20xx年工作情況

(一)校安工程建設

20xx年我縣共改造314棟校舍，總面積62488平方米，其中加固78棟，加固面積21459平方米，新建236棟，新建面積41029平方米，投入資金4365萬元。

由于2009、2010年兩年校安工程工期集中，造成勘探、設計、圖審、造價、施工等方面人員相對緊張。我縣校安辦認真吸取2010年工作的經驗教訓，提前謀劃20xx年工作。從2010年10月，我縣就開始對20xx年部分項目進行立項、勘探、圖紙設計等前期準備工作。目前，20xx年所有項目已全部完工。

(二)學前教育試點項目

按照上級文件精神，堅持從實際出發、科學規劃、突出重點、統籌安排的原則。我縣確定了4所學前教育試點項目，其中：鄉鎮中心學校幼兒園3所，分別為馬店孜鎮中心幼兒園、王人鎮中心幼兒園、江集鎮中心幼兒園;村級幼兒園1所，為永興鎮朱王村幼兒園。在4所幼兒園中，除江集鎮中心幼兒園為管辦分離，委托辦學外，其他學校均為獨立舉辦。規劃建筑總面積6180平方米，預計投資660萬元，其中土建635萬元，設備購置25萬元。目前，四所幼兒園已基本完成，預計在11月底全部竣工并投入使用。

(三)特殊教育學校項目

根據省發改委、省教育廳有關文件精神，我縣制定了縣特殊教育學校建設規劃。按照該總體規劃，學校占地33350平方米(約合50畝)，將面向全縣招生在校學生約500人以上，涵蓋盲、聾、弱智兒童少年班和高中職業教育班的綜合型特殊教育學校。

該項目一期工程投入資金450萬元，其中土建370萬元，設備購置80萬元，全部為國家專項資金。擬新建辦公教學樓、宿舍、食堂等，建筑面積約3000平方米，另建圍墻、大門等配套設施，并進行必要的設備購置。目前，該項目已完工。

(四)加強檔案室建設及檔案管理

根據《全國中小學校舍安全工程檔案管理辦法(試行)》文件精神，按照省校安辦的要求，我縣及時設立縣校安工程檔案室，成立校安工程檔案管理領導小組，制定檔案管理制度，對校安工程檔案的收集、整理、歸檔、借閱等有著明確規定，做到制度管理，職責到人。按照全國校安辦校安檔案管理與資料收集要求，逐校逐棟建立檔案資料。

根據《關于做好全國中小學校舍信息管理系統(網絡版)數據錄入及審核相關工作的通知》(全國校安辦函[2010]26號)和《全國中小學校舍信息管理系統及校安工程數據采集指標體系》的要求，對各鄉鎮學校信息員及時培訓，并簽定校安工程網絡版錄入責任狀。目前，學校基本情況數據、學校校園和單體建筑的照片及視頻、校舍排查鑒定資料、學校規劃、工程實施情況等資料都已錄入到全國校安工程網絡版系統中，并及時進行數據審核。

(五)其他項目建設

分項目明確項目聯系人，協調有關部門參與重點項目建設，建成了陽光學校、六中、六中、黨校等學校項目。根據標準化學校建設要求，認真編制了學前教育、義務教育、教師周轉房建設等十二五規劃。

二、20xx年度工作打算

(一)保證質量，按期完成農村邊遠艱苦地區學校教師周轉宿舍建設、農村學前教育工程、初中生校舍二期工程等工程，按照時序節點，保質保量的完成建設任務。

(二)完成好王市中心小學、城關鎮文州希望學校兩個明德項目的建設工作

(三)按照上級要求，抓好義務教育階段薄弱學校標準化建設工程。

(四)做好日常信息報送工作，按時完成好國家、省、市、縣下達的數據上報任務。做好各種項目的進度報表和年度計劃報告及各種項目的申報工作。

總之，過去的一年里，我辦工作人員兢兢業業地工作，取得了一定的成績，但是仍然存在一些不足。在新的一年來臨之際，我們辦公室全體成員將在局領導班子的正確領導下，進一步發揚成績，克服不足，創新工作，取得更加優異的工作業績，為我縣教育持續健康發展作出積極貢獻。

項目辦公室年終工作總結二

綜合辦公室是公司總經理室直接領導下的綜合管理部門，是承上啟下、溝通內外、協調左右、聯系四面八方的樞紐，工作也千頭萬緒，有文書處理、檔案管理、文件批轉、人事管理、薪資管理、采購管理等。工作雖然繁雜瑣碎，綜合辦公室三名人員各司其職，分管行政、人事、采購工作，人員雖然很少，綜合辦公室人員工卻分工不分家，在工作上相互鼓勵，相互學習。

過去的一年，綜合辦公室在公司領導的關心和幫助下，在全體員工的不懈努力下，各項工作有了一定的進展，為09年工作奠定了基礎，創造了良好的條件。為了總結經驗、尋找差距，促進部門各項工作再上一個臺階，現將20xx年工作總結匯報如下。

一、綜合辦公室行政管理工作：

1、認真做好綜合辦公室的文件整理工作

20xx年1月至11月，按照公司要求擬定綜合性文件、報告96份;整理對外發文167份;整理外部收文125份，綜合辦公室已認真做好相關文件的收、發、登記、分發、文件和督辦工作，以及對文件資料的整理存檔工作。

2、協助公司領導，完善公司制度

根據公司運行工作實際，協助公司領導相繼完善了《規章制度匯編》、《員工手冊》等規章制度。通過這些制度，規范了公司員工的行為，增加了員工的責任心。

對在公司召開的會議，會前做好簽到本、茶水、椅子、會議通知、車輛接送等各項準備工作，保證會議按時召開。會后完成記錄報總經理室。對在公司外召開的會議及接待，及時按照通知要求做好酒店、車輛等預定工作，并做好相關費用的結算工作。

3、組織安排各項活動

20xx年綜合辦公室組織安排了各種形式的活動，得到了各部門、項目部的支持。元月份組織各部門、項目部員工參加抗雪救災活動;4月份在指揮部領導下組織了公司團員參加了植物認養活動;5月份起組織全體員工向地震災區捐款的活動，三次募捐共籌得善款一萬三千余元，物資若干;6月份組織員工參加迎奧運火炬方隊，為奧運圣火在合肥的順利傳遞貢獻了自己的力量，同期，組織各項目員工開展從細節入手，提高服務質量大討論活動。

二、綜合辦公室人事管理工作

1、根據需要，及時做好人員招聘及現有人員潛力開發工作

人員招聘是綜合辦公室人事管理工作中的重點，20xx年隨著政務區各項配套設施的建成，物業基層人員處于一人難求的局面，為打破僵局，綜合辦公室采用多元化招聘手段，與勞務公司簽訂基層員工用工協議;與周邊街道辦事處聯系輸送街道轄區內適齡人員。2月份，公司順利接管天鵝湖畔小區，綜合辦公室迎難而上，高效、及時的完成了小區基本人員配置。截止11月份，公司目前在崗人員941人。

2、圍繞控制成本、采購性價比最優的產品等方面開展工作

20xx年度綜合辦公室采購圍繞控制成本、采購性價比最優的產品的工作目標，在充分了解市場信息的基礎上進行詢比價，注重溝通技巧和談判策略。要求各長期合作供應商在合同價位的基礎上下浮5-8個百分點(當然針對部分價格較高而又不降價的供貨商我們也做了局部調整)。

3、加強檔案、考勤管理，確保勞資無誤發放

20xx年下半年，在外借一人的配合下，對公司相關的員工檔案、考勤卡等進行了整理，目前檔案管理工作基本能達到領導的要求。在勞資管理方面，綜合辦公室人事管理人員一絲不茍，對公司各部門、項目部送交上來的考勤表、加班表反復核對，發現疑問及時匯報，不造含糊不清的帳表，按時將工資表送交財務。

4、做到合法用工，完善勞動合同簽訂和社會保險入戶、轉出工作

20xx年1月1日新的勞動合同法實施，這就要求，對每位新入職員工都須簽訂勞動合同。改變了以往一貫試用期后簽訂合同的做法，新的規定在無形中加大了勞動合同簽訂和社保辦理的工作量，綜合辦公室人事管理人員在日常工作仔細核對每位員工的信息，以保證在勞動合同簽訂和社保辦理中不出錯。

由于物業公司一線員工眾多，自我保護意識欠缺，在日常工作中經常會出現一些意外傷害，20xx年申報工傷20余起。另，公司于5月份順得通過公司員工的各項保險基數核定工作。

工程檔案管理工作總結范文第5篇

關鍵詞 高職院校 二級學院 檔案管理

中圖分類號：G472.4 文獻標識碼：A DOI：10.16400/ki.kjdks.2015.06.080

On the Archives Management Work of Second Level

College of Higher Vocational Colleges

SONG Ge

（School of Tourism Management， Wuxi Institue of Commerce， Wuxi， Jiangsu 214153）

Abstract Second level institute's Construct of Archives is an important part of higher vocational college， is the extension of the file management of Vocational colleges. To promote the archives management of Second level institute is the inevitable requirement of the development of higher vocational colleges， with the help of Second level institute archives in higher vocational colleges can help to understand the past， grasp the present， planning for the future.

Key words higher vocational colleges; second level institute; archives management

高職院校的二級學院是高職院校黨政、科研等活動的組織和實施者，在教育教學過程中會形成豐富的檔案資料。高職院校二級學院的檔案記錄和反映了二級學院建立、建設和發展的歷程，為高職院校的各項統計工作提供源頭的基礎數據，是評估和衡量二級學院管理水平、教學水平、人才培養質量等的重要平臺，是領導決策的重要支撐和保障。1989年10月，國家教委以第6號令頒布了《普通高等學校檔案管理辦法》，使高職院校檔案管理工作步入正規化、標準化。①

1 高職院校二級學院檔案管理的范圍

高職院校二級學院在日常的教學管理、教學過程、學生管理、科研等方面形成了大量的資料。②這些文字、圖像和聲像等材料均應歸檔。歸檔的重點要以高職院校二級學院形成的不同載體和不同形式的文件材料為主，歸入的檔案要真實地反映二級學院的各項工作活動情況。

1.1 黨務行政資料的歸檔

包括學校下發的黨務、行政、人事、科研、學團、工會工作的的文件資料;高職院校數據采集的報表;二級學院的工作設想、工作總結、會議記錄、規章制度、合同協議、榮譽證書等。

1.2 教學常規資料的歸檔

包括教學計劃、教學大綱、教學任務、校歷表、課程總表、教材征訂計劃、考試安排表、期中和期末考試的試卷、學生的畢業設計論文;教學規劃、規定、辦法、會議紀要;各類教學檢查、專業建設、課程申報、評獎評優資料等。

1.3 師資隊伍資料的歸檔

包括二級學院行政人員、輔導員、實訓室人員、專任教師的基本信息;師資培養計劃、人才引進計劃、骨干教師和專業帶頭人申報資料、人員年度考核、人員培訓進修資料、兼職人員、外聘人員、兼職教師人員的資料;人員、教材、科研成果、發明專利等。

1.4 實驗實訓資料的歸檔

包括實訓室建設方案、實訓室改造方案、實驗實訓教學大綱、實驗實訓報告、實驗室實訓文件、記錄表、制度、工作計劃和總結、管理辦法、使用記錄、維修及故障記錄、實驗室評優申報等。

1.5 學生管理資料的歸檔

包括各年級學生名冊、畢業生名冊、學生學籍檔案及學籍變動（休學、轉學、退學、留級等）情況原始資料、學生成績單、畢業生就業去向、學生參加各級各類競賽獲獎情況等。

2 高職院校二級學院檔案管理的重要性

隨著高職院校的蓬勃發展，高職院校的規模不斷壯大，高職院校二級學院承擔的管理和教學任務也不斷增加，逐步加強高職院校二級學院檔案管理工作是必然的趨勢。二級學院在學校的統一部署下開展日常管理運維工作，工作中形成的規劃、方案、總結、紀要等原始資料都真實記載和反應了二級學院工作活動開展的過程和結果，是二級學院歷史的記錄和成長的見證，也是學校總檔案的完善和補充。根據高職院校檔案管理工作的要求，要加強對二級學院檔案管理規范，這是搞好學校檔案管理工作的基礎。目前，如何合理科學的建設和管理高職院校二級學院的檔案，成為了各個二級學院乃至整個學校發展中需要思考的迫在眉睫的問題。

3 高職院校二級學院檔案管理存在的問題

（1）管理機制不健全。高職院校對檔案管理工作的意識過于淡薄，沒有意識到檔案管理工作的重要性。學校沒有成立專門的檔案管理工作領導小組，統一指導規范學校的檔案管理工作。同時，二級學院的檔案管理工作也沒有固定的分管領導專門負責。檔案管理員也是由行政人員或富余人員兼職承擔;教學檔案由教務秘書歸檔、黨務行政檔案由行政秘書歸檔、學生檔案由輔導員歸檔，這些檔案誰收集誰管理，導致檔案散亂不齊全。

（2）管理意識淡薄。二級學院由于日常承擔了學校繁重的教學、科研、學生管理等任務，認為二級學院的中心工作是教育教學，對檔案管理工作方面缺乏足夠的重視。導致從事檔案管理的人員責任意識淡薄，檔案管理工作中過于依賴學校的職能部門檔案室;對日常工作中形成的檔案資料不重視，過程文件和資料散亂，隨意堆放，集中統一梳理歸檔的意識欠缺。

（3）管理隊伍素質不高。二級學院的檔案管理隊伍大部分是兼職人員，不是科班出身，缺少系統的檔案管理的業務培訓和學習經驗，應用現代信息化手段管理檔案的能力缺乏。在從事檔案管理過程中，心有余而力不足。這部分兼職的檔案管理員，人員變動頻繁，沒有連續從事檔案管理的崗位工作經驗積累，嚴重影響了檔案管理的水平和質量。

（4）管理沒有統一的存放地。二級學院沒有專門的存放檔案資料的檔案歸檔的地方“檔案室”。檔案資料都是分別散落存放在各業務板塊的兼職檔案員的辦公室柜子或電腦中，檔案資料分散、不安全。

（5）管理方式落后。二級學院的檔案管理還是停留在紙質文檔的存檔，紙質檔案由于時間的推移和自然的不可抗力，會出現變質和老化、發霉、受潮的現象，致使檔案材料破壞和缺失。由于人員的素質能力的局限性，導致缺少信息化的檔案管理方式，沒有形成電子檔案。

4 高職院校二級學院檔案管理的建議

（1）充分認識檔案管理工作的重要性。二級學院的檔案為學校的各項統計和考察借鑒提供了原始的數據，折射了二級學院在成長和發展過程中的不足和進步。在全校范圍內，要加強對相關文件的宣傳和學習，提高二級學院領導、檔案管理員等對檔案的重視。要加強對檔案管理工作的人力、物力、財力的投入，為檔案管理工作保駕護航。

（2）建立健全的檔案管理隊伍。二級學院沒有檔案管理隊伍，需要建立黨政主要領導任組長，專職檔案管理人員組成的檔案管理工作隊伍，把檔案管理工作的責任落到實處。對檔案管理統籌規劃，明確檔案管理人員的工作職責，確保檔案管理隊伍的穩定性。

（3）規范檔案管理制度。規范檔案管理體制，健全管理制度，檔案工作的整理、歸檔、利用、借閱、上交要有章可循，按照規范操作。當檔案管理工作的情況作為檔案管理人員年終考核的依據之一。在二級學院教師范圍內，宣傳檔案管理制度，使全體教師了解檔案歸檔、利用、借閱等的流程。

（4）設置專門的檔案室。統一存放二級學院的檔案資料，集中對二級學院的檔案進行管理。由二級學院的檔案人員負責接收登記檔案，配備專門的資料柜，對檔案進行分類保管，重要的檔案要及時移交給學校檔案室保管。

（5）加強對檔案管理人員的培訓。對二級學院的檔案管理人員開展培訓，提高檔案管理人員的思想素質和業務素質，讓他們系統的學習檔案管理的專業基礎知識;對從事檔案管理工作的人員，進行上崗前的培訓考核，考核后頒發上崗證書;開展深層次的進修，定期組織檔案管理工作學習交流會，到同類院校檔案室學習等活動。

（6）提升檔案管理的信息化水平。信息化時代對高職院校二級學院檔案管理工作的要求也逐步提高，要充分發揮信息化手段在檔案管理工作中的重要作用，應用現代化辦公技術，提高檔案工作的管理水平。③要根據檔案資源的時限和內容，建立信息資源查詢庫，提高檔案的利用效率。

5 余論

隨著高職教育事業的蓬勃發展和內涵建設的逐步深化，對二級學院的檔案管理工作會提出更高的期望和要求。高職院校二級學院的檔案管理工作是學校基礎工作中不可缺少的部分，還存在不少問題有待解決。高職院校二級學院的檔案管理工作是一項長期復雜的系統工程，在高職院校各階段的工作中起到承前啟后的作用。如何落實《普通高等學校檔案管理辦法》，進一步推進高職院校二級學院檔案管理的工作進程，是新時期需要我們不斷思考、探索與實踐的。

注釋

① 金華麗.高職院校二級學院學校檔案分類方法初探[J].文教資料，2007（5）.