檔案管理數字化方案

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檔案管理數字化方案范文第1篇

探討實施房屋權屬檔案數字化管理的必要性、房屋權屬檔案數字化管理模式的原則、房屋權屬檔案數字化管理模式的具體實施方案。

關鍵詞：

房屋權屬檔案；數字化；管理模式

房屋權屬檔案的保存管理對于房產管理具有重要的意義，當地房產管理部門要依靠房屋權屬檔案來開展房產的登記、測繪、調查、房產轉移和房屋變更等工作。然而，面對紛繁復雜的房屋權屬檔案，以及產生的越來越多的房屋權屬問題，傳統的手動檔案管理模式已經無法適應現代社會的需求，房屋權屬檔案的數字化管理模式由此應運而生。但是，數字化管理需要工作人員在工作過程中不斷總結經驗，結合紙質管理，一同做好房屋權屬檔案的管理工作。

1對房屋權屬檔案進行數字化管理的必要性

1.1房屋權屬檔案的數量需求

隨著城市化進程的加快，房地產產業也在日益擴大，一個城市不僅要建造房屋，政府還要落實道路改建、城市規劃、房屋拆遷及建造大型工程，等等。這些工程的實施，會牽涉到許多房屋權屬問題，這時，紙質管理模式就會暴露出工作效率低下、出錯率高和資源難以共享等缺點，因而，面對浩如煙海的數據，必須有一套系統、完整的數字化管理模式來實現管理數據資源共享的目的，提高管理的準確度和工作效率。

1.2可以方便快速查閱

房產交易的投資雙方都希望及時迅速地掌握房地產產權信息，因為投資所涉及的款項數額巨大，專業性較強，波及范圍較廣，如果獲取信息時不夠及時準確，對于交易雙方的損失都是巨大的。如在房產銷售的時候，銷售商希望盡可能全面、迅速地掌握附近樓盤的銷售情況，以此來調整市場策略，從而提升其銷售量。

1.3數字化管理模式的功能優勢

紙質管理模式落后低效，但是，許多珍貴的原始資料和一些復雜情況都是在紙質管理模式時代保存下來的。與之相比，數字化管理模式更適應時展的需求，具有其特有的功能優勢。首先，能把大量的數據系統化，便于共享資源信息。再者，還衍生了一些新功能，例如預測報警功能。實現了高度信息共享，而且數據較及時全面，因而，決策者通過對這些數據分析來預測房地產的發展前景，從而做出有利于企業發展的決策。

2房屋權屬檔案數字化管理模式的原則

2.1實用性原則

在安裝數字化系統時，首先要安裝穩定的、和房產運行系統相兼容的技術設備，以最大的限度去滿足房產管理部門現在和未來發展的需求，保證系統長久、穩定地運行。

2.2安全性原則

安全性是指檔案的保密性能。數字化管理能夠實現資源共享，卻不可避免地導致信息處于一個公共環境里，很難保證其安全。正如電腦會被黑客入侵一樣，如果有些機密檔案數據泄露，對于房產公司的信譽和經濟效益都會帶來難以估量的損失。

2.3真實性原則

真實性是指所記載的數據必須真實可靠，不能隨意更改。真實性原則是數字化管理模式的基本原則，也是紙質管理模式的基本原則。為了一己之私，隨意更改房屋權屬檔案，不僅會對產權所有者造成傷害，也會損害國家和政府的信譽。

3房屋權屬檔案數字化管理模式的具體實施方案

3.1謹慎選擇數據庫

目前，最先進的存儲系統就是全光纖架構的SAN存儲系統，不僅能確保系統的高能和可靠，針對產權電子檔案極高的安全性要求，除了要有這樣高能的存儲系統外，還要建立一個完善的光盤備份和恢復系統，以免數據丟失或被盜。與此同時，為該備份恢復系統配備高度的自動化管理系統，實現對其高度的自動化控制。最后，要及時更新數據庫，因此，要建立完善的動態更新機制，確保資源的有效性。

3.2加強人員培訓工作

對檔案管理人員的培訓包括兩種：一種是讓其熟悉所選擇的數據存儲系統的操作技術，不斷提高其專業技術水平。另一種是有針對性的培訓，即將管理人員劃分為記錄員、掃描員、核查員和備份員等，讓他們熟悉自己的職責范圍，學會合作，從而不斷提高數字化管理的工作效率。

3.3數據的錄入、掃描、備份和審核人員的選擇

數據的錄入者必須是具有高度責任心以及打字速度較快的人，具有高度的責任心，才不會在錄入數據的過程中粗心大意，因為其打字速度較快，能夠勝任這份高強度的工作。數據掃描人員也需要秉承著高度負責的精神，在掃描過程中不能漏掃，隨意刪改掃描數據，以免對房屋權屬所有者造成難以挽回的損失。數據備份人員的工作不單單是備份，還包括對前兩位工作的再度審核，確保信息無錯漏，才能為其做好備份。最后是對所有數據進行審核，審核人員必須錙銖必較，兢兢業業，審核時要全方位核對各類信息，不能應付了事。

3.4開放式管理

開放式管理包括兩方面內容：第一，權利人能夠查看自己的檔案，即房產登記機關不能阻止單位或個人查看自己的權屬登記信息。第二，權利人能夠隨意變更自己的房產權屬信息，因為信息的所有者是該單位或個人，因此，對自己房產權屬信息的更改是理所當然的事情，相關部門不能阻止。

4結語

隨著時代的發展，房屋權屬檔案的管理必須依賴數字化存儲備份恢復系統，紛繁復雜的市場和權屬檔案，需要更精細化的管理，以實現資源的共享。因此，有關部門要加強對存儲備份恢復系統的管理、對工作人員的篩選和培訓，確保其工作的專業性以及認真負責的工作態度。還要注意信息的開放式管理，同時，注意信息的真實可靠和安全性，避免數據丟失、被盜。

作者：裴亞艷 單位：吉林省公主嶺市房屋產權管理中心

參考文獻：

檔案管理數字化方案范文第2篇

摘要：如今許多數字技術出現，呈現出良好的發展態勢，奠定了檔案數字化的基礎,而照片檔案在檔案中占據著重要地位，因此，對照片檔案進行數字化管理具有一定意義。

關鍵詞 ：數字技術 照片檔案 數字化管理

檔案能夠真實記錄實踐活動和作為信息的載體。為克服傳統照片中出現的問題，應不斷提高現代化管理水平以及照片檔案管理質量，在保證照片管理同時盡可能優化數字化管理。

一、照片檔案數字化管理的基本概述

照片檔案實際上是具有一定保存價值的利用光感材料和影響為主體的能夠切實反映歷史的記錄。一般的照片檔案主要包括照片、底片和文字。照片是通過底片構成的，在選擇數字化管理對象的時候，是把掃描對象還是底片作為數字化管理對象成為數字化管理首要問題。在進行數字化照片檔案管理的時候包括兩種主要方式，數碼相機翻拍錄入以及掃描儀掃描輸入。在選擇照片保存格式的時候，具有很多種類，例如，JPEG、BMP等，為了可以永久的保存照片，可以刻錄具有一定自動播放和查詢功能的光盤，建立說明文件方便于以后的管理。

二、照片檔案數字化管理的步驟

1.妥善整理好原有的照片檔案

（1）重新對照片進行編號。以件為基本單位，依據年度進行編號，盡可能把對應的照片和底片使用相同的編號，如果它們因損壞或者褪色沒有相應的利用價值，應該剔除。對于具有相同場景的很多照片，適當選擇主要的進行歸檔。對于處于同一活動或者事件的照片依據照片的內容進行排列，保證管理期限，能夠以適當的標準入冊。

（2）對照片卷內目錄進行正確編制。依據國家相關保準，歸檔照片的時候需要確保具有齊全的照片、底片以及說明，照片應該與底片相符合，并且對于照片具有明確規范需求，文字說明主要包括時間、人物、地點、事件、背景以及攝影者。為了能夠從根本上對照片檔案進行數字化管理，需要在保證具有原來照片面貌的前提下，對照片卷內目錄進行正確編制，保證具有完整、齊全的照片檔案。

（3）實現照片檔案的數字化處理。掃描輸入傳統照片進行存儲。可以利用數碼相機或者掃描儀來對傳統底片和照片進行數字轉化，然后適當的存儲到計算機中。在掃描照片的時候，需要設置好相關參數，例如，色彩位置、分辨率等，一般來說分辨率都是30 0 dpi。掃描之后一般利用TIFF和JPEG格式進行儲存。如果是比較重要的照片，建議是圓通TIGG格式。

2.對照片進行相應的圖像處理

對于已經輸入的照片合理的存儲為JPEG的形式，在不會失真的前提下利用Photoshop軟件進行一定的處理，例如，銳化、校色，以此合理修飾老照片的瑕疵。一般情況下，利用自動對比度以及自動色階的調整就可以很好的提高照片質量。

3.完成照片檔案的數字化管理

數字化管理照片檔案的重點就是數據錄入，建立數據庫屬于長時間、工作量大并且很細致的工作，需要具備一定的專業素質以及實際操作能力，保證數據錄入具有一定安全性、準確性以及時效性，為實現數字化管理提供基礎。建立數據庫給利用照片檔案帶來一定發展，為檢索照片提供了很大方便，只有輸入相關要求，才能夠精確的進行查詢，還可以在一定程度上保障安全性。

三、照片檔案數字化管理的優化

1.增強照片檔案數字化管理的先進意識

照片因材質和特性不同，保護及存儲需求也不同。一般來說，主要的照片檔案材料就是片基和乳劑膜。因此，對于數字化檔案管理就有更加嚴格的要求和規范，充分分析制成照片的實際材料，可以盡可能保證具有一定的完整性，對于修復破損照片具有一定意義。

2.落實與提升行政監管的職能，制定有效制度

針對照片檔案數字化管理所出現的問題，國家相關部門需要依據檔案法的的規范和標準，不斷落實政策，嚴格處分在管理照片檔案的時候出現嚴重錯誤的人員，達到警示的作用，避免出現損壞、分散以及流失照片的問題，帶動數字化管理的發展。

3.做好照片檔案的收集歸檔與鑒定方面的工作

需要定期對檔案照片進行歸檔和鑒定，例如，檢查照片圖片的質量、清晰度以及數字化格式等，上述幾方面對于照片檔案具有一定價值，不管是什么方面出現問題都會造成很大影響，導致照片失去原有的價值。

總而言之，對照片檔案進行數字化管理能夠保證可以長久的存儲照片檔案，充分保障具有一定的安全性和完整性，方便與使用人員查詢照片檔案，能夠最大限度降低成本。在照片檔案數字化管理的時候，合理的實現規范化和標準化的管理是一項需要長期堅持的項目，需要進行充分分析和研究。

參考文獻

[1][1]劉萍.照片檔案數字化管理初探[J].云南檔案,2011(3):57-58

[2]姚麗文.照片檔案數字化管理的探討[J].數字與縮微影像,2010(2):33-34,36

檔案管理數字化方案范文第3篇

關鍵詞：事業單位；檔案管理；數字化管理

中圖分類號：D630．1;G270．7文獻標識碼：A文章編號：1006－0049－(2016)01－0235－02

事業單位檔案是對事業單位組織建構、發展以及人員調動、財務狀況等進行的信息保存。在事業單位改革的新時期，檔案管理擔負著為事業單位的進步一發展提供第一手資料和建議的責任，發展事業單位檔案管理工作值得我們進行思考和探索。

一、事業單位檔案管理的新發展

(一)檔案形式的變化

事業單位的檔案傳統形式是紙質，一份員工個人檔案就占用較大的空間并且難以查找，隨著信息技術的不斷進步，目前檔案的形式發生了根本改變，普通的員工檔案和財務會計檔案可以通過數字信息的形式存入電腦磁盤中，占用空間小，通過文件名查找就可以迅速找到;重要的會議檔案則可以通過視頻和音頻進行記錄，客觀性更強。

(二)檔案管理模式的變化

事業單位檔案形式的變化使檔案本身的價值提升，檔案不再是對事業單位發展歷史的記錄，而是可以當做資料進行分析，為事業單位的未來發展提供相關的建議，因此，檔案管理模式也隨之發生變化。目前事業單位檔案管理多采用數字化的管理模式，這不僅提高了檔案管理的效率，也提高了檔案本身的利用率。

二、事業單位檔案數字化管理方法

(一)進行檔案管理系統的建立

數字化的檔案管理即通過計算機和網絡進行檔案管理，包括原有的檔案資料的數字化轉化、新的檔案收集和整理、檔案分類保存、調取以及分析應用等。這一系列的數字化的管理是項綜合活動，涉及多方面的內容，所以事業單位需要建立有效的數字化管理系統，有效結合事業單位自身的實際情況，并要涉及設備選型、總體設計、檔案整理、系統管理、軟件開發、查詢管理、光盤備份、安全措施、掃描錄入等。檔案管理系統的建立是數字化檔案管理的最基本方法，即在單位內部建立一個特殊域名的網站，時期成為一個聯網性質的檔案存儲庫，使所有檔案數據都成為這個存儲庫中的一部分，以便統一管理。

(二)合理規劃檔案管理工作的責任分配

紙質檔案的數字化轉化過程比較復雜，同時由于事業單位各項事務的進行和發展，檔案資料內容越來越多、分類也越來越詳細。傳統的由檔案管理工作人員收取檔案信息并保存管理的工作環節，會給工作人員造成巨大的負擔，因此，應合理規劃檔案管理工作的責任分配，不要求檔案管理工作人員能夠獨立勝任所有的管理工作，而是要求在數字化檔案管理的過程中，任何一個環節都有優秀的管理工作者能夠快速地完成工作任務、解決工作問題。以檔案管理中的資料收集為例，事業單位應將其劃分為一至二人的專項工作，使工作人員能夠勝任檔案資料類型的編輯、分類任務，并且能夠協助其他部門和員工們，使上交的檔案格式規范、整齊。

(三)對檔案管理工作進行標準化建制

事業單位檔案管理數字化工作并非是檔案管理部門獨立的工作，除了對企業現存的檔案進行數字化掃描、建立各種檔案表格并將會計財務檔案、員工個人檔案和單位發展規劃檔案等進行分門別類的電子信息輸入和歸檔之外;還需要根據事業實際需要，對各類檔案的提交格式、提交時間等進行規定，以便檔案工作人員能夠順利將檔案歸檔。因此，應對檔案管理工作進行標準化建制，即根據檔案資料的來源、類型以及存檔位置等，設置相關的檔案資料范本，將范本下發到單位各部門，要求各部門按照檔案資料范本進行檔案的自主提交;另外，對檔案資料的調取和應用也應該設計標準化的程序，例如，對員工檔案設置統一格式的賬號和登陸密碼，方便資料的調取。

(四)積極推進檔案安全管理

數字檔案管理除了檔案資料的存儲形式不同于傳統的檔案管理，在檔案安全管理上也有很多特殊性，積極推進檔案的安全管理，是做好數字檔案管理所必須的。建議事業單位在進行數字庫建設時選擇合適的設備生廠商和供應商，要注意檔案數據庫的建設無論是在結構還是硬件的組成上都要嚴格依據設計的標準要求，從而為日后功能的升級打下基礎性條件;同時要根據檔案的重要程度不同選擇多種形式的保護級別，進而讓使用者獲得最佳的處理效果。此外，硬件要支持熱插撥，有效保障系統功效，提高系統數據的安全性。

三、進行數字化檔案管理的關鍵

事業單位檔案管理的數字化進程能夠使檔案工作本身得到迅速的發展，檔案數字化管理并不是一朝一夕能夠完成的，要進一步推進該項工作，還需要把握住兩個關鍵。第一，以檔案管理工作人員職業能力提升為基礎，事業單位應開班業務學習班、業務比拼競賽等，通過這種方式使檔案工作人員的職業能力不斷提升，以滿足事業單位檔案管理工作的需要;第二，應重視數字化檔案管理的硬件設施添置，根據檔案數字化發展的進程以及計算機技術的革新，不斷更新檔案管理部門的硬件設施，使其為下一步工作的開展提供助力。

四、結語

綜上所述，事業單位的檔案管理工作要順應時代的潮流，就需要以數字化檔案管理模式的建設為主要發展方向，根據檔案管理的特殊性以及數字化建設需求，進行管理系統建立、責任分配、工作標準化建制等各項工作，以確保數字化檔案管理工作行之有效。

參考文獻

［1］湯玉燕．事業單位檔案的數字化管理［J］．城建檔案，2015(02)：125－126．

［2］吳麗麗．試論新時期事業單位檔案的數字化管理［J］．長江叢刊，2015(12)：115－116．

檔案管理數字化方案范文第4篇

【關鍵詞】房地產檔案；數字化檔案；網絡技術；管理

前言

利用計算機對房地產檔案信息進行管理，具有檢索迅速、查找方便、可靠性高、儲存量大、保密性好、壽命長、成本低等優點。這些優點能夠極大地提高房地產檔案管理效率，也是房產管理科學化、標準化、規范化的一個重要條件。

1 房產檔案管理的時代特征

古代老百姓就有房產、地契，其管理模式是一家一戶保存加蓋官印的文書，很少交易。隨著時代的進步和發展，房產管理出現了一些新的時代特征。

1.1 房產檔案日常管理的網絡化。原始的房產檔案管理工作并不復雜，但全部依靠手工完成，僅能滿足日常查檔服務的要求，還不能做到隨時收集入庫，也不能進行深層次的日臻完善。利用網絡技術，可以使檔案一經產生就能馬上在網上綜合利用，省卻了傳統意義上那種收集、整理、移交、歸檔中不必要的時間浪費，確保了信息價值最充分的利用，也可利用計算機進行日常的統計、檢索等工作。通過網絡將產權管理、產籍(檔案)管理、圖籍管理幾部分有機結合起來，所有業務環節都在計算機網絡里完成，有利于快捷方便地完成產籍登記、修改、統計、編目、查詢、打印等程序，顯著提高檔案管理工作的效率。

1.2 房產檔案管理內容的數字化。網絡化管理不會改變房產檔案的內容和性質，其變化主要表現在載體形式、服務方式方面。傳統的房產檔案管理對象以紙質為主，使得其內容和載體密不可分，而網絡化管理體制就是將檔案實體與日常服務分離，檔案實體被作為原始的憑證入庫保存，日常服務主要利用存儲于計算機中的集圖、文、聲、像于一體的多媒體信息，這就需要計算機網絡設備、系統管理軟件、數據庫等多方面的支持。

1.3 房產檔案服務利用的社會化。網絡化管理改變了傳統管理模式下各類信息資源各立門戶、分而治之的狀態，形成一個包含各類信息在內的信息系統，實現“信息資源共享”，具有典型的社會化特征。以往利用者必須來到檔案室才能使用而現在只需利用計算機就可實現查詢、下載，既省了利用者的時間，又提高了利用效率。

1.4 房產檔案服務的多元化。房產檔案網絡化服務就是將檔案信息及其相關資料數字化、圖像化，人們可以通過互聯網經過相應的身份確認查看信息，而現今我們大部分房產網站仍然停留在展示性階段，還不能從真正意義上發揮其應有的作用。房產檔案的服務也不單純是某一項的服務，而應該是所有信息的全部批露，是一種全方位、多元化的服務模式。房產檔案網站作為一種紐帶和橋梁，是實現這一多元化服務的有效手段。我們應充分利用這一點，為利用者提供一個交流平臺。一方面我們可將房產檔案中的建筑面積、房屋座落以及平面圖等無條件公布在網上，對于有條件利用資料的各級用戶可根據自身的用戶級別查詢相關的房產檔案。另一方面，利用者可將自身的相關問題留在網頁上，房產檔案管理人員可以及時了解適用者的需求，解答問題，搞好服務，方便群眾，形成了管理者與適用者的雙方互動。

因此，實現房產檔案現代化服務是一項迫在眉睫的任務，也是一項長期的、系統的工程，需要在工作實踐當中不斷完善、不斷提高。

2 房產檔案數字化管理應遵循的原則及發展階段

數字化是房產檔案管理發展的方向，只有使房產檔案管理與社會發展同步，才能不斷提高經濟效益和社會效益。其數字化管理應遵循以下原則：

2.1 全程管理原則。建立一個完整的管理體系，對數字化房產檔案從產生到永久保存或銷毀的整個運行周期進行全程管理，使檔案從收集、整理、歸檔、利用各個階段統籌兼顧，搞好銜接，以實現整個系統資源的最大共享和最大效益。

2.2 真實完整原則。數字化檔案的內容、結構在經過建立、利用后保持不變，與原始狀態一樣，并要求記錄房產權屬登記活動的檔案內容要件齊全，內容、結構及背景信息沒有缺損。

2.3 使用方便原則。指檔案經過存儲、傳輸、壓縮、加密等處理后仍然能夠以可識讀、可理解的方式輸出，并保持真實性。用戶要能在任何時間、任何地點通過計算機方便地使用檔案信息，獲取及時、準確、系統的信息，并且可以多人同時查閱同一份電子檔案。

2.4 安全性原則。安全是數字化檔案建設不可忽視的重要方面。必須采取一系列的措施保證檔案保密和安全，使系統無論是硬件還是軟件都具有免受自然災害和人為破壞的能力，防止房產檔案的散失、泄密等。

根據目前房產檔案數字化建設程度、計算機發展水平和從業人員素質。應分為檔案業務自動化管理、館藏檔案的數字化和數字房產檔案館的網絡化建設3個階段。

第一階段，主要任務是充分利用現代化信息技術改進檔案管理的流程，實現各個業務環節的自動化管理，并逐步完善網絡，建立檔案館內部局域網和與主管單位辦公自動化網連接的內部網。目前，經濟發達地區和一些大城市已完成這一階段的任務，正在向更高層次努力。

第二階段，主要任務是將傳統紙質文檔和圖紙通過掃描、圖像優化、壓縮歸檔等數字化技術加工成電子化的信息數據，存儲在大容量專用存儲硬盤中，并提供網上高速存取服務，同時要開展檔案借閱利用，崗位培訓等活動，實現檔案認可書行為的電子化和網絡化。

第三階段，主要任務是建立覆蓋各市、縣在內的個人住房信息系統，實現省轄市一個獨立的信息系統平臺、一個數據庫運行模式和在全國范圍內信息的互聯互通，成為真正意義上的數字房產檔案館。

3 房產檔案數字化管理的基本內容及要求

3.1 制定房產檔案館數字化建設發展規劃，并分階段有步驟地實施。數字化建設過程必須充分考慮到各地房產檔案管理部門歷史上形成的數量龐大的存量檔案，以及每年數量急增的新增檔案。分別規劃設計合理的建檔流程。對存量檔案，可以考慮將利用率高、當前有效的權屬登記資料先行建檔，以保證數字化檔案庫能在較短的時間內產生利用價值；新增檔案的數字化過程最關鍵的是不能影響日常正常的登記發證工作，建檔工作可安排在發證后，實物歸檔前進行。

3.2 建立統一的房產權屬檔案數字化標準。國家檔案局就電子文件檔案制定了標準，為全國性電子文件管理提供了普通規范。房產檔案的特性決定了其管理的獨特性，如果沒有統一的標準和規范，必將使其使用效果大打折扣。因此，當務之急就是盡快建立一套適合于房產管理的數字化檔案標準，規范和指導各地的房產檔案現代化管理工作，最終建立起一個標準化的房產檔案數字化利用平臺。

3.3 規范數字化檔案開放范圍和使用權限。對于一般性的查詢、檢索，無論傳統服務還是遠程服務均可無償義務提供，但網上深入查詢或特殊專題檢索、下載等應為有償服務。同時，應設立相應的訪問權限，可以對公眾開放的檔案，公眾可在公共網上查詢、利用，而只可對內部人員開放的檔案。只能通過上內部局域網查詢利用。

3.4 加快培養一批既懂房產業務，又精通數字化檔案管理的人才。數字化檔案管理是一項跨學科、實踐性較強的工作，這種復合型人才是當前房產檔案管理中迫切需要的。而目前相當一部分管理人員專業知識薄弱，文化程度偏低，視野狹窄，很難適應這一要求，因此，應采取有效措施，加快培養這種高素質復合型人才。

檔案管理數字化方案范文第5篇

關鍵詞：行政事業單位；檔案；數字化管理

1前言

檔案，就是指個人或者是組織在工作、生活等方面中應用文字、音像等方式呈現的歷史記錄，其具有豐富的信息資源。然而在新時期下，行政事業單位的檔案管理存在著查找資料慢、檔案管理分散、檔案管理人員意識差等問題，需要行政事業單位跟隨信息時代的發展腳步，構建數字化的檔案管理。

2行政事業單位實行檔案數字化管理的必要性

行政事業單位就是指國家機關以國有資本舉辦的，從事教育、文化等活動的社會組織，絕大多數行政事業單位以公益性為目的[1]。而行政事業單位在檔案管理上一般分為人事檔案、基建檔案等管理方式，這些檔案的管理方法成為了事業單位人員管理所采用的重要方式。檔案管理需達到快捷、方便查找信息的作用，才能利于使用者的管理。但是這種傳統的檔案管理方式在新時期的發展下，暴露了許多的不足之處，比如說以往的檔案管理方式效率低、保密性差、檔案查找難度大等，但是現如今推廣的數字化的檔案管理方式，大大改善了以往的檔案管理弊端。通過計算機檢索使得檔案查找更加便捷，而檔案數字化的管理功能也促進了行政事業單位的發展。首先，在新時期下科學技術迅猛的發展，傳統的檔案管理方式已經不適用于行政事業單位的檔案管理工作，傳統的檔案管理成本較高，而新時期下數字化的檔案管理方式更有自身發展的優勢[2]。與以往的檔案管理方式相比，不僅減少了管理人員的數量，降低了檔案管理的費用，從而提高了行政事業單位檔案管理的工作效率。另外，行政事業單位的人員流動性大，需要及時的掌握職員的入職、調動、退休等情況，需要建立有效的檔案，方便信息的查找，而數字化的檔案管理方式既實現了檔案信息的保密性處理，又加快了辦公效率。其次，傳統的檔案管理方式，通常采用的是紙質的檔案保存方式，由于檔案數量多，這樣的檔案管理方式存在的弊端是檔案文件容易受到破損、檔案查找不方便等，而新時期下數字化的檔案管理方式排除了外界環境的干擾，應用無紙化的檔案管理方法，有利于檔案的保存，更提高了檔案的利用率。

3行政事業單位實行檔案數字化管理應具備的條件

行政事業單位應用數字化管理需要具備一定的條件，包括網絡技術和檔案人員應用數字化管理的技術水平[3]。從硬件設施來看，隨著我國互聯網技術的發展，需要行政事業單位緊跟時代的腳步，加快自身的發展。現如今許多的行政事業單位都應用了計算機進行無紙化辦公，在單位內部建設局域網，這也是數字化檔案管理需要具備的網絡硬件基礎條件。而對于數字化的檔案管理除了需要硬件設施的保障，也需要發展相關的軟件，所以需要開發檔案管理的專用軟件，實現數字化檔案管理的基本服務功能，包括檔案的收集、檔案的檢索、編目等，從而加強數字化的檔案管理的技術水平。除此之外，數字化的檔案管理還需要構建相應的檔案管理人員隊伍，新時期下的行政事業單位應注重行政工作的辦公效率，需要借助網絡技術進行無紙化的辦公，這對于行政事業的人員來講，是對其專業技術水平的挑戰。而數字化的檔案管理方式也需要檔案管理人員除了具備檔案管理學的專業知識外，還要具有一定的計算機技術操作能力[4]。而且行政事業單位也應該加強檔案管理人員的能力培訓，使得其掌握計算機的相關技術，學會在工作中應用網絡技術，掌握數字化檔案管理的工作要求，提供其檔案管理的工作能力。

4新時期行政事業單位檔案的數字化管理方法

4.1制定數字化的檔案管理機制根據數字化檔案管理方式的特點來看，從行政事業單位的發展角度來看，針對于數字化的檔案管理方式，在掌握其管理技術下，需要構建與檔案管理方式相匹配的檔案管理機制[5]。需要行政事業單位構建內部的檔案工作條例、檔案管理的安全機制、檔案管理的操作機制等，通過構建科學合理的檔案管理機制，使得檔案管理人員根據檔案管理的相關機制，來約束自身的工作行為，也是提高檔案管理人員工作意識、自身工作責任感的有效方式。

4.2樹立新時期的檔案管理意識行政事業單位的檔案管理人員，需要在新時期的發展要求下，樹立數字化的檔案管理意識。需要檔案管理人員在互聯網技術的發展下，不斷的更新自身的專業知識，轉變以往的檔案管理思想。在檔案管理工作中，檔案管理人員掌握扎實的檔案管理的專業技能，進行數字化檔案管理的技術學習，在工作中應用數字化的檔案管理模式，提供工作效率。

4.3提供檔案信息的安全性在行政事業單位，檔案管理的關鍵在于對檔案信息的保密性上。做好檔案信息的保密性管理，也是檔案管理人員的基本工作要求，而在數字化的檔案管理模式下也需要達到這點要求。檔案管理人員在平時應用網絡技術的工作中，在網絡技術存在網絡安全的隱患下，要格外注意對其進行防范。檔案管理人員應不定期的對網絡系統進行病毒查殺、系統清理等，對于檔案應進行備份處理，安裝防火墻等軟件裝置，防治電腦病毒的入侵[6]。作為一名合格的檔案管理人員，做好檔案的保密工作是必備的專業能力，面對網絡系統死機、信息泄露、病毒入侵等不可控制的因素，應做到提前預防，加強對于重要數據的訪問設置，對于檔案信息進行多種方式的保存，防治檔案信息的泄露，加強檔案信息的安全性，提供檔案管理人員的檔案管理能力。

5結論

在社會發展的新時期下，行政事業單位應跟隨時展的腳步，通過互聯網技術的應用，來構建數字化的檔案管理，改革以往紙質檔案管理的方式，開發檔案管理的新模式，拓展檔案管理的功能，提供檔案管理的利用效率，促進行政事業單位檔案管理的發展。

作者:曹曉梅 單位:內蒙古阿拉善盟額濟納旗

參考文獻:

[1]梁景秀，張婧.新時期行政事業單位檔案的數字化管理[J].東方企業文化，2014，21（17）：370.

[2]王玉杰.新時期行政事業單位檔案的數字化管理[J].科技展望，2015，25（33）：177.156.

[3]張元智.新時期行政事業單位檔案的數字化管理研究[J].中國科技縱橫，2016，12（17）：250-250.205.

[4]王翠翠.探討行政事業單位檔案管理的思路[J].新課程•下旬，2014，25（5）：195-195.424.