檔案管理的目的和意義

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檔案管理的目的和意義范文第1篇

事業單位體制改革的目的在于激活事業單位內在的運轉機制，而機制能否被激活則取決于是否調動起了單位內部的組織資源。通過對人事檔案管理目的、手段、評價等三個環節進行新常態分析后認為，檔案管理的內容可圍繞著理解人事檔案管理向新常態轉變的意義、轉換單位人事檔案管理人員的主觀意識、充分挖掘人事檔案管理的發展促進功能和完備評價指標下實施檔案管理績效評價等四個方面來構建。

關鍵詞：

組織人事檔案管理；事業單位；新常態

隨著事業單位體制改革不斷深入，組織人事檔案管理（以下簡稱“檔案管理”）也需要與之相適應。那么如何看待當前檔案管理所面臨的新形式和新要求？毫無疑問，對人力資源進行科學調動和合理配置成為重中之重。當前，事業單位檔案管理的重心應放在動態管理上。與之相對應的便是，組織人事部門的人員需要適應這種管理要求，在新常態下有必要重構檔案管理內容。

一、新常態下檔案管理存在的問題

1.檔案管理與事業單位發展的關系事業單位作為向社會提供公益性技術服務的組織，似乎難以將檔案管理與單位發展聯系起來。實則不然，事業單位若要形成可持續發展的良好態勢，則需要在組織內部建立起專業技術人才培養梯隊，以及發現和挖掘具有可塑性的領導管理人才。檔案管理具有不可替代的激勵職能，但往往被忽視。

2.傳統檔案管理形態下的消極因素傳統人事檔案管理嚴格規范流程，導致傳統檔案管理自我孤立，與其他職能部門協同激勵職工實現組織目標。

3.傳統檔案管理落后于體制改革內在要求體制改革就是要人力資源進行充分整合和有效配置，也是對當前檔案管理提出的內在要求。這就意味著，事業單位的檔案管理需要建立起工作目的、手段、評價的新常態來。這一新常態需要與體制改革后新的用人機制相適應，也需要與新的人事晉升制度相適應。

二、人事檔案管理的新常態

1.人事檔案管理目的的新常態人事檔案管理目的應適應新常態的需要，其中的“新”就體現在從傳統重視靜態管理，逐步轉變到“靜態管理與動態管理”并舉的軌道上來。不難理解，“管理目的”構成了事業單位管理者的價值取向，面對體制改革這一現實背景，管理者應審時度勢，調整單位的內控機制，以及在實施一系列管理職能之前首先明確管理目標。

2.人事檔案管理功能的新常態通過管理創新，使得事業單位檔案管理在手段上需要打破固有的職能結構封鎖。在保留重視程序的基礎上，檔案管理人員應與其他業務部門形成良性互動，從而使得檔案管理能真正發揮出助力單位可持續發展的功能，以及從原有的剛性管理逐漸走向制度化管理和柔性化管理相結合的態勢中來。這一管理手段新常態的建立，不僅能確保事業單位人事管理工作有序展開，又能使得人事管理與“自由度”日益增強的市場環境相適應。

3.人事檔案管理評價的新常態人事檔案管理的新舊差異還在于對人事檔案管理工作績效的評價上。根據管理學原理可知，一項管理工作需要建立在閉環狀態下，從而做到有始有終和前后照應。隨著檔案管理目的的調整，與之相照應的評價機制也應發生改變，進而使新的評價機制能適應新常態的需要。在新的“目的—手段—結果”的內在邏輯下，工作績效評價中的“新”，應與是否與動靜結合的檔案管理目的相契合，還應與是否靈活合規完成了單位人事管理工作相匹配。

三、人事檔案管理的內容建構

1.闡釋人事檔案管理向新常態轉變的意義推動事業單位人事檔案管理向新常態轉變，不僅需要依賴檔案管理人員的努力，還需要得到管理層的重視。只有這樣，人事檔案管理模式才能在制度和管理創新下，實現助力單位發展的目標。管理層的重視和被管理層的認識取決于他們是否能理解檔案管理向新常態轉變的意義，因此應將檔案管理問題加以闡釋并納入常規管理的內容。

2.轉換單位人事檔案管理人員的主觀意識組織人事部門作為檔案管理的職能部門，其中的工作人員則是具體完成檔案管理的主體。長期以來，組織人事部門在單位的職能地位一直較高，這也就在一定程度上弱化了工作人員的主動意識。因此，為適應體制改革的內在要求，事業單位應在常規業務學習和黨建工作中，通過多個途徑來轉換檔案管理人員工作上的主觀意識。實踐表明，實施“走出去”戰略十分必要，促使檔案管理人員到兄弟單位進行經驗交流，使他們能深刻感受到體制改革對事業單位的影響，這些都將提升他們的綜合素質。

3.充分挖掘人事檔案管理的發展促進功能在動態視角下看待人事檔案管理的功能，其中主要包括助力單位專業技術人才梯隊的培養，以及發現和挖掘具有可塑性的領導管理人才。這就要求，需要在管理手段上進行優化和創新。為此，檔案管理人員需要在熟練掌握計算機信息化管理的基礎上，根據黨委決策認真完成單位員工基礎信息的錄入工作。

4.完備評價指標下實施檔案管理績效評價對人事檔案管理工作績效的評價，應結合檔案管理目標來展開。在新常態下，組織人事部門應在黨委的領導下完備評價指標，完備的重點應放在對人事檔案管理功能的實現程度上。由此，這里需要建立組織人事部門、其他業務部門、黨委等三方參與下的評價模式，并增大其他業務部門在評價中的權重。

四、問題的拓展

在檔案審核過程中，主要做到以下幾點。一是明確責任和要求。在檔案審核工作開始之初，及時組織檔案管理人員學習關于干部人事檔案審核的標準、程序和要求。二是重點明確。在全面整理每一卷檔案的基礎上，把干部“三齡一歷”（年齡、黨齡、工齡和學歷學位）核定作為干部人事檔案審核工作的重點，逐項審核清查，做到全面收集材料、仔細鑒別材料、規范整理材料，認定干部的“三齡一歷”時間清楚，事實準確，說服力強。三是目的明確。把檔案工作的準確、真實作為干部人事檔案工作的最終目的，逐人逐項審核確定，力求材料的真實性和準確性。

五、結論

本文通過對人事檔案管理目的、手段、評價等三個環節進行新常態分析后認為，檔案管理的內容應由理解人事檔案管理向新常態轉變的意義、轉換單位人事檔案管理人員的主觀意識、充分挖掘人事檔案管理的發展促進功能、完備評價指標下實施檔案管理績效評價等四個方面組成。

參考文獻：

[1]沈全保.淺析事業單位人事檔案管理中存在的問題及對策思考[J].人力資源管理,2015(8).

[2]陳靜.我國事業單位人事檔案管理存在問題及對策[J].神州,2013(9).

檔案管理的目的和意義范文第2篇

關鍵詞：醫院；檔案；管理

醫院檔案記載著這個醫院發展史上的優秀成果，對研究本醫院的經營業績和科學發展提供了第一手資料，是進行科學分析，揚長避短，制定發展方向的好教材。所以，加強對這一信息的管理有著極其重要的意義。準確把握新時期醫院發展的特點，加強醫院檔案管理， 是醫院檔案實行現代化管理的根本任務。

現我院檔案管理正向著規范化管理的軌道健康發展。領導重視是檔案管理工作的關鍵；加強硬件建設，是檔案管理工作的基礎；對檔案工作重要性的認識，是檔案管理工作的前提；建立檔案工作網絡，是檔案管理工作的保證；建立健全各項規章制度，是檔案規范化管理的根本；檔案開發利用是檔案管理工作的目的。所以，為使醫院檔案管理工作能更好地為醫療衛生改革和醫院事業發展服務，必須重視醫院檔案管理人員的充實和培養，實現醫院檔案管理的現代化。

1 加強學習，增強意識

加強檔案法規的學習、宣傳，增強全員的檔案意識，特別是檔案管理人員及領導干部的檔案管理意識。檔案管理是醫院管理的重要組成部分，領導重視是做好檔案管理的前提，要把檔案管理納入重要議事日程，與醫院業務建設同步規劃、同步發展。要大力宣傳檔案工作，使醫院領導、中層干部、職工都能充分認識檔案的重要性，更好地支持檔案管理工作。醫院以醫療服務為根本任務，長期以來對醫院檔案缺乏嚴格的考核，因而實際工作中往往出現檔案管理可有可無的認識。并且由于受到人員、設施、經費等方面的限制，檔案管理工作很容易受到冷遇。提高各級干部對檔案工作的認識，才能使檔案工作順利開展。

2 重視檔案的利用

檔案管理的最終目的就是提供利用，因此，檔案管理人員要樹立服務意識，使醫院的檔案為臨床醫療、教學、科研工作服務。同時，積極開展多種編研活動，對信息進行開發，編寫各種專題匯編，為利用者提供多方面、有實效的信息。另外，還要加強檔案利用反饋信息的管理，以滿足醫療、教學和科研工作的需求，從而提高檔案的利用率，充分發揮其社會效益。

3 健全制度，加強培訓，提高檔案管理人員素質

建立科學的檔案管理體系，健全檔案管理的規章制度，是檔案管理的關鍵。隨著科學技術的發展，檔案管理手段的更新和管理水平的提高，必須建立與之相應的科學的檔案管理體系，明確職能，將醫院各個門類、不同載體的檔案統一管理，使檔案管理與醫療業務同步考核、同步發展。 檔案管理人員素質直接影響檔案管理水平，醫院要充實檔案管理人員并將檔案人員培養納入醫院人才培養計劃，全面提高檔案管理人員素質。通過專業培訓、繼續教育、進修學習等提高業務和知識水平，不斷總結探索檔案管理工作及業務發展，推動檔案管理水平的提高。

4 開發檔案資源，實現檔案的現代化管理

檔案資源的開發利用是檔案管理的主要目的，通過深層次、多渠道地開發檔案信息資源，提高檔案的使用價值，為醫院業務、醫院管理及患者服務。同時，通過利用檔案為醫院創造良好的社會效益和經濟效益，提高檔案在醫院管理中的地位和作用，促進檔案建設。

檔案管理的目的和意義范文第3篇

關鍵詞：房地產工程；檔案管理；真實性

最近幾年，我國房地產業呈現出迅猛的發展趨勢，在房地產工程建設當中產生了大量的建設資料，這些資料涉及到房地產工程建設的方方面面，能夠全面反映工程建設過程，對項目管理、住宅建筑的維護等具有重要的意義。一直以來，管理人員對房地產工程檔案管理工作沒有足夠的認識，雖然檔案管理制度呈現出不斷完善的趨勢，但是仍然存在一些問題，如當前管理材料不齊全、缺乏有效的管理模式等等，這些問題制約了檔案管理水平的提高。研究這一課題有助于我們正視這些問題，找到解決這些問題的方法，推動房地產工程檔案管理水平不斷提高。

一、房地產工程檔案管理中內容、特點以及存在的問題

1. 房地產工程檔案管理中內容、特點

房地產工程建設中產生的大量的施工建設資料，這些涉及到工程建設方方面面的資料，只要對工程管理具有一定的意義，都可以稱之為檔案，如設計、施工、竣工使用、維修及改建擴建等文件。具體來說房地產工程檔案的內容主要包括以下幾點：（1）綜合性文件材料，主要是有關房地產工程建設方面的一些綜合性的材料，如計劃任務書、工程地質水文勘察資料、工程地區抗震資料等等。工程設計方面資料，如初步設計、技術設計、施工圖設計。（2）工程施工、工程監理資料，工程設計變更資料等等，這些資料是工程建設檔案管理的重點內容，關系工程建設的竣工和工程竣工以后的維護。（3）工程建設中的各種圖紙資料，如設計圖、施工圖、竣工圖等等。

房地產工程的檔案管理工作與建筑工程項目的其他管理工作相比有著明顯的特點，主要表現在：（1）單一獨立性，在房地產工程檔案管理當中，一般采用的單項目管理的方式，并且在項目管理當中具有相對獨立性的特征。（2）真實性特征，對于檔案管理的內容來說，應該是工程建設的真實性的反應，是工程報批、施工、竣工過程中的最真實的原始記錄，與工程建設的總體過程保持一致。（3）實用性的特點，在檔案管理中的所有資料應該對工程建設具有一定意義的內容，無論是工程管理，還是對工程建設都具有實用意義。

2.房地產工程檔案管理中存在的問題

雖然房地產企業對工程檔案管理的認識逐漸加深，在實踐中也采取了一些措施提高檔案管理水平，但是 在檔案管理當中仍然存在很多問題。這些問題主要表現在以下幾個方面：

（1）檔案材料收集不完整

檔案材料收集不完整的問題在房地產檔案管理當中最為突出，現在房地產企業沒有在檔案歸檔上建立起一套完整的體系，在檔案材料收集上只注重綜合性資料和建設中產生的一些資料，歸檔面非常窄，不能完全反應房地產項目建設的整個過程。一些與工程建設密切相關的資料常常被忽視，如配套工程檔案、、地下管線、園林綠化等檔案資料，這些也是房地產工程檔案管理的重要內容，這些內容的缺失嚴重影響了房地產工程檔案管理的完整性。

（2）檔案管理人員的素質和能力偏低

檔案管理工作水平很大程度上取決于檔案管理人員的素質和能力，但是現在極少有房地產公司有專業的檔案管理人員，從事檔案管理工作的多數情況下是行政管理工作兼職的，主要是由辦公室負責。由于不是專業的檔案管理專業畢業的，他們在檔案管理知識、能力、素質等方面的水平較低，由于管理能力和素質的限制，導致房地產企業檔案管理無法做到詳細細致，與當前快速發展的房地產開發產業嚴重不符。另外，由于非專業人員管理檔案，房地產企業的檔案編制比較混亂，根本沒有按照檔案的編制的要求編制檔案材料，也沒有按照規定建立詳細的檔案索引，檔案的保存也是凌亂無序，查找起來非常困難。

（3）竣工階段的檔案管理常被人們忽視

房地產工程的檔案管理應該貫徹于房地產工程建設的始終，但是在竣工階段，檔案管理人員往往認為檔案管理已經結束，因此被房地產項目的管理者忽視。實際上在竣工階段產生工程資料也不在少數，這些資料與工程建設的可以說是密切相關，由于部分建設單位，施工單位和技術檢測單位及建筑材料供貨單位之間相互拖欠工程款，有的相互以各自檔案材料作為交換條件等情況發生，因而造成檔案的歸檔出現停滯的狀態，使檔案資料殘缺不全。即使是本單位的工作人員，對于竣工階段的一些交付的檔案資料，很容易被忽視，導致這材料無法及時歸檔。

二、房地產工程檔案管理問題的對策

要想提高房地產工程檔案管理的水平，必須分析這些問題形成的原因，在此基礎上根據現有的資料采取針對性的措施，來解決這些問題，促進房地產工程檔案管理的完善。

1.要重視檔案管理工作

房地產工程建設的管理者負責人應該意識到檔案管理的重要意義，重視房地產檔案管理工作，在工程立項階段就開始收集整理與本項目有關的工程建設資料，這樣一方面能保證資料收集的完整性，使檔案資料能夠及時的歸檔，避免匆匆忙忙的開展檔案管理工作引起的各種混亂的情況發生。另一方面，從項目的開始就進行歸檔工作能夠保證檔案歸檔的順序性，減少后期歸檔整理的工作量。在這一方面，房地產開發企業要派專人負責檔案管理工作，還要通過制度建設，強化對檔案管理工作檢查監督力度，并在企業的績效管理中體現出來，用嚴格的獎懲制度激勵檔案管理工作者的積極性、責任心。

2.建立健全房地產檔案管理制度

當前房地產工程檔案管理中的問題與房地產工程檔案管理制度的缺失密切相關，在房地產工程檔案制度建設當中，應該對歸檔的程序做出詳細的規定，使房地產工程建設的各個階段的檔案資料都能實現有序管理，保證歸檔資料及圖紙的準確、齊全、規范和完整。同時要明確建設單位、勘察設計單位、招投標機構、監理單位、施工單位等工程項目管理人員及檔案人員在工程檔案形成過程中各自所應承擔的職責，規范檔案資料的收集、整理，以保證工程自立項開始與檔案跟蹤管理同步。完整的前期文件很重要，在維護建設單位的合法權益方面有重要的依據、憑證作用。在檔案制度建設當中，責任制度的建設的最為關鍵，在責任制度建設中責任追究制度處于核心的位置，在明確各自的管理職責的基礎上，企業應該明確規定檔案管理人員應該承擔的責任。

3.重視竣工階段的檔案歸檔工作

檔案管理人員在房地產工程竣工階段，檔案管理人員可以與工程項目管理人員一起，按照建設項目檔案管理的要求，按照分類和順序，對工程建設的整個過程中產生的資料進行全面的檢查、審核，確保資料文件材料的真實性、客觀性和完整性。對于檢查中發現的問題應該做到隨時發現隨時解決，盡可能的做到查漏補缺，保證檔案材料的完整性。在竣工階段的歸檔中要認真貫徹《建設工程質量管理條例》、《工程竣工驗收備案制度》等文件中的相關規定，嚴把竣工質量關，把檔案的驗收、移交作為工程竣工工作的重要環節和內容來抓，做到工程竣工與檔案歸檔工作的協調統一。在檔案移交的過程中，建設單位應該按照檔案移交的實際情況決定是否出具《建設工程檔案合格證》，以保證檔案移交和工程竣工工作的圓滿完成。

4.全面提高檔案管理人員的能力和素質

檔案管理的目的和意義范文第4篇

關鍵詞：檔案管理 調整 意義 現代化 措施

中圖分類號：F 326 文獻標識碼：A

隨著經濟的發展和科學技術的進步，社會的環境也發生了改變。企業和事業單位都需要轉變自身對于檔案管理的工作模式，促使內部檔案管理工作能夠適應時代的發展。如今，檔案管理應該發揮其現代化的意義，促進企事業單位的工作順利發展。傳統的檔案管理還具有一定的優勢，企事業單位需要將傳統管理中比較劣勢的部分摒棄，并汲取現代化管理中比較先進的管理理念運用到檔案管理當中。檔案管理一定能夠在企事業單位的經營管理中發揮重要的作用。

一、檔案管理基礎條件

要實現現代化的檔案管理，并不是一朝一夕能夠完成的，需要綜合考慮各種因素，在這些因素當中，有些還是實現現代化管理必不可少的條件，這些條件的具體內容如下：

（一）經濟條件

管理現代化的實現首先就需要進行相關設施的建設，這便會涉及資金的投入問題。不管是所投入的設備，還是改善檔案的保管條件，都需要大量的資金作為支撐，特別是建立數字化檔案館，所需要投入的資金更多。

（二）技術條件

實現管理現代化最重要的是先進科學技術的應用，所以也可以說科學技術水平直接影響了檔案管理進行現代化的建設。

（三）社會檔案意識

所謂檔案意識主要是指人們對于檔案的認知，也是人們的主觀反映，從另一個層面來說也就是人們是否能夠認識到檔案自身的價值和對社會發展所產生的影響。此外，檔案意識還包括社會對其的認識，這其中也包含了檔案工作人員。檔案意識在檔案發展過程中發揮著重要的作用，需要相關工作人員進行檔案知識的宣傳，以使整個社會都具有檔案意識[1]。綜上所述，只有為檔案管理現代化發展提供良好的基礎條件，才能夠使其順利的完成，充分發揮其所具有的作用與意義。

二、現代化檔案管理意義

（一）適應社會發展需求

知識經濟與傳統經濟相比較存在很大的不同，主要表現為知識經濟是否獲得良好的發展并不是由資本、資源、技術等因素決定的，而是在于知識的不斷積累與利用。同時，知識經濟的發展是以信息產業為基礎，其主要強調了信息服務的智能化、信息化[2]。所以，知識經濟能夠按照人們的需要提供相應的服務。

鑒于知識經濟本身的特點，社會在信息方面的需求，信息技術快速發展，其帶來了以下兩方面的影響：首先，社會能夠要求相關的信息部門利用其自身所具有的能力對信息進行處理與控制，并為社會提供更優質的服務；其次，相關技術的發展在一定程度上使信息發生了重大變革，這給信息部門帶來了重大挑戰。檔案部門作為信息部門的一部分，應當采取有效的措施以面對所要到來的挑戰。其應當采取現代化的管理方式，使檔案信息轉變成數字化信息，使其能夠更好地為知識經濟服務。如果檔案管理工作不能夠適應當今社會的發展，便不能夠充分發揮自身的作用，檔案管理工作也就變得沒有任何意義。

（二）增強可持續發展動力

我國黨和政府在進入21世紀以后，很快就提出了可持續發展戰略，在一定程度上體現了人們生態和環境保護意識。該戰略的提出是在不影響后代的發展的前提下，獲得所需要的物質，其還強調了經濟同環境的協調發展，使人類生存能夠與自然達到和諧發展的目的，并讓現實同未來之間相統一。

檔案管理工作的可持續發展也是可持續發展戰略的延伸。在檔案管理方面落實可持續發展戰略是很有的必要的，主要體現在以下兩個方面：首先，其是人類在發展過程中新的構成部門，人們總體發展情況決定了檔案管理的發展，并利用檔案中的相關信息為人類提供相應的信息服務，為促進人類發展做出一定的貢獻。其次，進行檔案管理工作的主體主要是檔案室，現階段在檔案管理主體方面存在很多問題，例如檔案室內部結構過于單一、檔案信息的不充足與社會需求之間所存在的問題、先進的設備、技術與低工作水平之間所存在的問題等，這些都是制約我國檔案管理工作發展的主要問題與原因[3]。所以，如果在其現代化發展過程中只是借鑒國外的發展模式和經驗，沒有先進的設備與技術作為支撐，將會使我國檔案事業完全落后于我國社會的發展。

（三）帶動國民經濟發展

我國經濟與社會兩者之間的發展是一個整體，在這個整體當中，雖然每一個環節之間都會互相產生影響，互相制約，但也是不可分開的，形成了一個統一的整體。檔案管理工作在我國社會與經濟兩者發展過程中具有重要的意義與作用，是其發展過程中不可或缺的重要組成部分，檔案管理工作的發展也會在一定程度上受到其中各個環節的制約，其也會對我國社會與經濟發展產生一定的影響。這種互相影響、互相制約不僅是確保我國檔案管理不斷發展的重要保障，也是其同我國社會、經濟和諧發展的重要依據[4]。

自從實施了改革開放政策，我國在現代化建設方面得到快速的發展，使我國經濟得到了崛起，社會不斷進步。檔案管理工作是同其他事業共同發展的，如果不在現代化建設過程中注重自身的建設，那么便會失去發展的動力，遠遠落后于社會的整體發展。因此，應當加強檔案管理工作的現代化建設，為社會提供所需要的相關檔案信息，促進經濟的發展。此外，檔案管理與我國社會的協調發展，充分發揮檔案管理工作的促進作用，以便使社會經濟達到理想水平。

三、優化檔案管理工作的措施

（一）創新檔案管理觀念

為了最大限度地發揮檔案管理的作用，檔案管理部門需要轉變自身的傳統思想。檔案管理人員在解放自身思想的同時，要學習先進的檔案管理理念，重新認識到檔案管理對于企事業單位的意義所在[5]。現代化的企業管理注重科學發展觀，其應該符合國家的戰略要求。檔案管理工作當中也應該將為人民服務作為工作的核心內容，并從人民的角度來進行檔案的信息管理工作。檔案管理的創新也需要走為人民服務的路線。人們能夠從檔案管理部門查詢企事業單位的公開信息，了解政府的最新動向和政策變化。新的時代造就了新的科學技術，信息化技術的出現正符合了檔案管理的創新發展。檔案管理應該與信息化技術相結合，以現代化的管理手段來保存信息，促使信息的完整。檔案管理部門需要利用信息化管理手段建立起完善的信息管理系統，并將檔案管理所收錄的信息進行有效的利用，充分發揮其價值。檔案管理人員在工作當中就能夠了解怎樣才能高效利用檔案信息，促使檔案管理工作更加完善。

（二）規范檔案管理工作

目前狀態下，檔案管理工作并不樂觀。檔案管理部門的工作人員經常會出現工作中的失誤，造成檔案的重復收錄或者對檔案的整理較為雜亂[6]。為了使檔案能夠實現其現實意義，檔案管理部門需要規范自身的管理工作，促使檔案管理更加標準。首先，檔案管理部門需要保障案卷的完整性，在收錄檔案信息的過程中，管理人員要檢查好卷宗的數量以及質量，并按照規定的標準來收錄檔案信息。管理人員還應該為卷宗進行明確的編碼，以便于工作人員的后期查詢。其次，檔案管理人員需要利用現代化的管理技術，將紙質版的檔案盡量轉化為電子檔案。在電子檔案的管理過程中，將電子信息按照一定的檢索系統歸納起來，以便于在查詢檔案信息的過程中，只需要輸入簡單的關鍵字，就能夠找到相關的檔案。最后，檔案管理部門所確立的檔案一定要符合國家的規定和要求。我國已經對檔案管理工作作出了具體的要求，并明確指出了一些比較重要的、但不需要歸檔的文件處理辦法。規定中指出，對于該類文件需要立即銷毀，并不準檔案管理人員透漏關于文件的任何信息。

（三）增強檔案管理功能

檔案管理部門的領導者需要重視檔案管理工作，并在選擇檔案管理人員的過程中提高標準。提高了檔案管理人員的素質，才能夠更好地優化管理人員的結構。檔案管理工作應該設置專門的管理人員，每個人需要負責的檔案功能不同，其所執行的義務也不同。檔案管理人員要學習先進的服務意識，并將為人民服務這一理念貫穿整個工作流程當中，就能夠提升檔案管理的工作質量。除此之外，檔案管理部門需要為管理人員提供培訓的機會。良好的學習培訓機會能夠使檔案管理人員接觸到更加先進的管理理念和管理模式。管理人員學習了更加專業的技能以后，就能夠提升自身的專業素質。對于管理人員素質的培養也是為了轉變其服務意識，樹立起工作的責任心。

如今，檔案管理已經被賦予了非常重要的責任和地位，其所具有的意義也受到廣大人民的熱切關注。檔案管理部門需要做好管理工作，并加強對檔案管理體系的建設。檔案管理部門的管理水平提升直接關乎到檔案是否能夠發揮其巨大的效用。總而言之，我國的檔案管理部門需要加強對于檔案的管理力度，并提升管理人員的素質，促使檔案管理的工作效率和工作質量都能夠穩步提升，使檔案實現其真正的社會價值。

參考文獻：

[1] 林紅，李冬.推進檔案管理現代化的意義與措施[J].今日科苑，2010，11（22）：167.

[2] 王大偉.計算機技術對推進檔案管理現代化的意義[J].黑龍江史志，2015，02（05）：128.

[3] 陳艷平.關于檔案管理現代化的思考[J].黑龍江檔案，2015，01（03）：77.

[4] 王劍.試論檔案現代化管理的意義及措施[J].黑龍江史志，2014，01（03）：116.

檔案管理的目的和意義范文第5篇

關鍵詞：人事檔案管理；企業；人力資源管理；意義與作用

中圖分類號：F272.92 文獻標識碼：A doi：10.3969/j.issn.1672-3309（x）.2013.06.16 文章編號：1672-3309（2013）06-34-02

當前，人力資源的開發與利用已經成為提高企業核心競爭力的迫切需要。如何做到人盡其才，才盡其用，是現代企業必須面臨的重要課題。而人事檔案管理對企業人才資源的深度開發和充分利用，提高企業競爭力有著重要的積極作用。當前，人力資源已成為企業的核心資源，是提升企業競爭力的關鍵因素，而企業人事檔案是企業選人、用人、開發人力資源的基礎。完善人事檔案管理以實現對人力資源的最優開發和利用，對新時期的企業管理具有重要的研究價值。盡管我國各企業在人事檔案管理方面取得了巨大進步，積累了豐富的經驗，充分體現了人事檔案管理對企業人力資源管理的意義，然而仍然還有很多問題需要提出與解決。本文主要研究我國人事檔案管理對企業人力資源管理的重要意義，探討人事檔案管理在企業人力資源管理中的重要作用，以達到為企業人力資源管理的進一步發展提供借鑒的目的。

一、人事檔案管理對人力資源管理的意義

人力資源管理是企業對于員工管理的重要方法，人力資源管理本質上的要求是要發掘企業內部員工的內在潛力和優勢，對企業管理起著關鍵的作用。人力資源管理是以人為核心的管理，企業中應該建立一個和諧團結的團隊，使每個人的目標與企業的目標保持一致，這樣才能有利于企業的長期發展。

人事檔案簡而言之就是一種記錄，是國家機構、社會團體在人事活動中所形成的一種有關個人經歷、思想品德、工作態度、業務技能與成績、獎懲等情況的綜合反映。而人事檔案又是國家檔案的重要組成部分，是每個企業歷史地、全面地考察了解和正確選人、用人的重要依據。

由此可見，人事檔案和人力資源管理有著天然而又緊密的聯系，人事檔案是人力資源管理中信息承載的載體，人事檔案所體現出的內容是人事檔案中的信息作為人力資源管理過程中識人、選人、用人的重要依據。人力資源管理的各項職能都與人事檔案有著緊密的關系。

二、現階段人事檔案管理存在的問題

（一）企業對人事檔案管理工作理念認識上存在偏差。現階段企業的人事檔案管理中，人們往往對人事檔案管理工作的工作屬性定義錯誤，認為人事檔案管理工作是靜止的，是一次性的，只要在員工入職時同時進行就可以一次性的完成人事檔案管理工作，以后就不會再付出任何經歷和時間對人事檔案進行管理，事實上，這種觀念是錯誤的。另一方面，現階段人事檔案管理專職人員較少，而且往往更替頻繁，這對于人力資源管理工作極為不利，也不利于人事檔案管理工作的標準化和科學化。

（二）改革開放的經濟形勢和現階段的人事檔案管理工作體制不適應。隨著改革開放的深入，現階段，人員的任用往往是通過招聘的形式進行的，已經不是計劃經濟時代的定向培養加分配制度了，這就對我國的人事管理體制提出了更高的要求，人事制度改革勢在必行。在本人經歷的人事檔案管理過程中，經歷了很多人事檔案問題，較為典型的比如自中鐵系統引進的人員中，很多都是原單位為了維護本單位的利益在人事檔案轉檔方面百般阻撓，有的單位甚至表明放人不放檔案，給人才的流動制造阻力，也造成了社會上人事檔案造假現象時有發生，不利于社會人才的合理流動。

（三）人事檔案信息記錄不夠全面，沒有體現出人事檔案本質的特點。目前，人事檔案的等級和管理往往只是停留在個人最基本信息的登記上，如：年齡、學歷、工作簡歷、性別、獎懲等信息進行了詳細的登記，只是簡單的信息記錄，而對于人員的工作經歷、個人興趣、愛好、特長以及在工作中的專業和特長沒有進行詳細的描述。還有的人事檔案使用的不規范導致的棄檔和重新建檔現象致使人事檔案內容的完整統一性被破壞，員工的真實面貌不能得到全方位地反映，增加了人力資源的管理成本，降低了人力資源管理的工作效率。這樣一來，如果有新的職位需要管理者選拔和任用人員的時候，人事檔案參考意義不大，管理者只能通過其它渠道進行甄別。由于人事檔案的不完備，造成人事檔案的人、檔分離，人事檔案對于管理者的參考價值微乎其微。

三、人事檔案管理對企業人力資源管理的作用

（一）人事檔案管理和人力資源管理若能進行有效的配合和互動，能夠更有效地促進企業的人員管理，提高管理效率。在企業管理中，人事檔案應該是企業用人、選人的最基礎、最重要的資料和記錄，在企業對員工的管理過程中，人事檔案應該對每一位員工有一個公平合理的評價體系，并定期對每一個員工進行量化考核，最后記入人事檔案，這樣可以讓企業的管理者對每一個員工有更加深刻的體會和認識。通過科學的管理可以讓企業人盡其才物盡其用，把每一位員工的特點和優點都最大限度的發揮出來，最大限度的發揮公司內部員工的潛力和能力，這無疑對企業的人力資源管理起著巨大的推動作用。

（二）加強人事檔案管理工作能有效促進人力資源管理工作的展開。目前企業的管理中，人事檔案管理工作也要進行相應的現代化，使人事檔案管理工作能夠適應新形勢下的新要求。要做好人力資源管理，首先要對企業的人事檔案制度進行改革，在人事檔案的收集、整理、歸檔、裝訂、傳閱的過程中都要有專人進行監督和管理。目前，我國企業的人員結構組成越來越多樣化，傳統的人事檔案歸檔和管理工作肯定會對企業管理人員查閱檔案帶來較大的不便，人事檔案的科學化、信息化進程迫在眉睫。應盡快建立人事檔案的信息化系統，方便人力資源管理部門和人員對信息隨時進行及時有效的檢索。

此外，人事檔案管理工作也是社會保險體制建立的重要基礎工作，社會保險制度作為市場經濟體制的重要支柱，作用相當巨大，每一個參加工作的人員都要有相應的保險來對其進行保障。社會保險主要由養老保險、失業保險、工傷保險、醫療保險、生育保險等組成，每種保險都有不同的作用。目前，統一的職工基本養老保險制度已經建立，它涉及各行各業，如養老保險金的籌集是建立在國家、單位、個人三方面基礎之上，在繳納養老保險金和退休后保險金的發放問題上，個人檔案所記錄的工齡、工資、待遇、職務、受保時間等都會成為最主要的依據。因此做好人事檔案管理工作與維護職工的基本權利關系重大。只有解決了企業職工的后顧之憂才能更好的促進企業發展，也就達到了人力資源管理的最終目的。

總之，企業的人事檔案管理對人力資源管理的作用不容忽視，它是實現企業人力資源價值的基礎。通過加強企業人事檔案管理，充分利用人事檔案信息資源，有助于企業動態分析員工的人生軌跡，工作實績和思想道德狀況從而預測其發展潛力，為企業合理配置人才提供必要的、充分的歷史依據。依據人事檔案提供的信息，使各類人才的潛能得到有效發揮，揚其長，避其短，司其職，用其智，從而促進企業人才資源效力最大限度地發揮。同時也為企業考察、選拔、培養、使用人才提供關鍵依據，使企業在一定程度上減少人事任免的失誤率，還能克服用人中的盲目性和隨意性，達到知人善任之目的。

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參考文獻：

[1] 魯瑤.企業人力資源管理對人事檔案管理工作的新要求[J].檔案學通訊，2009，（04）.