秘書中辦文應(yīng)做到的六注意

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做好辦文工作，對(duì)于提高領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)工作的質(zhì)量和效益有著十分重要的意義。通過辦文工作的實(shí)踐，認(rèn)為要提高辦文質(zhì)量，應(yīng)做到以下六個(gè)注意。

一、注意是否確需行文

辦公室要勇于負(fù)責(zé)，當(dāng)好參謀，做到：一是可發(fā)可不發(fā)的文件，堅(jiān)決不發(fā)；二可由部門發(fā)的文件，或可由幾個(gè)部門聯(lián)合發(fā)的文件，不要拿到黨委來批轉(zhuǎn)，更不能以黨委名義發(fā)文；三是可由政府單獨(dú)發(fā)的文件，不要黨政聯(lián)名發(fā)；四是凡已開會(huì)作過部署或已登報(bào)、發(fā)電話通知、傳真電報(bào)的，一般不再發(fā)文；五是本級(jí)工作措施相比上級(jí)文件沒有更具體要求的，不再發(fā)文；六是本機(jī)關(guān)內(nèi)部部署的一般工作，一般不發(fā)文。

二、注意是否符合辦文的程序和手續(xù)

要特別注意以下四點(diǎn)：一是文件的輸送渠道是否正常；二是該會(huì)簽的單位是否都已經(jīng)同意并會(huì)簽；三是需要要關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和部門負(fù)責(zé)人過目簽字的，是否已經(jīng)過目簽字；四是“最終”簽發(fā)人的意見是否明確，意見不明確的，應(yīng)用時(shí)請(qǐng)示。

三、注意是否符合黨和國家的有關(guān)方針、政策

文件的審核把關(guān)，最重要的是把住方針、政策關(guān)。把關(guān)中要進(jìn)行全方位的認(rèn)真核對(duì)。一是“上下”核對(duì)。就是同中央和省里已的有關(guān)方針、政策、規(guī)定進(jìn)行核對(duì)，不能相互抵觸、沖突。二是“今昔”核對(duì)。就是對(duì)現(xiàn)行政策和過去所發(fā)的文件進(jìn)行核對(duì)，使現(xiàn)行政策和過去的文件提法一致。如果有修改，就要加上一名：“一律以現(xiàn)在的文件提法為準(zhǔn)。”三是“前后”核對(duì)。就是文件本身前后提法要一致，不能自相矛盾。

四、注意措施是否切實(shí)可行

措施是否切實(shí)可行是衡量文件質(zhì)量效能的重要標(biāo)準(zhǔn)，為此，在辦文過程中要通過“四看”來把關(guān)：一是看文件提出的要求和措施，理由是否充足，符合不符合實(shí)際情況，能不能辦到、行得通；二是看文件提出的要求和措施，由誰執(zhí)行，怎樣執(zhí)行，執(zhí)行的時(shí)限是否規(guī)定得具體恰當(dāng)；三是看文件涉及到其他部門的要求和措施是否已得到有關(guān)部門的同意；四是看督促檢查的措施有沒有遺漏等。這些是從文件的貫徹落實(shí)來考慮的。超級(jí)秘書網(wǎng)

五、注意文字表達(dá)是否準(zhǔn)確、簡(jiǎn)煉

文件的行文一定要平實(shí)，要注意語體。文字把關(guān)中，一是文字修改一定要尊重原文，可小改的就不大改，可改可不改的就不改。二是要達(dá)意。文件的政策性、操作性很強(qiáng)，因此文字把關(guān)的選擇道德要考慮達(dá)意，然后再考慮修辭。后者要服從前者，不能以文害意。三是要盡可能保留文件原來的風(fēng)格。

六、注意文件是否工整和完整

正式送領(lǐng)導(dǎo)同志審批的文件，字跡必須工整，格式必須正確，紙面也要力求清晰。對(duì)不合要求的文稿，要按規(guī)定抄寫清楚后再送審。同時(shí)還要檢查把關(guān)文件的附件是否齊全（如附表、附轉(zhuǎn)文件等）。再就是同審核文件有關(guān)的附件是否具備。