黨校檔案的管理和利用

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黨校檔案是在各級黨委直接領(lǐng)導下開展學習和宣傳馬克思列寧主義、思想、鄧小平理論、“三個代表”重要思想及黨的路線、方針、政策，圍繞國際國內(nèi)出現(xiàn)的新情況新問題開展理論研究，增強學員的黨性素質(zhì)而留下的歷史蹤跡，是一筆寶貴的歷史財富。

一、黨校檔案的歷史重要性

黨校檔案是我黨歷史的文化積淀，是黨活動的影像。留住了檔案，就留住了黨的歷史。走進檔案庫房，我們就走進了共產(chǎn)黨歷史的長河之中。通過黨校檔案的利用，我們不但可以了解黨的過去，再現(xiàn)黨的歷史，還可以規(guī)劃我黨的未來，也是反觀我黨歷史的一面鏡子。過去，人類及其創(chuàng)造的歷史，都是順時間正向進行的，人們留不住時間，所以，過去的事將永遠過去。但是，檔案可以實現(xiàn)歷史事件發(fā)生和演變的時空變換。隨著黨校檔案工作信息化的不斷提高和計算機互聯(lián)網(wǎng)的廣泛應用，黨校檔案也打破了歷史事件發(fā)生的時間界線，可以在空間坐標的一個點上，了解我黨認識空間范圍內(nèi)的所有事情。

二、黨校檔案制度的重要性

黨校制定檔案制度要以確保歸檔文件的真實、完整、有效為目的，并將其管理納入黨校信息化建設(shè)，還要將公文和檔案管理整合成統(tǒng)一的文檔一體化管理系統(tǒng)。要具體明確此項工作的分管領(lǐng)導和領(lǐng)導職責，黨校檔案管理人員、設(shè)備的配置要求和管理職責，文件形成部門的管理崗位設(shè)置、業(yè)務規(guī)范、處理程序、工作要求，特別要明確黨校檔案部門對上述工作負有督促、檢查和指導的職責，使檔案管理對文件的前端具有實際的控制權(quán)。要建立完善的干部培訓教育檔案制度，把黨員干部培訓納入正規(guī)化和規(guī)范化渠道，以規(guī)章制度執(zhí)行為著手點，進一步提高自身的業(yè)務工作能力，切實做到各項制度的落實。

三、黨校檔案管理的重要性

對于黨校檔案文件的集中統(tǒng)一管理，有利于解決檔案管理中復雜的技術(shù)問題。黨校檔案形成的規(guī)律告訴我們，檔案由文件轉(zhuǎn)化而來，文件辦理完畢，經(jīng)過鑒定、整理、歸檔后形成檔案。要做好文檔管理工作，需要從以下三個方面加強。

一是要進一步提升檔案工作的留存意識。雖然黨校檔案涉及面較廣，工作資料較多，但只要提高歸檔的意識，及時注重對教學檔案的整理歸檔存查工作，就能做好資料保存，以確保今后黨校工作“有案可查”。

二是推進黨校檔案工作信息化。目前黨校的檔案實體已經(jīng)發(fā)生了明顯的變化，從最初簡單的紙質(zhì)文件的處理發(fā)展到目前紙質(zhì)文件和電子文件并存，電子文件又分為文本文件、圖像、圖形、影像、聲音文件和超媒體文件等，黨校檔案實體也得到不斷豐富。黨校檔案從過去單純的文件收發(fā)整理到在檔案管理拓展服務，引入信息化管理，使黨校檔案工作越來越受到重視，其作用也愈加明顯，黨校檔案工作信息化已成為重要趨勢。制訂電子文件歸檔范圍和保管期限是制度體系建設(shè)中的嶄新課題，且不可能一蹴而就。隨著電子文件的普及，越來越多的電子文件，如多媒體文件、超文本文件等，不可能形成紙質(zhì)文件，從而無紙質(zhì)文件可以對應。隨著計算機普及應用，形成大量微觀性電子文件，如業(yè)務過程性文件，這些文件對黨校業(yè)務活動有較大的利用價值，但一般都未列入紙質(zhì)文件的歸檔范圍。在黨校檔案保存的過程中，既要保存書面檔案，又要留存相對應的電子檔案，以提高文檔的查閱方便。為了解決電子文件的可讀和有效，電子文件歸檔還須包括傳統(tǒng)歸檔范圍未列入的背景信息和結(jié)構(gòu)信息。電子檔案具有查閱便捷、保存可靠、資源耗費小等優(yōu)點。由于歸檔電子文件存儲的密集性，其保管期限也不能完全參照紙質(zhì)文件。當代計算機存儲的海量化緩解了現(xiàn)代信息量激增和存儲能力不足的矛盾，磁帶機、磁盤機、光盤等外存儲技術(shù)的突飛猛進，日趨成熟，使大規(guī)模檔案數(shù)據(jù)的存儲具備有利條件。因此，歸檔電子文件的保管期限可以與紙質(zhì)檔案一致，也可延長，原則上能保存多長就保存多長。

三是加強對檔案知識的學習規(guī)范化管理。隨著黨校檔案管理采用現(xiàn)代信息管理技術(shù)，借助計算機硬件以及各種檔案軟件，大大方便了檔案人員的檔案管理工作，黨校檔案也進一步走向規(guī)范化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和社會化。檔案工作無小事，它是對一個單位、個人歷史沿革的記載，是歷史事件的見證。黨校檔案工作必須嚴格按照我國檔案法，不斷完善自身檔案工作的規(guī)范化。近年來，黨校檔案管理人員定期參加各級檔案專、兼職人員檔案知識講座、專題研討會和培訓班等活動，不斷改善檔案人員的知識結(jié)構(gòu)和學歷結(jié)構(gòu)，提高其業(yè)務能力，促進了黨校檔案事業(yè)的長足發(fā)展。

四、黨校檔案利用的重要性

在黨校檔案信息利用方面，要注意把握好尊重公民的隱私權(quán)和保證涉及不能公開的文件不得泄漏。像在日常的工作中，會碰到有畢業(yè)多年的學生來查其丟失的學歷檔案或者失去聯(lián)系的其他校友的家庭聯(lián)系方式等情況，作為檔案工作人員應當尊重當事人的隱私權(quán)。根據(jù)國家《保密法》、《檔案法》規(guī)定，結(jié)合工作實際情況，可以

對除了涉及國家、黨校秘密的，或涉及個人隱私、未經(jīng)鑒定、不宜開放以外的檔案進行開發(fā)和利用。要做好檔案工作，就必須學習好各類文件歸檔要求，提高檔案工作的規(guī)范化和一致性，為黨校進一步提高教學質(zhì)量、改進教學方法、摸索教學模式提供大量詳實的第一手客觀資料。