政府電子公文信息交換細(xì)則

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第一章總則

第一條*市政府電子公文與信息交換系統(tǒng)(以下簡稱交換系統(tǒng))，是運行在*市電子政務(wù)內(nèi)網(wǎng)上，供*市政府、市政府各職能部門和區(qū)、縣級市政府及其他經(jīng)批準(zhǔn)參加交換的單位進(jìn)行電子公文與信息交換的計算機(jī)應(yīng)用平臺。為使電子公文與信息交換做到安全、保密、準(zhǔn)確、及時，根據(jù)《印發(fā)*市電子公文和信息交換管理試行規(guī)定的通知》(穗府辦[*]10號)，制定本辦法。

第二條本辦法適用于*市政府、市政府各職能部門和區(qū)和縣級市政府及其他經(jīng)批準(zhǔn)參加交換的單位(以下簡稱使用單位)，和各使用單位的電子公文與信息交換系統(tǒng)使用人員(以下簡稱使用人員)。

第二章交換內(nèi)容

第三條在交換系統(tǒng)中交換的內(nèi)容為使用單位的電子公文與信息等。

第四條下列文件、信息暫不在交換系統(tǒng)中進(jìn)行交換：

(一)密級(秘密以上)文件；

(二)急件，特急件；

(三)私人信件等與工作無關(guān)的電子文件和信息。

第三章管理機(jī)構(gòu)

第五條市府辦公廳負(fù)責(zé)指導(dǎo)、檢查和督促各使用單位的電子公文和信息交換工作。

第六條市府辦公廳政務(wù)信息中心負(fù)責(zé)電子公文與信息交換管理和維護(hù)的具體工作。其職責(zé)如下：

(一)受理交換系統(tǒng)中單位注冊、名稱變更、撤銷等相關(guān)申請，辦理相應(yīng)審批手續(xù)；

(二)制定電子公文與信息交換的具體工作規(guī)范及制度；

(三)征詢各使用單位的意見和建議，研究、協(xié)調(diào)解決各使用單位在電子公文與信息交換中出現(xiàn)的問題，并提出處理意見；

(四)組織各使用單位系統(tǒng)管理員和用戶進(jìn)行系統(tǒng)使用知識的培訓(xùn)等工作；

(五)組織和提供電子公文與信息交換的軟件和必要的技術(shù)支持；

(六)負(fù)責(zé)交換系統(tǒng)的運行、維護(hù)和日常管理工作。

第七條各使用單位相互之間在電子公文與信息交換過程中出現(xiàn)的問題，由相關(guān)單位自行協(xié)商解決，協(xié)商后仍不能解決的，可轉(zhuǎn)交市府辦公廳協(xié)調(diào)解決。

第四章使用單位

第八條凡需要使用交換系統(tǒng)的單位，應(yīng)向市府辦公廳提出書面申請(政務(wù)信息中心承辦)。機(jī)關(guān)、事業(yè)單位需提交單位成立的編辦批文；企業(yè)及其他單位需經(jīng)上級土管單位簽署意見。經(jīng)審核批準(zhǔn)后方可辦理注冊手續(xù)并取得其系統(tǒng)管理員帳號和密碼。

第九條因以下情況而需要在交換系統(tǒng)中變更使用單位有關(guān)資料的，應(yīng)向市府辦公廳提出書面申請，并辦理相關(guān)手續(xù)：

(一)使用單位名稱變更的，在交換系統(tǒng)中應(yīng)辦理名稱變更手續(xù)，并由該單位來函確定新使用單位的系統(tǒng)管理員及用戶名單；

(二)使用單位被撤銷的，在交換系統(tǒng)中應(yīng)辦理注銷手續(xù)。即在交換系統(tǒng)中刪除該單位名稱，注銷該單位電子印章和用戶，并將交換系統(tǒng)中的相關(guān)文件按被撤銷單位提出的處理辦法進(jìn)行處理；

(三)使用單位合并的，合并后的使用單位名稱如果沿用合并前其中一個使用單位的名稱，則該名稱作為合并后的使用單位名稱在交換系統(tǒng)中保留，被合并的使用單位按本條第二款辦理注銷手續(xù)；合并后的使用單位如果使用新的單位名稱，則按本辦法第八條辦理注冊手續(xù)，合并前在交換系統(tǒng)中所使用的相關(guān)單位名稱按本條第二款辦理注銷手續(xù)。

第十條各使用單位應(yīng)按照交換系統(tǒng)統(tǒng)一配置的要求，結(jié)合本單位實際情況，保證提供交換工作所需的設(shè)備和工作環(huán)境。

第五章使用人員

第十一條交換系統(tǒng)使用人員必須是政治可靠，保密觀念、責(zé)任心和組織紀(jì)律性強(qiáng)的在編干部。

第十二條各使用單位的系統(tǒng)管理員是負(fù)責(zé)開設(shè)本單位用戶帳號和維護(hù)交換系統(tǒng)配套工具的使用人員，由具有較高計算機(jī)知識水平和操作能力的在編干部擔(dān)任。

第十三條交換系統(tǒng)中各使用單位的系統(tǒng)管理員負(fù)責(zé)按規(guī)范開設(shè)用戶帳號和設(shè)定初始密碼，并根據(jù)使用人員的工作職責(zé)合理分配角色和權(quán)限，報市府辦公廳備案。

第十四條交換系統(tǒng)中的所有使用人員要自覺遵守交換系統(tǒng)運行中相關(guān)的規(guī)章制度，按照自己的權(quán)限，認(rèn)真完成本人在交換系統(tǒng)中所承擔(dān)的工作。

第十五條交換系統(tǒng)中的使用人員帳號應(yīng)保證一人一號，密碼由本人保管。用戶取得帳號和初始密碼后應(yīng)立即修改密碼，若忘記密碼應(yīng)向本單位系統(tǒng)管理員提出申請，恢復(fù)初始密碼。

第十六條為使用系統(tǒng)的短信通知功能，用戶應(yīng)在本人帳號的個人資料上登記自己的手機(jī)號碼，供接收交換系統(tǒng)的短信提醒之用。如手機(jī)換號應(yīng)及時更換資料。

第十七條未經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人同意，無關(guān)人員不得使用交換系統(tǒng)用戶的帳號和密碼登錄交換系統(tǒng)。

第六章電子印章的使用和管理

第十八條電子印章包括蓋章用的簽名印章和用于打印的驗證印章。簽名印章作為電子印章的主體，蓋章后的電子公文具有法律效力；驗證印章是電子印章的重要組成部分，供打印時驗證電子公文中簽名印章的有效性。通過驗證并按規(guī)定方式打印而成的紙制公文具有法律效力。

第十九條電子印章的制作式樣和標(biāo)準(zhǔn)，按國務(wù)院《關(guān)于國家行政機(jī)關(guān)和企業(yè)事業(yè)單位社會團(tuán)體印章管理的規(guī)定》(國發(fā)(1999)25號)執(zhí)行。

第二十條交換系統(tǒng)中各使用單位電子印章的制作、變更或銷毀統(tǒng)一由市府辦公廳負(fù)責(zé)，市府辦公廳政務(wù)信息中心負(fù)責(zé)具體工作。

第二十一條各使用單位需要制作、變更或銷毀本單位電子印章的，由本單位提出書面申請，經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人同意并簽字后，送市府辦公廳秘書處辦理報批審核手續(xù)。經(jīng)市府辦公廳領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)同意后方可辦理。

第二十二條電子印章的制作、變更或銷毀需在電子印章服務(wù)器上安裝加密器件，該加密器件由市府辦公廳秘書處保密室負(fù)責(zé)管理。

第二十三條制作、變更或銷毀電子印章時，市府辦公廳秘書處保密室、市府辦公廳政務(wù)信息中心和公章所屬單位相關(guān)人員必須同時在場。

第二十四條各使用單位的簽名印章應(yīng)等同于實物印章管理，必須由負(fù)責(zé)保密工作的處室指定專人保管和使用。簽名印章的載體和密碼可由兩人或兩人以上分別保管。

第二十五條電子印章由于損壞、遺失等原因造成不能使用需要換領(lǐng)或補發(fā)時，用章單位須出具書面證明，并按第二十條、二十二條的規(guī)定辦理手續(xù)。若屬損壞，則需要將舊電子印章交市府辦公廳保密室銷毀。因單位名稱變更、撤銷、合并等原因而需要在交換系統(tǒng)中變更資料的，必須將舊電子印章交回市府辦公廳保密室處理，并按第二十條、二十二條的規(guī)定辦理手續(xù)。

第二十六條各使用單位應(yīng)按照國務(wù)院國發(fā)[1999)25號文件規(guī)定，參照本辦法制定本單位電子印章的管理使用辦法。

第七章電子公文的發(fā)送

第二十七條在交換系統(tǒng)中交換的電子公文，其文種、格式、內(nèi)容等的審核把關(guān)由發(fā)文單位負(fù)責(zé)。所交換的電子公文正文必須是不可更改的CEB格式。

第二十八條公文若帶有不方便進(jìn)行電子化處理的附件(如：書籍、圖紙等)，暫按紙質(zhì)公文交換的方式進(jìn)行交換。同時，將公文正文以電子公文形式進(jìn)行交換。

第二十九條電子公文的發(fā)送由電子公文制作、電子公文蓋章、電子公文發(fā)送三個必要環(huán)節(jié)組成，可由一個或多個工作人員負(fù)責(zé)。

第三十條各使用單位每日(節(jié)假日除外)下午3時前發(fā)送的電子公文視為當(dāng)日交換公文。若有特殊情況，收文單位需要發(fā)文單位在上述時間以外發(fā)送當(dāng)日電子公文，收文單位應(yīng)事先通知發(fā)文單位，明確發(fā)送時間。

第三十一條在發(fā)送電子公文時，必須選擇公文的主送、抄送單位，并設(shè)置允許接收單位打印的份數(shù)。

第三十二條在交換系統(tǒng)中完成發(fā)送電子公文操作的時間為電子公文的發(fā)送時間。

第八章電子公文的接收

第三十三條各使用單位應(yīng)按時接收電子公文。每日(節(jié)假日除外)下午3時以前接收的電子公文視為收文單位當(dāng)日收文。

若有特殊情況，發(fā)文單位需要收文單位在上述時間以外接收當(dāng)日電子公文，發(fā)文單位應(yīng)事先通知接收單位，明確接收時間。

第三十四條接收電子公文時，必須認(rèn)真核對，確認(rèn)無誤后方可進(jìn)行打印和脫密下載操作，否則應(yīng)予以退回。

第三十五條電子公文打印必須由持有驗證公章的交換人員進(jìn)行，并按常規(guī)收文進(jìn)行登記。

第三十六條脫密下載后的電子公文相當(dāng)于紙質(zhì)公文復(fù)印件，參照紙質(zhì)公文的管理辦法處理。

第三十七條首次進(jìn)行電子公文打印或脫密下載，及通過交換系統(tǒng)接口從交換系統(tǒng)中讀取電子公文進(jìn)入收文單位辦公系統(tǒng)的時間為電子公文的接收時間。

第三十八條電子公文接收失敗時(包括打印、脫密下載和通過系統(tǒng)接口直接讀取)，收文單位應(yīng)及時向發(fā)文單位提出申請，說明原因，請求重發(fā)或追加打印份數(shù)。

第九章信息交換

第三十九條交換系統(tǒng)中的信息主要包括工作動態(tài)、請求辦理的事項、專題、向市府辦公廳報送的政務(wù)信息、刊物等。

第四十條交換的信息內(nèi)容遵循“誰交換，誰負(fù)責(zé)”的原則，要求內(nèi)容準(zhǔn)確、翔實、時效性強(qiáng)。

第四十一條各使用單位應(yīng)在每年二月底前或根據(jù)工作實際情況安排時間，將上年的工作總結(jié)和本年的工作計劃分別上載到交換系統(tǒng)中，在工作動態(tài)欄目中；每月十日前或根據(jù)工作實際情況安排時間，將上月的工作完成情況和本月的工作安排分別上載到交換系統(tǒng)中，在工作動態(tài)欄目中。

第四十二條請求辦理事項的請求方是交換系統(tǒng)中具有相關(guān)權(quán)限的用戶。請求方在發(fā)送請求前，必須將要求對方辦理的事項內(nèi)容填寫清楚。如有時限要求，應(yīng)設(shè)定辦理時限。辦理方收到辦理事項請求后，應(yīng)在辦理期限內(nèi)及時辦理，并作出相應(yīng)的回復(fù)，若不能按時完成，應(yīng)及時向請求方說明原因。

第四十三條專題報告主要是用于各使用單位向上級領(lǐng)導(dǎo)報送專題信息。專題信息的報送時間、內(nèi)容和范圍由報送單位自行確定。

第四十四條各使用單位在交換系統(tǒng)中向市府辦公廳報送政務(wù)信息的辦法，參照《印發(fā)（*市人民政府政務(wù)信息工作管理規(guī)定)》(穗府[*]2號)執(zhí)行。聯(lián)合報送的信息，主報單位發(fā)送前要注明聯(lián)合報送單位的名稱和作者。報送的信息如屬于修改稿或約稿的，報送單位應(yīng)在標(biāo)題欄中特別注明。

第四十五條各使用單位應(yīng)在交換系統(tǒng)中編輯和本單位所出版的刊物，逐步減少紙質(zhì)刊物的出版發(fā)行。刊物的發(fā)行范圍可通過交換系統(tǒng)中設(shè)置讀者范圍，由刊物出版發(fā)行單位自行設(shè)定。

第十章應(yīng)急處理

第四十六條當(dāng)交換系統(tǒng)出現(xiàn)故障，引起電子公文與信息無法在電子政務(wù)內(nèi)網(wǎng)進(jìn)行正常交換時，應(yīng)及時通知市府辦公廳(政務(wù)信息中心承辦)。由市府辦公廳盡快組織有關(guān)單位查明原因，排除故障，并在24小時內(nèi)作出響應(yīng)。

第四十七條若24小時內(nèi)仍未排除故障，造成交換系統(tǒng)不能正常運行時，由市府辦公廳提出解決辦法，并以紙質(zhì)書面的方式通知各使用單位，保障公文與信息交換工作的正常進(jìn)行。

第十一章附則

第四十八條本辦法由市府辦公廳制定并解釋。

第四十九條本辦法自年四月二十二日起施行。