機關公文印信管理制度

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第一章總則

第一條為了使機關的公文處理和印章、信函的使用規范化、制度化、科學化，提高工作效率和公文質量，根據有關規定，制定本辦法。

第二條機關公文、信函是傳達和貫徹黨和國家的方針政策，聯系和處理機關公務的工具。要堅持注重效用，少而精的原則，確保公文、信函的政策性、權威性、指導性和可行性。

第三條機關印章、信函的使用和公文處理，由辦公室統一管理。業務印章由各科室指定專人管理。

第四條公文處理必須做到及時、準確、保密，確保機關公文的正常傳遞和安全。

第二章收文的處理

第五條收文的處理一般包括簽收、拆封、登記、批分、閱處、承辦、催辦、清退等程序。

第六條上級和外單位的來文，統一由辦公室簽收、拆分，加蓋收文登記章、核對份數，并分類登記。個人參加各種會議帶回的文件，必須交辦公室統一管理。寫給機關領導的信件，由本人拆封。

第七條登記后的文件根據來文內容、輕重緩急和各科室的職責范圍進行批分。

凡急件、重要文件、一般性文件，由辦公室提出處理意見后送主要領導批示，根據批示再送有關分管領導和科室辦理。

第八條傳遞和閱處

1、經批分的文件，按批分意見進行傳遞。傳遞公文一律實行縱向傳遞。凡需各分管領導和兩個以上科室閱處的文件，按照主要領導的批示，先由辦公室繼續傳遞，一般不得橫向傳閱。

2、實行公文傳閱承辦登記制度。凡是傳閱承辦文件的人員，都要在傳遞單上如實填寫閱處、辦理情況，注明時間，以防貽誤工作或文件丟失。

3、辦公室對收到的文件材料要隨收隨登，及時送閱，一般不得壓扣超過半天；對緊急會議通知和文件，應特事特辦，收到后即送領導閱示。各科室對辦公室送去的文件應及時閱處。急件、傳閱件在一個科室不得超過四個小時；一般文件不得超過兩天。特殊情況經辦公室負責人同意后，可適當延長閱處時間。暫存文件，必須在年底前退辦公室歸檔，不得跨年度存文。

第九條催辦、查辦

按照第八條第二、三款的閱處要求，辦公室應對各科室閱處情況進行催辦、查辦。做到緊急公文跟蹤催辦、查辦；重要公文重點催辦、查辦。一般公文定期催辦、查辦，催辦、查辦結果要記載，以明責任。

第三章發文的辦理

第十條擬稿、核稿、簽發

1、凡是機關對外發出的各種公文（包括與其他部門聯合發文），由承辦科室擬稿，主管領導復核，主任簽發。

2、凡以其他部門主辦的聯合發文，由辦公室審稿，主任簽發。

3、擬稿、核稿、簽發一律使用鋼筆或毛筆，不得使用鉛筆或圓珠筆。

4、文稿要符合黨和國家的法規、政策及有關規定，力求做到情況確實，觀點明確，條理清楚，文字簡練，書寫工整，標點準確，篇幅簡短，便于執行。

第十一條打印、校對、裝訂、封發

1、經簽發的文件，由辦公室負責編號和打印。文件的打印要準確、及時，除印數較多的外，一般不得超過兩天；如不能按期打印，應與承辦人員協商，不得自行壓誤。機關各種公文在發出前，由辦公室指定專人負責進行格式、文字、裝印質量等最終審校，以減少失誤。

2、文件的校對、裝訂、封發由承辦科室負責。

第四章公文立卷、歸案和銷毀

第十二條公文（包括收入公文和發出公文）辦完后，根據《檔案法》和有關規定，由辦公室負責將公文定稿、正本和有關材料整理立卷。對上級的重要文件，及時整理清退。

第十三條各科室所留公文，由科室立卷、存檔、備查。需交辦公室存放的公文，年底前移交辦公室。

第十四條公文歸檔和銷毀，按機關檔案管理制度有關規定執行。

第五章印信的使用

第十五條凡是給上、下級、各單位發出的文件、通知需啟用印章時，須經主任批準后，方能用印。

第十六條各科室的業務專用章，需經主管領導同意批準后方可用印。

第十七條機關以便函、便箋等形式發出的請示、批復、答復等，必須經主任批準后，方可加蓋印章。

第十八條函調證明、日常事務性介紹信、由主任審批后用印。