精細化管理在人力資源檔案管理中應(yīng)用

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[摘要]精細化管理是一種較為先進的管理模式，能夠?qū)?shù)據(jù)進行準確的操作，為管理部門提供更為科學(xué)、可靠的數(shù)據(jù)支持，對于管理工作具有十分重要的作用。因此，本文將針對精細化管理在醫(yī)院人力資源檔案管理中的應(yīng)用方法展開研究和分析。

[關(guān)鍵詞]醫(yī)院的人力資源檔案是整個管理工作中十分重要的內(nèi)容。在醫(yī)院很多的管理工作和重要決策中,人力資源檔案都能夠提供更為豐富的參考依據(jù),對醫(yī)院的人力資源管理和配置起著十分重要的作用,這就需要對人力資源檔案予以更為精細化的管理。

一、醫(yī)院人力資源檔案管理的重要性

（一）為醫(yī)院人力資源優(yōu)化提供參考依據(jù)

在醫(yī)院的管理工作體系中,人力資源檔案管理工作是整個系統(tǒng)中十分重要的環(huán)節(jié)之一。人力資源的檔案管理工作對于醫(yī)院的人力資源管理能力有著重要的作用[1]。人才是所有醫(yī)院在日常運營和發(fā)展當中的重要基礎(chǔ),通過對人力資源檔案進行科學(xué)有效的管理,能夠真正掌握和引導(dǎo)醫(yī)院在人力資源方面的優(yōu)化。在人力資源檔案中包括了醫(yī)院人員的重要信息,其中包括了醫(yī)技和護理人員的綜合素質(zhì)、技術(shù)才能等個人基本情況,對于醫(yī)院在人力資源方面的優(yōu)化和配置工作中有著十分重要的參考價值[2]。因此,人力資源檔案管理也是整個醫(yī)院日常管理和發(fā)展中重要的“風(fēng)向標”。通過人力資源檔案能夠?qū)︶t(yī)院的各個科室、各個部門的所有人員進行了解,而人事管理部門也可以通過檔案充分地了解每個醫(yī)院醫(yī)師和工作人員的工作經(jīng)驗、受教育程度、職稱等信息,并將這些人員信息進行整理和記錄,構(gòu)建醫(yī)院的人才數(shù)據(jù)庫。為醫(yī)院后續(xù)的人才優(yōu)化、配置、考核、評定以及培訓(xùn)等相應(yīng)工作提供參考數(shù)據(jù),進一步提高醫(yī)院人力資源管理效率和管理質(zhì)量。有利于醫(yī)院在日常運營中實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展的戰(zhàn)略目標。

（二）提高醫(yī)院員工的歸屬感

從人力資源管理工作的目的分析,醫(yī)院的人力資源檔案管理是醫(yī)院選擇、任命人才的重要媒介,也是醫(yī)學(xué)人才進行合理安排的有效渠道。同時,通過有效管理可以進一步提高員工歸屬感。例如,在人力資源檔案當中,會對所有員工的相關(guān)信息進行記錄,其中包括了個人工作經(jīng)歷、學(xué)習(xí)經(jīng)歷等重要信息,而這些信息資料會通過人力資源檔案進行妥善的保管和管理,員工在日常工作中不用擔心個人的隱私遭到泄露,進而增強醫(yī)院員工對醫(yī)院的信任程度。并有效提高醫(yī)師以及工作人員在日常工作當中的主動性和積極性,也讓醫(yī)院的日常運營管理工作變得更加有序,進一步促進醫(yī)院的穩(wěn)定[3]。

（三）為醫(yī)院決策提供參考數(shù)據(jù)

在大部分的醫(yī)院人力資源檔案的內(nèi)容主要包括所有醫(yī)院人員的醫(yī)務(wù)、行政職能、后勤等各個方面的專業(yè)結(jié)構(gòu)。同時,也記錄了所有醫(yī)師、工作人員的醫(yī)德醫(yī)風(fēng)評定以及專業(yè)技術(shù)評價等信息。因此,人力資源檔案對醫(yī)院所有員工的技能、工作情況等綜合素質(zhì)予以客觀的反映。這些內(nèi)容能夠在醫(yī)院員工進行職稱評定或者升職發(fā)展時提供重要的參考依據(jù),具有較高的參考價值[4]。從醫(yī)院的角度分析,對人力資源檔案進行管理、考察、分析,能夠更直觀、更有效地篩選出應(yīng)當重點培養(yǎng)的人才。此外,在進行人員職稱的申報過程中,通過人力資源檔案進行評估能夠在初期獲得相對準確的評價,為后續(xù)的評價工作提供參考。這種方式也能夠進一步促進醫(yī)院員工更加努力工作。

（四）推動醫(yī)院發(fā)展

當前,醫(yī)院人力資源檔案已經(jīng)趨向于精細化、系統(tǒng)化、信息化、數(shù)據(jù)化方向發(fā)展,進而滿足當前醫(yī)院對于管理發(fā)展的客觀需求,進一步提高管理質(zhì)量和效率。同時,通過精細化的管理模式能夠?qū)⑨t(yī)院人力資源檔案管理工作逐漸擴展到整個醫(yī)院的管理系統(tǒng)中,更加直觀地體現(xiàn)出醫(yī)院人力資源檔案的實際價值。隨著當前信息化技術(shù)的進一步提升,醫(yī)院的人力資源檔案管理工作已經(jīng)不再局限于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案,而是結(jié)合現(xiàn)代化技術(shù),與時俱進,實現(xiàn)數(shù)字化、系統(tǒng)化管理,在增加管理功能的同時,有效減少了傳統(tǒng)人力資源檔案管理當中存在的諸多錯誤和問題。通過精細化管理能夠顯著提升人力資源檔案管理效率,有效推動了醫(yī)院的現(xiàn)代化發(fā)展[5]。

二、當前醫(yī)院人力資源檔案管理的不足

（一）對人力資源檔案管理工作有所忽視

醫(yī)院人力資源檔案管理工作就是對原始歷史記錄進行管理,因此人力資源檔案能夠作為醫(yī)院很多工作的參考依據(jù),具有較高的價值。但是,在傳統(tǒng)的醫(yī)院人力資源檔案管理工作中,都是通過紙質(zhì)材料進行記錄,導(dǎo)致很多管理工作效率較低,在進行查詢等操作時需要花費大量的時間和人力。但是隨著人力資源檔案數(shù)量的增加以及醫(yī)院現(xiàn)代化改革,傳統(tǒng)的管理模式已經(jīng)無法滿足現(xiàn)代管理工作的需求。這些問題也導(dǎo)致醫(yī)院相關(guān)的管理人員對人力資源檔案管理工作產(chǎn)生了忽視。醫(yī)院對人力資源檔案管理工作的重要性沒有充分的認識,而是將更多的人力和資金放在醫(yī)院的醫(yī)療服務(wù)上[6]。忽視了檔案管理的作用,還將管理工作認為是相對簡單的工作。這些錯誤的認識導(dǎo)致醫(yī)院人力資源檔案管理只流于表面,沒有充分發(fā)揮出人力資源檔案管理工作的價值。

（二）管理制度不健全

醫(yī)院的人力資源檔案管理工作需要保證科學(xué)性和有效性,這就需要通過相關(guān)管理機制來完善。在人力資源檔案管理工作中,所有工作人員的信息采集工作是其中的重點環(huán)節(jié),但是在很多醫(yī)院的人力資源檔案管理制度中,沒有相關(guān)工作的管理標準和執(zhí)行流程。進而在實際工作中會存在個人資料的采集完整度低,或者存在采集不及時、內(nèi)容不規(guī)范、考核不客觀等問題,對后續(xù)的各項管理工作以及人力資源檔案查詢工作造成不利影響[7]。例如,部分醫(yī)院在記錄員工的信息時,考評描述較少,沒有對員工的綜合素質(zhì)以及相關(guān)能力進行評價,這種情況也導(dǎo)致人力資源檔案的實際價值降低,在很多醫(yī)院管理工作中無法提供確切真實的參考依據(jù)。此外,部分醫(yī)院的人力資源檔案管理制度也存在欠缺,無法滿足當前的管理工作需求,造成人力資源檔案的管理水平較低。

三、精細化管理在醫(yī)院人力資源檔案管理當中的應(yīng)用方法

（一）完善相關(guān)管理制度

在醫(yī)院人力資源檔案中進行精細化管理,首先需要在醫(yī)院進一步完善人力資源檔案精細化管理制度,進而保證各項管理工作都能夠順利、高效地執(zhí)行下去。在制定相關(guān)管理制度時,需要始終站在醫(yī)院發(fā)展的角度,進一步結(jié)合現(xiàn)代化、信息化的時代特點,融入先進的管理技術(shù)和設(shè)備。優(yōu)化并改革當前醫(yī)院的人力資源檔案管理模式,根據(jù)實際情況對制度進行優(yōu)化或者重新設(shè)計,充分發(fā)揮出管理制度的優(yōu)勢。在制定制度時需要統(tǒng)籌兼顧各個部門人員的意見和建議,提高醫(yī)院人力資源檔案管理能力,為醫(yī)院的發(fā)展提供制度支持。例如,在制定制度時可以將信息化技術(shù)和設(shè)備融入人力資源檔案管理工作當中,讓相關(guān)管理人員學(xué)習(xí)和接觸現(xiàn)代化的信息管理系統(tǒng),掌握合理使用電腦等相關(guān)設(shè)備,實現(xiàn)人力資源檔案電子化轉(zhuǎn)型,進而取代傳統(tǒng)的人工記錄檔案和紙質(zhì)檔案材料。在制度中積極推動醫(yī)院對人力資源檔案進行信息化改革,進一步提高管理工作的效率。此外,還需要投入一定的資金予以支持。采購相關(guān)設(shè)備和軟件系統(tǒng),優(yōu)化醫(yī)院人力資源檔案的信息化管理體系[8]。

（二）建立準確的現(xiàn)代化人力資源檔案數(shù)據(jù)庫

在當前醫(yī)院的人力資源檔案管理工作中,由于社會經(jīng)濟高速發(fā)展,人們的生活質(zhì)量也得到極大的提升,進而對社會醫(yī)療服務(wù)水平也提出更高的要求和標準。而醫(yī)院作為現(xiàn)代醫(yī)療服務(wù)的主陣地,規(guī)模也在不斷擴大。導(dǎo)致醫(yī)院醫(yī)護人員以及各個方面的工作人員數(shù)量也在迅速上升。在這種社會環(huán)境下,也使得醫(yī)院的人力資源檔案數(shù)據(jù)迅速增加,也對醫(yī)院的人力資源檔案的管理工作增添了更多的困難。當前,醫(yī)院每年都有部分醫(yī)護人員和工作人員由于各種原因離職或者進入,從整體情況分析,每年醫(yī)院的人力資源檔案仍然處于增加的狀態(tài)。但是,傳統(tǒng)的人力資源檔案管理模式已經(jīng)無法滿足這種不斷變化的管理形式。而通過精細化管理能夠有效提高人力資源檔案管理的質(zhì)量。例如,建立醫(yī)院人力資源檔案的數(shù)據(jù)庫,通過系統(tǒng)對信息數(shù)據(jù)進行精細化管理和操作。通過這種方式能夠?qū)崿F(xiàn)對醫(yī)院各個科室、各個部門之間不同類型的檔案進行集中分類管理。通過檔案數(shù)據(jù)庫,可以進一步完善檔案管理工作的秩序化轉(zhuǎn)變[9]。通過數(shù)據(jù)庫對醫(yī)院的人力資源檔案進行分區(qū)管理,將不同類型的人力資源檔案分為不同區(qū)域予以管理,以便于對檔案資料進行調(diào)用。此外,在建立人力資源檔案信息數(shù)據(jù)庫之前,設(shè)計人員還需要對醫(yī)院的醫(yī)護人員和工作人員有一定的了解,進而保證所有檔案分類的準確性。建立數(shù)據(jù)庫后,還需要在檔案系統(tǒng)加入查詢功能,在這一功能中需要具有統(tǒng)計模塊以及模糊查找模塊,方便后期進行實際的查詢操作。其中,統(tǒng)計模塊需要包括檔案統(tǒng)計以及人員統(tǒng)計等,并能夠記錄借閱日志。此外,醫(yī)院還需要對檔案數(shù)據(jù)庫進行不斷的維護和優(yōu)化調(diào)整,保證系統(tǒng)的安全性。例如,需要不定期的更新系統(tǒng)安全防火墻,有效防止外部網(wǎng)絡(luò)入侵,對醫(yī)院造成不必要的損失。

（三）提高管理人員綜合素質(zhì)

在醫(yī)院人力資源檔案的精細化管理中,還需要合理建立檔案管理部門,并引入具有高水平、專業(yè)化的工作人員負責(zé)相關(guān)工作,進而保證醫(yī)院人力資源檔案的精細化管理能夠真正落地執(zhí)行。例如,在針對醫(yī)院人力資源檔案管理崗位招聘工作中,可以進一步提高管理人員的相關(guān)標準,提高入職要求,選擇具有專業(yè)技能和綜合素質(zhì)較高的人員。同時,還需要在人員入職前進行系統(tǒng)化的培訓(xùn)和考核,進而保證人員能夠迅速地熟悉自身工作職責(zé),提高管理效率。此外,還需要對在職的工作人員予以強化培訓(xùn)以及繼續(xù)教育,針對精細化管理的相關(guān)內(nèi)容進行學(xué)習(xí),掌握新的管理技能以及管理知識,進一步提高管理人員的綜合素質(zhì),讓管理人員能夠?qū)︶t(yī)院人力資源檔案精細化管理工作產(chǎn)生足夠的重視程度。要求管理人員系統(tǒng)化的學(xué)習(xí)信息管理技術(shù)、數(shù)據(jù)分析技術(shù)、云計算技術(shù)等先進的管理方法。同時,還應(yīng)當加強管理人員的網(wǎng)絡(luò)安全意識,提高管理人員的網(wǎng)絡(luò)防范能力,避免由于人為因素造成人力資源檔案數(shù)據(jù)出現(xiàn)損失或者遺漏。

（四）與醫(yī)院人事決策進行整合

醫(yī)院人力資源檔案管理工作主要有醫(yī)院醫(yī)師以及相關(guān)工作人員的學(xué)習(xí)情況、工作情況等重要信息,同時也記錄了醫(yī)院員工在工作當中的相關(guān)信息,例如所有醫(yī)院員工的日常工作量以及科研工作數(shù)據(jù),這些信息對于醫(yī)院的各種決策都有參考價值。因此,醫(yī)院人力資源檔案管理不能僅僅對信息進行存儲和歸類,還需要結(jié)合這些數(shù)據(jù)信息進行合理有效的運用,為醫(yī)院各種人事決策提出準確、有效的參考數(shù)據(jù)和意見。在當前很多醫(yī)院的各項相關(guān)決策中,人力資源檔案的相關(guān)信息資料都沒有完成發(fā)揮參考服務(wù)的價值。這種情況下,人力資源檔案的管理工作僅僅成為醫(yī)院的待查資料,不能真正為醫(yī)院的經(jīng)營和發(fā)展提供價值。這就需要將醫(yī)院的人力資源檔案管理工作和醫(yī)院日常人事決策工作進行合理整合,充分發(fā)揮出人力資源檔案的相關(guān)功能。例如在人力資源檔案的數(shù)據(jù)系統(tǒng)中可以連接到醫(yī)院管理部門的系統(tǒng)上,將人力資源檔案數(shù)據(jù)與科研系統(tǒng)、醫(yī)療系統(tǒng)、資產(chǎn)系統(tǒng)日常管理工作的系統(tǒng)進行整合,實現(xiàn)人力資源檔案信息跨系統(tǒng)共享,進一步為醫(yī)院各項決策提供有效的數(shù)據(jù)參考。具體方法就是把醫(yī)院的人力資源檔案當成決策工作的節(jié)點,通過合理的統(tǒng)計、計算、篩選、評估等方式對人力資源檔案信息進行全面的挖掘和分析,進而為醫(yī)院人事決策工作予以支持性報告。提高人事決策工作的準確性和效率,優(yōu)化醫(yī)院的人力資源配置,進一步調(diào)整醫(yī)院組織結(jié)構(gòu)。從醫(yī)院發(fā)展的角度來說,將人力資源檔案信息與人事決策工作進行整合能夠顯著提高醫(yī)院管理能力,促進醫(yī)院穩(wěn)定、持續(xù)發(fā)展。綜上所述,人力資源檔案管理工作對于醫(yī)院的運營和發(fā)展具有十分重要的作用,而通過精細化管理能夠?qū)⑷肆Y源檔案的價值發(fā)揮到最大化。這就需要在人力資源檔案管理工作中進一步完善管理制度,建立完善的數(shù)據(jù)庫,提高管理人員的綜合素質(zhì),切實提高醫(yī)院人力資源檔案管理能力。

作者:何娟娟 單位:天水市婦幼保健院