網絡文檔管理范文精選

［摘要］醫院辦公室檔案屬于醫院內部的重要信息，而醫院辦公室內檔案管理活動是醫院經營過程必不可少的一環?；诖?，文章首先介紹了醫院辦公室文檔工作的特征，其次從使用角度著手，介紹了醫院辦公室檔案管理過程存在的不足，并提出了有效的處理措施。

［關鍵詞］醫院;辦公室;特征;應用分析;措施

醫院辦公室檔案處理經歷了長期的發展，并在持續的實踐階段得到逐漸完善，為了促進醫院的更好經營，使之更好為社會提供服務，就需要對其加強研究，確定其處理過程存在的問題，通過進一步優化來提高應用效果。

1醫院辦公室信息管理的基本特征

1.1內容較多

隨著科技的進步，醫院內辦公室文檔管理也在逐漸完善，管理的種類非常復雜，醫院辦公室文檔管理的種類也表現出了多元化的特征。其主要內容有:一是醫院內管理機制、總結、設計、業務條例等專業指導性信息，這類信息在醫院更新換代與職員流動階段起到了顯著作用;二是醫院組織和參與的會議信息文件和照片等資料;三是上級部門傳達的信息，例如國家衛計委的條例機制，需要醫院落實的法律法規等;四是關于醫院核心事件的信息，例如贏得的榮譽以及其他文件，例如醫院的簽發文件、醫生選聘、晉升記錄檔案，醫療矛盾記錄文件以及其他常規業務中自然出現的、有價值的信息資料。

1、引言

隨著信息化普及，使得電子檔案開始逐漸在公路檔案管理中使用，并開始被認可，甚至依賴，在公路工程的檔案管理中占據重要位置。電子檔案的存在，能減少檔案的儲存空間，節約使用面積。也能便捷開展信息交流，實施信息快捷服務，能夠實現信息共享，具有十分重要的意義。但是在當前電子檔案的使用情況下，還是存在許多問題，想要做到完整化、規范化，必須要找出當前電子檔案管理中較為突出的問題，采取針對性措施進行改善，實現電子檔案實施完整性目標，輔助公路工程的實施。

2、公路工程電子檔案管理中存在的問題

2.1檔案原件真實性問題。電子檔案有一個較為突出的問題，就是容易被篡改、刪除，且不留痕跡。使用電子文檔制作材料時，不存在擬稿者筆跡，相關負責人也無法在電子檔案上簽字，從而導致文件的權威性、真實性無法確保。一旦有人出于某種惡意，對電子文件中的內容惡心篡改，而且只是很細微的改動，難以發現，并且確定。在此方面，目前還沒有較好的辦法，能夠針對文件的保密性、真實性進行確保，做安全防護工作，給了有心之人可乘之機，導致文件真實性受疑。

2.2電子檔案內容保密性問題。使用網絡中任何一個終端設備，都能將存儲于網絡中另外一個設備的文件獲取。同時，一個終端中的文件，可同時發送到其他的多個終端服務設備。對于保密文件，或受限制的文件而言，其保密性帶來了極大的威脅。比如，工程的報價，工程的設計圖紙，工程的創新設計，工程合同內容等較為機密的信息，若未及時采取有效的保密措施進行儲存，很可能被有心之人獲取，從而讓對手企業獲悉，導致企業處于被動狀態。

2.3檔案管理軟件使用統一性問題。檔案所用的系統，在地區和單位間，若使用的軟件類型不同，在文件查閱，文件使用之時，勢必會造成嚴重的不便。各部門之間所使用的檔案管理軟件，一旦出現系統不兼容情況，甚至會導致文件自動攔截，或出現損害，導致文件查閱，文件使用中存在極大的隱患，也帶來極大的不便。

1、引言

隨著信息化普及，使得電子檔案開始逐漸在公路檔案管理中使用，并開始被認可，甚至依賴，在公路工程的檔案管理中占據重要位置。電子檔案的存在，能減少檔案的儲存空間，節約使用面積。也能便捷開展信息交流，實施信息快捷服務，能夠實現信息共享，具有十分重要的意義。但是在當前電子檔案的使用情況下，還是存在許多問題，想要做到完整化、規范化，必須要找出當前電子檔案管理中較為突出的問題，采取針對性措施進行改善，實現電子檔案實施完整性目標，輔助公路工程的實施。

2、公路工程電子檔案管理中存在的問題

2.1檔案原件真實性問題。電子檔案有一個較為突出的問題，就是容易被篡改、刪除，且不留痕跡。使用電子文檔制作材料時，不存在擬稿者筆跡，相關負責人也無法在電子檔案上簽字，從而導致文件的權威性、真實性無法確保。一旦有人出于某種惡意，對電子文件中的內容惡心篡改，而且只是很細微的改動，難以發現，并且確定。在此方面，目前還沒有較好的辦法，能夠針對文件的保密性、真實性進行確保，做安全防護工作，給了有心之人可乘之機，導致文件真實性受疑。

2.2電子檔案內容保密性問題。使用網絡中任何一個終端設備，都能將存儲于網絡中另外一個設備的文件獲取。同時，一個終端中的文件，可同時發送到其他的多個終端服務設備。對于保密文件，或受限制的文件而言，其保密性帶來了極大的威脅。比如，工程的報價，工程的設計圖紙，工程的創新設計，工程合同內容等較為機密的信息，若未及時采取有效的保密措施進行儲存，很可能被有心之人獲取，從而讓對手企業獲悉，導致企業處于被動狀態。

2.3檔案管理軟件使用統一性問題。檔案所用的系統，在地區和單位間，若使用的軟件類型不同，在文件查閱，文件使用之時，勢必會造成嚴重的不便。各部門之間所使用的檔案管理軟件，一旦出現系統不兼容情況，甚至會導致文件自動攔截，或出現損害，導致文件查閱，文件使用中存在極大的隱患，也帶來極大的不便。

摘要：1、電子檔案與紙質檔案，有著截然不同的區別，電子文件的內容不僅易于變化，而且失去了固定的形式，對電子文檔管理的管理理論體系、人員素質和管理技術等層面帶來諸多挑戰。2、解決存在問題的思路與對策。一是對電子文件的“原始性”概念進行重新界定。二是了解和把握電子文檔管理的特殊性和發展趨向，即信息內容數碼化、文檔管理現代化、文檔處理一體化、檔案信息情報一體化。三是以人為本，提高文檔管理人員“含金量”，鍛造復合型人才資源。

關鍵詞：電子文檔管理挑戰對策

國務院及國務院辦公廳、中共山東省委及辦公廳自今年7月1日以后全部取消了紙質紅頭文件，并對重要文件和統計數據分別以政報、匯編等形式對外權威。我國發達地區比如深圳、重慶等地早在2002年2月前就取消了紙制文件，開創了我國文檔管理新理念的先河。

電子文件是能被計算機系統識別、處理，并按照一定格式存儲在磁帶、磁盤或者光盤等介質上，并可以在網絡上傳遞的數字代碼序列。在計算機顯示器或者打印機上看到的文字、圖紙等構成的電子文件形態，只不過是電子文件的某種輸出形式而已。過去、現在和將來，使用紙墨、照片形成和傳遞的政府機關公文以及圖書、圖紙、圖形、影像、文獻資料、科技情報、商業信息，都可以利用計算機進行處理。而且電子文件越來越被政府機關、社會團體以及個人廣泛地認識和應用，成為勢不可擋的潮流。

電子文件的優越性在此不再一一贅述。如何利用和保護電子文件和電子檔案工作已經成為文檔戰線思考和急待解決的問題。

一、使用和管理電子文檔中遇到的困難與挑戰。

（一）電子檔案管理的困難性。

對電子文件、電子文件歸檔及其歸檔后形成電子檔案的管理，絕不是僅僅懂得紙質檔案管理理論、原則、方法和技術的管理人員所能勝任的。也不是僅僅懂得電子計算機技術或數據通信技術的人員所能勝任的。前者不懂電子文件形式、存儲、傳輸、檢索、利用等技術，就無法對電子文件、電子文件歸檔及其歸檔后形成的電子檔案進行管理，更無法達到長期保存和開發利用電子檔案的目的。后者不懂檔案管理的基礎知識、管理原則和管理環節，無法理解電子檔案長期保存的必要性和嚴重性，無法實施電子文件的收集、積累、整理、鑒定、歸檔，也就不可能采取一切必要的技術和措施，長期保存電子檔案，使人類活動的真實記錄不遭受損失。所以，我們不能盲目地認為凡是從事紙質檔案管理的人員，都能管理電子檔案；也不能機械地認為凡是懂得電子計算機軟硬件技術或數字通信技術的工程人員，都可以管理電子檔案。

對于電子檔案的開發利用，將會出現一系列新問題，如怎樣保證電子檔案的可存取性、可用性、可理解性？又如電子檔案利用場所，是允許上網利用？還是只限于在檔案館（室）的借閱系統？還有電子檔案的開放年限問題、保密問題、跨國利用問題等等。

（二）電子文件的內容不僅易于變化，而且失去了固定的形式。

一是電子文件易于修改，而且改動后可以不留任何痕跡。雖然已有一些技術可防止偽造電子文件和在“原稿”上增刪改，但其內容發生變化的可能性總是比紙質文件要大得多，從而使人們感到把握其內容原貌的困難。在網絡上傳遞的電子文件也有可能被非法截獲或更改。二是電子文件制作過程的虛擬化使得對其原件的界定難于實現。電子文件制作者不一定像制作紙質文件那樣必須制出一份或一批原件來行使其職責，有時他只不過制作一個“窗口”，將必要的信息集中在一起，并在需要的時候將其輸出。這個“窗口”可以在眾多的電子計算機上顯示出來，也可被不同的“收文者”拷貝到他的電子計算機存儲器上或轉換成硬拷貝保存起來。在不同時間不同地點由不同人獲得同一內容文件可以毫無區別，無法區分其中哪個是“原件”和“復制件”。三是電子計算機軟硬件技術的不斷更新換代，迫使電子文件必須不斷地適應新的“生存環境”，這種適應往往需要以自身結構、格式的改變為代價。為了保證電子文件的可讀性，常常需要加以轉換。因此，長期保存的電子文件很可能在結構和格式上與最初形成的大不相同。四是電子文件不再具有固定的存儲載體，根據利用需要，人們可以采用不同的方式輸出。對于長期保存的電子文件，還需要定期進行復制，轉換載體，以防止信息損失。一份電子文件沒有了固定的載體，也就無法通過載體來判定這份電子文件的原始性。五是電子文件不再具有特定的字跡，人們可以根據需要以不同的字體、字號將電子文件輸出，無法從字跡上分辨其原始性。六是目前電子文件的簽署技術還不普及，我們還不能為每一份電子文件蓋印或親自簽名，也就無法借助印章或簽署的字跡來判斷一份電子文件是否為原件。①

二、解決存在問題的思路與對策。