高校班級(jí)管理EXCEL運(yùn)用

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1利用函數(shù)從身份證號(hào)碼中提供有效信息

眾所周知，身份證號(hào)碼能如實(shí)的反映出一個(gè)人的性別、出生年月、籍貫等信息，并與之密不可分，因此，不論是15位還是18位的身份證號(hào)碼，個(gè)人的此類信息都蘊(yùn)含其中。以15位為例，出生年份(兩位數(shù))反映在第7、8位上，出生月份反映在第9、1O位上，出生日期反應(yīng)在第11、12位上，It_-I：~U反映在第15位上，奇數(shù)為男，偶數(shù)為女。18位身份證號(hào)碼稍有差別，出生年份(四位數(shù))反映在第7、8、9、1O位上，出生月份反映在第11、第12位上，出生日期反映在第13、14位上，性別反映在第17位上，奇數(shù)為男，偶數(shù)為女。這里，我們需要使用IF、LEN、MOD、MlD、DATE等函數(shù)從身份證號(hào)碼中提取個(gè)人信息

1．1出生年月信息的提取

由于報(bào)表格式的局限，只涉及到出生年月，并沒(méi)有涉及出生日期，因此我們要通過(guò)身份證號(hào)碼提取相應(yīng)信息，即顯示為“7208”這樣的信息。在D2單元格中輸入公式“=IF(LENfC2)=15，MJD(C2，7，4)，MID(C2，9，4))”，其中：LEN(C2)=15：檢查C2單元格中字符串的字符數(shù)目，本例的含義是檢查身份證號(hào)碼的長(zhǎng)度是否是15位。MlD(C2，7，4)：從C2單元格中字符串的第7位開(kāi)始提取四位數(shù)、字，本例中表示提取15位身份證號(hào)碼的第7、8、9、10位數(shù)字。MID(文本，開(kāi)始字符，所取字符數(shù))MlD(C2，9，4)：從C2單元格中字符串的第9位開(kāi)始提取四位數(shù)字，本例中表示提取18位身份證號(hào)碼的第9、1O、11、12位數(shù)字。IF(LEN(C2)=15，MID(C2，7，4)，MID(C2，9，4))：IF是一個(gè)邏輯判斷函數(shù)，表示如果C2單元格是15位，則提取第7位開(kāi)始的四位數(shù)字，如果不是15位則提取白第9位開(kāi)始的四位數(shù)字。如果需要顯示為“7O年12月”這樣的格式，請(qǐng)使用DATE格式，并在“單元格格式一日期”中進(jìn)行設(shè)置。

1．2年月日信息的提取

從身份證號(hào)碼中提取出表示出生年、月、日的數(shù)字，用文本函數(shù)MID()可以達(dá)到目的。MID()——從指定位置開(kāi)始提取指定個(gè)數(shù)的字符(從左向右)。對(duì)一個(gè)身份證號(hào)碼是15位或是18位進(jìn)行判斷，用邏輯判斷函數(shù)lF()和字符個(gè)數(shù)計(jì)算函數(shù)LEN0輔助使用可以完成。

1．3性別信息的提取

由于報(bào)表中各位學(xué)生的序號(hào)編排是按照上級(jí)核定的編制進(jìn)行的，因此不可能區(qū)分出男女性別，倘若依靠手工輸入的話，不但麻煩而且容易出錯(cuò)。例如性別信息在B列反映出來(lái)，可以在B2單元格中輸入公式“=lF(M0D(IF(LEN(C2)=15，MID(C2，15，1)，MID(C2，17，1))，2)=1，”男”，“女”)”，其中：LEN(C2)=15：檢查身份證號(hào)碼的長(zhǎng)度是否是15位。MID(C2，15，1)：如果身份證號(hào)碼的長(zhǎng)度是15位，那么提取第15位的數(shù)字。MID(C2，17，1)：如果身份證號(hào)碼的長(zhǎng)度不是15位，即18位身份證號(hào)碼，那么應(yīng)該提取第17位的數(shù)字。MOD(IF(LEN(C2)=15，MID(C2，15，1)，MID(C2，17，1))，2)：用于得到給出數(shù)字除以指定數(shù)字后的余數(shù)，本例表示對(duì)提出來(lái)的數(shù)值除以2以后所得到的余數(shù)。JF(MODfIF(LENfC2)=15，MID(C2，15，1)，MID(C2，17，1))，2)=1，”男“，”女“)：如果除以2以后的余數(shù)是1，那么B2單元格顯示為“男”，否則顯示為“女”。點(diǎn)擊回車(chē)鍵后，即可在B2單元格顯示正確的性別信息，接下來(lái)就是選中填充柄直接拖曳。現(xiàn)在這份報(bào)表無(wú)論是提取信息或是核對(duì)，都方便多了。

2在學(xué)生成績(jī)統(tǒng)計(jì)中的應(yīng)用實(shí)例

2．1保持學(xué)號(hào)順序不變的前提下進(jìn)行成績(jī)排名

在每年9月的獎(jiǎng)學(xué)金評(píng)定中，最重要的一項(xiàng)就是學(xué)生成績(jī)排名。特別要強(qiáng)調(diào)的是，為了保持學(xué)號(hào)順序不變的情況下進(jìn)行成績(jī)名次的評(píng)定，最好使用RANK(X，Y，Z)函數(shù)。其中第一個(gè)參數(shù)×為某個(gè)學(xué)生的成績(jī)所在單元格；第二個(gè)Y為整個(gè)班級(jí)成績(jī)所在區(qū)域；第三個(gè)Z是可選的，表示統(tǒng)計(jì)方式，若省寫(xiě)或?qū)?，則成績(jī)高的名次靠前，一般默認(rèn)此種方式，如果寫(xiě)1，則成績(jī)高的名次靠后。例如=RANK(C2，$C$2：$C$13，0)，然后利用自動(dòng)填充將其復(fù)制到下方幾個(gè)單元格內(nèi)。

2．2將百分制轉(zhuǎn)換成不同的等級(jí)分有多種不同的劃分方法。①是將百分制的分?jǐn)?shù)轉(zhuǎn)換成A(90～100)、B(80—89)、C(70～79)、D(60—69)與E(低于60)五個(gè)等級(jí)；②是將百分制的分?jǐn)?shù)轉(zhuǎn)換成優(yōu)(90—100)、良(75～89)、中(6O～74)與不及格(低于6O)四個(gè)等級(jí)。具體使用哪種等級(jí)劃分方法可根據(jù)實(shí)際情況自己確定。在百分制轉(zhuǎn)換成不同的等級(jí)分時(shí)，一般使用IF(X，Y，Z)函數(shù)。其中有三個(gè)參數(shù)，第一個(gè)參數(shù)X為條件，不能加引號(hào)：第二個(gè)參數(shù)為條件成立時(shí)的結(jié)果，如果是顯示某個(gè)值，則要加引號(hào)：第三個(gè)參數(shù)為條件不成立時(shí)的結(jié)果，如果是顯示某個(gè)值，同樣要加引號(hào)。該函數(shù)可以嵌套，即在第二個(gè)或第三個(gè)參數(shù)處可以再寫(xiě)一個(gè)lF函數(shù)。為了得到“一”所要的等級(jí)結(jié)果，可以在D2單元格中輸入公式：=IF(C2>=90，“A，IF(C2>=80，“B“，IF(C2>=70，”C“，IF(C2>=60，“D”，”)))，然后，利用自動(dòng)填充柄將其復(fù)制到下方的幾個(gè)單元格。為了得到“二”列所要的等級(jí)結(jié)果，可以在E2單元格中輸入公式：=IF(C2>=90，優(yōu)“，IF(C2>=75，”良”，IF(C2>=60，“中”，“不及格”)))，然后，利用自動(dòng)填充柄將其復(fù)制到下方的幾個(gè)單元格。

2．3不及格的分?jǐn)?shù)用紅色字體顯示選擇“格式”菜單中的“條件格式”命令。該命令會(huì)彈出一個(gè)要求確認(rèn)條件與相應(yīng)的格式的對(duì)話框。對(duì)于“成績(jī)”列，可先選中C2：C13，然后使用“格式”菜單中的“條件格式”命令，在彈出的對(duì)話框中，左邊使用默認(rèn)的“單元格數(shù)值”，中間選“小于”，右邊填寫(xiě)60，然后單擊右邊的“格式”按鈕，從中選擇紅色，最后單擊兩次“確定”按鈕。對(duì)于“等級(jí)1”列，可先選中D2：D13，然后使用“格式”菜單中的“條件格式”命令，在彈出的對(duì)話框中，左邊使用默認(rèn)的“單元格數(shù)值”，中間選“等于”，右邊填寫(xiě)Ej然后單擊右邊的“格式”按鈕，從中選擇紅色，最后單擊兩次“確定”按鈕。“等級(jí)2”列類似。對(duì)于其他的一些統(tǒng)計(jì)計(jì)算要求，如怎樣計(jì)算各分?jǐn)?shù)段的百分比、如何計(jì)算機(jī)優(yōu)良率與合格率等功能，應(yīng)該比較簡(jiǎn)單，本文此處不贅述。